Qu'est-ce que la gestion de l'approvisionnement d'un projet et la planification de la réussite ?

Ce tiers sera le partenaire de ce projet particulier. Lorsque tu te renseignes sur ce qu'est la gestion de l'approvisionnement d'un projet, tu dois avoir une idée de ce dont tu parles.

Lorsque l'on pense ou que l'on parle de ce qu'est la gestion de l'approvisionnement d'un projet, il s'agit de traiter avec la troisième partie de manière à ce qu'elle devienne partie intégrante de ton projet. Il ne s'agit pas seulement d'avoir un partenaire de projet, mais de choisir le partenaire après avoir soumissionné à différentes offres et trouvé la meilleure option.

Qu'est-ce que la gestion de l'approvisionnement d'un projet ?

Qu'est-ce que la gestion de l'approvisionnement d'un projet et pourquoi devons-nous apprendre à la connaître pour mener à bien un projet ? La gestion de l'approvisionnement d'un projet consiste à développer et à entretenir des relations avec des tiers tels que des entrepreneurs, des fournisseurs et des vendeurs.

Les chefs de projet sont chargés de trouver un bon vendeur compétent. Tout comme pour l'embauche d'employés, les chefs de projet communiquent correctement avec les vendeurs pour acheter les choses nécessaires au projet.

En soumissionnant, ils trouvent une bonne correspondance pour le projet, que ce soit pour l'achat de services ou de produits. Ils sont chargés de choisir les meilleurs partenaires et de signer des contrats avec eux pour l'ensemble du projet. Ils font donc partie du projet au même titre que l'équipe, et un chef de projet est chargé de développer de bonnes relations et de les maintenir jusqu'à la fin du projet.

Toutes les responsabilités reposent sur les épaules d'un chef de projet qui ne se contentera pas d'attraper un bon partenaire en rédigeant une lettre de proposition pour placer son offre. Les entrepreneurs soumissionneront et, d'un commun accord, ils signeront un contrat dans lequel les deux parties se mettront d'accord sur certains points en adoptant un raisonnement gagnant-gagnant.

Comment précéder la gestion de l'approvisionnement d'un projet ?

Maintenant, tu sais bien ce qu'est l'approvisionnement d'un projet et tu attends avec impatience de connaître les étapes nécessaires pour y parvenir. Voici donc le guide étape par étape qui te permettra de comprendre comment se déroule la gestion de l'approvisionnement d'un projet. Elle comprend quatre processus principaux.

Une bonne planification pour commencer

La planification est la clé du succès, quel que soit le niveau du projet que tu commences. Chaque petit projet a besoin d'une bonne planification avant d'être exécuté, car cela permet d'économiser du temps, des ressources et de l'argent. Grâce à la planification, tu peux gérer tes affaires avec succès.

Lorsque les gestionnaires planifient, ils prennent en compte le budget du projet et inscrivent les éléments en conséquence. Les chefs de projet savent très bien de quelles ressources ils ont besoin pour ce projet et ce qu'ils devraient exclure de ce qu'ils ont déjà. Ainsi, lorsqu'ils planifient le projet, ils prennent en compte les détails suivants.

- La ressource dont ils ont besoin pour l'exécution du projet.

- Qualités du vendeur auprès duquel ils achèteront des ressources.

- Finaliser le budget

- Inscris les exigences du contrat

- Conditions générales du contrat

- Les termes juridiques de leur projet

- Délais

Les responsables de l'approvisionnement des projets doivent donc être beaucoup plus proactifs et s'arranger pour que leur projet soit couronné de succès.

Processus de conduction

Après la planification vient la conduite de l'approvisionnement, au cours de laquelle le gestionnaire recherche des offres auprès des fournisseurs. Il consulte les offres, communique avec les fournisseurs et obtient la meilleure offre. Lorsque les deux parties, c'est-à-dire le fournisseur et l'organisation, sont d'accord, elles concluent un contrat. Les deux parties partagent les conditions du contrat et le signent après l'avoir lu attentivement. C'est le moment où le manager finalise l'accord et effectue le paiement pour l'achat des produits.

Contrôler et gérer les pièces importantes

La planification est faite de ton côté, et tu as maintenant signé le contrat. Il est temps de vérifier le bon fonctionnement et la qualité des produits ou des services que tu obtiens des vendeurs. Dans ce processus, tu dois t'assurer que les services ou les produits fonctionnent parfaitement ou non.

Continue à le vérifier jusqu'à ce que le projet soit terminé. Au cours de ce processus, tu inspecteras le processus et les produits, tu vérifieras les paiements, l'avancement du projet, ainsi que l'avancement et la mise à jour des produits du vendeur.

Fermeture

Le dernier processus de cette gestion de l'approvisionnement du projet est la clôture, au cours de laquelle le chef de projet est chargé de mettre fin au partenariat de manière satisfaisante. Il doit régler tous les paiements et toutes les questions en révisant le contrat. Il vérifie si le fournisseur a livré du matériel de qualité ou non. En signant à la fin du contrat après l'avoir examiné, il prouve que le vendeur a fourni exactement ce qu'il a déclaré au moment de la signature du contrat. 

