Definizione della proposta di progetto
Una proposta di progetto può essere definita come un documento scritto che delinea la proposta di valore del tuo progetto. Fornisce il contesto, gli obiettivi, l'ambito e aiuta a dimostrare ciò che si vuole realizzare con l'esecuzione del progetto, nonché il modo in cui si intende raggiungerlo.
Disegnare una proposta di progetto fornisce alle persone un contesto sulla tua visione e deve essere in grado di spiegare perché è importante e di definire le azioni che intraprenderai per portarla a termine. Le proposte di progetto possono avere molti usi. In genere, vengono utilizzate per ottenere il via libera dagli stakeholder, anche se in molti altri casi possono essere utilizzate anche per presentare un nuovo progetto interno).
L'obiettivo di una proposta di progetto è quello di attirare l'attenzione degli stakeholder e dello sponsor del progetto. Perché? Perché i progetti richiedono un sostegno finanziario e, naturalmente, per ottenerlo dovrai dimostrare in modo dettagliato come il tuo progetto possa portare benefici alle persone. Dovrebbe affrontare un problema specifico, risolvere una questione esistente o sfruttare un'opportunità unica.
Inoltre, scrivere una proposta va a vantaggio del progetto stesso, perché fornisce struttura, coordinamento e visione. Aiuta a definire le risorse, i compiti, le attrezzature e il budget che saranno necessari per portare a termine la missione, assicurando un'esecuzione senza intoppi e portando a un progetto di successo.
Cosa considerare quando si scrive una proposta di progetto
Ci sono diversi aspetti chiave da considerare quando si scrive una proposta. Per scrivere una proposta di progetto efficace, devi porti delle domande strategiche, tra cui:
- Problema centrale: qual è il problema centrale che stai presentando e che stai cercando di risolvere?
- Risorse: Quali risorse saranno disponibili? E quali sono già disponibili?
- Tempistica: Con quale tempistica o programma lavorerai?
- Budget: Qual è il tuo budget specifico? Ha un impatto su qualche progetto o iniziativa in corso?
- Obiettivi strategici: Il progetto è in linea con gli obiettivi degli stakeholder e delle altre persone coinvolte?
- Responsabilità: Chi sarà responsabile del progetto?
- Benefici: in che modo gli stakeholder beneficeranno del completamento del progetto? Come ne beneficeranno i tuoi clienti?
- Risultati del progetto: Quali sono i risultati che ci si aspetta di vedere alla chiusura del progetto?
Come scrivere una proposta di progetto
Pensa a una proposta di project management come a un mezzo per convincere le persone che il tuo progetto ha un solido background e una buona ragione di esistere. Per raggiungere questo obiettivo, devi pensare a presentare una proposta che soddisfi le esigenze dei tuoi stakeholder. Questo documento deve essere in grado di comunicare le tue idee alle persone che devono approvarle, quindi è fondamentale che sia ben costruito. Per scrivere una proposta di progetto efficace, devi tenere a mente diversi elementi e sezioni.
- Riassunto esecutivo. Usa il riassunto esecutivo per spiegare il progetto e catturare l'attenzione del tuo pubblico. Deve essere breve, diretto e motivante. Scrivi ciò che intendi realizzare e descrivi perché l'idea è importante per loro.
- Background. Questa sezione illustra i precedenti e descrive come il tuo progetto possa trarre vantaggio da precedenti progetti simili. Si tratta principalmente di una breve storia di ciò che hai imparato sui progetti di successo e di come le informazioni potrebbero essere utili per il prossimo.
- Requisiti. Questa sezione deve descrivere ciò di cui avrai bisogno per completare il progetto: materiali, risorse, budget e competenze necessarie per il completamento del progetto.
- Mostra una soluzione. Usa questa sezione per spiegare come la tua proposta risolverà un problema specifico. Descrivi l'obiettivo che vuoi raggiungere e persuadi il lettore a rendersi conto del problema e della situazione unica che stai risolvendo. Le competenze, le procedure e le tecniche di gestione del progetto devono essere elencate per dimostrare come il lavoro verrà svolto in modo efficace.
- Tempistica e budget. Prepara una stima del calendario del tuo progetto. Includi le tappe fondamentali e le fasi di completamento. Questa sezione dovrebbe includere anche una stima approssimativa del costo complessivo del progetto.
- Responsabili delle decisioni. Questa sezione deve informare il lettore su chi sono i responsabili del team di progetto e su chi si occuperà della gestione del progetto. Dovrebbe anche chiarire quali sono gli stakeholder esterni che devono approvare il progetto. In pratica, questa sezione include chi autorizzerà il progetto durante il suo intero ciclo di vita.
- Appendice. Quest'ultima sezione documenta qualsiasi informazione aggiuntiva e qualsiasi documento di supporto alla base del tuo progetto. È qui che vuoi aggiungere fatti interessanti o statistiche che i tuoi lettori potrebbero voler approfondire per avere maggiori dettagli.
Come utilizzare il modello di proposta di progetto di Instagantt
Le proposte di progetto forniscono il background, gli obiettivi, la visione e lo scopo e aiutano a dimostrare e a comunicare ciò che si vuole ottenere con l'esecuzione del progetto. Inoltre, organizzando le informazioni e descrivendo l'importanza del piano, diventa più facile per i team seguire le istruzioni e concentrarsi sulla realizzazione degli obiettivi.
Isoftware di gestione dei progetti, come Instagantt(Creatore di diagrammi di Gantt), possono essere utilizzati per preparare e delineare le proposte di progetto, soprattutto perché offrono spazio per elencare le attività, i programmi e per allegare e documentare le informazioni. Inoltre, migliorano il lavoro di squadra consentendo la collaborazione online.
Con Instagantt, uno dei migliori software di diagrammi di Gantt online, potrai creare e gestire progetti in pochi minuti. Soprattutto, potrai tenere traccia di tutte le diverse attività e dell'avanzamento generale del tuo piano. Grazie al suo design a diagramma di Gantt, non solo potrai aggiungere compiti e assegnare responsabilità, ma potrai anche gestire una chiara tempistica per il tuo lavoro.
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