Comment gérer efficacement les demandes de travail entrantes ?
Il est difficile d'éviter les demandes de travail entrantes . Peu importe que tu sois concentré à 100 % sur la réalisation d'une tâche, tu peux toujours recevoir un courriel ou un message de chat demandant des informations ou une mise à jour sur un certain projet, et juste comme ça, tes priorités peuvent être modifiées. Sans un système pour capturer, traiter et suivre rapidement les nouvelles demandes de travail, toi et ton équipe pouvez rapidement être débordés.
Nous sommes tous passés par là. Tu as planifié toute ta journée et une nouvelle demande peut surgir de nulle part. Cela arrive tout le temps, à toi et à ton équipe. Et c'est à toi de créer un processus qui te permettra de gérer les priorités et de suivre les nouvelles demandes de travail. Le fait de pouvoir documenter ce que l'on te demande fera une réelle différence dans ta façon de travailler et d'aborder les nouvelles demandes, sans laisser tomber les tâches et les échéances qui t'ont été assignées précédemment.
Quelles sont les meilleures pratiques pour les demandes de travail entrantes ?
1. Exiger une soumission formelle pour toutes les demandes entrantes.
Tout le monde est occupé. Rien n'est fait s'il n'est pas officiellement soumis et attribué. Une demande de travail entrant bien établie doit être cohérente, et chaque personne ou service doit l'utiliser. Tu dois t'assurer que ton équipe sait que les gens n'effectueront que les travaux officiellement demandés par écrit. Il est tout aussi important que ton équipe comprenne le processus et sache exactement où trouver les informations.
En remplissant un formulaire et en listant les informations relatives à la tâche, tu peux t'assurer que tu disposeras des données nécessaires pour la mener à bien : délais, coordonnées, priorités et instructions particulières. Une fois ces informations recueillies, tu peux alors attribuer la tâche à un membre de l'équipe et suivre sa progression. Plus besoin de deviner ce que tu étais censé faire plus tard.
Tu peux aussi cartographier les différents types de demandes de travail que ton équipe reçoit et les organiser en fonction des critères qui te concernent.
2. Conserver les informations et les demandes entrantes en un seul endroit.
Il doit y avoir une source unique de vérité pour tous les projets entrants. Cela signifie que toutes les demandes de travail entrantes doivent être automatiquement acheminées vers un seul endroit où elles peuvent être organisées, cartographiées, classées par ordre de priorité, attribuées et suivies. Le logiciel de gestion de projet peut être une solution brillante pour cela, car tu peux canaliser les informations en un seul endroit. Ton équipe sait ce qu'elle est censée faire et les autres départements peuvent également comprendre l'état de leurs demandes de travail.
3. Établis des priorités et attribue le travail tout de suite
Certaines demandes sont tout simplement plus importantes que d'autres. Il est fondamental de pouvoir classer tes demandes entrantes par ordre de priorité plutôt que de les aborder dans l'ordre séquentiel. Prends donc un moment pour classer les demandes par ordre de priorité au fur et à mesure qu'elles arrivent et assigne-les à un responsable. En adoptant cette approche, tu peux t'assurer que ton équipe travaille sur les bonnes tâches au bon moment.
C'est aussi une excellente pratique que de cartographier les demandes entrantes en fonction des objectifs stratégiques de ton entreprise. En faisant cela, tu peux être sûr que tu te concentres sur les bonnes tâches et que tu hiérarchises le travail d'une manière qui fonctionne aussi bien au niveau de l'équipe, du département et de l'entreprise.
Avantages de la mise en place d'un processus de demande de travail entrant
La gestion des demandes de travail entrantes te permettra d'obtenir des détails importants dès le départ. Tu peux t'assurer que l'information circule, garder les choses organisées et suivre le statut et les progrès de manière efficace.
En normalisant une procédure, tu peux suivre les demandes en un seul endroit et rendre les choses claires pour tout le monde aussi. Les gens sauront qui travaille sur chaque tâche et quand elle est due. De plus, en classant les demandes par ordre de priorité, tu favorises ton équipe en lui permettant de rester concentrée sur les tâches urgentes.
Améliore ton processus de demande de travail entrant avec Instagantt
Lorsqu'il s'agit de gérer les demandes de travail entrantes, il est essentiel d'établir des priorités. Instagantt peut t'aider à cartographier, organiser et déterminer quelles tâches sont essentielles pour que tu puisses te concentrer sur l'attribution du travail et son suivi. Et en rationalisant ton processus de demande de travail entrant, ton équipe saura exactement sur quoi se concentrer pour faire son meilleur travail.
Les diagrammes de Gantt te permettent d'organiser toutes les demandes de travail entrantes et de veiller au bon fonctionnement de ton équipe. Les autres départements peuvent également être tenus au courant en partageant l'état d'avancement du travail. La gestion des tâches peut être aussi simple qu'un glisser-déposer, et les membres de l'équipe peuvent être avertis dès qu'ils reçoivent une nouvelle affectation de travail. De cette façon, tu peux facilement savoir qui travaille sur quoi, et ton équipe aura une idée claire de la date à laquelle le travail est dû.
Construis ton propre processus efficace de demande de travail formelle et concentre-toi sur la réalisation du travail.
