Instagantt vs Notion: Quale funziona meglio per te?

Dedicare un po' di tempo alla ricerca di quale di questi strumenti sia più vantaggioso per te sarà utile a lungo termine. Quindi, se stai ancora usando i metodi della vecchia scuola per gestire i progetti e collaborare con i tuoi colleghi, è ora che tu sappia quale strumento per il diagramma di Gantt scegliere.

Panoramica di Instagantt

Instagantt si concentra in particolare sulla gestione dei progetti con un diagramma di Gantt. Rende più semplice la creazione, l'utilizzo e l'implementazione delle tue tempistiche. È uno strumento potente e ricco di funzioni con un'esperienza semplice, in modo che ogni manager possa lavorare come un professionista nella pianificazione dei progetti.

Instagantt funziona come un'applicazione web, quindi tutti i membri del tuo team, sia quelli che lavorano in sede che quelli che lavorano da remoto, possono accedervi e l'intero team rimarrà su una piattaforma unificata. È disponibile per gli utenti di Asana con un'opzione di integrazione, ma gli altri possono usarlo come compagno autonomo per la gestione dei progetti.

Caratteristiche pratiche di Instagantt

Instagantt ha un sacco di funzioni preziose per te. È in grado di mantenere l'intero team su un'unica piattaforma per garantire la massima efficienza quando e dove serve. Di seguito ti elenchiamo alcune delle migliori funzioni che puoi utilizzare su Instagantt per ottenere la massima praticità.

1. Facile progettazione di grafici con il drag-and-drop

Instagantt è uno strumento potente ma facile da usare per gestire tutti i tipi di progetti. Rende più semplice la progettazione del diagramma di Gantt grazie alla funzione drag-and-drop, in modo che tu possa essere produttivo e veloce durante la progettazione del tuo diagramma. Sarà semplice come dipingere i tuoi compiti su un grafico con tutte le opzioni come l'etichettatura, le differenze di colore, ecc.

2. Mantenere tutto allineato tra le attività con dipendenze

I diagrammi di Gantt non si limitano alla progettazione, perché devi mantenere un programma sincronizzato per consegnare tutti i risultati in tempo. Con Instagantt puoi impostare le dipendenze tra le attività. Questo ti aiuta a mantenere tutto allineato. Quando un'attività viene modificata nel tuo grafico, tutte le dipendenze impostate su quell'attività si aggiorneranno automaticamente nel grafico.

3. Eccezionale controllo della gestione del team sulle attività

In qualità di project manager, hai bisogno di un controllo completo sui compiti che assegni. Con Instagantt puoi controllare ogni aspetto dei tuoi compiti. Assegna i compiti, dividili e pianificali. Lavora sui requisiti di collaborazione per compiti specifici e fornisci ai tuoi collaboratori descrizioni testuali complete.

I dipendenti possono anche sollevare le loro domande in modo efficace per ogni compito o sottocompito, per mantenere la massima qualità nelle loro consegne.

4. La gestione del carico di lavoro aiuta a monitorare i progressi.

Instagantt è dotato di uno strumento di gestione del carico di lavoro che aiuta a monitorare il carico di lavoro totale di ogni utente. Include il monitoraggio degli utenti e delle risorse contemporaneamente, in modo da poter conoscere tutto ciò che riguarda il progetto e l'inventario delle risorse. I compiti sono distribuiti sulla linea temporale e ogni utente ha la sua corsia.

Con Instagantt non solo puoi tenere traccia delle attività, ma puoi anche modificare facilmente le scadenze, la durata e cambiare i compiti in orizzontale o in verticale tra gli assegnatari.

5. Visione del consiglio di amministrazione per il coinvolgimento del team

Instagantt è dotato di una vista a lavagna e di una vista Kanban. La visualizzazione a tabellone ti permette di coinvolgere l'intero team durante la progettazione o la lavorazione di un'idea di progetto. Qui puoi raggruppare diverse attività e progetti in base alle loro idee specifiche e puoi personalizzare il flusso di lavoro.

Per una rapida visione d'insieme, Instagantt offre una vista Kanban che funziona come un elenco di cose da fare e fornisce dettagli importanti su ogni attività nel pannello di stato.

