Raccogliere i materiali
Prima di iniziare a creare un grafico di qualsiasi tipo, devi conoscere la risposta ad alcune domande cruciali. Queste ti aiuteranno a definire tutte le informazioni necessarie per creare un grafico di qualità di cui tutto il team avrà bisogno.
1. Quali sono i risultati da ottenere?
Quali sono le cose che devi creare e consegnare al cliente? Queste sono le consegne del tuo progetto e devi assicurarti di tenere traccia di ciascuna di esse. Se le consegne che devi presentare sono molteplici, devi registrarle tutte.
2. Cosa dobbiamo fare per ottenere i risultati?
Quali sono le cose che devi creare e consegnare al cliente? Queste sono le consegne del tuo progetto e devi assicurarti di tenere traccia di ciascuna di esse. Se le consegne che devi presentare sono molteplici, devi registrarle tutte.
3. Cosa dobbiamo fare per rispettare la scadenza?
Cosa bisogna fare per rispettare la scadenza effettiva? Devi fare qualcosa di più ampio per rispettare la scadenza? Devi spingerti un po' più in là o devi collaborare con un'altra azienda o un altro team per farlo?
4. Quali sono le pietre miliari che dovremo superare lungo il percorso?
Come intendi suddividere le consegne per soddisfare specifiche milestone? Cosa devi consegnare al cliente lungo il percorso per raggiungere le consegne? Queste sono pietre miliari e devi assicurarti di sapere anche quando devono essere consegnate.
5. Quali sono le dipendenze per la corretta realizzazione del progetto?
Quali compiti devono essere svolti prima che un altro compito possa essere completato? Gli ingegneri devono creare un diagramma prima che il team successivo possa creare un prototipo? Hai bisogno che un altro membro del team si procuri i materiali prima di poter iniziare a creare un listino prezzi? Queste sono le dipendenze.
6. Chi è coinvolto nella realizzazione del progetto?
Quali persone della tua azienda faranno parte del tuo team? Chi ti aiuterà a completare tutto? Devi avere un elenco completo di tutte le persone che lavoreranno al tuo progetto, in modo da capire come assegnare i vari compiti.
7. Cosa devono fare tutti i membri del team per portare a termine il progetto?
Infine, cosa assegnerai a ciascuno dei membri del tuo team? Devi assicurarti che ognuno di loro abbia un compito o che tu sappia quali saranno i compiti di ciascuno. Questo è il modo in cui dovrai disporre il tuo diagramma di Gantt.
Avvio del processo
Una volta che hai risposto a tutte le domande, è il momento di iniziare a comporre il tuo grafico. Ma ci sono diversi modi per farlo. Quindi, come puoi assicurarti di mettere insieme la tua tabella nel modo giusto? Tutto dipende dal tipo di servizio o sistema che scegli di utilizzare.
Crea il tuo diagramma di Gantt con Excel o Google Sheets
Per la maggior parte, Excel e Google Sheets sono quasi identici. Con Excel avrai qualche funzione in più, ma avrai comunque le basi che ti permetteranno di creare un diagramma di Gantt di qualità. Ciò significa che sarai in grado di impostare le linee guida di come dovrebbe essere il tuo grafico completo e potrai farti un'idea più precisa se questo tipo di grafico è quello di cui hai bisogno. Diamo quindi un'occhiata a ciò che devi fare per iniziare.
Primo passo: creare un grafico
La prima cosa da fare è creare una struttura per il grafico. Non troverai un vero e proprio diagramma di Gantt come opzione nei grafici di Excel, ma puoi farlo funzionare. Dovrai invece creare un grafico a barre sovrapposte, che si trova sotto la sezione colonne dei grafici. All'inizio il grafico a barre impilate deve occupare un totale di tre colonne nel tuo foglio di calcolo, ma puoi aumentarlo ulteriormente se hai bisogno di più attività.
Secondo passo: creare le tue informazioni
Qui dovrai decidere il titolo effettivo del tuo grafico completo o, meglio, il titolo del progetto che stai creando. Ogni foglio sarà un progetto diverso e potrai dargli questo nome. Potrai anche personalizzare le attività sul lato del grafico per fare in modo che ogni attività sia rappresentata da una barra. Questo significa che puoi creare tutti i compiti che vuoi. Puoi anche impostare le date che vuoi monitorare sull'altro lato del grafico.
Terzo passo: Organizza le date
In questa sezione dovrai fare un po' di conti. Questo perché registrare le date non è così semplice come inserire una data reale. Dovrai inserire dei valori numerici. E per ottenere le date, i valori numerici partono da 0 gennaio 1900. Se vuoi rappresentare un'altra data, dovrai capire quanti giorni mancano alla tua data. Quindi rappresenta quella data come un valore numerico nella casella. Il valore numerico della data finale verrà poi inserito alla fine di ogni barra del grafico.
Quarto passo: Cosa non otterrai
L'ultima cosa che devi sapere sulla creazione dei grafici di Gantt in Excel o in Google Sheets è che questi formati non ti offriranno tutte le funzionalità che desideri. Non avrai la stessa possibilità di creare dipendenze e non avrai la stessa libertà di personalizzare il grafico. Inoltre, non avrai la stessa possibilità di disporre dei diversi membri del team che sono responsabili o delle colonne che potresti voler registrare. Avrai solo due colonne separate e dovrai avere più abilità e capacità matematiche per impostare le date.