Pourquoi devons-nous faire de la gestion d'approvisionnement de projet ?

Tu te demandes pourquoi tu dois opter pour la gestion des achats dans le cadre d'un projet ? Oui, la même question m'a mis les nerfs en pelote quand j'ai commencé, mais ensuite j'ai trouvé les raisons.

Chaque entreprise ne peut pas tout produire ni tout avoir.

Lorsqu'une organisation démarre un projet, elle a besoin de certaines matières premières ou de produits déjà préparés. Par exemple, dans le cas des appareils électroniques, les entreprises commandent des assemblages de circuits imprimés préparés car elles ne sont pas spécialisées dans la fabrication de circuits imprimés et d'assemblages de circuits imprimés, elles préfèrent donc commander ces produits aux entreprises de fabrication de circuits imprimés plutôt que de les fabriquer sur leur lieu de travail.

Ils doivent investir une somme énorme pour lancer un autre projet de fabrication de circuits imprimés et embaucher une nouvelle équipe d'ingénieurs et de concepteurs de circuits imprimés. Il leur sera difficile de gérer deux projets sous un même toit. Ainsi, en apprenant ce qu'est la gestion de l'approvisionnement d'un projet, tu prendras la bonne décision si tu peux la contrôler.

Pour gagner du temps et de l'argent.

Lorsque tu embauches une équipe pour la fabrication des produits dont tu as besoin pour ton projet, tu investis beaucoup d'argent. Il est donc préférable d'acheter des produits à d'autres entreprises ou vendeurs en passant par la méthode de gestion des achats du projet.

Même peut travailler avec une main d'œuvre peu nombreuse.

C'est évident lorsque tu améliores le travail ou que tu commences un nouveau projet avec le précédent. Tu as besoin de plus de main d'œuvre. Si tu vas de l'avant avec la fabrication du produit dont tu as besoin pour réaliser ton projet, tu embaucheras plus de main d'œuvre.

Mais si tu achètes les produits à une autre entreprise, tu ne paieras que pour ce produit au lieu de payer la main-d'œuvre, d'acheter des machines, de consommer de l'énergie et d'acheter des matières premières. Tu dois donc abandonner ce plan et opter pour la gestion de l'approvisionnement du projet.

Pour éviter les choses du cercle d'absence de contrôle.

Comme tu as de l'expérience dans ton domaine et que tu as une équipe qui possède les compétences dont tu as besoin pour ton projet, ce ne sera pas une bonne décision de commencer un autre projet pour l'achèvement d'un projet précédent si tu n'as pas la mainmise sur les choses. Choisir la gestion de l'approvisionnement des projets t'aidera à éviter les choses qui ne sont pas de ton ressort.

Dans quelle mesure les responsables de l'approvisionnement des projets doivent-ils être proactifs ?

Un chef de projet doit avoir l'esprit vif, être proactif et motivé. Il doit continuer à chercher les meilleures alternatives au lieu de perdre du temps et de l'énergie dans la mauvaise direction.

- Prend la responsabilité d'initier l'approvisionnement du projet.

- Ils doivent avoir une fin en tête avant de commencer le projet

- Ils doivent bien communiquer

- Ils doivent créer une coordination avec les parties prenantes

- Ils devraient également influencer les vendeurs

Quels sont les avantages de la gestion de l'approvisionnement des projets ?

En recherchant ce qu'est la gestion de l'approvisionnement des projets, tu observeras un grand nombre d'avantages. Voici quelques-uns des avantages de la gestion de l'approvisionnement des projets :

Risque faible

Les chefs de projet doivent être beaucoup plus actifs et attentifs lorsqu'ils rencontrent les vendeurs en ce qui concerne la qualité des produits qu'ils achètent et le contrat. Comme ce processus est bien planifié et que l'organisation connaît le coût, la qualité du produit et les services que le vendeur fournira, le risque de tricherie est faible.

En ayant un contrat écrit, tu peux aussi t'assurer que rien ne va à l'encontre des règles, des termes et des conditions mentionnés dans le contrat après l'accord mutuel.

Produits de haute qualité

Tu n'as pas besoin de faire de compromis sur la qualité des produits que tu achètes au vendeur, car tu as la possibilité de négocier avec les vendeurs et de choisir les produits de la meilleure qualité. Le choix du vendeur dépend de toi. Tu peux choisir le meilleur vendeur et le plus réputé pour acheter les produits et renforcer ta confiance dans ton projet en choisissant un produit de haute qualité.

Le coût du projet ne dépasse pas les limites.

Lorsque tu choisis un fournisseur après avoir communiqué avec différents vendeurs, tu joues la carte de la sécurité car tu vas limiter le coût du projet. En communiquant avec le partenaire du projet, tu peux fixer le coût du produit dès le début du projet et le garder sous contrôle.

Conclusion

En explorant ce qu'est la gestion de l'approvisionnement d'un projet, tu découvriras que c'est le meilleur moyen de trouver un fournisseur compétent travaillant en équipe et de faire en sorte que les choses soient faites dans les temps et dans les limites du budget. Pour gagner un projet et le mener à bien jusqu'à la fin, un chef de projet doit être très proactif et planifier l'achèvement d'un projet.