6. Potenti strumenti di gestione del progetto

Con Instagantt, ogni project manager lavora come un professionista perché combina strumenti e funzionalità. Quando devi iniziare a gestire un progetto, puoi selezionare un modello o alcuni progetti clone. Personalizzalo in base ai requisiti del tuo progetto e ottieni una stima delle ore di completamento, del budget, ecc.

Una volta ottenute le stime dallo strumento, sarà molto più facile confrontare le opzioni previste e aggiornare il budget e le scadenze in base ai requisiti specifici del progetto.

7. Dashboard e reportistica

La funzione di reporting e dashboard di Instagantt è estremamente utile quando si tratta di rispettare le scadenze dei progetti. Puoi ottenere un grafico visivo con tutte le statistiche elencate di seguito, in modo da poter vedere come procede l'avanzamento e quali sono i fattori che causano un ritardo nei tuoi progressi.

Il confronto tra le statistiche in tempo reale e quelle pianificate renderà tutto trasparente e ti permetterà di aumentare le risorse necessarie per rispettare il piano originale e le sue scadenze.

8. La collaborazione tra i membri è più facile.

Anche quando il tuo team lavora da remoto, Instagantt semplifica la collaborazione e la condivisione dei progetti tra i membri del team. Tutti rimangono su un'unica piattaforma e possono condividere progetti e idee. Alcune funzioni aggiuntive includono:

- Commenti

- Assegnazione di compiti

- Dividere i compiti

- Accettare o rifiutare compiti

La funzione di collaborazione non è riservata solo ai dipendenti, ma anche i tuoi clienti possono essere sulla tua stessa pagina. Instagantt ti permette di condividere link pubblici, report, PDF o file Excel insieme a report di immagini per tenere i clienti aggiornati sui progressi del progetto.

9. Costi fissi o variabili per gli utenti per gestire le finanze a fianco

I diversi team hanno budget diversi. Alcuni dipendenti hanno prezzi fissi, mentre altri team hanno prezzi variabili per diversi dipendenti e progetti. Mantenere il reparto finanziario separato può rendere tutto questo una seccatura.

Instagantt offre questa funzione di gestione dei costi proprio all'interno dello strumento, in modo che i project manager possano impostare prezzi fissi o variabili per tutti i dipendenti. Questi possono poi essere inoltrati al dipartimento finanziario, facilitando i pagamenti.

10. Matrice di valutazione del rischio

Con le possibilità di errore che ci sono ovunque, la matrice di valutazione dei rischi di Instagantt fornisce una visione dopo aver verificato la probabilità dei rischi attraverso un'analisi logica e professionale dei rischi della tua azienda. Questi rischi possono essere legati al finanziamento, alla reputazione o all'ambiente e, se i rischi più critici vengono affrontati al momento giusto, il progresso dell'azienda può essere mantenuto facilmente.

11. Percorso critico

Una parte importante della gestione dei progetti consiste nel definire il percorso più efficiente per lavorare su un progetto. Devi iniziare da una parte e finire dall'altra perché diverse attività del progetto richiedono molto più tempo di altre. La funzione di percorso critico evidenzia l'intera catena di attività in base alla loro complessità e indica quali possono influire sulla scadenza. In questo modo puoi pianificare le attività di conseguenza e assicurarti che il progetto venga consegnato in tempo.

Vantaggi di Instagantt

Oltre alle sue caratteristiche tecniche, offre altri vantaggi per migliorare la tua esperienza d'uso. Di seguito ti elenchiamo alcuni di questi vantaggi.

Un onboarding più facile, anche per i principianti, con un'interfaccia semplice

Iniziare a lavorare con Instagantt è un gioco da ragazzi grazie alla sua interfaccia semplice e facile da usare. Anche se sei un principiante degli strumenti di gestione dei progetti e dei diagrammi di Gantt, ti piacerà quanto sia facile seguire tutte le pratiche tradizionali di gestione dei progetti con Instagantt.

Hai la possibilità di personalizzare la sua interfaccia utente.

Se pensi che l'interfaccia utente abbia alcune funzioni o elementi che non rientrano nelle tue esigenze, puoi personalizzarli in base alle tue necessità. In questo modo, lo strumento può essere reso più potente o più semplice a seconda delle esigenze. Questa funzione di personalizzazione ti sarà di grande aiuto nel lungo periodo, soprattutto quando lavori su più progetti contemporaneamente.

