Una guida completa sulla metodologia per portare a termine le cose

Quando pensiamo troppo e non facciamo nulla per fare le cose in tempo, mettiamo a repentaglio la nostra tranquillità. Quando pianifichiamo nella nostra testa, non lo mettiamo in pratica e lasciamo che il tempo voli via, questo porta solo stress sulle nostre spalle. Quindi, è necessario gestire le cose in modo corretto e metterle in pratica. 

Una guida completa sulla metodologia per portare a termine le cose

Un famoso consulente di produttività ha portato queste idee per gestire i compiti in modo efficace, David Allen, che ha proposto un sistema di gestione dei compiti composto da passi molto semplici. Ha introdotto la Metodologia Getting Things Done per tradurre le idee in pratica e portare a termine le cose. 

La metodologia Getting things done aiuta a prendere le misure efficaci e a lasciarsi alle spalle i detriti, rendendo le cose più appropriate e organizzandole in base alla loro importanza e ai limiti di tempo, e consentendo di rivederle. 

Metodologia dei passi per ottenere le cose fatte 

Ecco quindi la guida completa per chi è alle prime armi e vuole imparare un metodo semplice ma efficace per fare le cose in modo inappropriato. Seguiamo una sequenza di passi per mettere in pratica le lotte, le idee e le informazioni della mente, arruolando le cose, rimuovendo il disordine e organizzandole. 

Cattura: Trattenere gli oggetti

Sappiamo che il nostro cervello è abbastanza sviluppato da pensare a idee creative per facilitare i nostri compiti e ottenere risultati fruttuosi. Le cose che il nostro cervello pensa sono senza dubbio fuori dagli schemi, ma non sono immagazzinabili nel cervello. 

Dobbiamo memorizzarle sotto forma di parole, simboli o numeri. Quindi, il primo e più importante passo è scrivere le cose che il tuo cervello sta pensando per pianificare il raggiungimento di un obiettivo. Dipende da te quale fonte utilizzerai per catturare ciò che vuoi fare, se carta e penna, un'applicazione o un semplice registratore vocale.

Il nostro cervello è in grado di pensare a milioni di idee ma non di immagazzinarle, così come non è possibile ricordarsi di un seminario o di una formazione, ma è necessario elencare i passaggi importanti o le informazioni più importanti invece di accumularle nella mente. 

Quando lasci accumulare informazioni o idee nella tua mente, ti distraggono dal tuo obiettivo e ti fanno perdere tempo. Se invece le scrivi come lista delle cose da fare su carta o su un'applicazione mobile, seguendo la metodologia del getting things done, ti sentirai a tuo agio con la mente e il sonno tranquilli. 

Chiarisci quali sono le cose che devi conservare o eliminare. 

Quando hai scritto tutte le informazioni, le idee e le cose da fare su un foglio o su un'applicazione, devi fare chiarezza selezionando prima le cose importanti e urgenti e lasciando le altre per la prossima volta. Tutto ciò che hai scritto sul foglio non è utile o non è all'altezza della richiesta del tempo.

 Sarebbe utile se decidessi subito cosa è più necessario e chi deve farlo. Prima di iniziare a lavorare, secondo la metodologia del getting things done, devi avere ben chiara la natura dei compiti. 

Controlla la tua casella di posta in cui riporti per lo più i tuoi compiti e cerca di capire quali sono i compiti che hai già svolto e a cui non devi dedicare più attenzione e tempo. Elimina questi compiti dalla tua lista di attività e rendila più chiara per evitare cumuli di spam. 

Risolvi i tuoi compiti organizzandoli 

Secondo la metodologia del "getting things done", dovresti cercare una linea temporale dopo aver deciso la natura e l'importanza dei compiti. A questo scopo, la tua e-mail o qualsiasi altra applicazione del tuo dispositivo sarà adatta a ricordarti la data e l'ora di ogni prossimo compito. A questo punto, dovrai esaminare alcune domande e trovare il modo migliore per gestire e organizzare molti compiti. 

Crea una coda di compiti da svolgere.

Pensa a quali compiti sono più importanti e richiedono la tua attenzione urgente. 

• Prendi dalla tua lista i compiti che puoi fare in un secondo momento e segnali nel tuo promemoria impostando la data prevista per iniziare. 
• Getta nel cestino le cose che ritieni già fatte e che non ti servono più.
• Non dimenticare di coinvolgere il tuo team. Prendi i compiti che pensi possano essere svolti da altri membri del tuo team. In questo modo ti libererai dal peso dei nervi. 
• Controlla la natura dei compiti e cerca di capire se sono importanti e se è il caso di portarli avanti.

