Essenzialità per i project manager che utilizzano i diagrammi di Gantt

Quando essere occupati e fare molte cose è la norma, Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less aiuta i lettori a imparare a concentrarsi. Il libro ci consiglia di concentrarci solo su ciò che ci aiuta a contribuire e di evitare le cose che ci ostacolano. Questo approccio è importante per la produttività delle persone e per l'organizzazione dei progetti nei team e nelle aziende.

Usare strumenti come i diagrammi di Gantt e lavorare in un ambiente di progetto significa concentrarsi sulle azioni chiave e non inseguire quelle minori. Qui esaminiamo le qualità essenziali dell'Essenzialismo e spieghiamo come possono migliorare notevolmente i risultati, i tempi e le procedure della gestione dei progetti.

La filosofia di base: Fare meno, ma meglio

La convinzione principale dell'Essenzialismo è quella di fare meno cose e farle bene. Cercare di fare tutto non è utile quanto cercare di fare i progetti giusti. Devi essere chiaro, concentrato e capace di dire di no alle persone.

Di conseguenza, i project manager dovrebbero essere:

• Prestare molta attenzione a ciò che permette di raggiungere gli obiettivi principali del progetto.
• Eliminare le funzioni, le discussioni o i compiti che non sono utili al prodotto.
• Limitati a usare i diagrammi di Gantt per le tappe più importanti.

Utilizzando un approccio essenzialista, i team di progetto si astengono dal completare attività non necessarie. Ogni attività iniziata nel grafico diventa importante, anziché sprecata.

Scegliere quali problemi trascurare

McKeown sottolinea che dover scegliere tra diverse opzioni aiuta un'azienda a diventare più strategica, non meno. Fare tutto in una volta non ti darà i risultati migliori. Per raggiungere il vero successo è necessario saper evitare le attività secondarie per dedicarsi a ciò che è più importante.

Pertanto, nella pianificazione di un progetto, è importante rifiutare idee, compiti o richieste che non faranno la differenza). Se vuoi che il tuo diagramma di Gantt rifletta la chiarezza, devi escludere le attività piccole o ripetitive. Spesso, in un tipico progetto software, le persone si concentrano prima sulle parti principali e conservano le integrazioni per un secondo momento. In questo modo si riduce la possibilità che vengano aggiunte altre attività e si garantisce che la qualità rimanga stabile.

Chiarezza dell'obiettivo: inizia con la domanda essenziale

Per iniziare, l'essenzialismo vuole che tu ti chieda: Di tutte le cose che posso fare, cosa conta di più in questo momento? Con questo principio guida, i team hanno un unico scopo su cui incentrare le proprie attività. Ogni attività e collegamento tra compiti e date importanti deve corrispondere all'obiettivo principale scelto all'inizio.

In pratica, questo significa creare una visione chiara del progetto all'inizio e utilizzarla per selezionare le attività durante la creazione del diagramma di Gantt. Tutti i membri del team devono essere d'accordo sul significato di "successo". Per questo motivo, un team di marketing potrebbe smettere di utilizzare canali pubblicitari improduttivi e concentrarsi sui pochi che raggiungono meglio il pubblico principale, in modo che ogni attività li aiuti a raggiungere l'obiettivo principale.

Il potere di dire no: eliminare il non essenziale

Una delle idee principali dell'Essenzialismo è quella di rifiutare regolarmente e con attenzione le richieste. Come project manager, devi evitare di farti trascinare in troppi modi da richieste o idee. Richieste d'emergenza da parte degli stakeholder, funzionalità aggiuntive dell'ultimo minuto o riunioni improduttive possono compromettere gli obiettivi principali di un progetto. I project manager dovrebbero costruire diagrammi di Gantt che delineino i compiti principali, chiarire ciò che il progetto dovrà e non dovrà affrontare e affidarsi a schemi che dicano "no" alle decisioni a meno che non si ottenga un risultato positivo chiaro e misurabile. In questo modo si risparmiano tempo, energia e risorse per raggiungere il successo.

Organizza meno riunioni e concentrati meglio sul tuo lavoro.

Il tempo speso nelle riunioni è di solito superiore a quello produttivo. McKeown sottolinea che è molto importante eliminare le comunicazioni e le interruzioni non necessarie.

Quando si tratta di gestione di un progetto:

• Invece di tenere le solite riunioni sullo stato di avanzamento, dovresti utilizzare i risultati dei dashboard e rivedere l'avanzamento dei tuoi compiti sui diagrammi di Gantt.
• Dedica dei blocchi nella tua agenda specificamente al lavoro che richiede una riflessione approfondita, come la definizione del budget, la pianificazione o l'analisi dei rischi.

Permetti ai lavoratori di collaborare anche se hanno orari diversi, quando è necessario. Sbarazzarsi delle riunioni irrilevanti permette al tuo team di prestare maggiore attenzione ai compiti principali.

Pianificazione essenziale con i diagrammi di Gantt

Un diagramma di Gantt è più di una linea temporale: mostra quali sono le attività più importanti. Se usi l'essenzialismo, i tuoi sistemi mostrano solo ciò che è veramente importante. Dovresti iniziare a creare diagrammi di Gantt essenzialisti.

