Cos'è un piano di progetto?
Prima di andare troppo avanti, diamo un'occhiata più da vicino a cosa sia un piano di progetto. Il piano di progetto è il processo graduale che intendi seguire per arrivare dal punto in cui ti trovi ora a un obiettivo finale e a una scadenza (che il tuo cliente ti darà). Il tuo piano ti aiuta a capire tutto ciò che devi fare per raggiungere l'obiettivo e aiuta anche le altre persone del tuo team (perché non puoi assolutamente farlo da solo) a capire cosa devono fare. Più collaborerai con loro per creare il tuo piano, meglio sarà.
Quando avvii un piano di progetto, devi definire diverse attività e sottoattività da svolgere affinché il tuo team arrivi dove deve arrivare. Il piano è un processo. È come quando ti prepari per un viaggio e stampi le indicazioni stradali (o le scarichi sul telefono). Quelle indicazioni ti danno tutto ciò che devi sapere per arrivare dal punto A (dove ti trovi ora) al punto B (dove vuoi arrivare). È lo stesso quando cerchi di portare a termine un compito all'interno della tua attività.
Perché hai bisogno di un piano di progetto
Ma anche se sai cos'è un piano di progetto, perché è importante? Cosa otterrai da un piano di progetto? La verità è che otterrai molte cose. La più importante è che avrai maggiori possibilità di successo. Scrivendo ciò che vuoi ottenere e stabilendo i passi necessari per raggiungerlo, cementerai l'intero processo nel tuo cervello e renderai più probabile che tu lavori attraverso ciascuno di questi passi per arrivare dal punto A al punto B. Questo è l'aspetto più importante.
Inoltre, renderai il processo più semplice per te stesso. Quando scrivi tutte le fasi di cui tu e il resto del team siete responsabili, è più facile per tutti controllare cosa c'è ancora da fare, cosa è già stato fatto e altro ancora. Puoi vedere i tuoi progressi o dove sei rimasto indietro. Puoi anche assicurarti di aver rispettato la giusta tabella di marcia o di cosa devi fare per migliorarla. Il piano di progetto assicura che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d'onda, il che è una parte fondamentale del processo.
Infine, un piano di progetto assicura che il tuo cliente ottenga ciò che si aspetta. Grazie a un piano, potrai tenere sotto controllo i compiti e gli incarichi. Riuscirai a completare le tappe fondamentali in tempo e a consegnare al cliente i prodotti che ha richiesto. Tutto questo ti permetterà di rendere più facile la soddisfazione dei tuoi clienti e di mantenere la tua azienda in attività e di continuare a fornire un servizio eccellente a tutti i tuoi clienti. Meglio pianifichi, meglio sarai e questo è ciò che cercano i tuoi clienti e i potenziali clienti.
Fasi del tuo piano di progetto
Ci sono diversi passaggi importanti che devi seguire per assicurarti che il tuo piano di progetto sia sulla strada giusta. Daremo un'occhiata ai dieci passi più importanti e a ciò che serve per assicurarsi che il tuo piano sia sulla strada giusta. In questo modo potrai assicurarti che il tuo team esegua tutti i progetti in modo corretto e che i tuoi clienti siano soddisfatti dei risultati. Dieci passi per creare un piano non sembrano molti, vero? Potresti aver finito in men che non si dica.
Diamo un'occhiata ai passaggi per creare un fantastico piano di progetto.
1. Conosci la portata del tuo piano
Lo scopo del tuo piano è esattamente ciò che speri di realizzare. Qual è l'obiettivo finale che devi raggiungere? È probabile che sia il tuo capo, il tuo team leader o un cliente a definirlo. Ma se non sai cosa stai cercando di ottenere, non ci arriverai. Il tuo piano deve essere in grado di spiegare a tutti esattamente cosa speri di ottenere e come ci arriverai. Quindi, inizia con un obiettivo. Da lì, potrai iniziare a creare tutti i passi necessari per raggiungere quell'obiettivo.
Quando si tratta di definire l'ambito del piano e di prepararsi a definire tutto, devi assicurarti di avere una buona idea di ciò che sta accadendo nel tuo progetto. Dovresti conoscere alcuni dettagli su ciò che deve essere fatto e su cosa comporterà ciascuno dei diversi aspetti del progetto. Ma ne saprai di più man mano che continuerai a lavorare nelle prossime fasi di questo processo. Parleremo di tutto ciò che serve per rendere il progetto un successo, dopotutto.
2. Fai la tua ricerca
Poi devi fare delle ricerche. Non dare per scontato che ti venga detto tutto quello che devi sapere fin dall'inizio. Non dare per scontato che il tuo capo, il tuo team leader o il tuo cliente sappiano tutto fin dall'inizio. Ma devi assicurarti di avere tutti i fatti prima di addentrarti troppo nel processo di pianificazione. Questo inizierà con quella che chiameremo la fase due e la fase tre. Quindi, per il momento, concentrati sulla ricerca e scopri tutto quello che puoi dalle informazioni che ti sono già state fornite.