Controlla se le attività che stai per svolgere richiedono pochi minuti o più tempo. Se il tempo di completamento dell'attività non supera i due minuti, fallo subito; se invece richiede più tempo, saltalo e concentrati sull'attività più importante e immediata. 

Fai frequenti revisioni del tuo lavoro. 

Dopo aver esaminato le cose da elencare, aver rimosso gli ingombri dalla lista e aver organizzato i compiti per completare un progetto, devi tenerne traccia. Tutto ciò che è presente nell'elenco non è ovvio né richiede un'attenzione costante. Ecco perché devi rivedere l'elenco dei compiti qualche giorno dopo per includere o escludere i compiti in base alle esigenze del progetto. 

Esamina l'elenco settimanalmente ed escludi le cose che ritieni siano state fatte più che a sufficienza e che non richiedono più tempo ed efficienza da parte del tuo team. In caso contrario, l'elenco svolgerà un ruolo di disordine e ti farà lasciare in sospeso molti compiti importanti.

C'è un altro fattore, quello di aggiungere qualcosa di nuovo per promuovere l'efficacia del tuo progetto, che trascurerai se non rivedrai l'elenco dei compiti ogni settimana. Troverai le lacune aperte e le tratterai in base alle necessità. Quindi, questa fase della metodologia per portare a termine le cose ti aiuterà a individuare le cose che hai fatto e a stilare una lista libera per i nuovi compiti della settimana, in modo da procedere verso il tuo obiettivo. 

Segui le fasi per raggiungere il tuo obiettivo

Quando avrai seguito tutte le fasi di creazione di una lista di cose da fare e poi di un processo, sarai dell'idea di goderti molto il tuo lavoro invece di esaurirti a causa del sovraccarico di lavoro. Se hai sviluppato l'abitudine di essere organizzato, di procedere in sequenza e di lasciare la spazzatura fuori dal picco in tempo utile, stai creando nuovi percorsi di innovazione. L'abitudine di impegnarsi renderà la tua mente libera dalle preoccupazioni e dal sovraccarico di lavoro che sicuramente influiranno sul tuo rendimento. 

In che modo la metodologia Getting Things Done ti aiuta a lavorare bene?

La metodologia Getting things done ha svolto un ruolo fondamentale nel dividere il progetto o l'obiettivo in piccoli compiti e nel farli completare in tempo. Ecco alcuni punti a favore per incoraggiare i principianti a tenere sotto controllo i loro progetti e a portarli a termine in tempo senza esaurire e sprecare energie con la mente sopraffatta. 

• Non avrai più ostacoli e giocherai in tutta tranquillità. 

Quando osservi la metodologia del "getting things done" per completare il tuo progetto, ti sbarazzi degli ostacoli che possono rovinare la pace della mente. Quando hai delle cose in mente, invece di scriverle sulla carta o sulla lista delle cose da fare, stai rovinando il tuo tempo senza fare nulla e compromettendo la tua pace interiore. Se invece seguirai la metodologia per fare le cose, non ti sentirai sopraffatto e potrai dormire sonni tranquilli invece di avere sempre idee diverse in testa. 

• Sarai organizzato. 

Tutto ciò che ti circonda sarà organizzato, sia sul posto di lavoro che nella vita privata. Quando avrai pianificato tutto, eliminato la spazzatura e chiarito ogni aspetto, ti comporterai come una persona proattiva e potrai evitare facilmente gli ostacoli. 

• Risparmierai il tuo tempo prezioso. 

Pensare troppo e non fare nulla non fa altro che ingolfare il tuo tempo. Per questo motivo, tenere a mente le cose da fare è dannoso per la salute della tua mente. Traccia le cose su un foglio di carta e continua a segnarle quando le hai completate. 

• Svilupperai relazioni migliori. 

Quando organizzerai le cose, saprai sicuramente chi è in grado di gestire meglio i compiti specifici. Affiderai i compiti alla persona che ha le competenze necessarie e li porterai a termine in tempo. Questo ti aiuterà a sviluppare un rapporto migliore sul posto di lavoro. 

Conclusione 

La metodologia Getting things done è sempre una strada da percorrere per portare a termine con successo il tuo progetto, perché ti tiene aggiornato e ti permette di superare ogni compito tuo e dei membri del tuo team.