The ONE Thing: come concentrarsi nella gestione dei progetti

Essere impegnati oggi viene spesso confuso con l'essere produttivi. Gary Keller e Jay Papasan suggeriscono, nel loro bestseller The ONE Thing, che ponendoci questa domanda, tutto il resto diventerà più semplice o inutile. Il libro analizza come dedicare tutti i tuoi sforzi a un unico obiettivo centrale possa aiutarti a raggiungere risultati eccellenti.

Oltre ad aiutare le persone ad avere successo, questo modo di pianificare svolge un ruolo importante nella gestione, soprattutto con i diagrammi di Gantt e i progetti di gruppo. Rivedremo le idee principali di The ONE Thing e come possono influire sulla pianificazione, la gestione e l'esecuzione dei progetti.

La domanda di focalizzazione: Trovare la cosa più importante del tuo progetto

Keller ha dedicato il libro The ONE Thing a rispondere alla domanda principale. Quale azione posso intraprendere che, facendola, rende tutto il resto più semplice o non necessario? Questo ti aiuta a concentrarti su ciò che conta per il tuo obiettivo. Nei progetti di gestione, la chiave è riconoscere, in ogni fase, quale compito o risultato è il più importante.

A titolo di esempio, durante la creazione di un diagramma di Gantt, considera:

• Qual è la dipendenza che sostiene e guida tutto il resto?
• Quale elemento di lavoro, se rimandato, bloccherebbe l'avanzamento dell'intera timeline?

Porsi regolarmente questa domanda permette ai project manager di allocare le risorse nel modo migliore. Aiuta a dare un senso al fitto programma di lavoro, unendo il team nello svolgimento dei compiti più importanti.

Allineare le azioni quotidiane con lo scopo: la definizione degli obiettivi e l'abitudine al successo

Applicando l'idea di Keller, puoi prendere i tuoi obiettivi a lungo termine e trasformarli in progetti su cui puoi lavorare oggi. Inizia sapendo esattamente qual è il tuo obiettivo "un giorno" e poi guarda ai tuoi obiettivi per quest'anno, questo mese, questa settimana e oggi. Questo approccio rende la pianificazione strategica migliore se inserita in strumenti di gestione dei progetti come i diagrammi di Gantt.

I project manager possono stabilire qual è l'obiettivo finale, suddividerlo in sezioni significative, utilizzare ogni sezione come milestone e quindi creare attività per raggiungere ogni milestone. Tutti i compiti diventano parte dell'obiettivo principale, quindi non viene aggiunto nulla che non sia utile.

Il multitasking non dovrebbe governare la gestione dei progetti

The ONE Thing si oppone all'idea che dividere la nostra attenzione possa aumentare la nostra produttività. Keller ritiene che cercare di fare cose diverse allo stesso tempo porti a un lavoro meno concentrato. La verità è che passare da un'attività all'altra comporta un periodo di recupero, provoca errori e allunga i tempi di realizzazione di un progetto.

Consiglia di non assegnare ai team più progetti contemporaneamente. Poiché i lavoratori utilizzano un diagramma di Gantt per le assegnazioni, ogni fase deve consentire loro di gestire il proprio ruolo principale.

L'applicazione di questo principio aiuta a risolvere i seguenti problemi:

• Ridurre il burnout.
• Aumentare gli standard di ciò che viene consegnato.
• Svolgere più rapidamente le attività più importanti.

Molte volte il multitasking avviene perché la pianificazione non è stata fatta bene. Affidati invece al tuo diagramma di Gantt per distribuire i compiti e aiutare tutti a raggiungere i propri obiettivi.

Come organizzare il tuo progetto di lavoro su un calendario

Il blocco del tempo è un metodo potente spiegato in The ONE Thing. Keller consiglia di mettere da parte del tempo in cui non sarai interrotto per lavorare su ciò che è più importante per te. Puoi inserire questi passaggi nel diagramma di Gantt del tuo progetto.

• Dai ai tuoi project manager il tempo necessario per concentrarsi sulla pianificazione strategica.
• Fornisci agli sviluppatori orari prestabiliti per lavorare su funzioni importanti.
• Crea finestre di test ininterrotte per i team QA.

Bloccando il tempo, ti concentri meglio e rendi il tuo programma di progetto più organizzato. Gli stakeholder capiranno che il tempo bloccato nel diagramma di Gantt significa che non devono interromperti.

Piccoli motivi per cui le persone hanno successo

L'effetto domino è una delle metafore più importanti utilizzate da Keller. Concentrandosi su una sola cosa cruciale si avvia un processo che in molti casi alleggerisce la necessità di svolgere compiti successivi. Nella gestione, il funzionamento dell'Effetto Domino può influenzare la creazione dei diagrammi di Gantt.

• Determina il compito fondamentale in ogni fase principale del progetto.
• Tienilo in cima ai tuoi pensieri in ogni cosa che fai.
• Non passare ai compiti secondari finché il primo domino non è stato abbattuto.

Grazie a questo principio, il lavoro viene abbinato in modo da svolgersi in modo efficiente. Invece di iniziare il marketing prima di conoscere tutti i dettagli del prodotto, fai in modo che il prodotto sia la parte principale della strategia. Ogni compito è più facile se quello precedente è stato portato a termine.

