Structure de répartition du travail
Lorsqu'il s'agit d'exécuter un projet, l'un des aspects les plus importants est la structure de répartition du travail. Il s'agit d'un processus qui permet de décomposer le projet, de mieux le comprendre et de mieux l'exécuter. Mais comprends-tu bien ce qu'est ce type de structure et comment elle fonctionne ? Nous allons parler de toutes les étapes et du processus qui l'accompagne. Tu pourras mener à bien des projets beaucoup plus facilement au sein de ton entreprise si tu sais comment tirer le meilleur parti du processus de répartition du travail.
Qu'est-ce que la structure de répartition du travail ?
Tout d'abord, voyons un peu plus en détail ce qu'est la structure de répartition du travail. Ce type de structure consiste à examiner de plus près ton projet et à travailler à partir de là. Une fois que tu sais quel est le projet lui-même, tu vas devoir comprendre ce qu'il faut faire pour considérer ce projet comme une réussite. C'est là qu'intervient la décomposition. Tu dois diviser le projet en petites étapes. Tu dois savoir ce qui doit être fait, à quel moment et comment cela doit être fait. Tu vas donc créer des tâches au sein de ton projet puis, si nécessaire, des sous-tâches.
Au sein de cette structure, tu vas également devoir savoir exactement à quel moment tout doit être accompli, c'est là qu'intervient la partie structure. Tu es aussi en train de créer un calendrier. De plus, tu dois savoir combien cela va coûter de fournir chacune des différentes étapes, tâches et produits livrables qui vont de pair avec le projet. Lorsque tu auras fini de créer cette structure, tu devrais avoir une bonne compréhension de tout ce qu'il faudra faire pour que le projet soit réalisé selon les spécifications requises.
Qui a besoin d'une structure de répartition du travail ?
La réponse est que toute personne qui souhaite rationaliser son processus d'exécution de projet a besoin d'une structure de répartition du travail. Ce type de système va faciliter les choses pour à peu près tous ceux qui ont besoin de créer un projet et il n'a pas besoin d'être utilisé uniquement par les personnes qui sont en charge de l'ensemble du système. Bien que les gestionnaires, les patrons, les chefs d'équipe et d'autres personnes à haut pouvoir puissent utiliser cette structure pour aider à déléguer des tâches et interagir avec une équipe, les individus peuvent également utiliser ces processus.
Les chefs d'équipe, à n'importe quel niveau de l'organisation, peuvent utiliser cette structure pour déterminer chacune des tâches et des sous-tâches d'un projet. À partir de là, ils peuvent utiliser cette structure pour déléguer chacune des tâches et déterminer qui en sera responsable. Il s'agit d'une partie importante du processus de présentation d'un projet à un client ou à une personne d'un niveau encore plus élevé au sein de l'organisation. Mais qu'en est-il des personnes qui travaillent pour l'entreprise ? Comment cela peut-il fonctionner pour eux ?
La structure de répartition du travail peut être utilisée pour répartir absolument tout ce sur quoi tu travailles. Si l'on te donne une tâche à accomplir, il y a de fortes chances que tu aies plusieurs tâches plus petites à réaliser pour atteindre cette mission ultime. Si tu dois concevoir une salle de bain pour un projet de rénovation, tu dois d'abord faire des recherches et connaître la taille de l'espace et la disposition de la plomberie et de l'électricité. Tu dois connaître le budget disponible et tu devras estimer les coûts des matériaux de construction et des pièces qui devront être intégrées à la structure. L'élaboration des différentes étapes peut également t'être utile pour ne pas en manquer une.
N'importe qui peut utiliser ce type de structure pour créer un système plus cohérent et s'assurer qu'il ne manque pas d'étapes lorsqu'il travaille sur un projet. Même les freelances peuvent travailler avec cette structure pour s'assurer qu'ils budgétisent leur temps de manière appropriée. Tu peux créer un tableau de ce qu'il te faudra pour créer le contenu ou le produit livrable sur lequel tu travailles. À partir de là, tu peux budgétiser ce que vaut chaque tâche et créer des offres pour ton temps et tes efforts.
Pourquoi ça marche
Alors, pourquoi cette étape est-elle importante dans ton processus ? Eh bien, il y a certaines choses que tu dois savoir et quelques raisons importantes pour lesquelles tu devrais utiliser ce processus. La première est de s'assurer que tu sais exactement ce qui doit être fait. Lorsque tu crées une structure de répartition du travail, tu commences par la pièce maîtresse, le résultat final, et tu le décomposes en résultats plus petits jusqu'à ce que tu arrives aux tâches et sous-tâches individuelles qui doivent être accomplies. Ainsi, lorsque tu utiliseras ce système, tu ne pourras oublier aucune des étapes à suivre.
Ensuite, tu auras une meilleure compréhension du calendrier dont tu auras besoin. Parce que tu décomposes chaque étape, tu sais combien de temps ces étapes doivent prendre et tu sais quelles tâches peuvent être accomplies simultanément et où ton équipe va s'attendre les uns les autres. Cela te permet de mieux comprendre ce qui se passe et de t'assurer que tu ne seras pas submergé par une échéance que tu pensais réaliste jusqu'à ce que tu sois au beau milieu du projet.
Tu auras également une bien meilleure compréhension du budget spécifique dont tu as besoin parce que, là encore, tu auras une meilleure compréhension des tâches nécessaires. Comme tu peux examiner chaque tâche et évaluer les fournitures et l'équipement nécessaires ainsi que la taille de l'équipe que tu vas créer, tu auras beaucoup plus de chances de créer un budget réaliste. Cela rendra ton entreprise et ton client plus heureux.
Après tout, tu ne léseras personne si tu as une meilleure idée de ce qu'il faut facturer au départ.
