Lavorare a distanza: Una guida completa per capire tutto

La maggior parte delle aziende e delle società commerciali sostenevano la teoria del lavoro dall'ufficio ritenendola più efficace per ottenere una maggiore produttività e tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti. I diversi suggerimenti si sono scontrati su diverse piattaforme e poi, improvvisamente, il COVID-19 è apparso nel 2019 in Cina e si è diffuso in tutto il mondo in pochissimo tempo.

Questa pandemia mondiale ha impedito alle persone di uscire, le ha costrette a rimanere a casa e a prendersi cura di se stesse e delle loro famiglie. Ma che ne è del lavoro, del sostentamento e dei progetti avviati prima che la forte ondata di Coronavirus colpisse il mondo? Quasi due terzi delle aziende erano in bianco e non sapevano come competere in questa situazione e sostenere la propria economia mantenendo i propri lavoratori sani e salvi. Andiamo avanti per conoscere i dettagli di Lavorare a distanza. Una guida completa.

Che cos'è il lavoro a distanza?

Quando non ti rechi in ufficio o in un luogo particolare stabilito per il lavoro dalla tua azienda o società, e lavori da casa, probabilmente online, da qualsiasi parte del mondo, indipendentemente dal paese o dalla città, sei un aiuto per lavorare a distanza. Quando lavori da remoto, non hai bisogno di indossare un abito formale, scarpe e cravatta, né di spostarti da casa tua al luogo di lavoro. Devi rimanere nel luogo in cui ti trovi e svolgere le tue mansioni. 

 Secondo uno studio, un numero enorme di aziende, circa il 70%, ha trasformato la propria attività in ufficio in un'attività di lavoro a distanza, dopo aver analizzato a fondo l'attuale situazione di pandemia e le circostanze previste per il futuro. Quasi l'80% del personale lavora da remoto e solo il 20-25% dei membri del personale lavora in ufficio per la manutenzione dei registri, delle infrastrutture e delle prove fisiche delle loro aziende. 

Come puoi lavorare a distanza? Lavorare a distanza. Una guida completa.

Ora la domanda che sorge spontanea è: come si fa a lavorare a distanza o, per meglio dire, quali sono i tipi di lavoro a distanza che le varie aziende offrono ai dipendenti? Credo che le aziende offrano tre categorie principali di lavoro a distanza, come lavorare liberamente, lavorare da casa per alcuni giorni e il resto dall'ufficio, ecc.  

Facendo il freelance

Il freelance è diventato più comune oggi, ma se facciamo un esame e ci guardiamo alle spalle, vedremo che la maggior parte delle persone non conosceva nemmeno la parola freelance. Si tratta di un lavoro in cui non sei un dipendente e non c'è un capo che ti controlla. Sei l'unico responsabile delle tue azioni, ma alla fine, quando arriva la scadenza, devi rispondere alla persona per cui stai lavorando o per cui ti sei assunto la responsabilità di portare a termine il compito assegnato. 

Il freelance consiste nello svolgere attività retribuite proponendo la propria offerta a una particolare azienda, organizzazione o persona fisica o accettando l'offerta. Sei indipendente e devi lavorare entro la durata stabilita. Nel freelance non sei obbligato a rimanere legato a una specifica azienda, puoi trovare altre opportunità migliori e anche in seguito puoi diventare un cliente e fare offerte ad altri disoccupati e il gioco continua. 

Lavoro a distanza in generale

Le aziende che non hanno un'entità fisica o che lavorano completamente online, assumono dipendenti che svolgono diverse mansioni per gestire o collaborare al loro lavoro online. Queste aziende ti offrono un lavoro a distanza per tutti i sei giorni della settimana, durante i quali devi essere online per dimostrare che stai lavorando. Ti assumono per un numero fisso di ore al giorno e lo indicano nel loro contratto chiedendoti se sarai disponibile o meno durante queste ore di lavoro. 

Qui non sei libero di lavorare come nel freelance, devi dedicare delle ore fisse a un sito web, a una pagina o a qualsiasi altra piattaforma online che ti hanno chiesto.

Svolgendo il lavoro in orari e luoghi flessibili

Alcune aziende assumono il personale per lavorare da remoto per alcuni giorni alla settimana e il resto per lavorare dall'ufficio a rotazione regolare, ad esempio se un gruppo di 10 persone lavora per due giorni in ufficio, gli altri due gruppi lavorano da casa e quando questo gruppo ha completato i giorni di lavoro in ufficio, si dedica al lavoro da remoto mentre uno degli altri gruppi lavora dall'ufficio. La ripetizione continua e lo slop lavorativo procede senza intoppi per tutta la settimana utilizzando risorse limitate. 

