Se sei in attività da un po' di tempo, senza dubbio ti sarà capitato. Soprattutto se lavori con clienti esterni alla tua azienda. E se non ti è capitato al lavoro, quasi sicuramente ti è capitato a casa, nella tua vita privata, giusto? Quindi, cosa fare? Cosa puoi fare? Beh, se non hai una strategia in atto probabilmente non ti stai facendo un favore, ed è per questo che parleremo della gestione del cambiamento e di cosa puoi fare per assicurarti di farlo nel modo giusto.
Che cos'è la Gestione del Cambiamento?
Quando iniziamo a parlare di gestione del cambiamento potresti non avere ben chiaro di cosa si tratti. Prendiamoci quindi un momento di pausa per capire cosa significa e cosa devi sapere.
La gestione del cambiamento è un processo ed è il processo che si utilizza quando si modifica il progetto, cambiando l'ambito, il budget, le risorse, la tempistica o i requisiti, o qualsiasi combinazione di questi. Si riferisce anche all'intero processo, ovvero all'identificazione della necessità di un cambiamento, alla documentazione del cambiamento e all'effettiva esecuzione del cambiamento.
Ora, potresti fare un cambiamento importante in un progetto o uno minore. Potresti cambiare molte cose diverse o solo una o due più piccole. Ci sono molti modi diversi in cui puoi farlo e diversi modi in cui dovrai farlo nel corso della vita della tua attività. Ma devi essere sicuro di farlo nel modo giusto.
Le richieste di modifica aiutano la tua azienda e i tuoi progetti a stare al passo con le esigenze di un mercato in continua evoluzione. Se crei dei piani di progetto e ti attieni sempre e solo a quello che è stato pianificato inizialmente, non sarai in grado di adattarti alle esigenze del cliente o del mercato nel suo complesso. E questo non ti aiuterà di certo a mantenere forte la tua attività.
Come gestire una richiesta di modifica
Quindi, cosa fai se il tuo capo o il tuo cliente richiede un cambiamento? Hai una politica in vigore? Sai cosa fare per assicurarti che tutto avvenga nel modo giusto? Se non lo sai, allora continua a leggere perché ti illustreremo alcuni dei cambiamenti più importanti che potresti e dovresti apportare e come farlo.
Se viene richiesta una modifica, la prima cosa da fare è assicurarsi che sia effettivamente necessaria. Esamina il progetto stesso e poi guarda la modifica che è stata richiesta. La modifica raggiungerà effettivamente il risultato desiderato? Che tipo di impatto avrà sul resto del progetto o su altri aspetti del progetto? Vorrai sapere tutto questo e molto altro.
Dovrai parlare con gli stakeholder e con tutto il tuo team di cosa sia il cambiamento, del motivo per cui viene richiesto, se ti aiuterà o meno a raggiungere i tuoi obiettivi (o se ti permetterà di raggiungerli) e quali sfide si presenteranno in seguito a questo cambiamento. Da lì potrai decidere cosa significherà per te, soprattutto per quanto riguarda i costi e i tempi, che sono due fattori principali della gestione di un progetto.
Dovrai assicurarti di scrivere un piano su come eseguire il cambiamento e su cosa dovrebbe cambiare (al di fuori della modifica richiesta) per realizzarlo. Spiegare tutto e ottenere il maggior numero possibile di suggerimenti ti aiuterà a farti un'idea coerente di ciò che dovrai fare per far funzionare il tutto. E potrai farlo sapere anche al tuo capo o al tuo cliente.
Fare una richiesta di modifica del progetto
Se è necessario un cambiamento o se pensi che possa migliorare le cose all'interno del tuo progetto, devi fare una richiesta ufficiale per cambiare ciò che deve essere cambiato. Non limitarti a parlare con alcune persone e dire loro di apportare la modifica. Scrivi tutto ciò che il tuo team dovrà sapere in modo che loro (e tu) possano valutare il cambiamento da cima a fondo.
La richiesta ufficiale deve includere:
Nome del progetto - Scrivi il nome del progetto specifico a cui ti riferisci. In questo modo sarà più facile reperire tutta la documentazione corrente e riunire il team giusto per esaminare la richiesta.
Richiesto da - Chi sei? O chi sta facendo la richiesta di modificare il progetto in qualche modo? È bene inserire un nome in questo punto perché chi ha richiesto la modifica può essere importante (ad esempio, la richiesta di un cliente è quasi sempre una modifica necessaria).
Nome della richiesta - Dai un nome alla richiesta che è stata fatta, in modo che sia più facile distinguerla dalle altre richieste che potresti avere nel corso del progetto.
Numero di richiesta - Allo stesso modo avrai bisogno di un numero associato alla richiesta di modifica, dato che probabilmente avrai diverse richieste di modifica del progetto nel corso del suo completamento.
Descrizione della modifica - Cosa viene effettivamente richiesto? Qual è la modifica che il richiedente desidera effettivamente? Questa parte non riguarda le altre cose che dovrebbero cambiare per soddisfare la richiesta, ma solo la modifica iniziale richiesta.
Motivo della modifica - Perché il richiedente vuole effettuare la modifica? Potrebbe trattarsi solo di estetica o di preferenze personali, oppure potrebbe essere più serio o più importante. Conoscere il motivo influisce anche sulla concessione della modifica.
