Quando si tratta di gestire qualsiasi tipo di attività che abbia a che fare con i clienti, devi sapere come creare un brief di progetto. Dopo tutto, dovrai far sapere al cliente esattamente cosa hai intenzione di fare o cosa gli stai offrendo.
Partiamo dalle basi e spieghiamo cos'è un brief di progetto. Un brief di progetto è un modo per far sapere al cliente esattamente cosa gli stai offrendo. Quindi, se crei un brief di progetto, gli parlerai del progetto o del piano che andrai a realizzare, dai passi che farai fino all'obiettivo finale, che è il risultato che probabilmente ti verrà richiesto. Il tuo brief di progetto può essere straordinariamente dettagliato e lungo diverse pagine, oppure può essere più ampio e limitarsi a una o due pagine di riassunto.
Di solito, vorrai un brief piuttosto dettagliato. Ciò significa che deve esaminare tutti i diversi aspetti del progetto che stai creando, dagli obiettivi ai risultati da raggiungere, le varie tappe del percorso, i processi, le risorse, i tempi, l'ambito del progetto e molto altro ancora. In generale, il tuo cliente sarà più contento se il tuo brief sarà più dettagliato. Senza contare che questo assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda su ciò che verrà fatto (e su ciò che non verrà fatto) e su quanto tempo ci vorrà.
Perché hai bisogno di un brief di progetto
Ora, una volta che sai cos'è un brief di progetto, devi capire perché ne vuoi uno, giusto? Abbiamo già accennato a questo punto. Un brief di progetto permette al cliente di sapere esattamente cosa farai e come lo farai. Gli permette di sapere con precisione quanto tempo ci vorrà per ogni fase, quando aspettarsi le tappe fondamentali e tutte le cose che ti aspetti da loro lungo il percorso. In breve, farà in modo che tutti i membri del team di progetto capiscano cosa sta succedendo.
Vuoi assicurarti che il tuo cliente non si aspetti da te più di quanto tu intenda fare. Vuole essere sicuro di ricevere tutto ciò che si aspetta per il prezzo concordato. Creando un brief di progetto, realizzi entrambi gli obiettivi. Sia tu che il cliente sarete molto più soddisfatti perché sarete più tranquilli su ciò che sta accadendo e sarete pienamente informati. Non c'è il rischio di arrivare alla fine con qualcuno scontento perché le cose non sono state fatte come si aspettava.
Quando si crea un brief di progetto?
Quindi, quando devi creare il brief del progetto? Potresti creare un brief generale del progetto (uno di quelli brevi di cui abbiamo parlato in precedenza) prima ancora di ottenere il lavoro. Questo può essere una parte della tua presentazione al cliente quando cerchi di aggiudicarti il lavoro fin dall'inizio. Il breve brief di progetto fornirà un'ampia panoramica di ciò che il cliente può aspettarsi dal lavoro che andrai a svolgere. È un modo eccellente per riassumere le cose, in modo da avere qualcosa da confrontare con le altre offerte.
Una volta ricevuto l'incarico, devi iniziare a lavorare sul brief di progetto più dettagliato. Dovresti far sapere al cliente quanto tempo ci vorrà (che non dovrebbe essere molto) per mettere insieme tutto. Poi, assicurati di dettagliare tutto il possibile. Potresti anche dover rivedere le cose con il tuo team e con il cliente per assicurarti di avere tutti i dettagli. Dopo l'incontro con il cliente, potrebbe essere necessario rivedere o cambiare le cose per assicurarsi che tutto sia fatto nel modo in cui il cliente si aspetta (e tu ti aspetti). Ma il brief deve essere pronto prima di iniziare a lavorare.
Come si crea un brief di progetto?
L'ultima domanda che probabilmente ti poni è come creare il brief del progetto. Fortunatamente non è così complicato come potresti pensare. Ci vorrà un po' di tempo, ma l'impegno richiesto sarà migliore. Dovrai solo assicurarti di mettere da parte il tempo necessario e di lavorare con tutte le persone che faranno parte del team quando inizierai il progetto.
Preparazione alla stesura
La prima cosa di cui avrai bisogno per il tuo brief di progetto sono le informazioni sul progetto stesso. Dopotutto, come puoi creare un brief di qualità se non sai nemmeno cosa sta succedendo al progetto? Chi è coinvolto? Qual è l'obiettivo finale? Come lavora il team? Cosa si aspetta il cliente? Cosa si aspetta il team? Chi è responsabile delle decisioni? Tutte queste domande possono sembrare opprimenti, ma sono solo una parte delle domande che devi porti per creare il tuo brief di progetto.
Ciò significa che dovrai sapere che..:
- Risultati finali/Obiettivo complessivo
- Processo di squadra
- Configurazione della squadra
- Le aspettative dei clienti
- Aspettative del team
- Chi è responsabile del processo decisionale dal lato del cliente?
- Chi è responsabile del processo decisionale sul progetto?
- Quando sono previste le consegne delle milestone
- Dipendenze
- Cronometrare le richieste dei clienti di rivedere i risultati delle milestone
- Scadenze
Una volta che saprai tutte queste cose, sarai meglio preparato per il processo di stesura del brief in un formato che abbia senso per tutti. Dopotutto, se sei l'unico a capirlo, non servirà a molto.