Questo tipo di lavoro viene ora osservato in molte organizzazioni e aziende, soprattutto in quelle educative, per evitare la fretta in determinati luoghi e sta funzionando bene.

Come ottenere un risultato proficuo dal lavoro a distanza?

Se hai scelto di lavorare a distanza, cosa fare per ottenere il massimo risultato per mantenere la tua posizione e le tue prestazioni? Esistono diverse tipologie di lavoro a distanza, in cui si lavora in team o si lavora in modo indipendente. Se lavori in modo indipendente, sei tu il capo, sei tu il team, devi solo valutare le tue prestazioni come nel caso dei freelance.

Ma se lavori in un team o se devi gestire un team, devi essere molto consapevole e pronto a svolgere molteplici compiti, alcuni dei quali sono illustrati di seguito per tua comodità.

1. Formare il tuo team

Se lavori da remoto e hai la responsabilità di gestire un team, i suoi compiti, indicando ai membri del team la giusta direzione attraverso istruzioni circolari, devi essere più proattivo ed energico invece di impigrirti pensando che il tuo capo non ti stia cercando. Le prestazioni del tuo team indicano la tua collaborazione con il team stesso.

Devi formare i membri del team per garantire il massimo rendimento. Puoi formare il tuo team 

• Organizzando una riunione virtuale

Fai in modo che il tuo team interagisca visivamente, in modo che i membri si ricordino che ti preoccupi delle loro prestazioni e che vuoi che si comportino in modo eccellente. In qualità di responsabile di un progetto o di un'attività, dovresti organizzare una sessione virtuale di formazione per il tuo team almeno due volte a settimana. Chiedi loro quali sono i problemi che stanno affrontando durante il lavoro o organizza un workshop per migliorare le loro competenze e motivarli al lavoro.

Oggi sono state introdotte diverse applicazioni per riunioni virtuali come Zoom, team, Google class e molte altre per la tua comodità. Fai un uso migliore della tecnologia per aumentare l'energia dei membri del tuo team.

• Condivisione di tutorial 

Se il tuo team ha appena iniziato a lavorare da remoto, devi preoccuparti maggiormente dei loro risultati di apprendimento. Oltre a organizzare sessioni virtuali, esplora i video tutorial su come lavorare da remoto o su come svolgere compiti specifici. Condividi con loro i video tutorial. Ma assicurati di aver visto i video prima di condividerli. Controlla il contenuto dei video che stai per condividere perché i contenuti potrebbero variare o risultare disgustosi per il tuo team.

YouTube è pieno di tutorial, quasi tutti diversi tra loro: trova il migliore da condividere con i membri del tuo team.

• Gestione dei dati esemplare 

Un'altra tecnica per formare il tuo team è quella di creare un esempio prima di assegnare un compito. Gli esempi sono l'indicazione per mettere la scala sul muro giusto, il che significa preparare il tuo team a scegliere gli strumenti, i documenti o i software giusti in base alla natura del compito. Crea un documento word o delle slide su MS Powerpoint per trasmettere il tuo messaggio e il tuo metodo per iniziare il lavoro nella giusta direzione. In caso contrario, perderai la collaborazione e rischierai di sprecare tempo, denaro ed energie dei membri del tuo team. In questi casi, non sarai mai apprezzato dal tuo team e dal tuo capo. 

• Una comunicazione migliore 

Utilizzando la tecnologia, puoi creare buone relazioni di squadra comunicando con i membri del tuo team attraverso chiamate vocali, videochiamate, messaggi di testo o e-mail. Se pensi che non sia possibile comunicare con tutti i membri del team ogni giorno, puoi dividerli in gruppi e comunicare con un singolo gruppo in un giorno e poi con il gruppo successivo. 

Chiedere loro di condividere i loro problemi, indipendentemente dal fatto che siano legati al lavoro o personali, significa promuovere l'ascolto empatico. Così facendo, conquisterai la fiducia del tuo team e loro preferiranno condividere i problemi piuttosto che perdere tempo a trovare le soluzioni da soli. 

2. Non dimenticare i tuoi obiettivi

Anche se lavori da remoto, dovresti fissare degli obiettivi e definire delle strategie per raggiungerli. Gli obiettivi non si fissano per poi dimenticarli dopo un po' di tempo, soprattutto quando si svolge un'attività professionale: devi fissare il tuo obiettivo e ricordarlo sempre. Le cose che pensi sono solo una parte della tua immaginazione e della tua memoria che può perdersi nella folla di altri pensieri. Se non vuoi dimenticare i tuoi obiettivi, devi seguire alcune istruzioni come ad esempio

• Tieni un promemoria scritto 

Le cose scritte non sono facili da dimenticare perché passano attraverso le dita, gli occhi e l'immaginazione, ma sono facili da ricordare. Pertanto, è meglio scrivere i tuoi obiettivi su carta e incollarli sulla parete della tua postazione di lavoro a casa o in qualsiasi altro luogo in cui sei solito lavorare. In questo modo ti ricorderai sempre le strategie che hai scritto per raggiungere i tuoi obiettivi. Questi obiettivi scritti e un riassunto delle strategie definite sono chiamati dichiarazioni di missione che tutti devono avere.

