Cos'è la gestione degli acquisti di progetto e la pianificazione del successo

Questa terza parte sarà il partner di quel particolare progetto. Quando ti informi su cosa sia la gestione degli acquisti di un progetto, devi avere un'idea di ciò di cui stai parlando.

Quando si pensa o si parla di gestione degli acquisti di un progetto, si tratta di gestire la terza parte in modo che diventi parte del progetto. Non si tratta solo di avere un partner di progetto, ma di scegliere il partner dopo aver valutato diverse offerte e aver trovato l'opzione migliore.

Che cos'è la gestione degli appalti di progetto?

Che cos'è la gestione degli acquisti di progetto e perché dobbiamo imparare a conoscerla per gestire un progetto di successo? La gestione degli acquisti di un progetto consiste nello sviluppo e nel mantenimento di relazioni con terze parti come appaltatori, fornitori e venditori.

I project manager hanno la responsabilità di trovare un fornitore valido e competente. Proprio come per l'assunzione di dipendenti, i project manager comunicano correttamente con i fornitori per acquistare le cose necessarie al progetto.

Attraverso le gare d'appalto, trovano una buona corrispondenza per il progetto, sia per l'acquisto di servizi che di prodotti. Sono responsabili della scelta dei partner migliori e della firma dei contratti con loro per l'intero progetto. In questo modo, diventano parte del progetto proprio come il team e il project manager è responsabile dello sviluppo di buone relazioni e del loro mantenimento fino alla conclusione del progetto.

Tutte le responsabilità ricadono sulle spalle di un project manager che non si limita ad accaparrarsi un buon partner scrivendo una lettera di proposta per piazzare la propria offerta. Gli appaltatori faranno un'offerta e, di comune accordo, firmeranno un contratto in cui entrambe le parti si accorderanno su alcuni punti adottando un approccio win-win.

Come precedere la gestione degli acquisti di un progetto?

Ora sai bene cos'è l'approvvigionamento di un progetto e stai aspettando con impazienza i passi necessari per eseguirlo. Ecco quindi una guida passo passo per capire come si svolge la gestione degli acquisti di un progetto. La gestione comprende quattro processi principali.

Una pianificazione adeguata per iniziare

La pianificazione è la chiave del successo, indipendentemente dal livello di progetto che stai iniziando. Ogni piccolo progetto ha bisogno di un'adeguata pianificazione prima dell'esecuzione perché consente di risparmiare tempo, risorse e denaro. Grazie alla pianificazione, puoi gestire con successo le tue cose.

Quando i manager pianificano, tengono in considerazione il budget del progetto e si impegnano di conseguenza. I project manager conoscono bene le risorse di cui hanno bisogno per il progetto e quelle che dovrebbero escludere di avere già. Quindi, durante la pianificazione del progetto, considerano i seguenti dettagli.

- Le risorse di cui hanno bisogno per l'esecuzione del progetto.

- Qualità del fornitore da cui acquisteranno le risorse

- Finalizzare il budget

- Requisiti del contratto

- Termini e condizioni del contratto

- Termini legali del progetto

- Scadenze

Per questo motivo, i responsabili degli acquisti del progetto devono essere molto più proattivi e organizzati per garantire il successo del progetto.

Processo di conduzione

Dopo la pianificazione si passa alla fase di approvvigionamento, in cui il manager cerca le offerte dei fornitori. Accede alle offerte, comunica con i fornitori e ottiene l'offerta migliore. Quando entrambe le parti, cioè il fornitore e l'organizzazione, sono d'accordo, stipulano un contratto. Entrambe le parti condividono i termini e le condizioni del contratto e lo firmano dopo averlo letto attentamente. È il momento in cui il manager finalizza l'accordo ed effettua il pagamento per l'acquisto dei prodotti.

Controllo e gestione di parti importanti

La pianificazione è stata fatta da parte tua e ora hai firmato il contratto. È il momento di verificare il corretto funzionamento e la qualità dei prodotti o dei servizi che stai acquistando dai fornitori. In questo processo, devi assicurarti che i servizi o i prodotti funzionino perfettamente o meno.

Continua a controllarlo fino al completamento del progetto. Durante questo processo, dovrai ispezionare il processo e i prodotti, controllare i pagamenti, verificare l'avanzamento del progetto e l'avanzamento e l'aggiornamento dei prodotti da parte del fornitore.

Chiusura

L'ultimo processo della gestione dell'approvvigionamento del progetto è la chiusura, in cui il project manager è responsabile di concludere la partnership in modo corretto. Deve chiarire tutti i pagamenti e le questioni rivedendo il contratto. Il manager controllerà se il fornitore ha fornito materiale di qualità o meno. Firmando alla fine dopo la revisione, si dimostra che il fornitore ha fornito esattamente ciò che aveva dichiarato al momento del contratto. 

