Cos'è un piano di comunicazione per la gestione del progetto?
Quando definisci un piano di comunicazione per la gestione del progetto, devi stabilire esattamente come verranno trasmesse tutte le informazioni che si verificheranno nel corso del progetto. Dopo tutto, vuoi essere sicuro che il tuo cliente riceva tutte le informazioni che gli stai inviando e vuoi anche essere sicuro di ricevere tutti i feedback possibili da lui. Questo richiede una certa intesa tra voi due, perché la comunicazione è essenziale per il successo di qualsiasi progetto.
Quando pensi a qualsiasi tipo di progetto, sai che dovrai tenere i tuoi clienti aggiornati sui tuoi progressi. Dovrai informarli sugli obiettivi e sui progressi che stai facendo. Dovrai informarli sulle diverse pietre miliari e se le hai effettivamente raggiunte o meno. Dovrai assicurarti di consegnare tutte le informazioni necessarie durante il processo di completamento del progetto. Inoltre, devi assicurarti di informarli di qualsiasi modifica allo stato del progetto e altro ancora. Tutto questo significa che devi sapere esattamente come contattare chiunque sia coinvolto.
Se non hai un modo per comunicare con il tuo cliente, potresti trovarti in grande difficoltà quando si tratta di realizzare il progetto. Devi assicurarti che, in caso di domande o di qualsiasi altra evenienza, tu sappia in che modo contattare il tuo cliente, sia che si tratti di un'e-mail, di una telefonata o di un altro metodo. Dopo tutto, vorrai dimostrare di aver fatto il possibile per contattarlo in caso di problemi o di necessità.
Impostazione del piano di comunicazione per la gestione del progetto
Sei pronto ad avviare il tuo piano? Se è arrivato il momento di far funzionare tutto correttamente, dovrai prenderti il tempo di sederti con il tuo cliente per un periodo di tempo. Potresti voler dedicare un'ora intera o anche un periodo di tempo più lungo per sederti e discutere di tutto ciò che deve essere fatto per organizzare il progetto in modo corretto. Non si tratta solo di definire il piano di comunicazione. Devi definire i passi necessari per realizzare il tuo progetto e questo richiederà un grande impegno da parte tua e del cliente.
Siediti e parla con loro di tutte le diverse fasi del progetto. Definisci tutte le tappe e gli obiettivi necessari per il progetto. Illustra ciò che il cliente si aspetta da te e ciò che gli fornirai e assicurati di indicare anche tutte le fasi in cui gli fornirai un qualche tipo di aggiornamento. In questo modo sarà molto più facile per te assicurarti che il progetto stia andando bene.
Naturalmente, quando definisci la parte del processo relativa alla comunicazione, devi assicurarti di parlare con il tuo cliente di come vuole comunicare e anche con quale frequenza. Assicurati che tutto sia registrato nei documenti. Se hai stabilito come comunicare e hai anche stabilito cosa fare, sarai in grado di portare a termine tutto in modo efficace. Ciò significa che se comunichi tutto al cliente nel modo in cui hai detto che lo avresti fatto e porti a termine i compiti come concordato, ti stai preparando bene in caso di problemi in futuro.
Le parti del tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto
Quindi, quali sono le parti del tuo piano di comunicazione? Cosa devi fare o sapere di includere in questo piano per assicurarti che sia legalmente applicabile? Ci sono diversi aspetti da considerare, ma assicurati di non tralasciare nessuno di questi perché potrebbero influire sull'applicabilità del progetto che stai creando e su tutti i passi che stai compiendo lungo il percorso.
La prima sezione dovrebbe essere quella degli obiettivi del tuo progetto. Qui dovrai parlare degli obiettivi che ti sei prefissato per quanto riguarda la comunicazione che intraprenderai durante il lavoro sul progetto. Discuti, ad esempio, cosa farai per tenere tutti informati, per fornire informazioni o anche quali tipi di informazioni fornirai. In genere si tratta di una sezione breve, che può anche essere strutturata con punti elenco per assicurarsi che sia facile da capire per tutti. Potrai suddividere le cose in modo più specifico man mano che andrai avanti.
Successivamente, dovrai creare una tabella con tutte le persone con cui dovrai interagire o che dovrai aggiornare lungo il percorso. Qui scriverai i loro nomi, la loro posizione nell'azienda e anche tutte le informazioni su come comunicherai con quella specifica persona durante l'esecuzione del progetto. Dovrai stabilire la frequenza con cui ti rivolgerai e le modalità con cui lo farai, in modo da assicurarti di fornire le informazioni necessarie a ogni persona del team di progetto.
Infine, devi stabilire esattamente come comunicherai durante le diverse fasi del progetto a cui stai lavorando. Potresti voler parlare di aspetti quali chi condividerà le informazioni, quali informazioni saranno condivise e quando lo faranno. Devi spiegare quali saranno i risultati da raggiungere e devi assicurarti che questa sezione sia il più chiara e specifica possibile. Dopo tutto, questa sarà una delle parti più importanti dell'intero documento e anche la più dettagliata.