Tieni presente che molte delle informazioni di cui hai bisogno saranno contenute nei documenti e nella documentazione che ti verranno forniti da chi ti consegnerà il progetto. Questo non significa che la persona in questione abbia letto tutta la documentazione, ma i documenti ti aiuteranno a creare una base più solida per costruire il progetto e passare alla fase tre (a cui arriveremo tra poco). Esaminando le informazioni in tuo possesso troverai cose come gli obiettivi che devono essere raggiunti, gli obiettivi o le aspettative e persino chi farà parte del tuo team. O almeno, dovresti trovare alcune di queste informazioni.
3. Fai domande difficili
Non avere paura di fare domande. E non aver paura di immergerti e fare domande davvero difficili. Tutte le informazioni di cui hai bisogno per completare il progetto dovrebbero essere fornite fin dall'inizio. Se così non fosse, assicurati di chiedere a tutti i tuoi interlocutori fino a quando non scoprirai le risposte. Dopo tutto, non sarai in grado di portare a termine il progetto se non sai tutto quello che c'è da sapere su di esso.
Chiedi chi sarà il responsabile di ogni aspetto del progetto. Scopri chi deve conoscere le varie fasi del progetto. Chiedi al tuo capo chi deve approvare le varie parti del processo. Scopri come otterrai un feedback o come affronterai i problemi. Assicurati di sapere quando il progetto deve essere completato e chi deve riceverlo. Sappi quando non puoi contattare qualcuno o che tipo di problemi potrebbero sorgere durante il processo. Devi sapere il più possibile su questo progetto perché questo ti permetterà di avere più successo in generale.
4. Iniziare con una bozza
Successivamente, inizia a creare una bozza. Non vuoi immergerti troppo rapidamente in questo progetto e questo significa non creare un piano troppo dettagliato fin dall'inizio. Al contrario, crea una scaletta che indichi cose come la scadenza finale e le tappe fondamentali del percorso (se queste sono già state stabilite dal cliente o dal capo). Devi assicurarti di avere un quadro di riferimento da presentare al team e su cui continuare a lavorare man mano che si procede.
La tua bozza dovrà definire il processo per ottenere l'approvazione (da parte di chiunque debba concederla). Dovrà inoltre indicare cosa deve essere completato e quando per raggiungere le varie tappe, le scadenze e altro ancora. Potresti anche abbozzare un po' delle informazioni che già conosci sulle risorse e sui risultati da raggiungere, oltre a tutto ciò su cui stai basando le tue decisioni e la tua struttura. Non è necessario che sia tutto dettagliato, ma dovresti includere tutte le informazioni di cui sei già certo. Non è necessario essere troppo specifici sull'ordine dei compiti, ma puoi stilare un elenco dei compiti che sai già che devono essere svolti, ad esempio.
5. Coinvolgi il team
Successivamente, inizia a parlare con il team che sarà responsabile di questo progetto. Chi fa parte del team o è stato incaricato di aiutarti con qualche compito? Lavora con loro e con lo schema che hai già creato per trovare eventuali compiti aggiuntivi da completare o per capire le risorse e le forniture di cui avrai bisogno o quanto tempo richiederà ciascuno dei compiti. È qui che dovrai cercare di ottenere ancora più informazioni e fare ancora più domande difficili.
È anche qui che inizierai a completare lo schema che hai appena creato. Accanto a ciascuno dei tuoi compiti, puoi iniziare ad annotare alcune note sulla tempistica, sulle risorse e sui responsabili. Puoi aggiungere gli altri compiti che ti sono stati segnalati man mano che vai avanti. In questo modo otterrai più supporto e feedback per le tue idee. Il tuo team potrà aiutarti durante la creazione della bozza e nella fase successiva, quando inizierete a redigere tutto insieme.
6. Redazione di una bozza
Il prossimo passo è la stesura dell'intero progetto. In questo caso prenderai la bozza che hai creato nel quarto passo, il feedback e le informazioni aggiuntive che hai ricevuto nel quinto passo e le userai per creare una bozza più dettagliata. Stendi tutto su carta con ogni compito in ordine e ogni incarico contrassegnato. Inserisci quante più informazioni possibili e assicurati di essere pienamente sicuro che il progetto che hai creato sia accurato o almeno il più accurato possibile senza il contributo finale e il supporto del tuo team.
Questa parte del processo potrebbe richiedere un po' di tempo, ma assicurati di fare tutto il possibile per risolverlo. Devi assicurarti che la bozza che hai sia strutturata in modo comprensibile e che ti aiuti a concentrarti meglio su ciò che deve essere realizzato. Se hai tutto chiaro, sarà più facile inserirlo nel sistema di gestione del progetto che hai scelto (di cui parleremo nella fase sette). Potrai vedere tutto e, dato che è già organizzato, sarà un gioco da ragazzi configurarlo.