Perché è utile usare la forza di volontà e pianificare secondo un programma

Secondo Keller, la tua forza di volontà si esaurisce lentamente più la usi. Per questo motivo, dovresti svolgere attività ad alta concentrazione nei momenti in cui le tue capacità mentali sono più forti. Per esempio, la gestione di un progetto potrebbe includere:

• Fissa un orario al mattino per organizzare sessioni di brainstorming o sessioni strategiche.
• Fare questo tipo di riunioni più tardi nel corso della giornata.
• Programmare le attività di lavoro profondo nelle prime ore del tuo diagramma di Gantt.

Fare di più quando hai energia e meno quando sei stanco ti rende più produttivo e più felice al lavoro. Ora i team sono più attenti a come organizzano il loro tempo e i project manager possono identificare i compiti che devono essere energizzanti, oltre che puntuali.

L'utilizzo dei diagrammi di Gantt e del metodo ONE Thing può rendere ancora più semplice la forma del tuo progetto

Con uno scopo preciso, i diagrammi di Gantt possono visualizzare le tempistiche e aggiungere forza alla missione. Basato su The ONE Thing, un diagramma di Gantt utile mostra il focus di ogni fase di un progetto. In questo stile, dovresti dare priorità al lavoro chiave, ridurre le attività non importanti e dedicare del tempo alle attività più importanti.

Ci sono due modi per farlo: In primo luogo, evidenzia le attività importanti con colori distintivi; in secondo luogo, metti insieme tutte le attività non importanti; infine, rendi evidenti le connessioni importanti tra le attività segnandole sul diagramma. Seguendo questo metodo, un diagramma di Gantt si trasforma da semplice strumento di tempistica a strumento utile per l'allineamento.

L'abitudine al successo consiste nel fare UNA sola cosa ogni singolo giorno.

Oltre al metodo di pianificazione, Keller suggerisce l'Abitudine del Successo, ovvero la necessità di svolgere ogni giorno l'UNICA attività che conta. Essere coerenti, secondo lui, ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi.

Per i team di progetto, potrebbe significare sessioni di contatto giornaliere che si concentrano sulla stessa priorità, revisioni settimanali per rivalutare e mettere a punto l'elenco e chiedersi spesso: Qual è la nostra ONE Thing in questo momento? Se i leader fanno sì che questa abitudine faccia parte delle attività quotidiane e dei comportamenti del gruppo, è più probabile che i team evitino di sentirsi occupati e lavorino invece per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Facendo coincidere scopo e azioni in ogni fase, il progetto sviluppa un approccio disciplinato al raggiungimento dei risultati. Come risultato di questo cambiamento culturale, l'attenzione del team passa dal fare molte cose al fare progressi reali.

Quando i project manager adattano le abitudini di lavoro del team per riflettere gli obiettivi a lungo termine, tutti i membri del team sentiranno di lavorare per un obiettivo allineato con il risultato generale.

Applicare The ONE Thing ai progetti agili e ibridi

Questo approccio si applica anche agli ambienti Agile e ai progetti misti. Sebbene The ONE Thing sia compatibile con la pianificazione lineare, la sua premessa principale, ovvero dare priorità a una cosa, si integra perfettamente con il modo in cui Agile lavora nel tempo.

Ogni sprint può avere un solo obiettivo primario e i diagrammi di Gantt con livelli aggiuntivi tengono traccia delle dipendenze tra gli sprint. Durante la pianificazione degli sprint e le retrospettive, è importante concentrarsi a fondo per mantenere tutti sulla stessa strada. Negli ibridi, in cui si utilizzano Agile e Waterfall, l'assegnazione di ONE Thing a ogni parte garantisce chiarezza e coerenza, indipendentemente dall'approccio adottato.

Superare la distrazione: Rimanere fedeli a UNA cosa

Essere concentrati su un progetto ininterrotto significa affrontare le distrazioni quando si presentano. Gli strumenti di The ONE Thing sono utili: Scrivi le cose da non fare, usa cartoncini o note adesive per fare riferimento ai tuoi obiettivi e determina quali richieste non sono di tua competenza.

Lo Scope Creep e lo spostamento delle priorità sono solitamente causati da distrazioni; rendere chiaro a ogni team l'obiettivo principale dei loro sforzi aiuta i team a evitare la diluizione. Inoltre, i diagrammi di Gantt possono essere utilizzati per la pianificazione e per tenere tutto sotto controllo.

Conclusione

In ONE Thing scopriamo che non si tratta di fare di più, ma di fare ciò che conta. Per questo motivo, i team possono raggiungere i loro obiettivi con minori possibilità di errore. Se usati con questa intenzione, i diagrammi di Gantt aiutano a garantire il progresso, invece di gestire solo le attività.

Se ti concentri sulla tua UNO COSA, metti in relazione tutto il lavoro con l'obiettivo principale e gestisci il lavoro profondo, resterai produttivo e farai passi da gigante. Ora che il multitasking è diventato la norma, The ONE Thing ci aiuta a capire che essere concentrati è la vera chiave per portare a termine le cose. Il processo di gestione dei progetti inizia quando ti chiedi: Qual è l'unica cosa da fare?

‍