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Lorsqu'il s'agit de garder ton équipe en contact les uns avec les autres, tu as besoin des meilleurs applis et systèmes possibles. Lorsque tout le monde est dans la même pièce, ou au moins dans le même bâtiment, ces applications aident à promouvoir l'excellent travail que vous faites tous. Elles t'aident à suivre les besoins de chacun et à savoir comment vous pouvez vous aider les uns les autres. Elles te permettent également d'obtenir de l'aide. Mais pour l'essentiel, elles sont un moyen de rendre les choses plus pratiques. Après tout, tu peux te lever et aller voir les personnes qui partagent ces applications avec toi.
Pour les équipes qui doivent gérer des équipes qui travaillent à distance, il est crucial d'avoir les bonnes applications pour pouvoir faire quoi que ce soit. Tu veux t'assurer que tu utilises toutes les meilleures applis possibles, parce que si ce n'est pas le cas, tu pourrais te retrouver avec des erreurs de communication. Tu pourrais avoir du mal à transmettre toutes les informations essentielles aux personnes qui en ont besoin. Après tout, tu n'es pas en mesure de te lever et d'aller parler à quelqu'un d'un problème. Tes applis et tes systèmes doivent fonctionner parce qu'ils sont la seule chose que tu as. Et c'est quelque chose que nous comprenons. C'est pourquoi nous avons créé une liste des 12 meilleurs outils de travail à distance de 2024.
Comment nous avons trouvé les bons systèmes
Nous savons que rester en contact avec ton équipe est crucial pour ton succès, et nous savons qu'il y a beaucoup de façons différentes de communiquer et de partager des informations. Avoir une seule application pour envoyer des courriels n'est plus suffisant. Tu as besoin de plus que cela. Tu as besoin de systèmes qui t'aident à répartir le travail, à collaborer sur des projets, à organiser des vidéoconférences, à rester organisé, et bien plus encore. Mais tu n'as pas non plus le temps de faire des essais et des erreurs parmi les centaines et les milliers d'applications différentes qui existent.
Notre équipe a fait les essais et les erreurs pour toi. Nous avons passé en revue des milliers d'applications différentes pour éliminer celles qui étaient inutiles, celles qui n'étaient pas utiles ou celles qui n'étaient tout simplement pas conviviales. Nous avons parcouru l'app store pour trouver des applications qui, nous le savions, allaient te faciliter la vie et aider ton équipe à réaliser ce dont elle avait besoin. Au final, nous avons réduit notre liste à 12 applications différentes qui, selon nous, permettront à ton entreprise de fonctionner plus facilement. Chacune d'entre elles t'aidera dans une tâche différente, et chacune te permettra de faire travailler ton équipe ensemble.
Jetons un coup d'œil à quelques-uns des meilleurs logiciels de travail à distance disponibles, afin que tu puisses choisir celui qui te convient le mieux, à toi et à ton équipe :
Instagantt est l'un des meilleurs logiciels de travail à distance(logiciel de diagramme de Gantt) du marché. Instagantt, un outil basé sur le cloud, peut te donner tout ce dont tu as besoin pour gérer ton équipe et rester au courant de tout ce qui doit être fait. Quelle que soit la taille de ton équipe, cette appli te permettra de créer des plannings, d'assigner des tâches, de gérer les charges de travail, et bien d'autres choses encore. Elle utilise des diagrammes de Gantt, qui peuvent même être reliés à Asana (dont nous parlerons dans un instant) pour que toute ton équipe soit sur la même longueur d'onde chaque jour. Tes graphiques peuvent être créés de différentes façons, mais quelle que soit la façon dont tu les crées, tu veux pouvoir suivre ton équipe. C'est possible ici.
Tu peux utiliser Instagantt pour gérer les charges de travail, garder ton équipe connectée et faire des vidéoconférences. Ce qui est encore mieux, c'est que tout est personnalisable, donc tu peux t'assurer que la façon dont tes tableaux sont mis en place fonctionne pour toi. Tu peux mettre en place des jalons et des dépendances dans tes tableaux, créer des tâches et des sous-tâches et même faire glisser et déposer différentes affectations pour t'assurer que tout s'insère là où il le faut. Le résultat est un tableau qui permet à chacun de rester concentré sur sa tâche et de savoir ce qu'il doit faire à tout moment.
