I diagrammi di Gantt sono un tipo di diagramma a barre che mostra tutto ciò che deve essere fatto in un determinato progetto. Puoi creare tutti i grafici che vuoi da associare ai diversi progetti di cui sei responsabile. Da lì, puoi creare elenchi di compiti e incarichi diversi per ogni persona che partecipa al progetto. Le barre rappresentano i singoli compiti che devono essere completati e mostrano esattamente quando l'incarico o il compito deve iniziare e quando deve essere completato.
La particolarità di questi grafici è che possono mostrare le interconnessioni tra i diversi compiti. Ma i grafici non si limitano a questo. Sono ideali per tutti coloro che hanno bisogno di sapere cosa sta succedendo nel progetto o nei diversi incarichi e visualizzano tutto ciò di cui hai bisogno, compresi i diversi compiti, chi è responsabile di ogni compito, quando deve completarlo, chi dipende da lui per completare un compito e persino quando deve iniziare un compito o quando l'intero progetto deve essere terminato.
Chi ha bisogno di vedere i diagrammi di Gantt?
Chi deve vedere il grafico del progetto a cui stai lavorando? Beh, ci sono parecchie persone in questa lista, a seconda delle dimensioni del progetto, ovviamente. Innanzitutto, tutti coloro che lavorano al progetto devono poter vedere il grafico. In questo modo possono vedere quali sono le loro responsabilità e quando devono portarle a termine. Questo aiuta a renderli più responsabili nei confronti del resto del team perché tutti sanno cosa devono fare e quando lo finiscono (o non lo finiscono).
Anche chi è responsabile di queste persone deve poter vedere il grafico. Tu, in qualità di project manager, dovresti essere in grado di vedere il grafico. Tutti gli altri manager e leader del tuo team che hanno dei membri nel team del progetto dovrebbero poterlo vedere per controllare i loro membri. O almeno, se sono responsabili di questa parte del team, dovrebbero poterlo vedere. Se si sceglie di far lavorare qualcuno del reparto contabilità su un progetto, ma il suo manager non è in alcun modo coinvolto, non è detto che debba avere accesso al grafico. Se invece si tratta di un lavoro svolto dall'intero reparto, potresti voler includere il manager.
Chiunque sia al di sopra di te come responsabile del progetto dovrebbe guardare periodicamente questo grafico. Devi assicurarti che i tuoi capi, fino a chiunque sia effettivamente responsabile del progetto con il cliente, possano fare un check-in e vedere come procede il progetto. Inoltre, chiunque sia considerato uno stakeholder del progetto deve poterlo vedere. Questo include anche il cliente con cui stai lavorando al progetto. In questo modo potranno essere meglio informati.
Preparazione alla creazione di un diagramma di Gantt
Prima di creare un grafico, devi preparare alcune informazioni importanti. È qui che raccoglierai tutto per assicurarti che quando ti siederai per iniziare a sistemare le cose non dovrai più alzarti. Dopotutto, non vuoi metterti al lavoro e scoprire che ti mancano alcuni degli elementi più importanti. Questi sono gli elementi di cui hai bisogno per creare il sistema e dovresti passare alla fase successiva solo dopo aver fatto questo.
Conosci i tuoi prodotti: Dovrai incontrare il cliente possibilmente più di una volta per sapere cosa si aspetta da te. Potresti anche aver bisogno di incontrare manager e leader di livello superiore all'interno del tuo team. Questo ti aiuterà a capire cosa deve essere consegnato alla fine.
Conoscere la scadenza: Devi anche conoscere la scadenza definitiva per l'intero progetto e tutte le altre scadenze relative alle pietre miliari che dovrai raggiungere lungo il percorso. Tutte queste scadenze e ciò che deve essere fornito per ciascuna di esse devono essere scritte.
Conosci i tuoi compiti: Conosci i diversi compiti che devono essere portati a termine. Ciò significa prendere i deliverable e suddividerli in sottoattività e suddividerli in sottoattività e così via fino a quando non avrai tracciato tutto.
Conosci le tue dipendenze: Se ci sono compiti specifici che devono essere completati prima di poterne svolgere altri, devi occuparti anche di questi. Sappi dove si verificano queste dipendenze e segnale in modo da essere preparato quando crei il diagramma.
Conosci il tuo team: Chi lavorerà con te in questo progetto? Quali persone utilizzerai e come le utilizzerai? Devi essere preparato su ogni persona che ti aiuterà e devi sapere che è disponibile ad aiutarti.
Conosci i tuoi compiti: Dovresti esaminare attentamente ogni persona che fa parte del tuo team e ogni compito di cui il team è responsabile. Poi inizia a pensare a come organizzare le cose e a chi sarà responsabile di ciascuno di questi compiti.
Creare un diagramma di Gantt
Sei pronto a creare uno di questi grafici? Devi sapere che non deve essere per forza complicato. Alcune persone creano questi tipi di grafici in Microsoft Project, Microsoft Excel o Google Sheets. Tuttavia, questi tipi di grafici sono relativamente semplici. D'altra parte, anche se contengono informazioni molto basilari, sono più difficili da realizzare e possono richiedere una grande abilità in questi programmi. Ecco perché un programma come InstaGantt potrebbe essere esattamente quello che stai cercando.