Impatto del cambiamento - Se effettui questo cambiamento, cosa comporterà per il team, il resto del progetto o altro? Cos'altro dovrà cambiare perché tu possa apportare questa modifica? Vuoi sapere quali saranno gli altri impatti in modo da poter fare un piano accurato.
Azione proposta - Cosa proponi di fare per implementare il cambiamento richiesto o come compromesso al cambiamento richiesto? Non temere di essere molto dettagliato, indicando tutti i passaggi che dovranno essere effettuati per avere successo.
Costi associati - Quanto costerà avviare ed eseguire questo cambiamento? Si tratta di una cifra che va oltre i costi del progetto prima di apportare la modifica. Questa sezione può aiutare te e chiunque altro sia responsabile del progetto a spiegare le cose agli stakeholder e ai clienti, in modo che sappiano quanto costerà in termini di denaro fare ciò che viene richiesto.
Tempo associato - Un altro fattore importante è il tempo che sarà necessario per realizzare questo cambiamento. Quanto tempo sarà necessario per creare un nuovo piano e coinvolgere nuovi materiali o altri membri del team? Quanto tempo è necessario per svolgere effettivamente il lavoro aggiuntivo? Questo dovrà essere mostrato anche agli stakeholder e ai clienti che fanno queste richieste.
Approvato da - Chi approva tutte queste informazioni? Una volta presentato il documento agli stakeholder e/o al cliente, è necessario che qualcuno autorizzi la modifica nonostante tutto ciò che è stato presentato in questo documento. Procurati almeno una firma di una persona autorizzata a prendere queste decisioni e una data di approvazione.
Perché hai bisogno di un modulo ufficiale
Hai davvero bisogno di un modulo ufficiale per la gestione del cambiamento? Noi diremmo di sì, assolutamente. Dopo tutto, apportare una modifica è già abbastanza difficile, ma non avere una documentazione adeguata su cosa significa per il tuo team o su chi l'ha autorizzata? Questo non farà altro che causarti ancora più problemi alla fine. Ti ritroverai a lottare nel tentativo di fare tutto o di ricordare cosa deve essere fatto.
Un modulo di richiesta di modifica consente a tutti di presentare le proprie richieste nello stesso modo. Nessuno deve scervellarsi per capire cosa scrivere o quali informazioni sono necessarie. Nessuno deve pensare a dove sia stato messo il modulo o se sia stato autorizzato o meno. E sicuramente non dovrai preoccuparti quando qualcuno ti chiederà se la richiesta è stata approvata.
Un modulo ufficiale rende tutto questo molto più semplice per tutti i soggetti coinvolti. Il modulo indica chi sta facendo la richiesta, cosa deve essere cambiato e perché, come verrà attuata la modifica, cos'altro verrà cambiato di conseguenza e, cosa più importante, chi ha dato l'autorizzazione. In questo modo, nessuno si metterà nei guai per aver implementato la modifica nel modo in cui gli è stato detto.
Come renderlo più facile
Tutto questo sembra molto impegnativo e complicato, ma può esserlo ancora di più se non disponi di un sistema di gestione dei progetti che ti aiuti a organizzare tutto. Con Instagantt non devi preoccuparti di nulla, perché puoi impostare il tuo progetto come preferisci e poi puoi modificarlo in un milione di modi diversi senza perdere tempo, fatica o confusione.
Grafici di Gantt ti permette di trascinare e rilasciare tutte le attività, in modo da poterle spostare facilmente per adattarle ai cambiamenti. Se hai bisogno di eliminare compiti specifici, puoi farlo facilmente. Se nuovi compiti hanno la priorità o le scadenze cambiano, anche questi possono essere spostati. In generale, sarai in grado di personalizzare e ri-personalizzare l'intero progetto tutte le volte che ne avrai bisogno.
Potrai anche dare un'occhiata a tutte le tue tempistiche in modo da capire quanto tempo ci vorrà per il tuo piano attuale e cosa cambierà se implementerai qualcosa di nuovo nel piano. In questo modo potrai assicurarti di aver creato un piano accurato per ciò che cambierà e per ciò che accadrà quando implementerai qualcosa di nuovo.
La cosa migliore è che tutti i membri del team e persino gli stakeholder e i clienti possono vedere esattamente cosa sta succedendo al progetto. Possono vedere come appare ora e puoi anche mostrargli come apparirà se cambierai le cose per implementare le modifiche richieste. In questo modo possono prendere decisioni più informate ed essere coinvolti in tutte le piccole modifiche che devono essere apportate.
Infine, puoi fare un check-up con tutto il tuo team e ricevere un feedback mentre apporti le varie modifiche. Tutti potranno collaborare e dare il proprio contributo. Ognuno potrà modificare le proprie scadenze e i propri tempi per riflettere meglio ciò che deve essere fatto e come deve essere fatto. Non solo, ma potrai anche inviare messaggi e allegare documenti e altro direttamente nel sistema.
Quando stai attuando qualsiasi tipo di cambiamento nei tuoi progetti, vuoi assicurarti che tutti siano consapevoli di ciò che sta accadendo e che tutti prendano le decisioni giuste che riflettono le esigenze del team. Quindi, come puoi assicurarti di fare esattamente questo? Avrai bisogno di un modulo di richiesta di modifica e di un sistema di gestione dei progetti che faccia al caso tuo.
