Cos'è un piano di lavoro?
Per prima cosa, analizziamo cos'è un piano di lavoro. Questi piani sono essenzialmente gli obiettivi specifici del progetto e il modo in cui le persone responsabili di quel progetto saranno in grado di realizzarlo. Sebbene siano efficaci anche per il lavoro personale, sono utilizzati principalmente per chi sta svolgendo un incarico di lavoro e in genere per progetti che richiedono il contributo di diverse persone e molte fasi per renderli completi.
Con il piano di lavoro, puoi prendere un unico obiettivo finale e suddividerlo in piccole fasi che devono essere raggiunte per il successo dell'obiettivo generale. In genere funziona meglio se suddividi le cose nel modo più semplice possibile e poi assegni ogni fase a una persona che sarà responsabile di assicurarsi che quella fase sia eseguita e pronta per la persona che ha la fase successiva. Diamo quindi un'occhiata più da vicino a cosa serve per creare un piano di lavoro.
Avviare il tuo primo piano di lavoro
Passo 1: Determinare l'obiettivo finale/risultato
La prima cosa che devi sapere è che cosa speri di ottenere con il tuo piano. Hai bisogno di un risultato specifico e misurabile che stai cercando di raggiungere, altrimenti non saprai mai se hai raggiunto l'obiettivo. Ora, se si tratta di un obiettivo enorme e generale o di uno più piccolo, dipende da te. I piani di lavoro (anche se di solito vengono utilizzati per i grandi progetti) possono essere utilizzati anche per quelli più piccoli. La chiave è avere qualcosa che possa essere raggiunto attraverso più fasi e che sia SMART. Questi obiettivi sono quelli che saranno raggiungibili.
Un obiettivo SMART è Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Tempificato. Ciò significa che devi sapere cosa fare e perché. Devi anche essere in grado di misurare i risultati e sapere che l'obiettivo è stato raggiunto. Devi anche essere in grado di raggiungere l'obiettivo. È realistico raggiungere l'obiettivo nel modo in cui stai cercando di farlo? Deve essere pertinente, il che significa che tutti i passaggi dell'obiettivo devono essere collegati al risultato finale che stai cercando. Infine, l'obiettivo deve essere limitato nel tempo, il che significa che deve avere una scadenza specifica per la sua realizzazione.
Fase 2: scomposizione
Successivamente, dovrai suddividere l'obiettivo generale in fasi più piccole che possano essere facilmente gestite da una sola persona o da un team più ristretto. Ciascuna di queste fasi deve essere specifica e misurabile in modo che ogni membro del team possa capire quando è stata raggiunta. Se le fasi sono troppo grandi o troppo variabili, può essere difficile determinare se quella fase è stata completata e se il team o l'individuo successivo può iniziare le proprie fasi per portare avanti il progetto. Può anche essere difficile per l'individuo che lavora a quella fase capire cosa sta cercando di ottenere.
L'utilizzo diun diagramma di Gantt e la definizione di obiettivi SMART rendono più facile raggiungere questo obiettivo.
Passo 3: Assegnare i ruoli
Osserva tutti i passi che devono essere compiuti affinché il tuo obiettivo finale si realizzi. Ora, esamina tutti i passi più piccoli che hai stabilito debbano essere compiuti. Infine, analizza il team che hai a disposizione per assegnare questi compiti. Quali sono i loro punti di forza? Dove potrebbero aiutare a portare avanti il progetto? In quali compiti ciascun membro potrebbe eccellere maggiormente? In questo modo prenderai l'iniziativa e assegnerai i compiti in modo che ogni persona lavori in un'area in cui può dare il meglio di sé.
Passo 4: Stabilire le scadenze
Ogni compito dovrebbe avere una scadenza, in modo che ogni membro sappia a cosa sta lavorando e quanto tempo ha a disposizione per farlo. Se non hanno una scadenza stabilita, diventa molto difficile convincere qualcuno a portare a termine i propri compiti. Dopo tutto, hanno tutto il tempo che vogliono, giusto? Non è così, quindi prenditi il tempo di stabilire le scadenze che tutti devono rispettare e assicurati che ogni membro del team conosca la propria scadenza. Dovrebbero conoscere la scadenza per il loro compito, per quello immediatamente precedente e per l'intero progetto (come minimo), in modo da assicurarsi che i loro compiti siano eseguiti in tempo e coerenti con la tempistica generale che stai cercando.
Fase 5: Seguire tutti
Devi assicurarti di seguire ogni membro del team per assicurarti che tutti rispettino le regole e le scadenze stabilite. Questo non significa che devi entrare in ogni ufficio per vedere cosa succede. Con il giusto piano di lavoro e il diagramma di Gantt sarai in grado di controllare i progressi dei dipendenti senza dover mai entrare in quegli uffici. Questi grafici ti permettono di impostare i compiti da svolgere e di vedere chi sta seguendo il piano e la tabella di marcia. Potrai anche vedere dove il tuo team è in difficoltà.
