Cos'è la gestione del carico di lavoro per una gestione efficace del team

Se alcuni membri del team sono afflitti da un carico di lavoro eccessivo, non saranno così produttivi e alcuni dipendenti continuano a cercare un'opportunità per condividere le loro idee innovative, ma non la trovano.

Quindi, un project manager deve sapere cos'è la gestione del carico di lavoro e perché è necessaria.

Che cos'è la gestione del carico di lavoro?

La gestione del carico di lavoro non è altro che un'equa distribuzione del lavoro tra i membri del team con una corretta assegnazione del tempo. Prima di iniziare un progetto, devi sapere se il tuo team è in grado di portarlo a termine o meno. Ogni project manager deve imparare cos'è la gestione del carico di lavoro e come può gestire il carico di lavoro tra i membri del team per renderli più produttivi e innovativi.

A volte, quando un dipendente che dà il meglio di sé ha un carico di lavoro eccessivo, non riesce a dare il meglio di sé. Un carico di lavoro eccessivo non solo influisce sulla capacità lavorativa, ma anche sulla salute della persona.

La gestione del carico di lavoro comprende i seguenti aspetti che un project manager deve gestire.

Considerare la categorizzazione e l'organizzazione una chiave per il successo

Per completare qualsiasi lavoro, devi cercare una strategia adeguata, come la conversione del lavoro in piccole parti e la loro organizzazione in base alla loro importanza. Quando un project manager suddivide il lavoro in parti, deve classificarlo come più importante e urgente. Sarebbe facile scegliere prima il primo compito e poi quello successivo.

Gestione proattiva del team.

In secondo luogo, è importante sviluppare buone relazioni con i membri del team per far loro sentire che sei qui per guidarli e sostenerli sul posto di lavoro, non per imporre loro qualcosa. In qualità di project manager, hai la responsabilità di incoraggiare il tuo team ad aumentare le sue energie.

Pianificare le attività con una scadenza

Considerare le scadenze è un aspetto fondamentale nella gestione del carico di lavoro. Se definisci delle scadenze per ogni dipendente, questi sarà più responsabile e produttivo.

Monitoraggio dei progressi

Tracciando i progressi di un progetto, puoi capire se ogni membro del team è in regola o meno. In caso contrario, scopri il motivo. Puoi discutere del carico di lavoro e della scadenza. Di solito è un ostacolo al superamento delle scadenze.

Uso efficace delle risorse

Senza dubbio hai assunto dei dipendenti per lavorare, ma nell'era della tecnologia le macchine sono qui per assisterli. Quindi, assicurati di fornire tutte le risorse di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per portare a termine i loro compiti.

Come può un project manager gestire in modo proattivo il carico di lavoro?

Un project manager deve lavorare in modo proattivo gestendo il tempo, il team e le attività per rendere la sua azienda più produttiva. La gestione del carico di lavoro è possibile se i manager seguono alcuni suggerimenti e trucchi.

- Identificazione dell'esatto carico di lavoro

Se sai cos'è la gestione del carico di lavoro, puoi identificare meglio il carico di lavoro del progetto. Puoi suddividere il carico di lavoro del progetto tra i dipendenti dei diversi dipartimenti. Gli ingegneri svilupperanno il progetto di un edificio, la manodopera lo costruirà, il direttore finanziario si occuperà delle spese e il reparto trasporti importerà ed esporterà le risorse.

- Tracciare i membri del team con più e meno lavoro

Se non pianifichi e sviluppi strategie per gestire il carico di lavoro, non sei sicuro della sua distribuzione. Per questo motivo, alcuni dipendenti vengono sovraccaricati e altri vengono lasciati con un carico di lavoro troppo basso. Devi individuare i membri del team che hanno più lavoro e cercare di bilanciarlo in modo che possano mostrare le loro straordinarie prestazioni.

- Visualizzazione e gestione del carico di lavoro con Instagantt

Con l'aiuto della vista del carico di lavoro di Instagantt, i project manager possono facilmente distribuire i compiti in modo equo tra i membri del team, in modo che nessuno abbia prestazioni eccessive o insufficienti. Questo ti aiuterà a gestire le attività in modo più efficiente e a ottenere una migliore produttività. Con l'opzione di visualizzazione di tutti i progetti su Instagantt, puoi facilmente vedere i progressi e come gestire meglio i progetti in futuro.

- Dividere il carico di lavoro in piccole attività

Per riconoscere il carico di lavoro effettivo, devi dividere il lavoro in reparti e assegnarlo ai relativi membri del team.

- Organizzazione dei compiti e del team

È necessario che il tuo team sia organizzato e questo è possibile quando i compiti sono organizzati. Se hai un elenco di compiti e di membri del team davanti a ogni compito specifico, puoi individuare la frequenza e bilanciare il carico di lavoro in caso di problemi.

- Categorizzazione dei compiti e individuazione delle pietre più grandi

Quando guidi un team di risposta mentre lavora a un progetto, devi conoscere l'importanza di ogni compito e discuterne con il tuo team. Quindi, classifica i compiti in 4 quadranti:

- Urgente, importante

- Urgente, non importante

- Importante, non urgente

- Non è importante, non è urgente

Quando il tuo team impara a suddividere i propri impegni quotidiani in questi quattro quadranti, non si sente sopraffatto e riesce a portare a termine i propri compiti rispettando le scadenze.

