Nombreux sont ceux qui appellent 2023 l'année du travail à domicile. Cela étant, il est essentiel que tu disposes des bons outils de collaboration à distance. Nous avons pris la liberté de dresser une liste de 15 des meilleurs outils que tu peux utiliser lorsque tu collabores à distance.
Nous aurions bien fait une liste de 30 à 50 outils, mais nous savons que tu n'as pas le temps de lire un article long de 5 000 mots. Même si la couverture n'est pas aussi large qu'un tour d'horizon de 50 outils, nous sommes convaincus que les solutions présentées ici seront d'une grande utilité pour nos lecteurs.
Les outils de la liste sont une compilation d'outils que nous utilisons personnellement ainsi que quelques suggestions de nos lecteurs. Si tu as l'impression que nous en avons oublié, alors n'oublie pas de nous envoyer un tweet et de partager certains de tes outils en ligne préférés avec le hashtag #RemoteCollab.
Sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet !
1. Lundi.com
Monday.com est l'une des meilleures solutions de gestion de projet actuellement sur le marché. Bien qu'il soit plus récent que certaines plateformes traditionnelles, il est rapidement devenu l'un des favoris de ceux qui travaillent à distance en raison de son riche ensemble de fonctionnalités et de sa polyvalence générale.
Il convient de noter que Monday n'est pas le logiciel de gestion de projet le moins cher, mais ce qu'il manque en termes d'abordabilité, il le compense en termes de fonctionnalité. Si ton équipe n'est pas trop grande, le prix devrait être à ta portée. Une équipe de cinq personnes paiera 49 $/mois pour le plan de base.
2. ProofHub
Malgré le fait que Monday.com soit sans doute la meilleure gestion de projet en termes de fonctionnalités, certaines entreprises sont trop grandes pour se permettre de tels prix. C'est là qu'une solution comme ProofHub serait idéale.
ProofHub facture un abonnement forfaitaire pour toute l'équipe. Une fois que tu l'as payé, tu peux ajouter autant d'utilisateurs que tu le souhaites. Le plan essentiel te coûtera 50 $/mois tandis que le plan de contrôle ultime te coûtera deux fois plus cher à 99 $/mois.
Tip: tu peux obtenir une réduction de 10 % sur le prix mensuel si tu laisses ProofHub facturer annuellement.
Tout le monde n'a pas besoin d'une suite de gestion de projet complète. En fait, la surcharge de fonctionnalités peut même rendre la courbe d'apprentissage plus abrupte pour un plus grand nombre d'utilisateurs. Si tu cherches une solution conviviale de diagram me de Gantt, Instagantt est le logiciel qu'il te faut. Il est doté des fonctions essentielles du diagramme de Gantt , telles que les échéances, les sous-tâches et le suivi des versions.
Instagantt(créateur de diagramme de Gantt) te permet même d'ajouter des clients au diagramme en lecture seule afin qu'ils puissent suivre la progression sans modifier accidentellement des informations importantes.
4. Trello
Bien sûr, aucune liste de collaboration à distance ne serait complète sans Trello - le roi des tableaux Kanban. Trello est l'un des moyens les plus simples de collaborer et de garder une trace de qui fait quoi dans un projet spécifique. Les équipes qui n'ont pas besoin de fioritures ont tendance à préférer son style minimaliste.
L'une des raisons pour lesquelles Trello est si populaire est que son utilisation est gratuite et qu'elle ne soumet pas les utilisateurs non payants à des limitations strictes. En fait, ceux qui bénéficient du plan gratuit pourront créer autant de tableaux qu'ils le souhaitent sans s'engager dans un abonnement payant.
5. Chanty
Chanty est un choix populaire pour ceux qui veulent une solution de chat d'équipe à la fois simple et intuitive. Une fonctionnalité intéressante que tu trouveras lors des discussions est la possibilité de transformer n'importe quel message en tâche et de l'assigner à une personne du groupe.
