Impara l'arte di stabilire le priorità e la produttività: i metodi di Brian Tracy ti aiutano ad affrontare prima i compiti più importanti e a semplificare la gestione dei progetti con i diagrammi di Gantt.
Il libro di Brian Tracy "Mangia quella rana! spiega che dovresti iniziare la giornata occupandoti del tuo compito più importante e difficile. Con 21 utili strategie, Tracy spiega come sconfiggere la procrastinazione e diventare più efficiente.
Questo approccio è particolarmente utile nei progetti in cui i diagrammi di Gantt aiutano a organizzare le attività, a mostrare le loro relazioni e a riunire i team. Portare le loro strategie nelle fasi di progetto pianificate può aiutare i team a prestare maggiore attenzione, a visualizzare gli obiettivi e a vedere i miglioramenti nei risultati.
1. Assicurati di avere obiettivi e finalità chiare
Tracy sottolinea che devi avere ben chiari i tuoi obiettivi prima di iniziare. Consiglia di scrivere gli obiettivi in modo da poterli misurare.
Come sono collegati i diagrammi di Gantt e la gestione dei progetti.
L'obiettivo del progetto è ora il suo principale risultato. Nel diagramma di Gantt, suddividi questo obiettivo in attività e tappe che possono essere realizzate. Un deliverable chiaro aiuta ogni attività a concentrarsi su un obiettivo specifico. Se i team possono vedere ogni pietra miliare, possono seguire i loro progressi e prevenire il lavoro non necessario.
2. Pianifica la tua giornata in anticipo
Pianificare bene trasforma obiettivi poco chiari in programmi organizzati. Tracy suggerisce di iniziare la giornata decidendo i compiti più importanti.
Mettere in pratica i diagrammi di Gantt
Il piano giornaliero dovrebbe basarsi sulla timeline di Gantt. Una rapida riunione mattutina permette ai team di vedere cosa è previsto per la giornata. Le rane possono essere contrassegnate con un'etichetta speciale per aiutare i membri del team a capire quali sono i compiti più importanti. Questo aiuta a garantire che le attività giornaliere siano in linea con gli obiettivi principali del progetto.
3. Usa la regola dell'80/20 quando lavori ai progetti.
Secondo il Principio di Pareto, il 20% di ciò che fai porterà all'80% dei risultati. Tracy suggerisce di scoprire quali sono i compiti più importanti.
Valuta ciò che mostra il tuo diagramma di Gantt e prendi nota dei momenti in cui il tuo team procede più velocemente, ad esempio la creazione delle specifiche di progetto, la formalizzazione dei contratti e l'inclusione delle parti principali del sistema. Usa etichette o colori diversi per contrassegnare i compiti più importanti. Quando ti concentri su questi compiti, il progetto avanza nelle aree più importanti.
4. Pensa ai possibili risultati.
Tracy spiega che se continui a rimandare i compiti importanti, i risultati saranno peggiori. Se capisci questo concetto, puoi superare la procrastinazione.
L'uso dei diagrammi di Gantt è un modo utile per gestire i progetti. Includi indicatori di rischio e di sensibilità nella pianificazione di tappe importanti. Spiega come i ritardi si tradurranno in ritardi nei prodotti, maggiori spese o problemi con le risorse. Quando il progetto è facile da vedere, il team è incoraggiato a gestire prima i compiti più difficili e a rimanere responsabile per tutta la durata del progetto.
5. Cerca di usare la procrastinazione creativa.
Tracy consiglia di ignorare deliberatamente i compiti che hanno poco impatto. Concentra i tuoi sforzi su ciò che è importante.
Utilizzando lo strumento noto come Diagramma di Gantt:
Esamina la timeline del tuo progetto e identifica le attività secondarie che non è necessario mantenere o che possono essere affidate a qualcun altro. Se possibile, esegui le attività a bassa priorità nei momenti in cui hai meno cose da fare. Questo aiuta il team a concentrarsi sulle attività importanti per il successo del progetto.
6. Applica il Metodo ABCDE quando lavori ai progetti.
Tracy propone l'etichettatura ABCDE:
Stand per compiti critici
B significa compiti importanti
C significa compiti che sono semplicemente piacevoli da portare a termine
D può essere delegata
E sono compiti che possono essere eliminati.
Metti da parte il lavoro per il quale aggiungi un'etichetta rossa per indicare l'elevata importanza. Gli stakeholder possono identificare rapidamente ciò che deve essere affrontato subito. I compiti contrassegnati dal bollino D devono essere assegnati ai membri giusti del team, in modo da non bloccare attività importanti.
7. Presta attenzione ai compiti più importanti (le rane).
È importante affrontare i compiti più importanti come prima cosa al mattino. Evita le distrazioni. Assicurati di riservare le prime ore del mattino ai tuoi compiti più importanti. Impedisci che queste ore vengano occupate da riunioni o altre distrazioni. Il diagramma di Gantt evidenzia i periodi in cui puoi concentrarti sul lavoro. Dopo le riunioni quotidiane, cerca di dedicare 60-90 minuti ai tuoi compiti più importanti.
