8 passi per creare la tua prima linea temporale di gestione del progetto

Che cos'è una linea temporale di gestione del progetto?

Innanzitutto, iniziamo a capire cos'è una linea temporale di gestione del progetto. Questo tipo di tempistica significa che prenderai tutte le informazioni che hai sul tuo progetto, tra cui la data di inizio, le consegne e la data di fine, e stabilirai un calendario di quando tutto sarà completato. Naturalmente c'è molto di più, ma se lo riduciamo e lo rendiamo il più semplice possibile, questo è tutto ciò che dovrai fare. E quando lo farai, farà un'enorme differenza per tutto il tuo team.

Perché hai bisogno di una linea temporale di gestione del progetto

Allora, qual è la grande differenza che farà avere una tabella di marcia? Tutti sapranno esattamente cosa stanno facendo e quando devono farlo. Sapranno quali sono i diversi compiti e come un compito deve essere completato per poter passare a quello successivo. Inoltre, saranno in grado di vedere quanto tempo hanno a disposizione per le diverse fasi. Tutto questo renderà più facile per il tuo team portare a termine un progetto nei tempi previsti (e nel rispetto del budget).

Comporre la tua linea temporale

Diamo un'occhiata più da vicino alle varie fasi di creazione della tua timeline. Devi essere sicuro di creare qualcosa che vada bene per l'intero team. Vuoi essere sicuro che funzioni anche per il cliente. Questo significa che la tua timeline è qualcosa su cui probabilmente dovrai collaborare. Ma iniziamo a esaminare il tuo processo e assicuriamoci che sia sulla strada giusta. In questo modo, potrai muoverti ancora più velocemente.

1. Raccogli il tuo materiale

Quando sei pronto per iniziare a creare una timeline, devi assicurarti di avere tutto il materiale di cui avrai bisogno. Dato che si tratta di un documento che scriverai per un progetto specifico, devi avere tutto ciò che riguarda quel progetto in modo da poter iniziare a lavorare. Hai anche bisogno del sistema che userai per scrivere tutto, giusto? È da qui che devi partire e ti daremo un'idea di alcune opzioni per questa parte del processo.
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Quando registri la tua timeline hai la possibilità di scrivere e registrare tutto in un planner. Potresti scriverla nella tua agenda da tavolo o in quella che porti con te. Questa soluzione può essere ottima per te, a patto che tu abbia sempre con te l'agenda. Ma significa che nessun altro conoscerà l'agenda a meno che tu non ne faccia delle copie. Per non parlare del fatto che non avrai sempre con te il calendario e non avrai modo di controllare cosa viene fatto o cosa deve essere fatto e quando.
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Il modo migliore per assicurarti di avere tutto scritto correttamente è usare il computer e il giusto software per il diagramma di Gantt. Un diagramma di Gantt è un ottimo modo per farlo perché ti permette di registrare tutto, di apportare modifiche quando e come vuoi e di condividere il diagramma e la cronologia con chiunque abbia bisogno di vederlo. Questo rende molto più facile il coinvolgimento di tutti e ti assicura che non dovrai preoccuparti di sapere chi è a conoscenza di eventuali modifiche o requisiti.
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Dovrai anche assicurarti che in questo momento siano presenti tutte le informazioni del brief di progetto, le note dei clienti, le scadenze, gli obiettivi, i deliverable e qualsiasi altra cosa di cui il tuo team deve essere responsabile. Se hai tutti questi elementi in un unico posto, sarai meglio preparato a creare la timeline che dovrai seguire. Se devi andare alla ricerca di queste informazioni o se non le hai ancora ricevute dal cliente, potresti scoprire che ti ci vuole ancora più tempo per fare le cose e creare la timeline generale.

2. Delineare le azioni da intraprendere

Ora che hai tutto insieme è il momento giusto per delineare il tutto. Definisci le specifiche del tuo obiettivo finale (qual è il risultato finale che indica che hai completato l'incarico?). Inoltre, indica tutti gli obiettivi che devono essere raggiunti prima della consegna finale. Creare uno schema ti renderà più facile inserire tutto nella tabella di marcia quando inizierai a lavorarci, quindi assicurati di annotare qualche nota su ognuno dei diversi obiettivi e deliverable.
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Questo schema potrebbe anche essere sufficiente come brief di progetto. Ciò significa che puoi definire gli obiettivi che hai internamente mentre lavori al progetto e gli obiettivi che hai esternamente, come il risultato del progetto stesso. In questo modo sarà più facile per te capire quale sarà il risultato complessivo. Inoltre, cerca di capire chi sarà coinvolto nel progetto, sia il team che ci lavorerà, sia le persone che dovranno essere tenute informate durante tutto il processo.
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Quando crei la tua bozza puoi inserire tutti i dettagli che vuoi e, in realtà, aggiungerne di più sarà meglio per te. Scrivere le cose man mano che ti vengono in mente e che vengono citate ti aiuterà a creare qualcosa di coeso. Se dimentichi qualcosa adesso, potresti avere il tempo di inventarlo in seguito, ma sarà meglio avere tutto pronto. Tenendo un registro, anche se si tratta solo di una breve nota per ricordarti di approfondire qualcosa, avrai una bozza migliore da preparare in seguito.