Les développeurs ont également tendance à préférer la plateforme car elle prend en charge les extraits de code. Cela permet de gagner beaucoup de temps puisque les développeurs qui utilisent l'outil pourront partager leurs derniers scripts directement par le biais du chat d'équipe sans avoir à les télécharger au préalable sur une plateforme tierce.
6. Todoist
Todoist est un autre outil formidable qui met l'accent sur la simplicité et la convivialité. Ce que nous préférons dans Todoist, c'est le fait que tu puisses l'utiliser sur pratiquement n'importe quelle plateforme. Ton compte se synchronise automatiquement entre les appareils, ce qui te permet de l'utiliser sans souci, quelle que soit la plateforme sur laquelle tu te trouves.
Personnellement, nous utilisons l'extension Chrome et le widget Android. Le fait que Todoist ne soit jamais à plus de quelques clics ou taps de distance le rend très pratique à utiliser. Le plan d'affaires ne coûte que 5 $/mois pour chaque utilisateur et te permet d'ajouter jusqu'à 50 personnes à un même projet.
7. Zoom
Depuis que le travail à domicile est devenu la nouvelle norme, Zoom a connu un pic géant dans la croissance de ses utilisateurs. Cela ne veut pas dire qu'il n'était pas populaire avant ce changement de société, puisqu'il est un chef de file de l'industrie de la vidéoconférence depuis des années.
Le plan gratuit de Zoom est assez indulgent pour les utilisateurs qui ne veulent pas passer à la version supérieure - la seule limite principale étant une limite de temps de 40 minutes pour les réunions de groupe. Les réunions individuelles ne sont pas limitées dans le temps, quelle que soit la formule choisie.
Tip: La formule entreprise de Zoom ne coûte qu'un dollar par mois pour chaque hôte si tu as 1 999 hôtes ou plus.
8. Nextiva
En parlant de communication en ligne, faisons un détour par l'espace VoIP. Pour collaborer, il est essentiel de pouvoir rester en contact avec ses collègues, mais cela peut s'avérer difficile lorsqu'on travaille à distance.
Pour seulement 22 dollars par mois, tu peux utiliser l'application mobile Nextiva pour passer des appels illimités vers n'importe qui aux États-Unis et au Canada. Tu peux aussi avoir des conférences téléphoniques audio qui t'aideront à mener des projets de groupe depuis le confort de ta maison.
9. HelpCrunch
La collaboration est beaucoup plus facile lorsque tout est sur une seule plateforme. C'est pourquoi nous recommandons HelpCrunch aux équipes distantes qui veulent communiquer avec leurs clients sur toutes les plateformes. Cela t'évite d'avoir à sauter entre une demi-douzaine d'applications différentes juste pour répondre aux tickets.
Les prix commencent à 15 $/mois pour chaque membre de l'équipe que tu ajoutes. Ceci étant dit, nous te recommandons d'opter pour le plan premium à 25 $/mois car il te permet d'ajouter ta propre marque personnalisée à la plateforme. Les équipes de 20 utilisateurs ou plus peuvent opter pour la formule entreprise.
10. G Suite
Si nous parlons de fonctionnalité brute dans le contexte de la collaboration à distance, alors rien ne vaut G Suite. Que tu utilises Docs, Sheets ou Forms, il sera nettement plus pratique de collaborer avec les membres de ton équipe si G Suite est au centre des opérations.
Tu peux même utiliser G Suite pour créer des adresses électroniques d'entreprise qui se terminent par ton domaine Web. Cela renforcera ta crédibilité lorsque tu enverras des courriels à des clients potentiels. À seulement 6 $/mois pour chaque utilisateur, G Suite est une véritable aubaine.
11. De meilleures propositions
Obtenir des signatures numériques juridiquement contraignantes n'est pas une tâche facile, et sans cela, les clients pourraient te fuir une fois le travail terminé. Heureusement, Better Proposals offre une solution robuste et abordable pour les entreprises de toutes tailles.
Il y a trois plans, mais nous recommandons le niveau premium car il ne coûte que 49 $/mois. Les utilisateurs du plan premium peuvent ajouter jusqu'à trois utilisateurs et envoyer 50 propositions par mois à leurs clients. Ceux qui envoient des propositions en masse peuvent envisager le plan entreprise.
