Matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo

I 4 quadranti della matrice di gestione del tempo ti aiuteranno a concentrarti sulle relazioni e a dare priorità alle attività familiari in base alle loro scadenze, come rendere felice qualcuno a casa tua quando è il suo compleanno. 

4 quadranti della matrice di gestione del tempo

Dovremmo disporre i compiti in ordine crescente o decrescente, proprio come facevamo in matematica disponendo i numeri. Organizzare e classificare i compiti è proprio come sistemare le tue cose in un armadio. Se le cose sono ordinate, le troverai facilmente, così come quando i compiti sono chiari. Le seguirai e le eseguirai facilmente in base alla loro priorità. Ecco informazioni dettagliate sui 4 quadranti della matrice di gestione del tempo che ti aiuteranno a rendere la tua vita organizzata e facile da gestire. 

Prima di utilizzare i 4 quadranti della matrice di gestione del tempo, devi conoscere i parametri che utilizzeremo per classificare i nostri compiti in questi quadranti. Esistono due tipi di compiti di base, indicati di seguito.

• Importante 
• Urgente 

I compiti importanti sono a lungo termine e richiedono più attenzione e tempo per essere portati a termine. 

Quadrante 1, il quadrante dei compiti urgenti e importanti

Nel quadrante 1 dei 4 quadranti della matrice per la gestione del tempo, metterai i compiti più importanti e urgenti. Questo quadrante si trova in alto a sinistra dei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo e contiene il gruppo di compiti che richiedono un'azione immediata. In questo quadrante si trovano soprattutto le emergenze, i problemi e le crisi. 

In questo quadrante vengono inseriti quei compiti che sono a breve termine e che devono essere affrontati in tempi brevi con una scadenza ravvicinata. Per questo motivo, è necessario che tu prenda in considerazione questi compiti e li porti a termine entro la scadenza, in modo che non ci sia la possibilità di scendere a compromessi in questo quadrante a causa della sua complessità. Se scendi a compromessi in questo quadrante, dovrai affrontare molti problemi come il pagamento delle bollette, la consegna dei compiti, ecc. 

Quadrante 2, il quadrante dei compiti importanti ma non urgenti

Parallelamente al quadrante 1, sul lato destro, si trova il quadrante 2. In questo quadrante si trovano i compiti a lungo termine, anch'essi importanti. I compiti di questo quadrante sono più importanti e selvaggi, non puoi trascurarli a nessun costo e devi pianificarli a lungo termine. Si può anche dire che si tratta di piccoli progetti senza scadenza o con scadenze molto lunghe. Questi compiti possono essere personali o ufficiali, come ad esempio il mantenimento della salute attraverso l'esercizio fisico e la palestra, che non puoi assolutamente trascurare compromettendo la tua salute e, allo stesso modo, quando vuoi mantenere la reputazione in ufficio, non puoi prenderti una pausa. Questo è il quadrante più importante e tutti noi dobbiamo vivere in questo quadrante per garantire la perfezione di tutti gli altri quadranti. 

Quadrante 3, il quadrante dei compiti urgenti ma non importanti 

Il quadrante 3 si trova sotto il quadrante 1 dei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo di Franklin Covey. Questo quadrante contiene le attività che sono urgenti ma non importanti. Si tratta di attività che non sono importanti, ma che devi svolgere con urgenza. 

Questi compiti non sono inclusi nella tua pianificazione, ma devi svolgerli con urgenza. Supponiamo che rispondere a una chiamata al telefono non sia incluso nel tuo piano, ma che tu debba rispondere a questa telefonata rubando tempo all'agenda delle tue attività urgenti. 

Quadrante 4, il quadrante dei compiti non urgenti e non importanti

Questo è l'ultimo e poco importante quadrante dei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo, in quanto appartiene a quelle attività che non sono né urgenti né importanti. Devi abbandonare le attività di questo quadrante per risparmiare il massimo del tempo e investire quel tempo prezioso nel quadrante 2, in cui devi rimanere la maggior parte del tempo per rendere forti le radici della tua attività o della tua personalità. 

Come eseguire praticamente questi 4 quadranti della matrice di gestione del tempo?

Abbiamo esaminato i 4 quadranti della matrice di gestione del tempo ma siamo ancora confusi su come realizzare e utilizzare i 4 quadranti. Non preoccuparti, ecco la guida che fa per te.

