Creare un piano di progetto
Il tuo progetto ha un piano? È probabile che tu pensi di avere un piano di progetto, o comunque una parvenza di esso. Forse pensi di avere tutto sotto controllo e di sapere esattamente cosa farai, ma non è necessariamente così. Anzi, potresti semplicemente prendere il tuo progetto e andare avanti senza aver mai creato il piano necessario per raggiungerlo. In questo caso avrai bisogno di un po' di aiuto. Ti spiegheremo cosa significa avere un vero piano e come crearlo e utilizzarlo.
Cos'è un piano di progetto?
Cominciamo col dire che cos'è un piano di gestione del progetto . È molto semplice: si tratta di un sistema che definisce in modo accurato e completo gli obiettivi, le fasi e l'ambito del progetto a cui stai per lavorare. Quindi, se hai già un progetto, sei già a metà strada per creare il tipo di piano di cui hai bisogno per il successo del progetto. E starà a te decidere cosa includere in quel piano.
Scrivere il tuo piano
Il passo successivo è scrivere il piano. Certo, è un'ottima idea crearne uno, ma se non lo scrivi è molto probabile che tu dimentichi qualcosa o che qualcun altro non sappia cosa fare per svolgere i propri compiti. Ecco perché scrivere tutto è utile. Rende tutto più chiaro senza che tu debba spiegarlo più volte. Questo sarà un buon inizio, non credi? E vi aiuterà ad avere più successo.
Primo passo
Il primo passo è sapere quale sarà l'obiettivo del piano. Cosa devi fare perché il tuo progetto abbia successo? Qual è il tuo obiettivo? Si tratta di creare una campagna pubblicitaria per il nuovo cliente che hai appena acquisito? Forse si tratta di creare un nuovo prodotto che risponda a un'esigenza specifica. Non importa quale sia, l'obiettivo del tuo piano deve definire quale sarà il tuo "prodotto" finale e quando dovrà essere realizzato. Devi conoscere la fine prima di organizzare la parte centrale.
Fase due
Il secondo passo consiste in un'intensa attività di ricerca. Lo sappiamo, non ti piace fare molte ricerche, ma sarà una parte importante del processo perché devi sapere non solo l'obiettivo del progetto in sé, ma anche cosa sta cercando il tuo cliente. Cosa si aspetta da te? Inoltre, con chi lavorerai e come si comportano al meglio quando lavorano in squadra? Tutte queste informazioni ti assicurano di essere preparato per l'esecuzione del piano prima di metterlo in atto.
Terzo passo
Il terzo passo consiste nel fare domande. Vuoi sapere come devono essere fatte le cose, chi le farà e quali sono i rischi e le ricompense. Dovrai fare quante più domande possibili per comprendere appieno il progetto, in modo da poter creare un piano che risponda accuratamente a tutte le domande del cliente e alle tue. Assicurati di non tralasciare nulla in questa fase. Dovrai fare domande al cliente e a tutti coloro che faranno parte del tuo team per assicurarti che le cose vadano per il verso giusto.
Il quarto passo è quello che ci porta a delineare il tuo piano. Qui dovrai creare un'idea molto approssimativa di come saranno le cose. Assicurati di non avere fretta, ma anche di non pensarci troppo perché è probabile che farai molte modifiche prima di arrivare al piano finale. In questa parte scriverai qual è l'obiettivo finale e ogni compito da svolgere per raggiungerlo. Scrivi le tempistiche necessarie per questi compiti, le risorse che saranno necessarie per eseguirli e tutto ciò di cui hai bisogno in termini di budget o altro.
Il quinto passo è quello in cui inizierai a coinvolgere ulteriormente il tuo team. A questo punto dovrai discutere con loro gli obiettivi del tuo progetto e cosa ti servirà per raggiungerli. Dovrai lavorare con loro per esaminare alcune delle idee che ti sono venute in mente per il tuo piano e sottoporre loro pensieri e idee per sapere cosa ne pensano. Per essere un buon project manager o anche solo un buon leader all'interno di questo progetto dovrai tenere conto dei loro pensieri e delle loro idee. Parlandone con loro, incoraggerai la comunicazione fin dall'inizio.