3. Registra i passi

Poi devi guardare il tuo schema e iniziare a pensare alle varie fasi da seguire. Qual è l'ultima cosa che devi concludere? A volte è utile procedere a ritroso. Quindi, se il passo finale è una relazione di 100 pagine, scrivilo. Se si tratta di un prototipo funzionante per un progetto di un cliente, scrivilo. Qualunque cosa sia, deve essere la prima cosa da scrivere sul tuo foglio di carta. Da lì, lavorerai a ritroso.
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Quali sono i passi che devi compiere per arrivare dal punto in cui ti trovi ora al passo finale? Scrivi i passi principali da compiere, come ad esempio creare un prototipo, fare ricerche di mercato, ecc. Da lì, suddividi i passi principali in passi più piccoli e poi ancora in passi più piccoli fino ad ottenere un processo passo-passo super semplice da capire che ti aiuterà a passare dal punto in cui ti trovi ora all'obiettivo finale che stai cercando di raggiungere. Potrai così capire come passare da un punto all'altro.
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Non dimenticarti di tutti i diversi elementi del tuo schema. È possibile che debbano essere raggiunti diversi obiettivi finali. Forse devi scrivere quella relazione ma il vero obiettivo finale è il prototipo. Anche se la relazione sarà terminata in un momento diverso rispetto al prototipo, non significa che puoi dimenticartene. Devi tenere conto anche di tutti i compiti secondari e degli obiettivi extra in questo processo. Ciò significa che potresti avere una serie di istruzioni passo-passo per diversi compiti per completare il progetto completo.

4. Creare una cornice temporale

Esamina ciascuna delle tue fasi e decidi quanto tempo ti ci vorrà per raggiungerle. Per le fasi a cui non lavorerai direttamente, potresti aver bisogno di consultarti con altri membri del tuo team. Rivolgiti al reparto di ricerca o al reparto di produzione e in particolare alle persone a cui saranno affidati gli incarichi. Di cosa hanno bisogno per portare a termine il compito? Quanto tempo ci vorrà per ottenere esattamente ciò che stai cercando? Dì loro di prendersi tutto il tempo necessario per trovare una tempistica ragionevole.
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Non vorrai mica registrare qualcosa sulla tua tabella di marcia o sul tuo programma e scoprire che era troppo ottimista. Assicurati che i collaboratori sappiano esattamente cosa ti aspetti da loro e che si creino una tabella di marcia molto solida da rispettare. Non saranno completamente vincolati a questo programma. Come per qualsiasi altra cosa, ci deve essere un certo margine di manovra, ma devi sapere cosa è realistico per questo tipo di progetto e quali sono i passi da compiere per raggiungerlo. Una volta che lo sai, puoi registrare tutti i tempi per ogni fase.
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Non è necessario che tutto sia specifico. Puoi arrotondare le cose, ad esempio un periodo di 5 giorni può essere scritto in una settimana e mezza. 8 giorni possono essere scritti in due settimane. Non dimenticare che il numero di giorni che i membri del tuo team ti dicono non tiene conto del fatto che lavorano nei fine settimana. Quindi 5 giorni sono una settimana lavorativa completa e non lasciano alcun tempo flessibile in caso di problemi. Devi avere un buffer incorporato per non doverti preoccupare di non rispettare le scadenze.

5. Programmare le dipendenze

Hai già creato uno schema di ciò che deve essere fatto e quanto tempo richiederà ciascuna di queste cose. Ma che dire dei progetti e delle fasi che dipendono l'uno dall'altro? E il fatto che il team di produzione non può fare nulla finché gli ingegneri non creano il progetto? Allora devi assicurarti che nel tuo calendario sia scritto che la produzione dipende dall'ingegneria. Assicurati di segnare tutte le altre dipendenze che potresti avere in modo da essere consapevole di chi deve fare cosa e quando.
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Vuoi esaminare l'ordine delle varie fasi per creare una vera e propria timeline. Man mano che inizi a lavorare sulle dipendenze, potresti trovare altre fasi che devono essere completate e diverse persone responsabili di tali fasi. Assicurati di scrivere tutto e di registrare i passaggi in ordine. Potresti avere diverse righe di cose da fare. Ad esempio, potresti avere una serie di compiti che riguardano la creazione di un report per il tuo cliente. Potresti poi avere una seconda linea di compiti per la creazione del prototipo.
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Con il giusto sistema e il giusto software, non avrai problemi a registrare ciascuna di queste linee separatamente e a riunirle ogni volta che ne avrai bisogno. È importante che siano registrate correttamente, tuttavia, perché vuoi essere sicuro che tutti sappiano qual è il loro compito e come dovranno inserirsi nel processo e nel sistema di creazione del prodotto finale. A questo punto dovresti avere tutto ciò che ti serve per iniziare a fare ciò per cui sei venuto qui: creare la timeline.