Sviluppa una lista di attività da svolgere nel mese in questione. 

Prima di tutto, devi stilare un elenco delle attività che ritieni più probabili e che svolgerai nel corso del mese. Quando hai stilato l'elenco, significa che hai definito i compiti che sono di tua competenza. Ti sarà utile per classificare i compiti e quindi dare priorità a quelli più importanti. Inoltre, renderà il tuo lavoro semplice e chiaro. 

Indica la scadenza di ogni compito

Dopo aver scritto i compiti del mese, non lasciarli così come sono, ma annota le scadenze dei compiti che svolgerai seguendo le scadenze esatte o previste. Questo ti aiuterà anche a tenere traccia dei compiti che devi portare a termine. 

Disegna i 4 quadranti della matrice di gestione del tempo

Ora disegna i 4 quadranti della matrice di gestione del tempo su un foglio di carta o su un software come MS. Word. Assegna a ogni quadrante un numero e un nome, oltre alle proprietà dei compiti. 

Controlla quali sono i compiti urgenti 

Il passo successivo all'utilizzo dei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo consiste nel verificare le attività urgenti che ritieni debbano essere estratte dalle altre attività. Devi raccogliere queste attività urgenti e inserirle nei quadranti 1 e 3 riconoscendone l'importanza. 

Inizia a organizzare i compiti in ordine crescente. 

A questo punto, organizza i compiti in base alla loro importanza in ordine crescente, inserendo numeri come 1, 2 e 3. Questo ti aiuterà a verificare il numero di compiti importanti che hai nel tuo piano. 

Ora, estrai le grandi pietre della tua lista di cose da fare posizionando i compiti nel quadrante giusto. 

Quindi, è il momento di estrarre i compiti più importanti tra quelli importanti. Franklin Covey ha definito questi compiti più importanti come grandi pietre da raggiungere con la costanza di sviluppare le abitudini delle persone altamente efficaci. 

I vantaggi di organizzare i compiti nei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo 

I 4 quadranti della matrice di gestione del tempo ci hanno permesso di categorizzare, organizzare e monitorare facilmente i compiti che svolgiamo. I 4 quadranti della matrice di gestione del tempo sono diventati un vantaggio a tutti i livelli della vita per renderci delle brave persone sociali, e questo è possibile solo se siamo organizzati. Ecco alcuni vantaggi dell'adozione dei 4 quadranti della matrice di gestione del tempo. 

Migliorare le nostre abitudini 

Se seguirai questi 4 quadranti della gestione del tempo nella tua vita, sia essa scolastica, personale o lavorativa, svilupperai alcune buone abitudini come essere puntuale, riconoscere le tue responsabilità e i tuoi doveri, fare la differenza tra compiti importanti e non importanti e dare valore all'opinione degli altri. 

Rendici proattivi

I 4 quadranti della gestione del tempo ci rendono anche proattivi, nel senso che ci rendono pre-pianificati, regolari, responsabili, meno reattivi e accettiamo il cambiamento che avviene intorno a noi, ma prendiamo l'iniziativa di stare con quel cambiamento invece di resistere.  

Non sentirsi sopraffatti dalle responsabilità.

Quando organizzerai tutti i tuoi file, le tue cose, la tua stanza e persino i tuoi compiti, non sarai sopraffatto dalle tue responsabilità e non le considererai un peso sulle tue spalle. 

Mettici sulla strada giusta per raggiungere i risultati 

I 4 quadranti della matrice di gestione del tempo ti metteranno sulla strada giusta perché avrai il valore e la disposizione esatta dei compiti e potrai anche tenerne traccia. 

Ci permette di bilanciare la vita 

Quando non ci sentiamo oppressi, conduciamo una vita equilibrata, in cui passiamo il tempo a lavorare e a dedicare tempo alla famiglia e agli amici. 

Aumenta la produttività 

Se siamo organizzati, raggiungeremo i nostri obiettivi in tempo e aumenteremo la produttività.

Conclusione 

I 4 quadranti della gestione del tempo sono di grande importanza nel mondo degli affari, dell'istruzione e anche nella nostra vita personale: ci aiutano a essere organizzati, a dare il giusto peso a ogni attività della vita e a condurre una vita equilibrata e sana invece di essere sopraffatti, depressi e stufi della vita.