Deep Work di Cal Newport: Padroneggiare la concentrazione per massimizzare il successo di un progetto

Questo libro si concentra su quanto sia importante svolgere un lavoro intenso e ininterrotto nel mondo di oggi, pieno di distrazioni. Secondo Newport, il valore del lavoro profondo sta aumentando, ma con il passare del tempo se ne svolge sempre meno.

Ogni project manager che utilizza i diagrammi di Gantt per organizzare più attività deve essere in grado di concentrarsi attentamente. Deep Work assiste i singoli e rende i team e i loro progetti più precisi.

Imparare il lavoro profondo

Il lavoro profondo è un lavoro che viene svolto con la massima concentrazione su un compito per testare e sviluppare tutte le tue capacità mentali. Cal Newport sostiene che il lavoro profondo aiuta le persone a portare a termine rapidamente compiti importanti e a comprendere più a fondo ciò che stanno studiando.

Newport divide il suo manuale in "Lavoro profondo" e "Lavoro superficiale", che consiste in problemi non pensati che affrontiamo mentre siamo distratti da altre cose. Puoi essere responsabile di rispondere alle e-mail, partecipare a riunioni occasionali o svolgere piccoli lavori amministrativi.

Tratti chiave del lavoro profondo

Le parti più importanti del lavoro profondo sono quelle che gli permettono di essere così efficace. Il cervello può svolgere questo lavoro al meglio solo se non viene interrotto da nient'altro. Impegnarsi in attività di lavoro profondo può aumentare le tue capacità sia nella vita personale che in quella professionale. Poiché si tratta di attività molto difficili, non è possibile replicarle o automatizzarle.

Come si applica alla gestione dei progetti

Occuparsi della pianificazione, controllare i rischi e creare report richiede un lavoro approfondito nella gestione dei progetti. Aggiornare i diagrammi di Gantt con le modifiche o crearne di nuovi richiede un'attenzione particolareggiata che è meglio ottenere senza distrazioni. Previsioni e pianificazioni più accurate per un progetto sono possibili grazie a un lavoro approfondito.

Fare un lavoro superficiale ha spesso delle conseguenze.

Fare un lavoro superficiale può dare l'impressione di essere produttivo, ma di solito non aiuta molto il progetto a progredire. Secondo Newport, dover rispondere a messaggi e notifiche e cambiare continuamente attività danneggia la tua energia mentale e riduce l'efficacia di ciò che produci. Sebbene occupi molto tempo ogni giorno, il lavoro superficiale non dura a lungo e può appesantire la nostra agenda se glielo permettiamo.

A volte postiamo o commentiamo in modo casuale e inviamo messaggi indesiderati: entrambi possono interrompere il nostro flusso di discussione. Quando passi da un compito all'altro in modo disordinato, la tua mente diventa spesso dispersiva e la tua produttività diminuisce. Poiché il lavoro superficiale è reattivo anziché proattivo, diminuisce il tempo a disposizione per piani più strategici.

Il ruolo dei diagrammi di Gantt

Un lavoro intenso significa aggiungere molte attività brevi a una timeline, creando complicazioni non necessarie nei diagrammi di Gantt. Le milestone importanti e le attività del percorso critico vengono fagocitate da lavori meno importanti. Dare priorità a un'attenta riflessione aiuta i project manager ad assegnare correttamente le connessioni importanti e a far risaltare i progressi nei diagrammi di Gantt. Di conseguenza, potrai vedere più chiaramente e svolgere le attività in modo più semplice.

L'ipotesi del lavoro profondo e il suo impatto sulla produttività

Secondo Newport, la capacità di portare a termine un lavoro profondo diventa una caratteristica particolarmente potente in un ambiente di lavoro fortemente competitivo. Quindi, dato che il tempo che dedichiamo al lavoro profondo diventa sempre più raro a causa di tutte queste distrazioni, alla fine diventa più importante. Le persone che hanno familiarità con questo tipo di lavoro faranno sentire la loro voce e progrediranno nella loro carriera.

Impatto sulla gestione dei progetti

Guardando ai progetti dal punto di vista della gestione, questa ipotesi introduce importanti implicazioni. Se dedichi abbastanza tempo ai compiti importanti quando inizi a pianificare, puoi evitare grandi interruzioni fino alla fine. Un'efficace pianificazione può risolvere i problemi di disinformazione e aiutarti a evitare di svolgere lo stesso compito più volte.

Allo stesso modo, vedere come le attività interagiscono in un diagramma di Gantt richiede un'attenta riflessione che si sviluppa in modo più efficace quando si lavora in profondità.

Regola n. 1: immergiti in quello che stai facendo

Nel capitolo iniziale del suo libro, Newport sottolinea che per fare un lavoro profondo, devi prestare vera attenzione alle tue strategie e seguirle. Questo approccio non è casuale: le persone hanno bisogno di stabilire routine e abitudini per evitare di essere sempre distratti.

Come favorire il lavoro profondo?

I molteplici modi in cui Newport può aiutarti a lavorare profondamente. Per molto tempo, i seguaci del monachesimo si separano dagli altri. Di solito non succede con i team, ma è molto utile per i ruoli a distanza nella ricerca o nella creazione di sistemi.

Convertire le idee in azioni.

Con questo metodo, lavori intensamente in alcuni giorni e ti incontri con altri in altri giorni. Con il metodo Ritmico incoraggio i lavoratori a organizzare un blocco di tempo ininterrotto nella loro giornata lavorativa. Infine, il metodo Giornalistico permette di aggiungere il lavoro in profondità quando si vuole. Sebbene sia utile per molti, questo sistema si adatta meglio alle persone che hanno già acquisito la padronanza della concentrazione profonda.