• Assicurati di individuare il percorso critico del tuo progetto fin dall'inizio.
• Organizza i tuoi compiti in modo da lavorare sulle cose più importanti.
• Tutte le dipendenze devono essere in linea con le tappe fondamentali del progetto.

Nei progetti di grandi dimensioni, molti project manager cercano di coprire tutti i potenziali problemi. Piuttosto, fai in modo che la tua strategia sia incentrata sui grandi risultati e permetti alcuni aggiustamenti su aspetti minori. Questo tipo di pianificazione riduce le scelte e aumenta la velocità di realizzazione.

I principi dell'Essenzialismo applicati al lavoro di squadra

Il primo passo per una collaborazione efficace è essere chiari. Se tutti i membri del team capiscono cosa stanno facendo e perché, il processo si svolge in modo più fluido e senza intoppi e c'è meno tensione. Secondo McKeown, definire con chiarezza le mansioni di ciascuno evita che le persone lavorino sullo stesso lavoro e permette che le cose si svolgano in modo più fluido.

‍

Un modo per utilizzare questa pratica consiste nell'assegnare a un leader di progetto una persona principale per ogni elemento principale o pietra miliare mostrata su un diagramma di Gantt, per evitare sovrapposizioni. Lasciare che i membri del team si limitino a ciò che considerano le loro competenze principali aumenta la qualità del lavoro e aiuta ogni fase a collegarsi facilmente con le altre. Quando i ruoli sono abbinati in questo modo, i progetti si svolgono in modo più fluido e con maggiore concentrazione.

Fermare il burnout del team: Passi per proteggere il patrimonio

L'idea di preservare l'energia e la capacità del tuo team proviene da McKeown ed è per questo che il suo messaggio è fondamentale. La causa principale del burnout è l'eccesso di impegni, lo stress irragionevole e i lavori che non necessariamente portano a dei risultati.

‍

Come soluzione, i project manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per vedere e gestire il piano di condivisione dei compiti tra i team. L'utilizzo di brevi pause per riposare, ricevere feedback e pensare a nuove idee aiuta tutti a lavorare bene e a sentirsi meno preoccupati. Inoltre, dedicare sessioni ininterrotte a compiti seri mantiene la mente sveglia e attenta.  

Concentrati sugli aspetti fondamentali e falli bene

Essere un essenzialista significa fare ciò che si deve fare, per tutto il tempo che si deve fare. Mantenere l'impegno significa che è necessario controllare ed eliminare regolarmente tutto ciò che non è in linea con gli obiettivi del progetto. Mentre il progetto è in corso, è possibile attenersi a questo piano esaminando il diagramma di Gantt ogni settimana, eliminando le attività non necessarie e utilizzando il feedback continuo per individuare e rimuovere le distrazioni.

Quando si festeggiano i successi più importanti che portano alla luce il lavoro extra, si aiuta a convincere le persone a continuare a concentrarsi su ciò che conta.

L'essenzialismo e Agile condividono entrambi un punto di vista compatibile.

A prima vista, l'Essenzialismo potrebbe sembrare adatto a contesti molto strutturati. Tuttavia, i suoi concetti centrali - mantenere la concentrazione, essere chiari ed eliminare il lavoro non necessario - si adattano bene alle tecniche di gestione dei progetti Agile e miste. Entrambi i modelli sottolineano la necessità di concentrarsi sulle cose fondamentali e di eliminare tutto ciò che non è utile.

Usare l'essenzialismo nel lavoro di progetto agile

L'essenzialità può aiutarti a concentrarti durante le iterazioni più impegnative in ambienti Agile. Un unico obiettivo per ogni sprint assicura che il team sia concentrato sull'ottenimento dei risultati più importanti. Puoi eliminare i passaggi inutili, aggiornare il flusso di lavoro e confermare gli obiettivi importanti durante una retrospettiva. I diagrammi di Gantt possono essere modificati in movimento con Agile, assicurando che il team si concentri solo sulle attività importanti.

Migliorare il funzionamento della gestione dei progetti ibridi

Con i modelli ibridi, la flessibilità dei team Agile si integra con la natura organizzata di Waterfall, sostenuta dall'Essenzialismo. Con ogni parte del progetto legata a un obiettivo chiaro, i project manager possono superare l'incoerenza ed evitare cambiamenti incontrollati.

Non importa se la pianificazione è accurata o rapida, l'Essenzialismo porta sempre i team a concentrarsi sui compiti chiave e a lavorare in modo più efficace, non solo più veloce. Se accettano questa filosofia, i team possono concentrarsi meglio, lavorare meglio insieme e ottenere risultati che durano nel tempo.

Conclusione

Lo scopo dell'essenzialismo non è solo quello di renderci più efficienti, ma anche di creare nuove idee sul modo in cui affrontiamo il lavoro, i risultati e le nostre definizioni di successo. Poiché la gestione dei progetti a volte nasconde l'inefficienza a causa della complessità, il pensiero essenzialista offre una valida soluzione.

Quando completi il tuo diagramma di Gantt solo con le attività vitali senza aggiungerne altre, diventa uno strumento strategico efficace. Le cose accadono più rapidamente nei progetti. Si notano chiare differenze nei team. Quando i project manager si impegnano di meno, finiscono per fare la differenza.