8. Assicurati di essere pronto prima di iniziare
Tracy sottolinea che: Il modo in cui organizzi la tua attività conta molto. Se la tua scrivania è disordinata, probabilmente lo è anche la tua mente. Raccogli i requisiti, le specifiche di progetto e le intuizioni del team prima di iniziare a lavorare su un'attività. Prima di qualsiasi attività importante, aggiungi delle sottoattività di "preparazione" al tuo diagramma di Gantt.
Per cominciare, assicurati che ci sia tempo prima della codifica per rivedere l'architettura e organizzare l'ambiente di codifica. In questo modo si evita il lavoro extra e il processo si svolge senza intoppi.
9. Lavora sui tuoi obiettivi per un solo minuto alla volta
Dividi i grandi compiti in parti più piccole, più facili da gestire. Piccoli passi avanti in soli 5 minuti sono comunque importanti. Suddividi i grandi pacchetti di lavoro in attività più piccole che si susseguono nel tuo diagramma di Gantt. Lavorare su compiti più piccoli ti aiuta a farti notare, riduce le difficoltà e ti permette di fare progressi costanti.
Se il tuo compito sembra troppo grande, suddividilo in piccoli passi successivi per andare avanti ed evitare di rimandare.
10. Applica la Regola del Cinque quando scrivi.
Scegli cinque compiti importanti su cui concentrarti ogni giorno. Segna cinque compiti importanti nella vista settimanale. Questi sono i tuoi compiti settimanali da portare a termine. Una volta terminato il primo, inizia il secondo. Vedere i progressi sui diagrammi di Gantt incoraggia il team e lo aiuta a lavorare insieme durante il progetto.
11. Metti da parte lunghi periodi di tempo per concentrarti sui tuoi compiti principali (Rock Breakthrough).
Tracy ritiene che lavorare per lunghi periodi senza interruzioni sia importante. Dedica almeno 90 minuti di tempo ininterrotto quando lavori a compiti difficili come la progettazione di sistemi informatici, la revisione del codice o l'analisi dei dati.
Gli slot "Rock Breakthrough" dovrebbero essere segnati chiaramente nel diagramma di Gantt e programmati nei momenti in cui hai più energia. Questo garantisce che l'organizzazione stia lavorando sui compiti più importanti.
12. Migliora le tue abilità più importanti
È importante continuare a migliorare costantemente. Tracy suggerisce che l'apprendimento può aiutarti a progredire più velocemente.
Aggiungere lo sviluppo delle competenze al processo
Includi le attività di formazione o di certificazione nel diagramma di Gantt. Ad esempio, dai ai membri del tuo team il tempo di lavorare per migliorare i loro strumenti o le loro tecniche. In questo modo il completamento dei compiti sarà più veloce e migliore.
13. Utilizza la tecnologia per organizzare il tuo lavoro.
Lascia che la tecnologia ti aiuti a svolgere i tuoi compiti principali, ma non lasciare che ti tolga l'attenzione. Scegli piattaforme Gantt che consentano il lavoro di squadra, ti ricordino i compiti da svolgere e si colleghino con le app di comunicazione. Utilizza l'automazione per le attività che devono essere svolte regolarmente, in modo da poterti concentrare sulle attività principali. Usa le notifiche di Gantt solo per gli eventi importanti.
14. Premiati per i tuoi sforzi
Tracy sottolinea che dare dei premi per il completamento dei compiti può essere molto utile. Ogni volta che vengono raggiunti importanti traguardi del progetto, assicurati di festeggiarli con il team o di dare loro piccole ricompense. Aggiungi blocchi di flusso di lavoro "Tempo di ricompensa" alla tabella in modo che il tuo team abbia qualcosa da aspettarsi. Quando l'impegno viene riconosciuto, le persone si sentono meglio e si concentrano meglio.
15. Immagina i risultati che vuoi ottenere.
Immagina te stesso mentre fai bene. Guardare i tuoi progressi ti aiuta a rimanere motivato. Tieni presente l'obiettivo finale in ogni fase. Quando rivedi un progetto, usa delle immagini insieme al grafico per rendere più chiaro lo scopo. Quando i team si rendono conto di come i loro sforzi attuali li aiutino a raggiungere il successo futuro, diventano più forti.
16. Assicurati di concentrarti sulla tua salute e sui tuoi livelli di energia.
Tracy crede che una buona salute aiuti le persone a concentrarsi e a fare di più. Assicurati di aggiungere al programma Gantt delle pause energizzanti, come fare stretching, bere acqua o camminare. Svolgi i compiti importanti quando hai più energia. Non programmare i compiti più importanti subito dopo le riunioni o quando sei stanco.
Conclusione
Fai prima il compito più importante. Brian Tracy fornisce consigli d'oro per sconfiggere la procrastinazione ed essere produttivi. Applicare le strategie di una metodologia efficace nei progetti insieme ai diagrammi di Gantt permette alle persone e ai team di consegnare un lavoro migliore, più veloce e più facile da capire.
Organizzare il lavoro come compiti di diversa importanza, risparmiare tempo per il lavoro di concentrazione e lodare i risultati ottenuti aiuta a trasformare il lavoro disordinato in un programma ordinato. Quando ti senti impantanato dal tuo progetto, ricorda a te stesso: qual è la rana di oggi e controlla se è presente nella tua tabella riassuntiva con tutti i compiti. È molto utile iniziare presto il tuo progetto.