Certaines desgrandes caractéristiques d'Instagantt sont:
- Chronologie
- Dépendances et jalons
- Tâche et sous-tâches
- Glisser-déposer
- Points de repère
- Chemin critique
- Plusieurs projets et espaces de travail
- Diverses options d'exportation : Excel, image et PDF
- Options de partage d'instantanés publics
- Options de collaboration en équipe : notification et attribution de tâches
- Vue et champs personnalisés
- Options de couleurs personnalisées pour les barres de progression
- Risque et priorité
- Coût estimé et réel
- Vue de Gantt et de la charge de travail
Teamgantt est une très bonne option en matière de planification de projet, car il permet aux utilisateurs de gérer leurs projets facilement et de manière visible. Ce qui rend TeamGantt génial, c'est sa compréhension de la mentalité et de la philosophie de la gestion de projet, et ils s'assurent de l'appliquer à leur produit. Cet outil offre une vue d'ensemble de chaque projet, de ses tâches, de ses échéances et de ses ressources.
Quelques unesdes caractéristiques de TeamGantt :
-Lignes de base
- Drag&Drop
- Visualisation de plusieurs projets dans un seul diagramme de Gantt
- Permission d'accès pour les invités
Cette suite est une série de plusieurs applications différentes, et chacune d'entre elles va t'aider à rester plus productif. Tout d'abord, la suite Google est probablement l'endroit où se trouve ton courrier électronique en ce moment. Presque tout le monde a une adresse Gmail parce qu'elle est pratique, gratuite et conviviale. En outre, la suite G te permet d'utiliser Google Docs, Google Drive et Google Agenda. Tous ces outils t'aident à rester au courant de tout ce qui se passe dans ton entreprise, où que tu sois.
Google Docs te permet de créer des documents qui sont partagés en temps réel avec ton équipe. Cela permet à chacun de collaborer sur différents projets et de trouver des idées en groupe. Google Drive te permet de télécharger des fichiers créés ailleurs afin que toute l'équipe puisse les voir, ou tu peux les télécharger dans des dossiers pour rendre ton travail. Enfin, Google Agenda te permet d'organiser des réunions et des emplois du temps. Tu peux même extraire les dates et les heures directement de tes courriels, pour ne rien oublier. Tous ces outils t'aident à être plus productif et à garder ton équipe synchronisée.
Lorsque tu veux faire le suivi des projets au sein de ton équipe, Asana t'aide à le faire. Ce système s'intègre à Instagantt pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que chacun s'occupe des projets qui lui sont attribués. Il est considéré comme un gestionnaire de tâches et pour une bonne raison. Tu peux tout configurer et contrôler à partir d'un seul endroit et t'assurer que toute l'équipe est d'accord. Tout ce que tu as à faire, c'est de créer les projets et d'assigner les tâches à chaque membre de ton équipe. Une fois qu'ils connaissent leur mission, ils peuvent se l'approprier et s'assurer que tout est fait correctement.
Asana te permet de créer des plans dans différents formats pour que ce soit plus facile et plus utile pour toi. Il te permet également de déterminer différentes priorités, d'établir des dépendances et de tout schématiser dans un processus étape par étape. Tu peux voir où tout le monde travaille et quelles sont les tâches dont chaque personne est responsable. Tu peux aussi t'assurer qu'aucun membre de ton équipe n'est surchargé de travail en effectuant trop de tâches à la fois. Et ils peuvent toujours voir quelles tâches leur sont assignées ou ce dont ils sont responsables. Ils peuvent alors contacter l'équipe au sujet de ces tâches.
Lorsque tu as une équipe qui travaille au bureau, tout le monde pointe à l'arrivée et au départ. En général, tu disposes d'un système de pointage centralisé qui te permet de le faire. Mais lorsque tout le monde travaille à la maison, cela peut être plus difficile. Tu ne veux pas simplement supposer que les gens travaillent quand ils le devraient. Tu veux t'assurer qu'ils font ce qu'ils sont censés faire. C'est là que TimeBilling entre en jeu. Cette application te permettra de suivre le temps que les membres de ton équipe passent à travailler sur différentes tâches dans ton entreprise.
Ce processus facilite grandement la facturation des différents projets sur lesquels tu travailles également. Lorsque tu sais sur quoi ton équipe travaille et quand elle le fait, tu sais comment facturer ces heures. Tu sais quel client sera responsable de cette période. Avec TimeBilling, tu n'as pas seulement le suivi, mais tu peux aussi consulter un calendrier pour voir comment les choses se présentent, et tu peux télécharger les rapports pour qu'ils puissent être remis aux clients. De plus, tu peux l'utiliser sur n'importe quel appareil et tu peux créer des factures directement à partir de l'application.
Trello a gagné en popularité ces derniers temps comme moyen de garder une trace de tous tes devoirs et de toutes tes tâches. C'est une application de productivité que tu peux utiliser sur ton ordinateur de bureau ou ton appareil mobile. Tu peux l'utiliser comme tracker individuel pour suivre tes missions, ou ton équipe entière peut l'utiliser pour assigner différentes tâches à différentes personnes de l'équipe. C'est aussi un système unique parce que c'est la meilleure option de style Kanban. Pour ceux qui connaissent et aiment déjà Kanban, c'est tout ce que tu as probablement besoin de savoir. Mais pour ceux qui ne le connaissent pas, c'est un système simple à apprendre.