Lavorare contemporaneamente a più progetti e clienti

Instagantt non è per lavorare con un solo progetto o un solo cliente. Qui puoi integrare diversi progetti e attività in un'unica piattaforma. Allo stesso modo, ti permette di collaborare con diversi clienti su un'unica piattaforma, fornendo loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

La funzione di riepilogo delle attività aiuta a monitorare le prestazioni dell'intero team.

Instagantt fornisce informazioni e statistiche in modo facilmente comprensibile. Ad esempio, viene fornito un aggiornamento della percentuale di attività per ogni attività e un colore dinamico per le attività in ritardo rispetto alla data di scadenza. Inoltre, è dotato di una funzione di riepilogo generale delle attività che ti aiuta a monitorare le prestazioni di tutto il tuo team.

L'integrazione con Asana è una delle caratteristiche più interessanti.

Uno dei principali casi d'uso di Instagantt per molti utenti è la sua integrazione con Asana. Questa integrazione semplifica la gestione dei progetti e delle attività per i project manager. Quindi, se utilizzi Asana e integri Instagantt, otterrai vantaggi in entrambi i sensi per migliorare l'esperienza di gestione dei dipendenti e dei progetti.

Svantaggi di Instagantt

A fronte di tutti questi vantaggi, ci sono alcuni svantaggi di Instagantt. Questi possono valere solo per alcuni utenti, ma ecco gli svantaggi di Instagantt che devi conoscere.

Sovrapposizione e spazio sullo schermo

La superficie dello schermo dell'interfaccia utente potrebbe risultare eccessiva per alcuni utenti all'inizio. Ciò è dovuto al fatto che ci sono tantissime funzioni disponibili di default. Tuttavia, questo non è un problema, perché puoi facilmente personalizzare l'interfaccia per adattarla perfettamente alle tue esigenze. Se un utente rimane con l'interfaccia predefinita, familiarizzare con tutte le funzioni potrebbe richiedere un po' di tempo.

Le esportazioni in PDF non sono sempre chiarissime

L'esportazione di report in PDF è una caratteristica fondamentale di Instagantt, perché aiuta a condividere i progressi con i clienti. Allo stesso modo, i dipendenti e gli assegnatari possono ottenere tutti i dettagli in questi report PDF. Tuttavia, potrebbe essere un bug del software a far sì che le esportazioni siano solo a volte cristalline. È un problema che gli utenti notano raramente e che si presenta solo a volte.

La possibilità per tutti di aggiornare la propria percentuale di lavoro può essere un problema per alcuni team.

Instagantt permette a tutti di aggiornare la propria percentuale di lavoro, togliendo al project manager un notevole carico di lavoro. Tuttavia, dato che i dipendenti possono aggiornare la loro percentuale di lavoro, è possibile che si verifichino falsi progressi che il project manager può individuare solo dopo aver controllato personalmente i progressi.

Panoramica di Notion

Notion è un'altra piattaforma per gestire l'intero team in un unico luogo. È stata creata per soddisfare le esigenze di qualsiasi team con un numero infinito di utenti. È nota per le sue capacità di prendere appunti che permettono ai team di organizzare progetti e attività individuali per ottenere il massimo durante il lavoro. Notion offre personalizzazioni per adattare la piattaforma alle tue esigenze. Puoi quindi renderla potente o minimale in base alle tue esigenze.

Caratteristiche pratiche di Notion

Notion può sembrare semplice, ma offre molte caratteristiche tecniche per migliorare il flusso di lavoro. Di seguito ti elenchiamo alcune delle principali funzioni che puoi sfruttare con il diagramma di Gantt di Notion.

1. Collega tutto in un'unica piattaforma per una maggiore efficienza lavorativa

Notion ti permette di riunire tutto in un'unica piattaforma. Quindi, puoi portare tutti i tuoi team, i progetti, i documenti e le parti interessate su Notion. Permette di rompere i silos con l'intero team e tutti i membri del team progrediscono come un'unica unità. Favorisce in modo eccezionale il progresso del tuo lavoro mentre lavori su diversi tipi di attività.

Mentre tutti sono su un'unica piattaforma, Notion permette al team di esaminare le ultime pressioni, gli obiettivi, i valori e i nuovi aggiornamenti sui progetti a cui stanno lavorando.

