Structure tes réunions et garde le cap sur le sujet grâce à un ordre du jour pour les réunions d'équipe
Est-ce que toi et ton équipe avez parfois du mal à garder vos réunions sur le sujet ? Nous savons tous que les réunions sont un élément crucial d'une collaboration efficace au sein d'une équipe, mais nous savons aussi à quel point il est important de faire en sorte que les réunions donnent l'impression d'être une bonne utilisation du temps pour toutes les personnes impliquées. Un modèle d'ordre du jour de réunion d'équipe peut t'aider à préparer les réunions, à aligner les priorités et à discuter des informations pertinentes avec les membres de ton équipe.
Nous sommes tous passés par là. Des réunions où les participants arrivent sans préparation, incertains des sujets abordés, ce qui finit par faire dévier la discussion, sans qu'aucune avancée ne soit faite, faisant perdre un temps précieux aux personnes concernées.
Les réunions sont un élément essentiel d'une collaboration efficace dans le cadre d'un projet et, en tant que chefs de projet, il est important de consacrer du temps à ton équipe pour aligner les priorités, discuter des problèmes et des solutions, et avancer ensemble dans la bonne direction. Un ordre du jour de réunion est un outil efficace qui peut t'aider à tirer le meilleur parti de ton temps.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ? Il peut être défini comme une liste d'activités que les participants espèrent accomplir et dont ils souhaitent discuter au cours de la réunion prévue. Un ordre du jour de réunion d'équipe t'aide à planifier et à exécuter tes réunions, ce qui permet une meilleure collaboration interfonctionnelle.
Avantages d'un ordre du jour de réunion d'équipe
L'un des avantages les plus importants de travailler avec des agendas de réunion est qu'ils fournissent une structure à ton créneau horaire prédéfini, et qu'ils t'aident à te concentrer sur les informations que tu dois partager avec ton équipe. Les agendas de réunion aident également ton équipe à se mettre d'accord sur les objectifs, les mesures à prendre et les prochaines étapes .
Prendre le temps de travailler avec un agenda de réunion peut facilement éviter les réunions improductives, ce qui te fera finalement gagner, à toi et à ton équipe, beaucoup de temps utile. Voici quelques-uns des avantages les plus pertinents qu'offre généralement un agenda de réunion d'équipe :
Les ordres du jour des réunions t'aident à reconnaître les efforts individuels et à célébrer les étapes importantes.
Ils t'aident à définir des attentes claires sur ce qui doit se passer avant et pendant une réunion.
Fais en sorte que les participants restent concentrés sur le sujet qui doit être abordé.
Discute des obstacles à la productivité ou au progrès et des solutions possibles.
Donne le rythme de la réunion mais rappelle aussi à tout le monde que tu n'as qu'un certain temps prévu pour la discussion de sujets cruciaux.
Examine les progrès réalisés par rapport aux objectifs de l'équipe et aux principaux résultats.
Partage les mises à jour pertinentes du projet.
Fais un remue-méninges pour trouver de nouvelles idées et solutions.
Que faut-il inclure dans l'ordre du jour d'une réunion ?
Un ordre du jour de réunion d'équipe efficace comprendra :
Planifie les détails comme la date, l'heure, le lieu et les personnes qui doivent être présentes.
Une personne pour diriger la réunion
Sujets à discuter
Points d'action, problèmes ou obstacles
Il est également important que tu discutes et que tu te mettes d'accord avec ton équipe sur le moment idéal pour ce type de réunion. De cette façon, tout le monde se sent écouté et reconnaît qu'il a contribué à l'ordre du jour de la réunion.
En ce qui concerne les sujets de l'ordre du jour de ta réunion, ils dépendront de l'objectif de la réunion et aussi des problèmes les plus pertinents auxquels tu es confronté pendant le cycle de vie de ton projet. Cependant, la plupart des ordres du jour des réunions comprennent :
Les éléments d'information, qui peuvent inclure toute mise à jour ou donnée que tu dois partager avec les membres de ton équipe.
Les points d'action, qui se réfèrent aux tâches que ton équipe doit accomplir pendant ou après la réunion.
Points de discussion. Il s'agit des sujets sur lesquels tu souhaites que ton équipe donne son avis. Les points de discussion comprennent également les problèmes ou les goulets d'étranglement éventuels.
Pour rendre tes réunions encore plus productives, inclus des détails utiles supplémentaires tels que la personne qui présentera chaque sujet et le temps dont disposera chaque présentateur pour discuter de ses mesures à prendre.
Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace
Les agendas de réunion peuvent facilement être personnalisés pour tout type de projet, de fonction ou de département. Tu peux créer des ordres du jour qui t'aideront à discuter de tout, des mesures à la planification des sprints, en passant par les projets à venir. Voici quelques conseils pour planifier le meilleur ordre du jour pour ta prochaine réunion d'équipe :
Les objectifs de la réunion doivent être clairs :
Tu dois pouvoir donner un aperçu de ce que la réunion couvrira sans entrer dans les points spécifiques de l'ordre du jour. Pour y parvenir, offre des éclaircissements sur les objectifs de la réunion et sur ce qui sera attendu de tous ceux qui y participent.
Liste les sujets de l'ordre du jour sous forme de questions ou de tâches :
Les points vagues de l'ordre du jour sont ton ennemi. Tes réunions seront plus productives lorsque tu préciseras immédiatement l'objectif de la discussion. Assure-toi d'ajouter des questions ou des tâches complémentaires pour que ton équipe se présente prête à la discussion.
Clarifie les attentes et les responsabilités :
Si tu as l'habitude de te heurter au fait que les participants ne se présentent pas préparés pour certains sujets clés, c'est probablement parce que tu n'es pas assez clair sur les personnes responsables de chaque sujet. Fais savoir à l'avance à ton équipe qui sera responsable de chaque sujet afin qu'elle puisse se préparer à l'avance.
Estime une durée réaliste pour chaque sujet de discussion :
Tes réunions ne doivent pas donner l'impression d'être précipitées, chaque point de discussion doit être d'égale importance. Prends en compte le temps nécessaire pour présenter et discuter de chaque sujet, et estime une durée réaliste pour l'ensemble de ta réunion avant de la programmer.
Crée et centralise les ordres du jour de tes réunions avec Instagantt
Que tu travailles avec de grandes ou de petites équipes, ou que tes réunions soient plus des discussions décontractées que des événements formels, un ordre du jour est le meilleur moyen de rester concentré et de faire bon usage du temps de chacun, car, lorsqu'il est conçu correctement, un ordre du jour de réunion peut empêcher définitivement les réunions improductives.
Maintenant que tu comprends ce qu'est un ordre du jour de réunion et comment ils fonctionnent, il est temps de choisir le bon outil pour créer le tien. Bien sûr, tu pourrais utiliser Microsoft Word pour écrire ton ordre du jour, mais tu pourrais facilement finir par oublier où tu l'as écrit et finalement égarer tes informations. Il serait beaucoup plus logique de créer tes agendas de réunion et de les garder organisés et accessibles en un seul endroit - et tu peux rapidement y parvenir en utilisant Instagantt.
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