Con questo programma, inizi creando un progetto all'interno della piattaforma. Da lì, puoi assegnare diverse persone al progetto nel suo complesso o iniziare subito a creare singoli compiti. Hai la libertà di creare tutti i compiti che vuoi e di assegnarli a persone diverse. Puoi creare attività complessive e suddividerle in sottoattività. Puoi creare alcuni compiti che dipendono da altri compiti e puoi creare le scadenze e le date di inizio che desideri.
Da qui, puoi rendere l'intera tabella accessibile a chiunque ne abbia bisogno e sarà in grado di controllare i propri compiti. Potranno anche parlare con altre persone di domande, commenti e dubbi direttamente nel progetto, in modo che tutti possano vedere cosa sta succedendo. Possono anche segnare i compiti completati e inviare le informazioni necessarie per iniziare il compito successivo. Tutto questo rende molto più facile per te e per tutti i partecipanti al progetto tenere traccia di ciò che sta accadendo e di ciò che deve ancora accadere per raggiungere l'obiettivo finale.
I diagrammi di Gantt nella tua azienda e per l'esecuzione dei tuoi progetti offrono molti vantaggi. La chiave è assicurarsi di trovare un sistema che funzioni per il tuo team. Da lì in poi, vedrai tutti questi vantaggi e forse anche altri.
1. Tieni tutto in ordine: il tuo lavoro è sempre più organizzato.Tieni tutto in ordine: Saprai esattamente cosa deve essere fatto e cosa è stato fatto. Conoscerai tutti i diversi compiti del progetto e sarai più informato durante il percorso. Tutto è organizzato e spiegato in modo più semplice per tutti.
2. Responsabilizzazione di tutti: il progetto è un'attività di responsabilità.Rendi tutti responsabili: Tutti conoscono i compiti che devono portare a termine e anche il resto del team. In questo modo è più probabile che facciano ciò che devono fare e che lo facciano in tempo. Dopotutto, tutti gli altri aspettano e guardano.
3. Tieni tutti aggiornati: i team devono essere informati sui loro compiti.Tieni tutti aggiornati: Tutti sanno cosa sta succedendo e quando, il che rende più facile sapere quando è il momento di iniziare il tuo progetto se dipendi da qualcun altro. Inoltre, è molto più semplice per tutti mostrare quello che stanno facendo.
4. Facilità di condivisione delle informazioni: Puoi condividere commenti, feedback e persino file direttamente nel sistema. In questo modo è più facile per tutti condividere le informazioni necessarie e creare cartelle e file a cui ognuno può accedere se necessario per svolgere la propria parte di lavoro.
5. Trova le risposte alle domande: Se hai domande o dubbi puoi facilmente porli al gruppo e ottenere una risposta in tempi brevi. Ci sono anche modi per inviare comunicazioni più private e ottenere risposte individuali da specifici membri del team.
6. Tenere informato il cliente: Il cliente avrà un modo per tenere traccia di ciò che sta accadendo e se il progetto è in corso in ogni momento, invece di dover comunicare avanti e indietro con il team o cercare di contattare qualcuno dell'azienda.
7. Possibilità di personalizzazione: Questi tipi di grafici ti offrono tutta la libertà di cui hai bisogno, in modo da poter personalizzare ogni aspetto del progetto e il controllo sul progetto in base alle tue esigenze. Puoi decidere come organizzare e visualizzare il grafico.
8. Progetti duplicati: Se devi realizzare lo stesso progetto più volte o se hai un progetto con attività molto simili, puoi duplicare le attività, salvare i progetti come modelli e persino copiare interi progetti per crearne di nuovi, in modo da poter iniziare più velocemente.
9.Pianifica le cose - Puoi vedere cosa sta facendo il tuo team in qualsiasi momento e puoi assicurarti che ricevano abbastanza compiti per tenersi occupati, ma non così tanti da essere sopraffatti. In questo modo tutti i membri del tuo team continueranno a fare ciò che è necessario per l'azienda.
I vantaggi dei diagrammi di Gantt
Puoi creare un diagramma di Gantt utilizzando Excel o altri programmi, ma non avrai il tipo di libertà e personalizzazione che otterrai con un diagramma InstaGantt. Qui avrai i vantaggi che abbiamo menzionato sopra e in più avrai a disposizione ulteriori funzioni di personalizzazione che ti aiuteranno a trasformare il tuo grafico in qualcosa di specifico per te. Avrai un sistema che ti aiuterà a tenere traccia del tuo team, dei tuoi incarichi e di tutto il resto.
Se sei pronto a iniziare a usare i diagrammi di Gantt per la tua azienda o se vuoi semplicemente provarli, assicurati di darci un'occhiata per saperne di più. Potrai provare una versione di prova gratuita che ti permetterà di creare grafici di base e di sperimentare il processo. In questo modo potrai essere sicuro di sapere cosa otterrai e come funzionerà per te. Puoi migliorare la tua esperienza nel team e nella gestione dei progetti se presti attenzione agli strumenti che sono stati progettati per aiutarti. Instagantt e i diagrammi di Gantt, in generale, sono progettati per aiutarti a fare esattamente questo. Devi solo sapere come ottimizzarli.