2. Appunti di riunione dettagliati e organizzati per non perdere mai nulla di importante.

Gran parte delle funzionalità di Notion dipende dalle note di riunione. Qui non ci sono documenti fluttuanti e i team che ritengono che i wiki obsoleti non siano utili per il loro progetto devono passare a Notion. Qui è possibile mantenere tutta la conoscenza del lavoro in tempo reale e confrontarla con le informazioni precedenti. In questo modo, tutti i membri del team sono al corrente dell'intero contesto del progetto.

3. Offre la possibilità di creare cruscotti con il drag-and-drop.

Notion ti permette di costruire il tuo flusso di lavoro a modo tuo. Puoi dividere il progetto in attività più piccole e personalizzare la roadmap in base alle tue esigenze. La funzionalità drag-and-drop ti permette di farlo senza alcuno sforzo. Puoi trascinare e rilasciare qualsiasi attività, documento, sistema o sito web dalle attività e costruire il tuo flusso di lavoro.

4. Notion ha un'interfaccia utente personalizzabile.

Notion sa che tutti i project manager hanno esigenze diverse. Alcuni lavorano su progetti complessi con requisiti complessi, mentre altri hanno bisogno di uno strumento di gestione del flusso di lavoro più semplice. Per questo Notion permette ai project manager di personalizzare l'interfaccia utente. In questo modo, lo strumento può corrispondere esattamente alle loro esigenze. Senza nulla in più o in meno nell'interfaccia, lo strumento sarà il più efficace per ogni project manager.

5. Usufruire di un'enorme biblioteca di risorse create dalla comunità

Notion ha un'enorme comunità di utenti che creano modelli, eventi e integrazioni su questa piattaforma. Se hai bisogno di utilizzare una di queste, puoi usarle, dato che alcune sono gratuite. Per questo motivo, avrai sempre bisogno di maggiori risorse e supporto quando utilizzi Notion.

6. Non si limita ai requisiti di un tipo specifico di squadra.

Notion non è stato creato appositamente per un solo tipo di team. È stato creato per ospitare infiniti utenti di tutti i tipi di team. Ogni team può lavorare sui propri requisiti specifici per risolvere i propri problemi con Notion. Dai designer agli ingegneri e a tutti gli altri, Notion è al servizio di tutti i team.

7. Puoi partire da un modello e modificarlo per adattarlo alle tue esigenze.

Iniziare per la prima volta può essere difficile, per questo Notion ti permette di utilizzare i suoi modelli. Sono disponibili migliaia di modelli gratuiti e di configurazioni precostituite. Scegli quello che corrisponde alle tue esigenze e modificalo per ottenere un'esperienza perfetta. In questo modo, la piattaforma di diagrammi di Gantt di Notion offre la soluzione più innovativa per la maggior parte dei project manager.

Vantaggi di Notion

I vantaggi possono variare da team a team, ma ci sono alcuni vantaggi estremamente preziosi nell'utilizzare Notion come piattaforma di pianificazione dei progetti.

Offre la flessibilità di trattare ogni cosa come un blocco di lavoro.

offre flessibilità quando si tratta di gestire le informazioni e i documenti che si desidera proteggere. Gli utenti possono facilmente salvare le loro note come pagine, consentendo loro di gestire tutto in blocco. Questo strumento offre flessibilità nella gestione delle attività di marketing. Aiuta a gestire lo sviluppo della strategia e la manutenzione delle liste di cose da fare che generano risultati migliori.

Rende molto semplice prendere appunti.

Notion offre la migliore funzione per prendere appunti. In pochi secondi gli utenti possono prendere tutti i loro appunti. L'integrazione di documenti, fogli di calcolo, tabelle e altre funzioni per prendere appunti rende più facile la gestione e la condivisione di tutti gli appunti con i membri del team. Gli utenti possono anche prendere appunti come un diario ed evidenziare o mettere in grassetto le cose importanti per rendere i loro appunti più rappresentativi.

La funzione Kanban board aiuta a tenere traccia dell'elenco delle cose da fare.

