Come creare un diagramma di Gantt in Microsoft Project
Quando si tratta di mantenere il tuo team in orario e di assicurarti che tutto venga fatto per i tuoi clienti, non c'è niente di meglio di un diagramma di Gantt. Dopo tutto, ti permette di definire tutto ciò che deve accadere per assicurarti che il tuo team sia in regola dall'inizio alla fine. Ma facciamo un piccolo passo indietro.
I diagrammi di Gantt sono un documento unico in cui sono indicati tutti i compiti che devono essere svolti per il successo del tuo progetto. Puoi creare ogni attività, stabilire l'ordine in cui devono essere completate, creare una tempistica generale, creare delle tappe fondamentali lungo il percorso, impostare scadenze intermedie e date di inizio e fine e qualsiasi altra cosa ti venga in mente.
Infatti, è possibile creare attività che mostrano le dipendenze, in cui un'attività deve essere completata prima di un'altra. Possono anche essere assegnati a persone specifiche o a gruppi di persone per assicurarsi che vengano svolti correttamente e che ognuno conosca il proprio compito. In questo modo saprai (e tutti gli altri sapranno) a chi rivolgerti se una parte specifica del progetto non viene completata in tempo o se stai aspettando qualcosa. Con questo grafico puoi anche mostrare quanta parte di un compito è stata completata e quanta parte del progetto complessivo è stata completata.
Come si crea un diagramma di Gantt in Microsoft Project?
Quindi, se i diagrammi di Gantt sono così belli, vorrai sapere cosa fare con essi, giusto? Vuoi sapere come crearne uno in modo che tutto il tuo team possa essere sulla strada giusta fin dall'inizio. La buona notizia è che sono semplicissimi da realizzare. E ci sono anche diversi modi per crearli con diversi servizi e programmi. Ma per il momento partiamo dal presupposto che tu abbia accesso a Microsoft Project e ti spieghiamo cosa devi fare per creare il tuo primo grafico.
Passo 1: Elenca i tuoi compiti
Per creare il tuo grafico, devi iniziare a delineare le diverse attività che devono essere completate nell'ambito del tuo progetto. Quindi, inizierai a pensare molto attentamente a ciò che deve essere fatto. Dopotutto, a seconda del progetto, l'elenco dei compiti potrebbe essere piuttosto lungo. Devi assicurarti di non dimenticare nulla perché Microsoft Project ti chiede di definire tutto fin dall'inizio.
Devi anche cercare di mettere in ordine l'elenco dei compiti. Ciò significa che se l'attività A deve essere svolta prima dell'attività B, devi elencarla in questo modo nella tua lista di attività. In questo modo ti assicurerai che le attività rimangano nell'ordine corretto quando inizierai il grafico.
Per elencare i tuoi compiti inizia un nuovo progetto e comincia ad aggiungere i compiti in quello che sembra un foglio di Excel. Puoi dare a ciascuna di esse il nome che preferisci e continuare a elencarle lungo la linea. A questo punto puoi anche modificare le attività e inserirle in spazi diversi finché non avrai elencato tutto e nell'ordine che desideri. Puoi anche creare delle sottoattività per unire alcune cose.
Passo 2: fissare le date
Il passo successivo consiste nell'impostare le date di inizio e fine del progetto. Una volta fatto questo sarai in grado di creare il calendario generale, quindi è importante inserire queste date il prima possibile, ma non prima di aver completato l'elenco dei compiti.
L'aspetto davvero positivo è che è facile da impostare. Basta cliccare sul campo "data di inizio" e selezionare la data desiderata. Puoi fare la stessa cosa per la "data di fine". Se non sei sicuro della data specifica, puoi scegliere di aggiungere una "durata" per la tua attività, ad esempio 60 giorni, 2 mesi, un anno, ecc. e il sistema calcolerà la data finale in base alla data di inizio e alla durata.
Successivamente, imposta le date di inizio e fine delle attività. Puoi anche stabilire delle tappe fondamentali per i diversi progetti che devono essere completati. La buona notizia è che anche questo è semplice da fare. Devi solo creare un'attività sul tuo foglio di calcolo. Da lì, imposta la "durata" a zero e il sistema la imposterà automaticamente come pietra miliare oppure puoi creare una riga e poi selezionare il pulsante per impostare una pietra miliare. Puoi anche collegare le tue attività alla pietra miliare.
Fase 3: Hai finito
In questo modo avrai un diagramma di Gantt. Sì, bastano un paio di passaggi per completare il lavoro e sarai pronto a partire. Ma questo non significa che sia tutto finito. Ci sono alcuni modi in cui puoi aggiungere qualcosa al tuo diagramma e migliorarlo lungo il percorso, ma sarai pronto per iniziare e condividere ciò che hai creato con il tuo team, se lo vorrai.
Note aggiuntive
Innanzitutto, devi sapere che il tuo grafico sarà in formato mpp, che ti permetterà di caricarlo nuovamente su Microsoft Project e altro ancora. Tieni presente questo formato se vuoi condividere il tuo grafico con altri o inviarlo ad altri. Non tutti possono aprire questo tipo di file.
Creazione di modelli
Poi, hai la possibilità di creare o importare dei modelli. È un'ottima soluzione se hai spesso lo stesso tipo di progetto o se vuoi apportare piccole modifiche a qualcosa senza ricominciare da zero. I modelli ti permettono di completare o aggiornare alcune aree e ti danno la possibilità di risparmiare tempo e fatica. Devi solo assicurarti di salvare il modello invece di salvarlo come un normale foglio.
Seleziona "file
Seleziona "opzioni".
Seleziona "Salva".
Seleziona "salva modelli".
Seleziona "salva come modello".
Seleziona "file
Seleziona "nuovo".