Ad esempio, puoi indicare un tipo specifico di comunicazione, come un rapporto settimanale via e-mail. Puoi indicare quando saranno inviate, a chi saranno inviate e in cosa consisteranno. A questo punto, puoi creare un elenco puntato che definisca ulteriormente tutte le informazioni che includerai in quel rapporto di posta elettronica. Poi, puoi creare un'intestazione diversa, come ad esempio email giornaliere e stabilire a chi saranno inviate e quando. Crea un altro elenco puntato che esprima tutte le informazioni che devi conoscere per eseguire correttamente questo compito.
Disporre le cose nel modo giusto
Bene, ora sai un po' di più su cosa sono questi tipi di piani e in cosa consistono. Sai come far funzionare il tutto e sai perché è importante farlo. Ma sai come redigerne uno nel dettaglio? Parleremo di alcuni degli aspetti più importanti del tuo piano di comunicazione del progetto e ci assicureremo che tu sia più che pronto a occupartene. Dopotutto, non vorrai trovarti in difficoltà nel mantenere la comunicazione con un cliente.
Stabilisci i parametri
I parametri del tuo progetto sono: con chi lavorerai, chi è il team che sarà coinvolto, qual è la tempistica complessiva e che tipo di risultati dovrai fornire al cliente. Dovresti assicurarti che tutti questi aspetti siano definiti correttamente in modo da sapere esattamente cosa stai facendo e tutto questo dovrebbe essere inserito in un piano di comunicazione del progetto, non solo in altri documenti e programmi. In questo modo ti assicurerai che la tua comunicazione sia accurata.
Definire gli obiettivi
Poi devi assicurarti di definire tutti gli obiettivi che devono essere raggiunti nel corso del progetto. Qui dovrai parlare dei diversi risultati che fornirai. È anche il punto in cui parlerai delle diverse persone di cui sei responsabile e di ciò che devi fornire loro. Tieni presente che questa sarà una sezione dettagliata di obiettivi e vorrai assicurarti di avere il maggior numero di informazioni possibili.
Stabilire gli obiettivi che devi raggiungere durante il tuo processo sarà estremamente importante perché in genere dovrai collegare tutta la tua comunicazione a questi obiettivi reali. Non sei ancora arrivato al punto in cui hai bisogno di un piano di comunicazione, ma definire gli obiettivi e le persone con cui devi interagire per raggiungerli è l'ultimo passo prima di iniziare a sviluppare il piano. Dopo tutto, vuoi essere sicuro di sapere anche tu cosa stai facendo.
Stesura del piano di comunicazione
Infine, è il momento di creare il piano di comunicazione di cui hai bisogno. Qui dovrai parlare di come comunicherai con tutte le persone che sono responsabili del progetto in modi diversi. Quindi, dovrai individuare tutti i soggetti interessati e poi dovrai assicurarti di discutere i modi in cui comunicherai con loro e la frequenza con cui lo farai. Questo è un punto su cui tu e il tuo cliente dovreste essere d'accordo e che dovrebbe permetterti di creare una solida base per ciò che accadrà in futuro.
Tieni presente che un piano di comunicazione può essere piuttosto fluido e che potresti dover apportare alcune modifiche e aggiustamenti lungo il percorso. Quando inizi, però, devi assicurarti di seguire questo processo il più fedelmente possibile. Se un cliente ti dice che vuole che lo chiami una volta alla settimana, assicurati di scriverlo nel tuo piano di comunicazione e di chiamarlo effettivamente una volta alla settimana. Se non riesci a rispondere, lascia un messaggio e annota nel tuo piano quando hai chiamato e se ti hanno richiamato.
Questo piano di comunicazione potrebbe essere una parte importante del tuo caso se dovrai dimostrare a un cliente che hai fatto tutto come dovevi. Dimostrando di aver creato un piano di comunicazione che illustrava i modi in cui il cliente voleva che lo contattassi e poi dimostrando di averlo fatto, sarai in grado di affermare molto meglio che hai fatto ciò che dovevi fare e che hai effettivamente portato a termine i compiti che avevi dichiarato di voler svolgere.
Quando segui questo processo, potresti avere diversi metodi di comunicazione per lo stesso cliente o metodi diversi per i diversi membri del team del cliente. Potresti dover contattare una persona via e-mail e poi telefonicamente se non risponde entro un determinato periodo di tempo. Tutti questi accorgimenti ti renderanno più facile portare a termine i compiti che devi svolgere e ti permetteranno di dimostrare al cliente che stai davvero cercando di stare al passo con ciò che si aspettava e voleva da te in questo progetto.
