Modèle de leçons apprises

Leçons apprises : Défini

Les leçons apprises se réfèrent à un ensemble d'activités ou d'actions réalisées pour atteindre un ensemble spécifique de produits, de résultats ou de services. Dans le cadre de la gestion de projet, ce processus prend la forme d'une conversation ou d'une réunion qui se tient généralement après la fin d'un projet et au cours de laquelle les personnes examinent le projet rétrospectivement. Cette réunion est généralement menée par le chef de projet, les membres de l'équipe concernée et les principaux représentants du client et de l'entrepreneur.

Les leçons apprises sont extrêmement pertinentes pour les chefs de projet car elles permettent aux équipes d'acquérir des connaissances à partir du processus de conduite d'un projet, aussi bien les bonnes que les mauvaises. L'idée derrière ce processus est d'apprendre quels ont été les aspects positifs afin de les répéter dans les projets futurs et de faire des ajustements afin de ne pas répéter les erreurs qui ont été commises tout au long du cycle de vie du projet. Ces aspects peuvent concerner des méthodologies, des équipes, des processus ou des systèmes.

Reconnaître les bons et les mauvais côtés

À long terme, les leçons apprises peuvent grandement améliorer la façon dont les entreprises exécutent les projets parce qu'elles aident à saisir, à documenter et à mettre à jour les informations nécessaires pour maintenir les projets sur la bonne voie. De plus, ils permettent aux équipes de réfléchir et d'examiner ce qui fonctionne bien et comment on peut l'améliorer.

Lorsque tu organises une réunion sur les leçons apprises, tu dois prendre en compte à la fois les aspects positifs (les victoires) et les aspects négatifs (les questions ou les problèmes). Une victoire, naturellement, est quelque chose qui a conduit à un résultat positif, que tu voudras répéter dans tes futurs projets. Un problème, en revanche, est quelque chose qui a eu un impact négatif sur n'importe quel aspect de ton travail.

Les quatre étapes

Le processus des leçons apprises comprend 4 étapes qui t'aideront à saisir les informations et te permettront de les utiliser en cours de route. Ces étapes sont :

1. Identifier. Cette étape doit t'aider à identifier les recommandations qui peuvent être apprises. Considère-les comme de précieux atouts de connaissances pour tes futurs projets.
   

2. Documenter. Tu voudras documenter les informations détaillées. Prends note et écris les leçons apprises pendant les réunions et les discussions et fais-en un rapport que les participants pourront lire plus tard. Ces informations seront très utiles pour les projets à venir.
   

3. Analyser. Une fois que les informations ont été recueillies et distribuées, tu peux les analyser et les intérioriser afin de les appliquer avec succès dans de futures occasions.
   

4. Stockage. Stocker les leçons apprises est vital et elles doivent être disponibles pour les membres de l'équipe. Elles peuvent être utilisées pour les sessions de formation et les réunions de planification.
   

Comment documenter les leçons apprises

L'aspect essentiel à garder à l'esprit est que tu voudras documenter les connaissances les plus précieuses que tu as apprises afin de ne pas répéter les mésaventures qui se sont produites tout au long du processus. 

1. Victoires et problèmes. Classe tes leçons en victoires (les bonnes) ou en problèmes (les mauvaises).
2. Description. Rédige une description détaillée des leçons. Sois très précis ; s'il s'agit d'une victoire, explique pourquoi elle a réussi. S'il s'agit d'un problème, décris pourquoi il a échoué et comment cela s'est produit.
3. Impact. Lors de la gestion de projets, chaque action représente un impact possible. Qu'il s'agisse d'un impact positif ou négatif, décris le résultat et explique les conséquences qu'il a entraînées. 
4. Travail futur. Décris comment le travail que tu as réalisé peut changer ou avoir un impact sur des projets futurs. Ton entreprise en bénéficiera-t-elle ? Les futurs membres de l'équipe ou les futurs projets en bénéficieront-ils ?
5. Étapes à venir. Décris les actions spécifiques que tu vas entreprendre pour répondre à tes victoires et à tes problèmes. Surtout les problèmes. Cela t'aidera à prendre les précautions nécessaires pour ne pas répéter les scénarios négatifs et pour améliorer ton travail.

Modèle de leçons apprises

Être capable d'identifier ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, c'est la seule chose qui te permettra d'être meilleur dans ton travail. Si tu veux obtenir de meilleurs résultats, tu dois réfléchir à ce qui a été appris à la fin de chaque projet. En prenant le temps d'écrire et de conduire les leçons apprises, tu adopteras une approche productive, qui aura un impact positif sur tes futurs projets.

Les diagrammes de Gantt peuvent être d'une grande aide lors de la réalisation des leçons apprises. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel que Instagantt peut t'aider à rédiger, conduire et stocker les leçons apprises pour chacun de tes projets. Tu pourras facilement classer tes victoires et tes problèmes et décrire leur résultat et leur impact. Plus important encore, tu pourras collaborer avec ton équipe, ce qui leur permettra de participer au processus de manière active. De cette façon, les informations deviennent disponibles pour tout le monde, maintenant et à l'avenir aussi.

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