Perché è necessario gestire gli acquisti di un progetto?

Ti stai chiedendo perché devi scegliere la gestione degli acquisti di un progetto? Sì, la stessa domanda mi ha fatto saltare i nervi quando ho iniziato, ma poi ho trovato le ragioni.

Ogni azienda non può produrre né avere tutto.

Quando un'organizzazione inizia un progetto, ha bisogno di alcune materie prime o di prodotti già pronti. Ad esempio, nel caso dei dispositivi elettronici, le aziende ordinano assemblaggi di PCB già pronti perché non sono specializzate nella produzione di PCB e assemblaggi di PCB, quindi preferiscono ordinare questi prodotti alle aziende produttrici di PCB invece di produrli sul proprio posto di lavoro.

Devono investire un'enorme somma per avviare un altro progetto di produzione di PCB e assumere un nuovo team di ingegneri e progettisti di PCB. Diventerà frenetico per loro gestire due progetti sotto lo stesso tetto. Quindi, imparando cos'è la gestione dell'approvvigionamento dei progetti, potrai prendere la decisione giusta se puoi controllarla.

Per risparmiare tempo e denaro.

Quando assumi un team per la produzione dei prodotti necessari al tuo progetto, investirai molto denaro. Per questo motivo, è meglio acquistare i prodotti da altre aziende o da altri fornitori attraverso il metodo di gestione degli acquisti del progetto.

Può lavorare anche con poca manodopera.

È ovvio quando migliori il lavoro o inizi un nuovo progetto con quello precedente. Hai bisogno di più manodopera. Se ti occupi della produzione del prodotto di cui hai bisogno per completare il tuo progetto, dovrai assumere più manodopera.

Ma se acquisti i prodotti da un'altra azienda, pagherai solo quel prodotto invece di pagare la manodopera, l'acquisto di macchinari, il consumo di energia e l'acquisto di materie prime. Quindi, devi abbandonare questo piano e passare alla gestione degli acquisti per progetto.

Per evitare le cose del circolo di non controllo.

Se hai esperienza nel tuo campo e hai un team con le competenze necessarie per il tuo progetto, non sarà una decisione saggia iniziare un altro progetto per completare un progetto precedente quando non hai il controllo della situazione. Scegliere la gestione dell'approvvigionamento dei progetti ti aiuterà a evitare cose che non sono sotto il tuo controllo.

Quanto dovrebbero essere proattivi i responsabili degli acquisti di progetto?

Un project manager deve essere una persona acuta, proattiva e auto-motivata. Deve continuare a cercare le alternative migliori invece di sprecare tempo ed energie nella direzione sbagliata.

- Si assume la responsabilità di avviare l'approvvigionamento del progetto.

- Devono avere un obiettivo in mente prima di iniziare il progetto.

- Devono comunicare bene

- Devono creare un coordinamento con le parti interessate

- Dovrebbero anche influenzare i venditori

Quali sono i vantaggi della gestione degli appalti di progetto?

Durante la ricerca di cosa sia la gestione degli acquisti di progetto, potrai osservare molti vantaggi. Alcuni dei vantaggi della gestione degli acquisti di progetto sono:

Basso rischio

I project manager devono essere molto più attivi e attenti durante gli incontri con i fornitori per quanto riguarda la qualità dei prodotti che stanno acquistando e il contratto. Poiché questo processo è ben pianificato e l'organizzazione conosce i costi, la qualità dei prodotti e i servizi che il fornitore fornirà, il rischio di un imbroglio è minimo.

Con un contratto scritto, puoi anche assicurarti che non ci sia nulla di contrario alle regole, ai termini e alle condizioni indicate nel contratto dopo l'accordo reciproco.

Prodotti di alta qualità

Non devi scendere a compromessi sulla qualità dei prodotti che acquisti dal venditore, perché hai la possibilità di negoziare con i venditori e scegliere i prodotti di migliore qualità. Dipende da te quale venditore scegliere. Puoi scegliere il fornitore migliore e più rinomato per l'acquisto dei prodotti e aumentare la fiducia nel tuo progetto scegliendo un prodotto di alta qualità.

Il costo del progetto non supera i limiti

Quando scegli un fornitore dopo aver comunicato con diversi fornitori, vai sul sicuro perché limiterai il costo del progetto. Comunicando con il partner del progetto, puoi fissare il costo del prodotto all'inizio del progetto e tenerlo sotto controllo.

Conclusione

Quando si analizza cos'è la gestione degli appalti di progetto, si scopre che è il modo migliore per trovare un fornitore competente che lavori come membro di un team e che porti a termine le cose in tempo e nel rispetto del budget. Per vincere un progetto e portarlo a termine con successo, un project manager deve essere molto proattivo e pianificare il completamento del progetto.