Seleziona "personale
Scegli il modello che desideri.
Imposta la data di inizio
Seleziona "Crea
Inizia ad aggiornare il tuo nuovo grafico
Esportazione e condivisione
Se hai bisogno di esportare il tuo grafico, puoi farlo facilmente. Questo è importante perché è necessario che il resto del tuo team veda il grafico e sappia cosa deve fare. Ciò significa che dovrai essere in grado di inviare le informazioni a loro e di ottenere un feedback o qualsiasi altra cosa di cui tu abbia bisogno.
Assicurati che le persone del tuo team, o con cui stai condividendo le informazioni, abbiano Microsoft Project in modo da poterlo aprire. Quindi, salva il grafico sul tuo computer o su un altro dispositivo. Non potrai inviare il grafico direttamente tramite Microsoft Project, ma potrai comunque condividerlo.
Avrai bisogno di un programma di terze parti che legga e utilizzi i file di Microsoft Project (ricorda che si tratta di file mpp). Puoi caricare il tuo grafico nel programma e salvarlo. Potrai quindi modificare, aggiustare o semplicemente visualizzare il grafico che hai creato. Puoi anche inviare e condividere il progetto attraverso il programma, ma avrai comunque bisogno dei programmi giusti per scaricarlo o visualizzarlo.
Stampa il tuo grafico
Se sei pronto a stampare il grafico per averne una copia fisica, puoi farlo anche tu. Dovrai caricare il tuo grafico direttamente in un programma di terze parti in modo da poter accedere a tutte le funzionalità e assicurarti di stampare nel formato che desideri. Infatti, da lì potrai esportare in un PDF, il che rende più facile vedere ciò che ti serve.
Una volta esportato il tuo grafico, puoi guardarlo in formato PDF e poi impostare le impostazioni di stampa. Da lì potrai stamparlo e farne ciò che vuoi. Tuttavia, ovviamente, otterrai le migliori funzioni e abilità mantenendo il tuo grafico modificabile.
Grafico di Gantt in Microsoft Project
Come sfruttare al meglio i tuoi diagrammi di Gantt
Ora, Microsoft Project ti fornisce le basi dei diagrammi di Gantt. E ti permette di ottenere alcune delle cose di cui hai bisogno. Potrai ottenere un semplice diagramma e potrai modificarlo e fare ciò che ti serve per tenere sotto controllo le tue attività. Ma ci sono molte cose che ti sfuggono.
Microsoft Project non offre molte funzioni avanzate per chi ha bisogno di grafici più dettagliati o per chi lavora a progetti di ampio respiro. Inoltre, Microsoft Project richiede molto tempo e fatica per essere configurato. E poi avere poche funzioni quando hai finito... non è in grado di dare a te e al tuo team tutto ciò di cui hai bisogno. Quindi, cosa fare?
La prima cosa da fare è cercare una piattaforma che ti renda le cose molto più semplici e buttarti.
Perché hai bisogno di Instagantt
Quando si parla di diagrammi di Gantt, forse non ti rendi conto di tutte le cose che puoi e devi fare. Ma noi possiamo aiutarti. Instagantt ti offre tutte le funzioni che cerchi per creare grafici di Gantt e coinvolgere tutto il tuo team in pochissimo tempo.
Con Instagantt il processo di creazione dei compiti è più facile che mai. Puoi impostare il numero o il numero di compiti che vuoi per ogni progetto e poi stabilire date di inizio, scadenze, dipendenze e molto altro ancora. Puoi anche aggiungere note, assegnare ogni compito a una persona o a un gruppo, fare domande e tutto ciò che ti serve.
Una volta create le attività, puoi facilmente modificarle e aggiornarle man mano. Inoltre, puoi lavorare con il tuo team in tempo reale per collaborare sulle diverse attività e sui progetti. Puoi anche assegnare un codice colore, creare modelli, aggiungere, eliminare o spostare attività e tappe e collegare il tuo account Instagantt ai tuoi altri servizi preferiti.
Con Instagantt avrai a disposizione tutto ciò che ti serve per portare a termine il tuo progetto questa volta e in tutte le altre occasioni. Tutto ciò che devi fare è iniziare e capirai subito perché è un programma fantastico che ti permette di ottenere tutto ciò di cui hai bisogno nella tua azienda. Che tu gestisca un'attività piccola o grande, Instagantt può aiutarti.
Inoltre, Instagantt ti dà accesso completo a tutte le sue funzioni a un prezzo fisso. Puoi provare il servizio in modo completamente gratuito per cinque progetti, con accesso completo. Poi, pagherai solo per il numero di persone che hai, senza doverti preoccupare dei gruppi (da 10 a 20 o da 20 a 50) e senza doverti preoccupare delle "funzioni bonus" che alcuni sistemi fanno pagare.
Con Instagantt paghi un unico prezzo per ogni persona che accede al servizio. E quel prezzo include l'accesso al 100% delle funzioni disponibili attraverso il servizio. In questo modo, non ti vengono addebitati costi aggiuntivi solo per ottenere un accesso supplementare.
Diagramma di Gantt in Instagantt
Conclusione
Quando si tratta di creare grafici di Gantt, crediamo che debba essere il più semplice ed efficiente possibile. Crediamo che tu debba essere sempre in grado di ottenere la qualità che cerchi e la facilità d'uso di cui hai bisogno. Ecco perché Instagantt è orgoglioso di fornire tutto ciò che cerchi in un unico posto. Prenditi un minuto per dare un'occhiata al servizio e a tutto ciò che ha da offrire. Rimarrai colpito da quanto sia più facile per il tuo team rimanere in carreggiata durante i giorni, le settimane, i mesi e il tempo necessario per realizzare tutti i tuoi progetti.