Qui è dove utilizzerai il tuo strumento di gestione del progetto. Instagantt ti permette di inserire tutti i diversi compiti e sottocompiti che desideri. Puoi creare scadenze, tappe fondamentali, dipendenze e molto altro ancora. Puoi anche assegnare ogni compito a diverse persone del tuo team. Tutto questo è semplice da realizzare e poi puoi condividere queste informazioni con il resto del team in modo che possano fornire un feedback, monitorare i loro compiti e tenere traccia di tutto ciò che sta accadendo per quanto riguarda il rispetto delle scadenze o la comunicazione con il resto del team.
Hai anche la possibilità di visualizzare tutti i tuoi compiti attraverso un diagramma di Gantt o un diagramma Kanban. In ogni caso, avrai un metodo semplice per tenere traccia di tutto e per essere sempre al passo con il tuo progetto. Inoltre, puoi collegare questo sistema a molti altri sistemi e programmi, in modo da dover inserire le informazioni una sola volta per vederle su tutte le piattaforme. In questo modo sarà molto più facile per te tenere sotto controllo tutto e far sì che tutti coloro che devono essere informati siano al corrente di ciò che sta accadendo.
8. Finalizza il tuo progetto
È qui che dovrai finalizzare il layout e il design dei tuoi grafici o tabelloni. Qualunque sia il sistema che hai deciso di utilizzare per organizzare il tuo progetto e tutti i compiti ad esso associati, devi assicurarti di esaminarlo attentamente e completamente. Devi assicurarti di ricontrollare tutto ciò che hai inserito nel sistema e che sia facile per chiunque leggere e capire cosa deve accadere in quel punto. In questo modo sarà più facile per te raggiungere il risultato che desideri.
Ora, tieni presente che questa non sarà l'ultima volta che aggiusterai il tuo grafico o il tuo piano di progetto. Dovrai fare ancora un paio di passi. A questo punto, però, dovresti avere un'idea abbastanza precisa di come sarà il piano e di come lo realizzerai. Il piano che vedi sul tuo profilo Instagantt dovrebbe essere molto simile a quello che ti aspetti e dovrebbe sembrare una versione definitiva del tuo piano. Dovresti avere la sensazione di poter raggiungere il tuo obiettivo sulla base di questa versione del piano.
9. Ottieni un feedback dal team
Quando pensi di aver finito e di poter passare all'esecuzione del piano, è il momento di chiedere ancora una volta un feedback. Ciò non significa che questa sia l'ultima volta che chiedi al tuo team di aiutarti a migliorare il piano. Ma questa è l'ultima volta prima di iniziare a lavorare sul piano. Quindi, contatta il team e assicurati che abbia accesso al grafico Instagantt che hai creato. Poi, faglielo esaminare e vedi cosa ne pensano dell'ambito generale, delle tappe e dei loro compiti.
Vuoi sapere se ritengono che questo piano sia realistico e se è rappresentativo di ciò che possono fare. Se è così, allora puoi passare alla fase successiva. Se non lo è, allora devi lavorare con i membri del team e con il feedback che possono fornirti per capire cosa deve essere cambiato. In questo modo, potrai portare avanti il tuo progetto e assicurarti che sia un successo. Chiedere un feedback è un passo fondamentale nel processo di coinvolgimento del tuo team e di raggiungimento dei tuoi obiettivi.
10. Non smettere di pianificare
La fase finale del tuo piano di progetto è continua. Non avrai mai finito. Il tuo piano di progetto può sembrare fantastico e tutti i partecipanti possono pensare che sarà un successo travolgente. Potresti aver fatto tutte le ricerche, fatto tutte le domande, usato tutti i feedback e creato un piano che sembra perfetto per te, per il tuo team, per il tuo capo, per il cliente e per tutti quelli a cui lo mostrerai. Ma questa è la vita reale. E nulla è mai perfetto.
Ciò significa che il tuo piano dovrà cambiare. Che si tratti di piccole o grandi cose, ci saranno alcuni aspetti del piano di progetto che non andranno bene o che verranno mandati fuori strada in un modo o nell'altro. Qualcuno si ammalerà e non riuscirà a portare a termine il suo compito, oppure una delle forniture che avevi previsto di utilizzare verrà improvvisamente ritirata dal mercato e dovrai trovare un sostituto. Potresti avere un evento inaspettato che blocca la produzione per un certo periodo o un cliente che non risponde per qualche tempo. Qualunque cosa accada, ci saranno degli intoppi nel piano. Quindi, sii sempre pronto ad apportare modifiche e a continuare a migliorare lungo il percorso.
In definitiva, devi assicurarti che il tuo piano di progetto sia scritto in modo che tutti i membri del tuo team possano comprenderlo ed eseguirlo. E, cosa ancora più importante, devi assicurarti che sia progettato per portare a termine il lavoro nel modo più rapido ed efficiente possibile, senza sacrificare l'accuratezza del processo. Come fare? Devi seguire i passi che abbiamo descritto sopra e assicurarti di avere Instagantt a disposizione per iniziare. Pianificare un progetto può essere un gioco da ragazzi se hai il sistema giusto che ti aiuta.