Enfin, tu sauras comment créer l'équipe dont tu as besoin pour exécuter les tâches. Si tu connais toutes les tâches et les affectations qui doivent être réalisées pour ton projet, tu sauras qui, dans ton organisation, doit être responsable de ces tâches. Tu pourras alors assigner chaque tâche à la bonne personne et t'assurer qu'elle est exécutée comme tu le souhaites. Le résultat sera bien meilleur pour toutes les personnes impliquées, car elles seront toutes informées du projet dès le début, même si leur tâche n'est pas nécessaire avant un certain temps.
Comment exécuter la structure de répartition du travail
Bon, maintenant nous savons que c'est important et qu'il y a plusieurs domaines où cela va te faciliter la vie, mais comment vas-tu commencer ? Heureusement, c'est un processus facile à mettre en place et avant même de t'en rendre compte, tu pourras le faire en dormant. Après tout, c'est là tout l'intérêt d'optimiser ta structure de travail, n'est-ce pas ? Tu veux t'assurer que tu n'auras aucun problème à suivre le même processus à l'avenir, peu importe ce sur quoi tu travailleras ensuite.
1. Connaître le but ultime
La première étape consiste à savoir quel est le but ultime de ton projet. Parle avec ton client ou ton patron (si c'est lui qui interagit avec le client pour toi) et définis la portée de ton projet et la façon dont tu vas y arriver. Ensuite, discute avec ton équipe et détermine les différents éléments que ton équipe doit fournir pour atteindre ce but ultime. Quels sont les éléments ou les services nécessaires pour y parvenir ?
2. Connaître les tâches requises
Ensuite, tu vas parler avec ton équipe des différentes tâches qui sont nécessaires pour s'assurer que tous les éléments ou services permettant d'atteindre l'objectif final sont fournis. C'est ici que tu vas décomposer les choses encore plus et créer des tâches et des sous-tâches. Ton équipe et toi devez être en mesure de déterminer quelles sont les tâches, comment les effectuer correctement et ce qui rendra le processus entier aussi simple que possible. Tu essaies d'être aussi réaliste que possible en ce qui concerne le calendrier, alors assure-toi d'inclure tout ce que tu peux pour avoir une idée précise.
3. Savoir-faire pour exécuter les tâches
À partir de là, tu vas décomposer les choses encore plus finement. Tu devrais avoir au moins trois niveaux de points tout au long de ta liste. Ton objectif ultime doit se trouver en haut de la liste. En dessous, il y a les résultats attendus qui doivent être fournis pour atteindre ce but ultime. Sous chacun de ces produits, il y a des tâches à accomplir pour y parvenir. Et sous ces tâches doivent se trouver des sous-tâches, et c'est là que cette étape entre en jeu. Tu dois avoir des sous-tâches qui vont vraiment à la base de ce dont ton projet a besoin pour réussir.
4. Mets-le en place
Tu dois maintenant t'assurer que tout est facile à lire et à comprendre par l'ensemble de ton équipe. Si tu le laisses dans ton premier formulaire, il se peut que ce ne soit pas le cas. C'est là qu'InstaGantt peut t'aider. Lorsque tu seras prêt à présenter toutes les tâches dont ton projet a besoin, tu pourras le faire avec ces tableaux qui te permettront non seulement de créer autant de tâches et de sous-tâches que tu le souhaites, mais qui t'aideront également à assigner les tâches et les délais dont tu as besoin à chaque personne pour atteindre l'objectif final.
5. Discuter avec le client
Une fois que tu as tout prévu et que tu sais combien de temps cela va prendre, combien cela va coûter et ce qui doit être fait, c'est le bon moment pour parler au client. Présente-lui le plan, y compris le budget et le calendrier pour réaliser tout ce qu'il veut accomplir. À partir de là, tu pourras voir si tout correspond à ce qu'ils veulent. Tu peux t'assurer que tu comprends l'objectif final et que le budget et le calendrier vont correspondre à ce dont ils ont besoin. Si ce n'est pas le cas, tu passes à l'étape 6. Si c'est le cas, passe à l'étape 7.
6. Réorganiser le plan
Si le client a besoin d'un budget plus petit ou d'un délai plus court, tu devras réduire certains aspects de ton plan. S'il est prêt à prolonger le budget ou le délai afin d'accomplir plus ou de recevoir plus, tu devras alors ajouter certains éléments du plan. C'est à cette étape que tu vas commencer à faire des ajustements et que tu devras faire des allers-retours avec le client. Tu dois t'assurer que tout est organisé de façon à ce que cela fonctionne pour eux et pour toi.
7. Préciser les détails
Si tout est acceptable pour le client, c'est là que tu vas te plonger dans l'établissement des calendriers et des échéances. Tu vas aussi fixer des budgets pour chacune des tâches à accomplir. Tu dois aussi t'assurer d'assigner chaque tâche à une personne afin que tout le monde sache de quoi il est responsable. Ensuite, parle à chaque personne individuellement et indique-lui les tâches dont elle est responsable et le temps dont elle dispose pour les accomplir. Montre-leur le tableau et assure-toi qu'ils savent comment l'utiliser afin qu'ils puissent vérifier à mesure qu'ils accomplissent les différentes tâches.
Conclusion
En fin de compte, une structure de répartition du travail fait une grande différence dans toute organisation et dans tout système de travail. En exécutant le processus correctement, il est possible de créer un système de diagramme de Gantt idéal qui aide vraiment à faire le travail correctement. Tu n'auras pas à t'inquiéter de sous-estimer le calendrier ou le budget de cette façon, ce qui rend l'équipe et le client plus heureux. Après tout, personne ne veut s'entendre dire que son projet dépasse le budget ou qu'il n'y a aucun moyen de respecter la date limite. Et c'est ce que cette structure va t'aider à éviter.