• Trova un partner per la responsabilità

Dopo il promemoria cartaceo, dovresti scegliere anche un compagno di responsabilità che ti chieda sempre quali compiti hai intenzione di svolgere in questo periodo di debolezza e che ti faccia capire a che punto sei con il completamento dei compiti della settimana. Un accountability partner è un promemoria umano che non solo continua ad allarmarti sulle tue prestazioni, ma ti suggerisce anche opzioni migliori per affrontare le cose che non riesci a fare e che creano difetti nel tuo lavoro.

3. Seguire le scadenze 

La terza cosa più importante da fare per ottenere risultati fruttuosi dal modello di lavoro a distanza è seguire le scadenze per il completamento di compiti specifici. Senza dubbio nel lavoro a distanza non lavori di fronte al tuo capo, ma anche lui osserva le tue attività e lo stato di completamento dei tuoi compiti. Quindi, non essere pigro e irresponsabile nei confronti dei tuoi compiti e assicurati di rispettare le scadenze.

A volte, purtroppo, a causa di qualche problema di salute o di qualche altro problema serio, se non sei in grado di rispettare la scadenza, è meglio informare invece di perdere la fiducia. 

4. Dimostra al tuo capo che stai lavorando

Il proprietario dell'azienda o dell'organizzazione per la quale stai svolgendo un'attività retribuita non sta guardando cosa stai facendo nei vari momenti, ma guarderà le registrazioni del tuo lavoro, ad esempio se stai svolgendo un lavoro a distanza di vendita di prodotti, il proprietario esige delle prove. Dovresti avere le prove del tuo operato, come ad esempio gli screenshot dei post che hai pubblicato sui social media, sui gruppi o sul sito web dell'azienda. 

Se stai lavorando onestamente, non parli, è il tuo lavoro a farlo. Non lasciare traccia del tuo lavoro, sii energico durante le ore di servizio e dai il cento per cento per sostenere il tuo lavoro a distanza. 

5. Mantieni un registro delle tue attività e delle prove

Devi conoscere MS Excel e MS world per tenere il registro delle tue prestazioni. Crea cartelle o fogli per le settimane e inserisci le prove del lavoro svolto. A volte capita che si diffondano voci sul tuo conto che possono compromettere la tua reputazione di fronte al tuo capo, oppure se qualcuno lo fa per gelosia o per deluderti, devi avere le prove per difendere la tua posizione dimostrandole. 

Puoi utilizzare immagini con data e giorno per una particolare attività del giorno o della settimana, oppure puoi avere una prova scritta da conservare nel tuo archivio per la tua difesa. 

6. Avere un computer e una rete solida per accedere a internet. 

Le cose più importanti che tutti dovrebbero avere quando si lavora a distanza sono

• Un computer portatile o un Personal Computer

Dato che lavori da casa e non in ufficio, devi avere un computer o un portatile per svolgere le tue attività. Qualsiasi cosa tu voglia fare, sia essa in forma di testo, immagine, video, documento o file, hai bisogno di un computer per crearla ufficialmente. Quindi, assicurati di avere il tuo portatile personale per operare e lavorare da casa.

• Una rete solida per accedere a internet

Se hai creato un documento word o hai modificato un video o un'immagine e vuoi condividerlo con il tuo team o il tuo capo o devi pubblicarlo come messaggio professionale, come puoi farlo senza una connessione internet? Sì, hai bisogno di una connessione internet forte per lavorare da casa senza problemi. Puoi utilizzare una rete via cavo, Evo o Wi-Fi, dipende da te.

Ecco quindi alcuni passi da seguire per lavorare a distanza. Una guida completa.

In che modo il lavoro da remoto è vantaggioso?

Le persone che lavorano a distanza sono dell'idea che si divertano di più a lavorare in ufficio, lontano dalle loro famiglie e utilizzando diversi mezzi di trasporto per raggiungere gli uffici. Questo modo di lavorare non è considerato positivo solo dai dipendenti, ma anche i datori di lavoro lo apprezzano e preferiscono assumere personale che lavora a distanza per le loro aziende. 

Le ragioni che spingono ad assumere personale che lavora da remoto sono molteplici, alcune delle quali sono illustrate qui di seguito.