Disporre il tutto
Successivamente, dovrai iniziare a stendere il brief del progetto e qui un diagramma di Gantt può essere davvero utile. Ora, il brief del progetto sarà generalmente un documento con informazioni scritte, come una relazione. Ma avere una linea temporale da inserire nella parte anteriore del rapporto o per aiutarti nella stesura sarà molto più facile che cercare di scrivere un rapporto da un mucchio di piccole note che hai annotato ovunque per cercare di tenere traccia di tutti e di tutto.
Creare un diagramma di Gantt con un creatore di diagrammi di Gantt ti permette di disporre tutte le informazioni critiche che andranno nel tuo brief. Potrai definire i diversi compiti che devono essere portati a termine, la data di inizio e di fine, i responsabili, i sottocompiti associati, le dipendenze e qualsiasi altra cosa tu voglia. Puoi anche impostare le pietre miliari che devono essere raggiunte e le scadenze per ogni pietra miliare, consegna e fine del progetto. In questo modo, saprai tutto ciò che riguarda il progetto e lo avrai in un unico posto.
Ancora meglio, il tuo diagramma di Gantt può essere personalizzato in modo che tutto sia codificato a colori, disposto in un ordine che ti sembra sensato, organizzato con titoli diversi e altro ancora. Tutti questi elementi rendono più facile per te e per il tuo team capire cosa dice il diagramma e trovare i diversi incarichi che sono stati delegati. Tutti coloro che sono responsabili del progetto o di una parte di esso possono fare il check-in in qualsiasi momento e vedere a cosa devono lavorare e quando è la scadenza per quella parte del progetto.
Non solo, ma tutti potranno comunicare tra loro attraverso il grafico stesso. In questo modo, se tu o altri avete una domanda, non c'è bisogno di cercare una comunicazione esterna. Tutto può essere fatto direttamente attraverso lo stesso sistema di gestione del progetto. E tutto ciò può avvenire tramite chat, lasciando note e altro ancora. Se tu o loro avete bisogno di aggiornare qualcosa, potete farlo direttamente nel grafico, senza dover seguire un processo complicato. Inoltre, gli aggiornamenti possono essere annotati all'interno del grafico, in modo da sapere sempre a che punto è il progetto.
Usare il diagramma di Gantt
Una volta creato un diagramma di Gantt, sarà molto più facile creare il brief del progetto. Dopo tutto, le informazioni di cui hai bisogno saranno proprio lì davanti a te. Potrai osservare con attenzione tutte le informazioni contenute nella timeline e poi potrai iniziare a lavorare per dare un tocco in più al progetto, in modo da renderlo più comprensibile al cliente. Naturalmente, dovrai aggiungere altre informazioni per assicurarti che il progetto sia chiaro.
Se un diagramma di Gantt online ti aiuterà ad impaginare le informazioni e a tenere traccia del tuo lavoro, non sarà in grado di dettagliare tutti i piccoli dettagli che il cliente potrebbe voler sapere, come ad esempio come verranno fornite le consegne, cosa deve fare il cliente per far avanzare il progetto e così via. Quando inizi il briefing del progetto, tuttavia, puoi iniziare a definire la tempistica e poi aggiungere altri dettagli lungo il percorso. Una volta fatto questo, scoprirai di avere un'ottima struttura per il brief.
Dare un po' di carne al pane
Una volta che sei pronto a definire le cose nel modo più dettagliato possibile, devi considerare alcune domande fondamentali. Devi rispondere al motivo per cui questo progetto viene realizzato. Devi capire quali sono gli obiettivi finali per il cliente e come li raggiungerai. Devi sapere quando raggiungerai le tappe e le consegne più piccole lungo il percorso. Devi sapere chi lavorerà su ciascuna parte dell'incarico, quando inizieranno e finiranno le tappe più piccole, quando inizierà e finirà il progetto finale e come tu e il cliente giudicherete se il progetto è in linea con i tempi.
Dovrai rispondere a molte domande per il cliente, tra cui chi è responsabile del resoconto al cliente, quanto velocemente può aspettarsi le risposte, chi deve contattare per domande o dubbi e che tipo di piano di emergenza hai in atto per le emergenze o i problemi lungo il percorso. Più domande riuscirai a rispondere al cliente prima ancora di iniziare, meno confusione e meno problemi incontrerai durante la lavorazione del progetto, il che significa meno grattacapi per te.
Quando avrai definito tutti questi dettagli, avrai un brief di progetto sostanziale da presentare al tuo cliente. Ricorda però che potresti dover lavorare con loro su alcuni dettagli. Ciò significa che anche dopo aver creato il brief e averlo esaminato con il cliente, potrebbe essere necessario modificare alcune aree e migliorarne altre. Il primo brief che crei si basa sulle informazioni che conosci fino a quel momento, ma questo non significa che tu sappia tutto subito. Tu e il cliente potreste avere ancora qualche trattativa da fare.
Trovare il software giusto
Quindi, come puoi iniziare con il briefing del tuo progetto? E come farai a mettere insieme la timeline che ti aiuterà a realizzare il tuo brief? Allora, dai un'occhiata a Instagantt per saperne di più sulle opzioni e sulle caratteristiche che ti renderanno la vita molto più facile.