Tip: ceux qui bénéficient du plan premium peuvent ajouter des intégrations de gestion de projet à Better Proposals.
12. Airfocus
Les feuilles de route peuvent t'aider à faire passer ta collaboration à distance au niveau supérieur. Airfocus te permet de créer des feuilles de route dans les styles Kanban et chronologique. Il rend également le partage très facile et te permet même de choisir les zones du tableau que tu veux que le destinataire voie.
Tu peux ajouter un nombre illimité de spectateurs à tes feuilles de route, c'est pourquoi cette solution est idéale pour les entreprises qui ont une grande base de clients. Les prix commencent à 29 $/mois mais tu peux aussi prendre contact avec l'équipe commerciale d'Airfocus si tu veux explorer leurs options pour les entreprises.
Tip: installe l'extension Chrome d'Airfocus pour ajouter des éléments en quelques clics seulement.
13. Toggl
Le suivi du temps a tendance à être plus délicat lorsque tu n'es pas physiquement au bureau. Heureusement, des logiciels comme Toggl éliminent cet obstacle pour que tu puisses collaborer de façon transparente avec tes collègues tout en gardant une trace de tes heures facturables.
Tu peux créer un minuteur différent pour chaque projet afin que tu saches combien chaque client te doit et quels sont les projets auxquels tu as consacré le plus de temps. Nous te conseillons de créer un minuteur supplémentaire pour suivre le temps que tu passes à faire du sport, car l'exercice peut prévenir les maladies cardiaques et pulmonaires.
Tip: obtenir le plan premium facilitera l'installation puisque Toggl t'enverra un consultant.
14. GitLab
GitLab se targue d'être une plateforme DevOps tout-en-un qui fournit essentiellement toutes les fonctionnalités dont les développeurs ont besoin. Ceux qui utilisent un abonnement gratuit bénéficieront d'une allocation mensuelle de 2 000 minutes de pipeline CI par groupe, ce qui est suffisant pour la plupart des équipes.
Si tout ce que tu recherches est un solide tableau des problèmes de projet, alors tu n'auras pas vraiment besoin de passer à une version supérieure à l'abonnement gratuit. Cependant, ceux qui recherchent des fonctionnalités étendues telles que les feuilles de route, les approbations de fusion, les graphiques de pipeline et l'analyse des conteneurs devraient envisager une mise à niveau.
15. Piège à courrier
Le dernier outil que nous avons sur cette liste est Mailtrap. Qu'est-ce que Mailtrap exactement ? C'est un faux serveur SMTP de test qui te permet de tester tes courriels avant de les envoyer à de vrais clients.
Il utilise également son algorithme pour classer tes courriels et leur attribuer un score de spam. Un score de spam plus bas signifie que tes courriels ont moins de chances d'être détectés par les filtres anti-spam. Si ton e-mail a un score de spam élevé, Mailtrap te conseillera sur la façon de l'améliorer. Enfin, il dispose d'un plan gratuit éternel.
Conclusion
Comme tu peux le constater, il existe une grande variété d'outils de collaboration à distance parmi lesquels tu peux choisir. Travailler à domicile est plus facile que jamais grâce aux vaillants efforts de la communauté des logiciels. Nous espérons que cette liste t'a été utile d'une manière ou d'une autre.
Il existe encore d'innombrables outils de collaboration que nous n'avons pas encore abordés, alors n'hésite pas à nous faire savoir si tu souhaites qu'un article suive. Si tu as fini par utiliser l'un des outils de cette liste, n'oublie pas de partager cet article avec un ou deux amis et de faire suivre l'aide.
La collaboration sera beaucoup plus efficace pour tout le monde une fois que l'on disposera des bonnes solutions pour le travail. C'est tout pour l'instant, mais nous espérons que tu auras une bonne expérience en travaillant à distance et que tu utiliseras ton nouveau temps libre de manière productive - sans oublier saine.