6. Crea una linea temporale di base

Ora è il momento di iniziare a creare la linea temporale che utilizzerai. Prendi tutte le informazioni che hai raccolto nelle fasi precedenti e inizia a lavorare su ciò che dovrai fare e quando. La tua tabella di marcia deve essere completa e deve includere tutti i passi da compiere, anche se banali. Non dare per scontato che qualcuno sia a conoscenza di una fase se non è riportata nella timeline.
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A questo punto puoi anche impostare tutte le diverse parti del processo. Potrai creare tutte le dipendenze esistenti. Puoi creare fasi o tappe più grandi e poi fasi più piccole all'interno di ciascuna di esse. Puoi assegnare compiti diversi a team, gruppi o anche a singole persone. Puoi anche stabilire la scadenza esatta per ogni fase. Assicurati di utilizzare le informazioni che ti sono state fornite da ciascuno di questi team per stabilire le scadenze. Hai ricevuto il loro contributo su questa parte del processo per un motivo.
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Dato che dovrai condividere questa tempistica con altri, potresti anche voler creare un po' di margine per te stesso. Prevedi un po' di tempo in più per ciascuno dei tuoi team per completare i compiti e per realizzare l'intero progetto. Assicurati che tutto sia stato calcolato e che tutti siano stati informati in modo da sapere su quali compiti stanno lavorando. Ogni compito, incarico o voce del tuo diagramma di Gantt deve essere assegnato a una persona o a un team in modo che l'elemento venga portato a termine.

7. Spediscilo

Una volta creato tutto, è il momento di inviarlo alle persone che ne avranno bisogno. Tutti i tuoi stakeholder, i clienti, i team e i manager avranno bisogno di vedere cosa c'è scritto nel grafico. Devono sapere cosa viene fatto, quando viene fatto e chi lo farà. In fin dei conti, vorranno intervenire e assicurarsi che tutto venga svolto nel modo giusto. Se riesci a impaginare il piano in modo efficace e semplice, potranno esaminarlo e assicurarsi che tutto funzioni per loro.
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Inoltre, inviando il piano ti assicuri che tutti svolgano i compiti che sono stati loro assegnati. Inoltre, il grafico consente ai clienti e agli altri di vedere quali compiti sono stati completati o sono ancora in corso di svolgimento, perché ogni membro del team può segnare i propri compiti. In questo modo si evita che i clienti chiamino o si fermino troppo spesso perché sanno quando le varie fasi del processo devono essere completate. Non c'è bisogno di tirare a indovinare o di controllare se le cose stanno andando secondo i piani.
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Chiedi aiuto e feedback anche alle persone coinvolte. Non è sufficiente che guardino la tempistica e ne siano soddisfatti. Potrebbero volerti accelerare alcune aree o qualcuno del tuo team potrebbe dirti che ha bisogno di più tempo per un compito specifico. Indipendentemente da ciò, devi invitarli a darti un feedback e a farti sapere cosa funziona nella tempistica e cosa no. In questo modo potrai apportare tutte le modifiche necessarie o essere consapevole di potenziali problemi lungo il percorso. Questo risparmierà a tutti un sacco di problemi.

8. Modificare se necessario

A volte il tuo grafico sarà perfetto al primo colpo. La maggior parte delle volte, invece, dovrà essere aggiustato e modificato durante il percorso. Nella maggior parte dei casi, troverai dei punti in cui ti è sfuggito qualcosa. Forse ti sei dimenticato di un compito che deve essere portato a termine prima di poter fare qualcos'altro. Forse non hai tenuto conto di un tempo sufficiente per svolgere qualcosa che deve essere fatto. Forse c'è stato un ritardo per un altro motivo, come ad esempio la mancanza di materiale o la difficoltà di ottenere l'approvazione da parte di un cliente. Qualunque cosa accada, ci saranno momenti in cui dovrai apportare delle modifiche.
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Tieni presente che apportare modifiche va bene ed è una cosa che accade in quasi tutti i progetti. Ma devi essere sicuro di portare a termine le modifiche nel modo migliore possibile. La prima cosa da fare è apportare le modifiche nel grafico in modo che tutti possano vedere che c'è qualcosa di diverso. Saranno in grado di valutare le modifiche apportate e poi potranno fare dei commenti o comunicarti il loro feedback in merito. Questo può migliorare il processo di modifica.
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Un altro passo importante è assicurarsi che tutti siano informati della modifica. Non dare per scontato che solo perché hai apportato la modifica al software o al grafico e tutti hanno accesso, la vedranno. Devi assicurarti che sappiano che la modifica è stata apportata, che cosa è stato cambiato, perché è stato cambiato e tutto ciò che potrebbero chiedersi. Più sarai aperto e onesto con loro, meglio sarà per te e questo sarà un passo importante.

Per concludere

Se stai cercando di creare una timeline per la gestione del progetto, devi assicurarti di farlo nel modo giusto. Vuoi assicurarti che tutti siano consapevoli dei diversi compiti e che tutti i compiti vengano svolti correttamente. Una tabella di marcia assicura tutto questo e molto di più. Quindi, come puoi assicurarti di essere sulla strada giusta? Seguendo tutti i passaggi indicati qui di seguito, avrai un ottimo inizio e ti assicurerai che il tuo team porti a termine il lavoro.

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