Cosa fare con il tuo piano
Ora che hai un piano e che conosci tutte le cose che servono per realizzarlo e perché è importante, cosa ne farai? Potresti rimanere sorpreso dall'uso che ne farai, perché questo piano non è solo per te e per il cliente. Questo piano sarà per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Sia che stiano lavorando su un piccolo aspetto o che ti stiano aiutando con qualcosa di importante, tutti devono sapere cosa sta succedendo.
Comunica con il tuo team
Tutti i membri del team devono sapere qual è il piano e qual è il loro ruolo. Devono sapere con chi devono comunicare e come. Devono sapere chi potrebbe contattarli, quali informazioni condividere, in che modo condividerle e anche come tenerti aggiornato in modo che tu possa assicurarti che il cliente venga aggiornato regolarmente. Stendendo il piano di comunicazione con loro, ti organizzerai al meglio per avere tutte le informazioni di cui hai bisogno quando ne hai effettivamente bisogno.
Mantenersi sul posto di lavoro
Una volta ottenuto il piano, dovrai usarlo per tenerti in carreggiata e assicurarti di fare tutto ciò che hai detto di voler fare. Se lo fai, ti troverai in una situazione molto migliore con il tuo cliente. Se non lo fai, potresti finire in guai seri. Infatti, potresti perdere il tuo cliente o il lavoro futuro che avrebbe fatto con te se non sei attento a rispettare il piano concordato.
Quando lavori con il tuo team e lavori con un piano di comunicazione, ti stai organizzando per fare le cose nel modo giusto. Non dovrai preoccuparti di avere le informazioni necessarie quando sarà il momento di condividerle con il cliente. Dovresti invece essere in grado di contattare la persona o le persone responsabili della preparazione delle informazioni e ottenerle. Da lì, dovresti essere in grado di comunicarle al cliente in modo semplice e veloce, esattamente nel modo in cui avevi concordato.
Ricorda, se scopri che non stai seguendo la strategia di comunicazione concordata, potresti trovarti in difficoltà in seguito. Il tuo cliente potrebbe non ricevere le informazioni che gli invii o potrebbe affermare di non averle ricevute. In questo caso, potresti avere problemi a dimostrare che hai fatto tutto il possibile per tenere informato il cliente. Questo potrebbe rivelarsi un problema quando arriverà il momento di consegnare il progetto e sicuramente quando sarà il momento di essere pagato per il lavoro svolto. Vuoi poter dimostrare di aver fatto le cose come dovevi.
Cambiare le regole renderà difficile dimostrarlo. D'altra parte, se hai fatto tutto quello che avevi detto di voler fare e che il cliente aveva concordato di volere, sarai in vantaggio se il cliente tenterà di dire che non ha ricevuto le informazioni che gli hai fornito o che non gli è piaciuto il formato delle informazioni che gli hai dato. Devi essere in grado di fare riferimento al documento e dimostrare che questo è il metodo di comunicazione che hanno richiesto o accettato.
Se disponi di questo documento, puoi davvero prepararti al successo e assicurarti di essere nella migliore forma possibile. Se non ce l'hai o non ti assicuri che sia completo, potresti avere l'effetto opposto e questo non è certo un problema che vuoi affrontare. Invece, contatta il tuo cliente e assicurati di fissare un incontro per creare il piano di comunicazione ideale per il progetto. Potresti persino sorprenderti di quanto lavoro e fastidio potrebbe risparmiarti se ti ritrovi con un cliente problematico che vuole cambiare idea su tutto.
Non importa cosa stai pianificando o su quale tipo di progetto stai lavorando, la cosa più importante è che devi assolutamente metterlo per iscritto. Se possibile, fallo firmare al cliente in modo da avere una linea di condotta ancora migliore per dimostrarlo in caso di necessità. L'ultima cosa che vuoi è trovarti in qualche guaio o non essere pagato perché il cliente sostiene una cosa dopo averti detto un'altra. Le tue prove saranno un aspetto cruciale dell'intera faccenda.
Non è necessario che il tuo piano di comunicazione sia formale. Può essere un documento informale in cui esponi tutti i fatti e le informazioni. Ma deve assolutamente essere qualcosa di comprensibile. Se vuoi che sia davvero efficace, assicurati di ottenere la firma del cliente e, una volta terminato il piano di comunicazione, assicurati di impostare la parte di gestione generale del progetto utilizzando i diagrammi di Gantt nel tuo software Gantt Chart. Ti piacerà il modo in cui renderà le cose molto più semplici per te e per tutto il tuo team.
Se lavori con questo software per impostare tutto e ti assicuri di stabilire chi è responsabile di tutto, quando e come, sarai molto più efficace. Sarai anche più che sorpreso da tutti i vantaggi che derivano dall'utilizzo di questo software per il tuo progetto. Si tratta di assicurarsi che tu sia sulla strada giusta e che i tuoi clienti possano contare su di te per avere tutto sotto controllo in pochissimo tempo. Assicurati di configurarlo e di tenerli al corrente di tutto ciò che accade. Vorranno aver lavorato con te prima.