Creare il tuo diagramma di Gantt con InstaGantt
Ok, sei pronto per iniziare a costruire il tuo grafico e vuoi essere sicuro di fare tutto nel modo giusto. Cosa devi fare per prima cosa? Devi raccogliere tutte le risposte alle domande che abbiamo posto in precedenza. Poi dovrai iniziare a seguire le varie fasi che ti illustreremo qui di seguito. La buona notizia è che creare il tuo primo diagramma di Gantt con InstaGantt è facile. Poi potrai iniziare a passare a funzioni e caratteristiche più avanzate.
Primo passo: creare il tuo account
La prima cosa che devi fare è semplicemente creare il tuo account. Puoi anche iniziare con un account gratuito per assicurarti che i diagrammi di Gantt siano proprio quello che ti serve per avere successo. L'account è collegato ad Asana, quindi se hai già un account lì, puoi unire tutto. Da lì, il sistema ti guida anche attraverso i passi da seguire per creare il primo grafico. In questo modo, anche se non hai con te questa guida, saprai comunque cosa fare.
Secondo passo: creare il tuo progetto
Poi dovrai creare il progetto. Si tratta di creare una panoramica del progetto, quindi seleziona un progetto attualmente presente nel tuo account Asana oppure puoi scegliere di crearne uno completamente nuovo. Creare un progetto è semplice. Devi solo selezionare la voce "Crea", decidere dove salvare il progetto nel tuo account Asana e scegliere il nome che vuoi dargli. In questo modo avrai il tuo primo progetto pronto per essere personalizzato.
Terzo passo: Creare attività
Il passo successivo è quello di creare le attività all'interno del progetto e questo è abbastanza semplice. Tutto ciò che devi fare è selezionare il pulsante per aggiungere un'attività. Una volta fatto, puoi dare all'attività il nome che vuoi. Questo ti permette di personalizzare il tuo grafico per rappresentare tutte le attività che fanno parte del progetto. Se hai più progetti, puoi farlo anche tu e assegnare le attività a ciascuno di essi. Puoi anche copiare e riportare le attività che ricorrono frequentemente nei diversi progetti, in modo che siano sempre disponibili quando ne hai bisogno.
Quarto passo: Personalizza i tuoi compiti
Questa è la fase in cui dovrai personalizzare ogni attività per adattarla alle tue esigenze. Potrai aggiungere delle sottoattività e potrai anche dar loro un nome. Potrai anche impostare il nome della persona responsabile dell'attività. Potrai anche stabilire quali compiti dipendono da altri compiti che devono essere svolti. Questo ti aiuterà a decidere come completare le attività e poi sarai pronto a creare l'attività successiva.
Quinto passo: Stabilisci le date
È qui che dovrai impostare le date associate ai tuoi compiti. Puoi impostare tu stesso ogni data e lo fai in un formato super semplice. Tutto ciò che devi fare è cliccare sul grafico per la data di inizio e poi cliccare di nuovo per la data di fine. È semplicissimo. Se poi decidi che la data impostata è troppo lunga o troppo corta, puoi modificarla o addirittura spostare l'intero arco temporale in un altro intervallo di date, se necessario. L'impostazione è semplicissima.
Passo 6: Personalizza la tabella
È qui che inizierai a lavorare con la tabella e a progettarla in modo che corrisponda esattamente a ciò che desideri. Puoi personalizzare le colonne in base a ciò che è più importante per la tua azienda, per il tuo progetto specifico o per le attività che stai svolgendo. Puoi anche impostare il modo in cui vuoi che venga visualizzato il display, come vuoi che vengano ordinate le attività e come vuoi che vengano raggruppate in modo appropriato. Tutti questi elementi ti aiuteranno a far funzionare il tavolo per le tue esigenze.
Passo 7: Personalizza l'aspetto del tavolo
Il passo finale è quello di personalizzare il tutto per adattarlo alle tue preferenze. Ad esempio, puoi decidere di che colore vuoi che sia tutto. Potrai anche decidere come organizzare il tutto e come impostare i tuoi compiti. Tutto ciò che fai ti permetterà di creare i diagrammi di Gantt che desideri. È il modo migliore in assoluto per creare questo tipo di diagrammi. Anche se puoi usare i fogli di calcolo di Excel e anche Google Sheets, se scegli il sistema di diagrammi di InstaGantt otterrai un'opzione molto più dettagliata e personalizzabile. Otterrai qualcosa di livello molto più elevato.
Conclusione
Alla fine, non sarà difficile creare i tuoi diagrammi di Gantt. Sia che tu abbia un software per i diagrammi di Gantt sia che tu voglia iniziare, devi essere sicuro di conoscere il processo. Inoltre, devi essere sicuro di ottimizzare ogni aspetto del processo. Un diagramma di Gantt potrebbe essere la cosa migliore possibile per mettere il tuo team in carreggiata e assicurarti che i tuoi progetti vengano eseguiti in modo appropriato. Quindi, cosa farai? Inizierai a usare i diagrammi di Gantt? O continuerai a cercare di utilizzare i vecchi sistemi che non hanno mai funzionato?
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