Avec ce système, tu utilises des cartes qui sont attribuées à une équipe ou à un membre de l'équipe spécifique. Lorsqu'ils ont terminé leur partie du travail, ils déplacent la carte dans une autre section. Ensuite, cette équipe ou ce membre de l'équipe est chargé de faire sa part du travail. Lorsque la carte est déplacée d'une rangée à l'autre, elle change de responsabilité. Mais la carte elle-même permet à tout le monde de voir où elle se trouve, qui y travaille ou ce qu'on en fait. Tu peux également utiliser Trello pour autant de cartes et de tableaux que tu le souhaites, ce qui permet de l'adapter aux grandes entreprises ou de le réduire pour les plus petites.
As-tu besoin d'un moyen de partager des informations et des idées avec ton équipe ? Peut-être que toi et ton équipe (ou au moins un sous-ensemble d'entre eux) avez besoin de pouvoir communiquer sur différentes tâches, ou vous devez pouvoir collaborer sur un projet. Si c'est le cas, Miro est une excellente option pour toi. Tu peux collaborer sur Google Docs dans la G Suite, mais Miro t'offre davantage un style de tableau blanc. Cela peut être encore plus facile de collaborer car tu peux tout travailler à travers les phases nécessaires pour aller du début d'une idée à la fin.
Miro te donne un endroit pour faire du brainstorming ensemble et créer différentes idées. Tu peux ensuite faire toutes tes recherches et ta conception grâce au système. Partager toutes tes informations et collaborer au fur et à mesure est un jeu d'enfant. Il en va de même pour la création d'un système de flux de travail qui utilise Agile, afin que ton équipe sache ce qui se passe lorsque tu commences à mettre au point les détails. Lorsque tu seras un peu plus avancé, tu pourras également commencer à élaborer des stratégies et à planifier les différentes étapes de la mise en œuvre. Et enfin, tu peux utiliser Miro pour la partie cartographie afin de mettre ton plan en mouvement.
Pour les entreprises qui travaillent dans le secteur des logiciels, il est crucial d'avoir un système qui te permette de communiquer et de collaborer. Les autres outils de collaboration sont excellents, mais tu as besoin de quelque chose qui soit conçu pour les développeurs. GitHub est précisément cela. Il t'aide à collaborer avec d'autres développeurs par le biais de ton entreprise, ou tu peux même créer des zones open-source pour faire preuve de créativité. La clé ici est qu'il est conçu pour être utilisé pour le codage. Cela signifie que tu as accès à tous les différents outils dont tu as besoin pour partager ce codage, plutôt que d'essayer de le partager sur une plateforme conçue pour la communication générale.
Avec GitHub, tu peux créer ton logiciel directement dans l'application. Cela permet à toute ton équipe de voir plus facilement ce qui se passe et d'en faire partie. Tu pourras gérer différents projets directement à partir de ce système et tu pourras partager avec d'autres membres de l'équipe simplement en les mentionnant n'importe où dans le système. Il existe même des apps et des outils supplémentaires qui peuvent rendre l'ensemble du processus, de la communication à la construction du logiciel, aussi facile que possible. Tu finis avec un code qui fonctionne pour toi, et ton équipe reste dans la boucle pour t'aider.
En tant que designer, tu as besoin d'un moyen d'être créatif, et tu as besoin d'un moyen de transformer cet aspect créatif en quelque chose de physique. C'est là qu'InVision entre en jeu. Avec cette application, tu vas créer tous les aspects de ton design, depuis les toutes premières idées et les premiers prototypes. Tu peux commencer par créer des idées ensemble sur un tableau blanc semblable à celui de Miro, mais tu auras plus de fonctions de conception que tu n'en auras. Ce système est conçu pour les personnes qui fabriquent de vrais produits qui seront un jour posés sur une étagère et achetés.
Chaque membre de ton équipe de conception peut travailler sur ses tâches et commencer à créer ses idées de prototypes. Ils peuvent également collaborer sur leurs projets et obtenir les commentaires dont ils ont besoin pour améliorer ce qu'ils font et le transformer en un véritable produit. Tu peux recueillir différentes idées et inspirations grâce à tes tableaux, et tu peux tout présenter à qui de droit. Tu peux même faire demi-tour et transmettre ce projet à quelqu'un d'autre pour qu'il prenne le relais pour la phase suivante. Avec ce système, tu peux partir d'un croquis et le transformer en quelque chose de réel.
