Réflexions sur les réunions : Partage des expériences précieuses avec ton équipe
Lorsqu'il s'agit de gérer des projets et des équipes, il est toujours possible d'apprendre et de s'améliorer. Une réunion de réflexion est une occasion parfaite pour discuter du travail et des expériences dans le but d'apprendre et de comprendre différents types de compétences et différentes façons de penser, de gérer et de planifier.
Une réunion de réflexion est une session spéciale visant à aider les membres de l'équipe à apprendre ensemble en réfléchissant à un projet ou à une expérience récente pendant qu'ils la partagent avec les autres. C'est un moyen facile et informel de nourrir la créativité et de partager les connaissances en discutant de sujets en dehors de leurs tâches quotidiennes courantes .
Meeting Reflections crée un espace pour différents types de conversation afin de clarifier la façon dont les gens pensent et se sentent au-delà des besoins de base en matière de gestion de projet. Ces séances permettent à ton équipe de parler de la façon dont elle aborde son travail dans un environnement plus détendu.
Généralement, au cours de ces réunions, une personne assume le rôle d'"apprenant" et partage une expérience récente qui profitera à tous les autres. Les autres membres de l'équipe participeront en posant des questions relatives à leur travail, à leurs expériences, à leurs valeurs et à leurs initiatives. L'apprenant désigné partagera quelque chose de significatif: il peut s'agir d'un problème particulier qu'il a résolu, d'une situation difficile liée à un projet, d'une conversation avec un client qui l'a aidé à comprendre et à résoudre un problème, ou d'un livre qu'il a lu récemment. Les membres de l'équipe peuvent ensuite réfléchir à cette expérience en posant des questions.
Qui peut bénéficier d'une réflexion sur les réunions ?
Contrairement à d'autres types de réunions ou de séances de remue-méninges, une réunion de réflexion ne nécessite pas de formation ou d'équipement particulier. Au cours de cette activité, les questions sont posées librement, ce qui donne lieu à une approche beaucoup plus personnelle pour découvrir et comprendre la vision, les sentiments, l'attitude et les facteurs de motivation d'une équipe.
Quel que soit le type de travail effectué par ton équipe, tout le monde peut tirer profit des réflexions sur les réunions. Ces séances ont pour but de comprendre comment ton équipe acquiert de nouvelles compétences, de documenter les observations clés et de trouver comment appliquer les nouvelles compétences en vue d'un développement futur. Les réflexions sur les réunions permettent aux coéquipiers de partager de nouvelles informations sur une variété de sujets, y compris les techniques de résolution de problèmes.
Comment organiser une réunion Réflexion
Tout d'abord, il est important de comprendre les rôles. Jetons un coup d'œil à certains des rôles les plus courants lors de la planification et de la réalisation d'une séance de réflexion sur les réunions.
Chronométreur : Choisis quelqu'un qui sera chargé de chronométrer le temps au fur et à mesure que la conversation et les questions se déroulent.
Apprenant : La personne qui partage sa précieuse expérience d'apprentissage.
Sketcher : La personne désignée pour prendre des notes et dessiner des idées à partir de chaque point d'apprentissage de la session.
Animateur : Si ton groupe est important, tu peux désigner quelqu'un comme animateur. De cette façon, tu pourras t'assurer que tout le monde a la possibilité de participer et de s'exprimer.
Maintenant, mettons-nous au travail. Voici quelques-unes des meilleures façons de lancer tes séances de réflexion sur les réunions.
1. Préparation. Décide avant la réunion de la façon dont l'apprenant partagera son expérience avec le groupe et ajuste le programme si nécessaire. Tu peux demander à l'apprenant de faire une présentation au groupe, ce qui est la façon la plus directe de partager des informations avec un groupe et qui demande également un minimum de préparation. Tu peux aussi choisir de mener un entretien avec l'apprenant, mais garde à l'esprit que cela nécessitera un certain niveau de préparation pour garantir un dialogue correct et laisser du temps pour les questions.
Certaines de ces questions sont d'excellents brise-glace et peuvent aider à orienter la conversation :
Quelle a été l'expérience ou l'information que tu souhaites partager ?
Comment en as-tu été affecté en tant que participant ou en tant qu'observateur ?
Comment penses-tu que cela t'a changé ?
Cela t'a-t-il incité à continuer à chercher des possibilités d'apprentissage dans ce domaine ?
A quel aspect du travail de l'équipe penses-tu que cela soit particulièrement pertinent ?
2. Réagissez en équipe en posant des questions, en faisant des observations ou en donnant des conseils. Une fois que l'apprenant a fini de parler, demande à chaque personne du groupe de partager une observation ou de poser une question pour approfondir ce qu'elle vient d'entendre. Plus ces questions sont précises, mieux c'est. Le preneur de notes du groupe doit être prêt à noter les observations.
3. Décide des mesures à prendre. Le preneur de notes doit maintenant faire un résumé verbal de votre réunion. Maintenant, en tant qu'équipe, vous pouvez décider de donner suite aux idées découvertes au cours de la session. L'objectif de cette étape est de remercier l'apprenant et les auditeurs, ainsi que de confirmer les prochaines étapes.
4. Suivi. Après la réunion, assure-toi d'envoyer le compte rendu de la réunion dans un courriel. Ce courriel doit contenir les mesures à prendre qui ont été discutées.
Modèle de réflexion sur les réunions
Maintenant que tu comprends comment mener une session de réflexion sur les réunions, il est important de travailler avec les bons outils. Les logiciels de gestion de projet en ligne comme Instagntt peuvent t'aider en fournissant une plateforme simple que tout le monde peut utiliser. Instagantt est un logiciel de diagramme de Gantt en ligne pour la gestion de projet qui aide les équipes du monde entier à planifier , coordonner, programmer et exécuter leurs projets, du début à la fin. Et cela inclut la planification, l'exécution et la documentation des réflexions des réunions.
Les équipes peuvent compter sur Instagantt pour gérer leur travail efficacement en étant capables de visualiser les informations pertinentes liées au projet avec le diagramme de Gantt , telles que les délais, les ressources et le budget, et de conserver les tâches, les conversations et les documents dans un seul endroit centralisé.