- Pianificare pensando alle conseguenze

La gestione del carico di lavoro è complicata e devi gestirla con tatto. Se hai in mente di concludere prima di assegnare i compiti ai membri del tuo team, puoi aumentare le possibilità di successo.

- Sviluppare strategie per la gestione dello stress

Quando c'è più lavoro sul posto di lavoro, c'è più stress. È impossibile continuare a lavorare con la stessa strategia ed esaurire le energie. Quindi, la gestione dello stress è necessaria per mantenere un ambiente di lavoro sano.

- Mantenere il tuo team motivato e fresco

Non abbattere il morale del tuo team con una distribuzione non uniforme del carico di lavoro. Se il carico di lavoro di un membro del team è superiore alle sue capacità, distribuiscilo tra gli altri che hanno un carico di lavoro ridotto.

- Considerare le esigenze dei dipendenti quando sono al lavoro

Per la gestione del carico di lavoro, puoi fare qualcosa in più per i tuoi dipendenti, per soddisfare le loro esigenze: se hanno bisogno di un software o di una macchina per svolgere facilmente i loro compiti, dovresti fornirgliela. Questo li aiuterà a gestire il loro lavoro.

- Gestione della salute dei dipendenti

Un'altra cosa da fare per gestire il carico di lavoro è concedere qualche permesso retribuito, qualche viaggio, pranzo o cena in modo che possano bruciare lo stress che hanno accumulato per tutto il mese o la settimana.

Perché i project manager devono gestire il carico di lavoro?

Stai ancora pensando al perché un project manager dovrebbe sapere cos'è la gestione del carico di lavoro e come è utile? Ecco alcuni punti incoraggianti per te.

Sviluppare un ambiente sano sul posto di lavoro.

Se un project manager gestisce correttamente il carico di lavoro, i dipendenti avranno un ambiente sano sul posto di lavoro perché non ci saranno conflitti per favoritismi o rilassamento di alcuni membri.

Per bilanciare il carico di lavoro di ogni dipendente.

Ogni dipendente avrebbe lo stesso carico di lavoro, quindi sarebbe più soddisfatto e tranquillo. 

Per evitare i bluff

Se il carico di lavoro è equilibrato tra i membri del team e nessuno è troppo stanco, non ci saranno bluff.

Per ottenere idee innovative.

Le menti fresche portano idee creative e innovative, e questo è possibile quando un project manager gestisce il carico di lavoro in modo corretto. Una mente esausta non può pensare in modo creativo, ma trova il modo di sbarazzarsi delle pile di lavoro.

Per mantenere l'energia dei dipendenti.

Un carico di lavoro equilibrato non permette a nessun dipendente di perdere le proprie energie nella gestione di compiti che non sono sotto il suo controllo ma che deve svolgere. Aiuta il dipendente a rimanere fresco e a mantenere le energie fino alla fine della giornata.

Migliorare il fatturato dell'azienda.

Se i dipendenti sono sani e innovativi, l'azienda migliorerà sicuramente il suo fatturato annuale lanciando molti progetti di successo.

Cose da tenere a mente quando si pianifica la gestione del carico di lavoro

Le doti di leadership sono necessarie per qualsiasi manager, che deve guidare un team e dare l'esempio ai suoi dipendenti. Quindi, deve pensare al fine prima di prendere qualsiasi iniziativa. Allo stesso modo, quando un project manager sa cos'è la gestione del carico di lavoro e vuole adottare questa strategia, deve tenere conto di alcuni aspetti importanti.

Esigenze dell'azienda

La priorità deve essere data alle esigenze dell'azienda. Un project manager deve comprendere le aspettative dell'azienda per questo progetto. Deve conoscere il motto e l'obiettivo dell'azienda per avviare il progetto. Quindi, deve sviluppare le strategie di conseguenza.

Esigenze dei dipendenti

In secondo luogo, la cosa più importante è rendere i dipendenti tranquilli e freschi sul posto di lavoro. Quindi, il project manager deve capire le esigenze dei dipendenti per metterli a proprio agio sul posto di lavoro. Così facendo, fa loro un favore ma li rende fedeli all'azienda.

Tasso di produttività

Un'azienda si aspetta di fare meglio dell'ultima volta, quindi elabora nuove strategie per diventare più produttiva. Un project manager ha il compito di calcolare il tasso di produttività con diversi carichi di lavoro.

Coordinamento con il team

Quando sei un project manager, devi gestire il carico di lavoro. Devi considerare il coordinamento con il tuo team. Se c'è qualche carenza, devi colmare questa lacuna in modo da conoscere il problema sul posto di lavoro legato al carico di lavoro.

Tracciare il divario tra troppo e troppo poco

Non devi trascurare il divario tra i dipendenti con un carico di lavoro troppo alto o troppo basso. Può creare gravi conflitti e rovinare il decoro del luogo di lavoro.

Conclusione

Per rendere l'ambiente di lavoro un luogo produttivo, devi sapere cos'è la gestione del carico di lavoro e come è utile per il successo di un progetto.