Lorsqu'il s'agit de communiquer avec ton équipe, tu veux t'assurer que tu le fais de la bonne manière, n'est-ce pas ? Tu peux communiquer via Slack et tenir tout le monde au courant grâce aux fonctionnalités de chat ou par le biais de la messagerie électronique sur la G Suite. Mais parfois, tu as besoin d'avoir des conversations en face à face. Cela ne veut pas dire que tu dois être physiquement dans la même pièce, cependant. Zoom te permet d'organiser des vidéoconférences avec une seule personne ou avec de grands groupes de personnes. Il ne s'agit pas seulement d'une vidéoconférence standard. Il s'agit aussi d'organiser des conférences ou des réunions entières pour toute l'équipe.
Zoom facilite la création d'une réunion entièrement en ligne. Mais ce que tu fais de ces réunions dépend entièrement de toi. Tu peux utiliser ce système pour héberger les appels téléphoniques que ton équipe doit passer à d'autres membres de l'équipe ou à des clients au sein de ton entreprise. Tu peux l'utiliser pour organiser des webinaires et collaborer avec ton équipe ou pour organiser des réunions avec différents clients. Tu peux aussi utiliser les fonctions de messagerie pour rester en contact permanent avec ton équipe. En fin de compte, il s'agit d'un système de communication qui te permet de rester en contact avec tout le monde.
Les équipes à distance peuvent être difficiles parce que tout le monde se trouve dans un endroit différent. Si tu prends une entreprise locale et que tu décides d'en faire une entreprise à distance, il peut être assez facile de communiquer avec tout le monde parce que vous êtes dans la même petite région. En revanche, si tu as une grande entreprise, tes employés sont probablement dispersés dans tout le pays. Ils peuvent même être dispersés dans le monde entier. Il est donc plus difficile de communiquer avec eux et de s'assurer qu'ils sont à la tâche et à l'aise dans leurs missions.
Rester en contact avec ton équipe et prendre de leurs nouvelles de temps en temps est le meilleur moyen de garder tout le monde heureux et prospère. C'est là que Timezone.io entre en jeu. Cette application te permet de voir facilement le fuseau horaire à partir duquel tes différents employés travaillent. Elle te permet ensuite de voir à quelle heure ils travaillent et comment tu peux mieux collaborer avec eux pendant ces périodes. Ainsi, vous pouvez tous deux obtenir l'aide ou les commentaires que vous recherchez, et vous n'avez pas à vous inquiéter de manquer des connexions à cause de la différence de fuseaux horaires.
Le dernier outil que nous avons pour toi est Zapier. Celui-ci est unique, et c'est un outil qui va continuer à devenir encore plus essentiel pour ton entreprise en général. C'est parce que Zapier permet d'automatiser différentes tâches que tu dois effectuer. Mais il s'agit aussi de s'assurer que tu peux utiliser toutes les différentes apps que tu veux, facilement et de manière cohérente. Après tout, avec toutes les applis que nous avons mentionnées (et les milliers d'autres qui existent), il n'est pas réaliste de supposer qu'elles sont toutes construites pour interagir, n'est-ce pas ? Eh bien, si ce n'est pas le cas, Zapier peut aussi t'aider dans ce domaine.
Avec cette appli, il te suffit de mettre des informations à un seul endroit, et Zapier peut les transférer si nécessaire. Tu peux relier différentes apps grâce à celle-ci, et à partir de là, elles peuvent partager des informations qu'elles ne pourraient pas avoir autrement. Cela va permettre à tous les membres de ton équipe de suivre plus facilement et plus rapidement les différentes tâches sans avoir à faire des allers-retours entre différentes apps pour le faire. Cela accélère tes processus et empêche également les choses de passer entre les mailles du filet, ce qui peut facilement arriver si tu ne fais pas attention à gérer efficacement chaque application.
Temps de conclusion
Les applis sont censées aider ton équipe à améliorer ton flux de travail et tes capacités. En utilisant les bonnes applications, tu peux accélérer le temps nécessaire pour communiquer différentes pensées, idées et tâches à ton équipe. Tu peux leur permettre de suivre plus facilement ce qu'ils doivent faire, et tu peux t'assurer que tout le monde reçoit le soutien qu'il recherche en cours de route.
Différents outils peuvent être plus judicieux pour le type d'entreprise dans lequel tu te trouves, et d'autres peuvent ne pas l'être. Le plus important est que tu les essaies pour voir comment ils peuvent t'aider.
En fin de compte, toi et ton équipe êtes les seuls à pouvoir décider au juste quelles sont les applications qui fonctionnent le mieux pour vous. Après tout, tu veux être sûr de créer un système cohérent qui va te faciliter la vie.