I project manager dovrebbero delineare in modo specifico i compiti di lavoro più profondi direttamente sui loro diagrammi di Gantt. Incastra ogni attività di pianificazione, documentazione o risoluzione dei problemi nello stesso modo in cui pianifichi una riunione o uno stand-up. Questo significa che tutti considerano il pensiero critico come qualcosa di importante.

Regola n. 2: Sii felice di annoiarti

Newport ritiene che le persone che lavorano nel mondo di oggi siano sempre alla ricerca di nuovi input. Ora, essere impegnati sui social media, sulle e-mail o su internet ha preso il sopravvento sul fare le cose. Chi si impegna in un lavoro profondo deve educare la propria mente a resistere alle distrazioni inutili e spesso questo richiede di tollerare la mancanza di stimoli.

Come possono tutti praticare questo?

Questo significa che devi pianificare il tempo in modo mirato, piuttosto che cercare di non distrarti. Non farti distrarre dal telefono in continuazione. Decidi quando puoi leggere le e-mail o chattare e rispettalo. Come per altre abitudini, la gestione dell'attenzione ti aiuta a migliorare.

Come implementare questo aspetto nei progetti?

Lo stesso vale per i progetti. Non è necessario inserire ogni compito in un diagramma di Gantt. Riflettere e prendere in considerazione nuove idee può aiutarti a ottenere risultati migliori. Motivare il tuo team ad analizzare bene le situazioni, e non solo a completare più compiti, aumenta i risultati e riduce la necessità di rifare il lavoro.

Regola n. 3: abbandonare i social media

Newport sottolinea che, per quanto utili, i social media sono in realtà un'illusione che distoglie la nostra attenzione da compiti importanti. Egli accoglie con favore gli strumenti digitali, ma in generale invita le persone a sceglierli in modo selettivo, utilizzando il cosiddetto approccio dell'artigiano. Seguendo questo principio, si introducono solo gli strumenti che supportano veramente ciò che si vuole fare nella vita o nel lavoro.

Applicare l'approccio degli strumenti Craftsman

Esaminando ogni app o programma, i team eliminano gli elementi non necessari e si concentrano su ciò che li aiuta a lavorare meglio. Ad esempio, se una piattaforma non soddisfa gli scopi essenziali, non dovrebbe più far parte del piano.

La rilevanza della gestione dei progetti

Questa logica è direttamente importante per la gestione dei progetti. Molti siti di progetti online dispongono di ottimi strumenti di comunicazione, ma mancano di un focus chiaro. Scegli soluzioni per la gestione dei progetti che facilitino il lavoro di squadra e permettano ai singoli di concentrarsi sul proprio lavoro. Uno strumento per il diagramma di Gantt deve aiutare i team a vedere bene i loro compiti e le loro tempistiche e non li deve bombardare con troppi avvisi o strumenti che non utilizzeranno.

Regola n. 4: prosciugare i fondali. 

Ritiene che i lavori veloci debbano essere gestiti in determinati momenti per assicurarsi che non vadano a scapito dei tuoi impegni. Dobbiamo cercare l'eccellenza nelle aree che contano davvero per la nostra attività. Il suo modo di fare è quello di inserire ogni minuto della sua giornata lavorativa in un programma, per vedere come impiega il suo tempo.

Strategie da implementare

Consiglia di porre dei limiti alle pratiche minori, alle riunioni e alle chat istantanee. Devono essere presenti, ma non devono dominare il resto dell'anno. Per i project manager, questo significa che è il momento di riconsiderare il tempo da dedicare a ogni attività. La formattazione dei report e l'aggiornamento dello stato di avanzamento dei lavori sono meglio gestiti come eventi in finestre prestabilite nel calendario del tuo diagramma di Gantt.

La progettazione di un sistema, il budget o la strategia dovrebbero essere guidati da un lavoro profondo. È possibile ottenere risultati migliori e maggiore felicità tra i lavoratori ribaltando questo rapporto.

Una buona combinazione è rappresentata dal lavoro profondo e dai diagrammi di Gantt.

Integrare gli insegnamenti del Deep Work in un progetto significa delinearlo come parte della tua timeline. I project manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per assegnare tempi specifici per lo svolgimento di attività importanti. Puoi contrassegnarli chiaramente, in modo che gli stakeholder siano consapevoli del loro utilizzo e non programmino durante quei periodi.

Quando pianifichi compiti poco impegnativi in periodi prestabiliti, questi non interrompono la tua produttività. Un esempio è quello di rispondere alle e-mail o rivedere i documenti nell'ultima ora della giornata. In questo modo, i compiti importanti possono utilizzare i nostri minuti mentali più produttivi.

Ad esempio, potremmo usare un progetto di lancio di un software come esempio reale. Dedicheremo un lavoro approfondito alla pianificazione dell'architettura iniziale e alla progettazione dell'esperienza dell'utente e dedicheremo un tempo speciale alla segnalazione di eventuali problemi e all'ascolto dei feedback. Utilizzando un piano strutturato, ogni fase riceve l'attenzione necessaria.

Conclusione

Il Deep Work non si limita ad aiutarti a lavorare meglio, ma è anche un modo per lavorare in modo ponderato. I project manager che utilizzano le idee di Newport possono ottenere un vantaggio. Invece di essere delle semplici linee temporali, i diagrammi di Gantt ti aiutano a gestire le attività con un focus chiaro.

Se ti interessa migliorare le tue abilità nella gestione dei progetti, salvaguardare il tuo tempo e aumentare i risultati del team, segui i consigli di Deep Work.