1. Per far fronte a situazioni critiche

Come ho detto sopra, il disastro di Covid-19 in tutto il mondo è stato un disastro inaspettato che non è stato accettato dalla gente e ha creato una condizione patetica in ogni paese, senza tener conto del fatto che sia sviluppato o meno, tutti hanno vissuto una situazione di panico. Siamo stati costretti a rimanere a casa per giorni, settimane e poi per mesi. Tutte le industrie furono chiuse e l'import-export ne risentì pesantemente. 

Ma dopo il passare del tempo, stiamo attraversando il terzo e più cruciale livello di Covid-19, ma non siamo in preda al panico e sappiamo cosa dobbiamo fare. Quasi tutte le aziende e le organizzazioni hanno deciso di lavorare da remoto, sia che la metà del personale osservi questo modello, sia che lo facciano tutti. Le persone che lavorano da remoto danno il loro contributo e si guadagnano il loro sostentamento, oppure gli investitori investono nell'azienda e ottengono risultati pari o superiori a quelli che ottenevano lavorando in un ufficio fisico.

Ora, a prescindere dalle circostanze, il lavoro continua adottando un metodo efficace e tempestivo per lavorare da remoto. Puoi anche convertire la tua attività in un'attività a distanza adottando uno dei metodi sopra citati per superare queste condizioni patetiche durante il blocco.

2. Ridurre le spese 

Quando la maggior parte dei dipendenti lavora da casa, le aziende non devono spendere soldi per l'arredamento, per pagare le bollette, per l'elettricità o per i generatori, per fornire a ogni dipendente un computer o un portatile su cui lavorare. I dipendenti gestiscono i loro strumenti personali, i laptop, i computer e la connessione a internet.

La possibilità di lavorare da remoto è più vantaggiosa per l'azienda, che può così evitare le spese extra sostenute in precedenza per agevolare i dipendenti e gestire l'ufficio. Secondo alcuni ricercatori, alcune aziende hanno eliminato i loro uffici fisici e si sono trasformate in aziende online, assumendo dipendenti che hanno la possibilità di lavorare da remoto.

Supponiamo che un'azienda abbia circa 300 dipendenti con incarichi diversi, ma che dopo aver trasformato il modello di lavoro a distanza, invii i suoi 250 dipendenti a lavorare da remoto. Questa azienda ha ridotto le spese per fornire ai dipendenti la loro postazione di lavoro personale con un computer, una luce tubolare, un condizionatore d'aria nella stanza e molti altri apparecchi elettrici che erano in uso ora sono gratuiti. 

3. Per una caccia al talento eccessiva

Se un'azienda promuove il lavoro a distanza, ha più possibilità di trovare più talenti su larga scala. Quando si assume per un lavoro d'ufficio, le sedi contano molto per l'inserimento. A volte capita di trovare una persona di grande talento pubblicando un annuncio ma, dopo il colloquio, quando rifiuta la tua proposta solo a causa della sede, ti senti in colpa per aver perso quella persona di talento. Ma se chiedi a quella persona di lavorare per la tua azienda da remoto invece che nel tuo ufficio, non ti sentirai in difficoltà. Ora, il sistema di lavoro tradizionale non funziona al 100%: devi trasformare la tua attività in un'attività online non nella sua totalità, ma almeno al 50%. 

4. Per una maggiore produttività 

Un altro vantaggio di lavorare da remoto è la maggiore produttività. Uno studio di mercato ha rivelato che l'aumento della produttività durante l'ultima chiusura è stato di circa il 4,4%. Le aziende che preferiscono il lavoro da remoto hanno maggiori possibilità di ottenere dipendenti talentuosi e devoti da luoghi lontani che non possono raggiungerti in ufficio a causa di un blocco o di una maggiore distanza. Possono contribuire a portare maggiori profitti alla tua azienda mettendo il loro impegno e suggerendo saggiamente di competere per il mercato.

5. Per la sostenibilità ecologica 

Un altro studio ha dichiarato un impatto molto chiaro del lavoro a distanza: la sostenibilità ecologica. Se la maggior parte delle persone lavora da casa, senza utilizzare i propri veicoli personali, si ottengono enormi vantaggi per quanto riguarda la sostenibilità ecologica, come ad esempio 

• Il consumo di carburante è minore
• Bassa quantità di inquinamento atmosferico che porta a una qualità dell'aria sana e pura
• Un basso utilizzo dell'elettricità porta a una bassa domanda di energia elettrica.
  

Questi punti mostrano l'importanza di Lavorare a distanza. Una guida completa e perché dovresti seguirla.

Conclusione 

Lavorare da remoto sta diventando popolare tra le persone grazie ai suoi numerosi vantaggi e alla sua capacità di sconfiggere le penose circostanze dovute alla pandemia di Covid-19. Lavorare a distanza. Qui sopra trovi una guida completa da seguire per ottenere i risultati sperati.