La funzione Kanban board è il più grande vantaggio di Notion. Spesso i project manager hanno difficoltà a gestire i loro compiti in modo efficiente perché non riescono a tenere traccia delle loro liste di cose da fare, con conseguente perdita di tempo. Tuttavia, grazie alla funzione Kanban, i project manager possono gestire in modo semplice ed efficiente tutti gli elenchi di cose da fare e le attività, migliorando così la loro produttività nel tempo.

La condivisione e la collaborazione sono facilitate dalla trasparenza.

Notion consente ai collaboratori e ai project manager di condividere tutti i dettagli relativi al progetto per garantire che tutto venga gestito nel rispetto delle scadenze. Inoltre, Notion ci permette di collaborare con il team senza problemi. Permette anche di mantenere la trasparenza durante le riunioni del team e altre attività per garantire che non ci siano fughe di dati.

Svantaggi di Notion

Notion può offrirti un valore incredibile, ma non è esente da svantaggi. Questi possono essere critici per alcuni utenti: ecco i dettagli che devi conoscere.

Non è così facile da imbarcare.

Il processo di onboarding è molto difficile e confuso. La gestione degli aspetti interni e di quelli rivolti ai clienti è molto confusa. È necessario che diversi documenti e informazioni siano conservati in un unico luogo, ma allo stesso tempo non devono essere mostrati ai clienti, il che rende spesso difficile la gestione dei progetti, soprattutto per i neofiti.

Non sono disponibili tutorial o materiali di supporto.

Se sei un nuovo utente di Notion, dovrai dedicare del tempo a testare e verificare ogni funzione prima di imparare a usarla. Non è disponibile un tutorial per imparare a usare questo software. Questo lo rende difficile da usare al primo tentativo. Inoltre, i nuovi membri del team che sono alle prime armi con Notion avranno difficoltà ad adattarsi alle funzioni di questo software.

Mancano in modo massiccio le opzioni di integrazione.

Quando usi Notion devi fare i conti con la mancanza di integrazione. Ci sono alcune integrazioni straordinarie, ma la maggior parte delle integrazioni che gli utenti cercano non sono facilmente disponibili, il che rende difficile la gestione. Se tutte le integrazioni fossero disponibili nello stesso software, la gestione dei progetti sarebbe più semplice, ma gli utenti dovrebbero adattarsi.

Quale offre il miglior valore e la migliore esperienza?

Quando scegli uno tra Instagantt e Notion, la tua decisione non deve basarsi sulle tue preferenze in merito a uno strumento. Cerca invece di valutare i requisiti che soddisfa e il valore che offre. Uno strumento che offre buone caratteristiche e un valore migliore sarà estremamente vantaggioso nel lungo periodo. Alcune delle caratteristiche che devi ricercare sono:

- Facilità d'uso

- Personalizzazione e integrazione

- Controllo dettagliato delle attività

- Esperienza di collaborazione, ecc.

Notion offre la maggior parte di queste caratteristiche e può essere un buon investimento per te. Tuttavia, se vuoi una piattaforma più flessibile in termini di funzioni, Instagantt è la soluzione che fa per te. La collaborazione del tuo team è la cosa più importante da considerare e le funzioni di collaborazione e controllo sono semplicemente migliori con Instagantt.

Suggerimento:

Il prezzo è una caratteristica importante per molti. Tuttavia, tieni in considerazione il prezzo quando cerchi risultati a lungo termine, ma non farlo mai diventare il fattore di rottura per te. Devi concentrarti sulle prestazioni e sulle caratteristiche piuttosto che sul risparmio.

Il verdetto

Oltre l '84% dei dipendenti si sente più felice e produttivo quando lavora da remoto. Questo rende la gestione efficiente dei progetti e la collaborazione molto più importante, dal momento che non puoi tenere fisicamente sotto controllo tutti i dipendenti. Uno strumento efficiente di gestione dei progetti e di tracciamento dei progressi, anche quando il tuo team lavora in loco, sarà un'opzione molto migliore.

Quindi, inizia a utilizzare Instagantt gratuitamente e scopri i vantaggi per il tuo team.

Sommario

Il confronto completo tra Instagantt e Notion ti rende più facile scegliere la piattaforma che fa al caso tuo. Assicurati di confrontare le caratteristiche per comprendere il processo di gestione dei progetti offerto da entrambe le piattaforme per ottenere i migliori risultati.