Fase 6: Mantenere tutti sul posto di lavoro
Se stai seguendo tutti coloro che sono coinvolti nel progetto, dovresti sapere immediatamente se qualcosa sta andando storto. Dovresti anche essere in grado di apportare immediatamente delle modifiche al processo, alle persone coinvolte o alle fasi di lavoro, se lo riscontri. Ancora più importante è che tu possa vedere dove le persone stanno andando fuori strada o non stanno facendo il loro dovere. Grazie a questi aspetti è più facile che tu riesca a portare a termine il progetto nei tempi e nel budget previsti, perché hai tutto sotto controllo.
Passo 7: Impostare i check-in
È probabile che all'interno del team con cui stai lavorando ci siano diverse persone che hanno bisogno di lavorare con altri. Non è detto che debbano lavorare sempre insieme, ma probabilmente hanno almeno alcune fasi del progetto su cui devono comunicare. Stabilisci degli orari di check-in in cui i membri del team completo si riuniscono per discutere di ciò che sta accadendo e per fare domande a te o agli altri membri del team. Questo permette al progetto di rimanere in linea con le attività e a tutti i membri del team di interagire positivamente tra loro, faccia a faccia.
Ora, quando si tratta di check-in, devi assicurarti di farlo in modo efficace. Anche se non si tratta solo di fare il check-in con i tuoi dipendenti, ma di fare il check-in tra di noi, ci sono alcuni consigli che ti possono essere utili. Per prima cosa, devi rispettare il fatto che il loro tempo è prezioso e che non vuoi occuparne troppo. Inoltre, non devi avere paura di chiedere aiuto o chiarimenti per capire alcuni aspetti del piano di lavoro e del progetto. Se non capisci, va bene, ma se cerchi di dire a qualcun altro cosa fare quando non sai di cosa stai parlando, alla lunga causerai solo più problemi.
Fase 8: Revisione del lavoro
Una volta completato il progetto o anche dopo che ogni fase del progetto è stata completata, potresti voler dare un'occhiata più da vicino per vedere se tutti stanno seguendo il piano di lavoro. È del tutto possibile che non stiano svolgendo i compiti nel modo giusto o che il piano di lavoro debba essere modificato perché è cambiato qualcos'altro. Forse non hanno completato il compito al livello che ti aspettavi o che richiedevi. In ogni caso, sei tu il responsabile. Sei tu che devi assicurarti che tutto rispetti gli standard.
Se ti imbatti in una sezione del progetto che non rispetta gli standard stabiliti, è il momento di scavare un po' di più e cercare di capire perché non ha funzionato come avrebbe dovuto. Potresti ritrovarti a dover rifare alcune parti del progetto e prima lo riconoscerai, meglio sarà per te e per il progetto nel suo complesso. Non avrai così tanti tempi morti in cui non succede nulla quando dovrebbe succedere.
Fase 9: Valutare il risultato finale
Quando il progetto viene completato e presentato, non significa che tutto sia finito. Significa che il team ritiene di aver completato tutte le fasi del piano di lavoro, ma il processo potrebbe essere ancora più complesso. Il tuo compito, in qualità di project manager finale, è quello di dare un'occhiata al risultato finale. Che il tuo progetto sia un documento, un oggetto fisico o qualcosa di completamente diverso, devi assicurarti che il risultato sia quello che volevi (o se quello che volevi non era possibile, è un risultato efficace).
Se sei soddisfatto del risultato o riconosci che il tuo risultato non era possibile, allora hai finito. È il momento di concludere il progetto in qualsiasi modo. Il progetto può essere presentato a un cliente o deve essere eseguito in un altro modo. Oppure potrebbe semplicemente essere messo da parte da qualche parte. D'altra parte, se non hai raggiunto il risultato che volevi o non sei riuscito a trovare una ragione soddisfacente per cui non riesci a raggiungere il risultato che vuoi, è il momento di fare qualche passo indietro. È qui che devi far ripartire il tuo team per ottenere un risultato migliore la prossima volta.
Passo 10: Andare avanti
Ora è il momento di iniziare il prossimo progetto. Se hai già qualcosa in programma, è il momento di buttarsi e vedere cosa si può fare. Se non hai ancora nulla, potresti non aver bisogno del tuo team per fare qualcosa. Invece, puoi sederti, rilassarti e aspettare che il team sia di nuovo necessario. Questa è la fase in cui, a prescindere da tutto, spegnerai il piano di lavoro che hai creato e lo chiuderai una volta per tutte. Se hai un altro progetto da portare a termine, avrai bisogno di un nuovo piano di lavoro. Quindi, controlla bene, assicurati che il tuo piano di lavoro sia completo e poi vai avanti con il resto del tuo programma di lavoro.
Alla fine dei conti, hai bisogno di un piano di lavoro che funzioni per te e questo è possibile se sai cosa stai facendo. Devi assicurarti di portare a termine ogni compito in modo efficiente ed efficace. Devi assicurarti di pianificare ogni fase nel miglior modo possibile e devi anche assicurarti di far sì che ognuno svolga il proprio lavoro. Tutto questo può essere fatto con il giusto piano di lavoro e sicuramente con l'uso di un software per il diagramma di Gantt.
