Comment prendre des notes de réunion claires et efficaces

Que sont les notes de réunion ?

Les réunions sont une activité nécessaire, quel que soit le type d'entreprise que tu diriges. Elles rassemblent les bonnes personnes dans une même pièce et sont l'occasion idéale de poser des questions et de clarifier les doutes. Si tu as quitté une réunion en te demandant ce que signifiaient certains concepts ou en te sentant confus par rapport au plan, il y a de fortes chances que tu aies pris peu ou pas de notes. 

Les notes de réunion sont simplement des références rapides à des idées, des objectifs, des décisions, des échéances et des données. Elles peuvent être définies comme la trace écrite de tout ce qui s'est passé au cours d'une réunion, et elles sont utilisées pour garder une trace des points clés ainsi que des décisions prises au cours de la réunion afin que toi et ton équipe puissiez revoir les informations et les utiliser plus tard.

Les notes de réunion sont-elles la même chose que le procès-verbal de la réunion ?

Les notes de réunion ne sont pas la même chose que les comptes rendus de réunion. Même s'ils ont tous les deux le même objectif (écrire les informations qui se produisent pendant une réunion), les comptes rendus sont toutefois plus formels et comprennent souvent des détails différents et plus structurés, tels que :

• Date complète 
• Une liste de toutes les personnes qui ont assisté à la réunion, ainsi qu'une liste des absents.
• Quand la réunion a commencé et quand elle s'est terminée
• Principaux sujets abordés lors de la réunion et noms des intervenants
• Actions entreprises et/ou décisions prises au cours de la réunion

Comme mentionné ci-dessus, les procès-verbaux couvrent également des sujets clés, mais ils suivent un format plus structuré simplement parce qu'ils servent de documentation légale de ce qui a été abordé pendant une réunion, alors que les notes de réunion sont beaucoup plus informelles et moins structurées. 

Conseils pour la rédaction des notes de réunion

Même si les notes de réunion sont plus dynamiques et aident à lancer le processus créatif, pour enregistrer efficacement les informations , elles doivent aussi avoir une certaine structure, sinon, elles finissent par être encombrées, confuses et avec peu ou pas de contexte pour le futur lecteur, et c'est pourquoi avoir quelques étapes prédéfinies peut t'aider à améliorer ton jeu de prise de notes.

Avant d'entrer en réunion, il y a quelques petites choses qu'il est toujours bon de savoir :

• Qui lira les notes ? Réfléchis à qui sera le lecteur final des notes. Collègues ou parties prenantes ? Ce sont deux publics différents et ils peuvent s'attendre à deux communications distinctes après la réunion.
• Quel est l'ordre du jour ? En sachant exactement quel est l'ordre du jour, tu peux éviter les distractions (et tu peux aussi préparer les questions).
• Prévoir les attentes. Pour prédire les attentes, tu dois connaître l'ordre du jour. Quels renseignements ton équipe demandera-t-elle probablement à partir de tes notes ? Quelle est l'information la plus importante qui sera abordée au cours de la réunion ?

Maintenant, en gardant cela à l'esprit, jetons un coup d'œil aux principales informations que tu dois écrire lorsque tu prends des notes de réunion :

• Points clés de l'ordre du jour : Il est important de garder une trace des informations clés, alors écris un résumé de chaque point abordé dans l'ordre du jour et des résultats qui ont été discutés. Les changements, les plans et les décisions sont des points clés importants qui doivent toujours être consignés sous forme de notes.

• Points d'action : Les points d'action font référence à la liste des éléments proposés lors de la réunion, et à ce titre, ils doivent être très détaillés. Veille donc à noter chaque mission, la personne à qui elle a été confiée et sa date d'échéance.

• Idées et questions : Toutes les idées, questions ou suivis qui ont été abordés pendant la réunion doivent également être inclus et expliqués. Assure-toi d'en prendre note également.
  
  

De plus, une réunion bien planifiée couvre généralement quelques points essentiels qu'il sera important d'inclure dans tes notes de réunion. Garde un œil sur :

1. Vision, buts et objectifs.
2. Facteurs critiques de succès.
3. Indicateurs clés de performance.
4. Questions clés. 

Prends des notes de réunion comme un pro avec Instagantt

Prendre des notes, c'est vraiment une forme d'art et il n'y a pas de règles en la matière. Certaines personnes préfèrent prendre des notes de réunion sur leur ordinateur portable et d'autres aiment s'appuyer sur un stylo et du papier. La façon dont tu le fais n'est pas importante, mais prendre des notes pendant une réunion ou demander à quelqu'un de le faire l'est, surtout lorsqu'il s'agit de projets complexes ou de grande envergure. Pourquoi ? Parce que les réunions sont généralement l'endroit où se déroulent les discussions ou les décisions clés, et se fier uniquement à sa mémoire n'est certainement pas suffisant. 

Mais que se passe-t-il lorsque tu prends le temps d'écrire des notes exceptionnellement bonnes et qu'elles finissent quand même par être perdues ou égarées ? C'est un scénario courant, après tout, toi et ton équipe êtes peut-être en train de gérer et de travailler sur plusieurs projets à la fois, et c'est là que les choses ont tendance à se mélanger. Heureusement, logiciel de gestion de projet comme Instagantt peut vraiment faire la différence en t'aidant à garder une trace de toutes les informations liées au projet en un seul endroit. 

Instagantt t'aide à gérer ton emploi du temps, tes tâches et tes progrès. Mais il peut aussi t'aider à garder une trace de tes propres notes de réunion en te permettant soit d'ajouter des informations à tes tâches et de garder une trace de tes notes sur certains points ou sujets clés en joignant les informations sous forme de documents Word ou de fichiers PDF, soit en créant simplement des diagrammes de Gantt avec les actions les plus pertinentes et les enseignements tirés de tes réunions les plus importantes. En outre, tu peux assigner ces actions à la personne responsable afin de pouvoir suivre l'évolution de ces tâches. De cette façon, tes notes de réunion ne disparaîtront plus jamais et tu pourras partager ces informations avec les membres de l'équipe et les actionnaires, ce qui changera la dynamique et le facteur de réussite de chaque réunion à l'avenir.

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Exemple de plan de projet et de notes de réunion

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