Il sesto passo è quello in cui creerai una versione più formale e definitiva del piano di progetto. Ora, non sentirti troppo sopraffatto perché ci sarà ancora spazio per apportare modifiche in seguito, ma questo dovrebbe essere il più vicino possibile alla versione finale. Fai tutte le tue ricerche in modo che, se tutto va per il verso giusto, questo piano possa essere seguito, e non preoccuparti di ciò che potrebbe non andare secondo i piani. Il giusto software per il diagramma di Gantt può fare un'enorme differenza in questo senso, perché puoi assegnare diversi compiti, impostare i lavori che devono essere svolti e persino lavorare con le dipendenze e altro ancora. Dai un'occhiata a InstaGantt per scoprire come ottenere l'aiuto necessario per creare il tuo piano definitivo.
La fase sette è quella in cui inizierai ad eseguire il tuo piano. In questa fase, dovrai semplicemente inviare il piano di progetto che hai creato tramite InstaGantt(creatore di diagrammi di Gantt)a tutte le persone che fanno parte del team e a chiunque altro debba essere tenuto al corrente (come il tuo capo, ad esempio). Vuoi assicurarti che tutti siano a conoscenza dei loro compiti e delle loro assegnazioni e che inizino a lavorare immediatamente dove devono. Non vuoi che un grande piano rimanga fermo a prendere polvere perché nessuno fa nulla.
L'ottava fase prevede che un'ultima persona esamini attentamente il tuo piano di progetto. Chiedigli di esaminare i dettagli e di leggere tutto con attenzione. Vuoi assicurarti di non aver accidentalmente affidato alla persona che si occupa di finanza, Sally, un compito che dovrebbe essere gestito dalla persona che si occupa di diritto, Suzy, o di non aver indicato il nome sbagliato del cliente o la scadenza sbagliata. Quest'altra persona dovrebbe avere un'idea di ciò che sta accadendo con il progetto e dovrebbe essere in grado di evidenziare eventuali problemi (tra cui il fatto che Matt andrà in vacanza per una settimana mentre tu l'hai indicato per una parte cruciale del progetto, ad esempio).
La fase nove è quella in cui comunicherai il piano all'intero team e a tutti i responsabili del lavoro. Lo invierai a tutti e vorrai essere sicuro che lo leggano e che comprendano i loro ruoli. Incoraggiali a fare domande tra di loro o a te se hanno bisogno di aiuto o non capiscono qualcosa. Vuoi che tutti lo capiscano e che inizino subito a lavorare all'esecuzione del piano di progetto. È così che si raggiungerà il risultato. È anche il momento in cui devi discutere con il cliente per assicurarti che le scadenze e le consegne siano rispettate prima di iniziare.
La fase dieci è la fine ed è qui che dovrai essere aperto ai cambiamenti e flessibile rispetto alle cose che potrebbero non andare secondo i piani. Devi avere una mente aperta su ciò che deve essere fatto e quando. Devi essere disposto ad aggiustare le cose e a collaborare con il tuo team in base alle necessità, ad esempio quando si presenta un'emergenza e qualcuno non riesce a consegnare un compito in tempo o quando un compito richiede più tempo del previsto per essere portato a termine, o ancora quando il cliente diventa un po' difficile da contattare e non riesci a ottenere l'approvazione finale. Sii disposto a modificare il piano se necessario.
Cosa c'è nel tuo piano finale?
Facciamo un piccolo passo indietro per assicurarci che il tuo piano finale sia proprio quello che ti serve, ok? Quando lavori con il diagramma di Gantt , potrai creare tutto direttamente nel software di gestione dei progetti e inizierai con informazioni come il nome del cliente, il progetto specifico e la data di consegna. Queste sono le informazioni di base e ti aiuteranno a distinguere questo progetto da qualsiasi altro progetto a cui tu o qualcun altro nel tuo ufficio state lavorando. Assicurati di utilizzare anche eventuali codici o tag interdipartimentali.
Successivamente, crea delle tappe e degli elementi specifici che devono essere consegnati. All'interno di ciascuna di esse, crea delle intestazioni e delle sotto-attività da svolgere. Non temere di creare diversi livelli di queste attività per essere sicuro di coprire tutto. Puoi anche assegnarli a qualcuno e nominarlo direttamente nel sistema. In questo modo, tutti i membri del team sapranno che Sara è responsabile del deliverable finanziario prima che Mark possa iniziare a lavorare sul concept artistico.
Dovrai aggiungere tutte le risorse necessarie per ogni compito, il che significa che ogni persona saprà di cosa ha bisogno prima di iniziare, compreso chi è responsabile delle diverse risorse. Dovrai anche chiarire tutto ciò che sembra confuso sia nel sistema che di persona e dovrai aggiungere le date in cui la persona dovrà lavorare su quel compito. Crea una data d'inizio e una data di fine, in modo che non si allontani troppo dal resto del team e non rallenti tutti voi.
