Qu'est-ce qu'une analyse coûts-avantages ?
En bref, une analyse coûts-avantages permet de déterminer quels sont les coûts de la proposition de projet que tu examines par rapport aux avantages. Cela semble simple, mais cela peut en fait prendre beaucoup de temps. Tu dois simplement t'assurer que tu sais dans quoi tu t'engages et comment tout cela va fonctionner à long terme. Ainsi, tu seras sûr de prendre une décision judicieuse pour le présent et l'avenir de ton entreprise.
Tu devras créer une liste de toutes les différentes dépenses associées au projet, puis de tous les différents avantages qui en découleraient si tu le réalisais (être payé est un avantage). Tu pourras ensuite déterminer quatre éléments :
- Retour sur investissement
- Taux de rendement interne
- Valeur actuelle nette
- Délai de récupération
Lorsque tu auras franchi toutes les étapes et fait tous les calculs, tu auras une bonne idée de ce que tu dois faire et si tu dois accepter le projet ou si tu dois passer ton tour.
Pourquoi faire une analyse coûts-avantages ?
Tu peux vouloir faire une analyse coûts-avantages si tu es un chef de projet qui s'apprête à prendre en charge n'importe quel type de projet. Après tout, tu veux savoir dans quoi tu t'engages et si tu prends ou non une bonne décision commerciale. Tu dois vérifier toutes les informations et les données pour t'assurer que c'est exactement ce que tu auras et que tu n'as pas à t'inquiéter des risques potentiels. Du moins, tu n'auras pas à t'en préoccuper autant.
Avec une analyse coûts-avantages, tu vas évaluer toutes les données que tu peux obtenir sur un projet, une tâche ou une responsabilité spécifique. À partir de là, tu pourras voir si la tâche va réellement valoir la quantité de temps et d'argent qu'il faut pour la réaliser. Compare combien cela te coûtera en temps, en efforts, en travail, etc. pour exécuter cette tâche. Ensuite, calcule combien d'argent tu gagneras ou économiseras après l'avoir mis en place. Ce coût s'équilibrera-t-il ou te donnera-t-il un bonus quelconque si tu le fais ?
Si c'est le cas, alors il y a de fortes chances que tu fasses bien et que tu bénéficies de la tâche ou du projet. Tes affaires s'en sortiront au moins aussi bien qu'avant et potentiellement même en avance d'une petite (ou d'une grande) quantité. Mais tu ne l'aurais pas su si tu n'avais pas d'abord fait l'analyse coûts-avantages. Tu dois savoir quel est le bien potentiel qui découle de ce type de travail. Mais comment vas-tu procéder à ce type d'analyse ? Et comment peux-tu t'assurer que tu disposes de toutes les informations dont tu auras besoin pour le faire correctement ?
Les étapes d'une analyse coûts-avantages
Es-tu prêt à effectuer une analyse coûts-bénéfices sur un projet qui doit être réalisé dans ton entreprise ? Tu envisages d'entreprendre un projet mais tu n'es pas sûr que ce soit vraiment une bonne idée ? Eh bien, c'est le moment idéal pour passer en revue chacune de ces 10 étapes afin de découvrir ce que tu dois savoir et de t'assurer que, quelle que soit la décision que tu prendras, elle te placera, toi et ton entreprise, dans la bonne direction, celle qui te permettra de gagner de l'argent plutôt que d'en manquer.
1. Connaître les buts et les objectifs.
La première étape consiste à s'assurer que tu sais exactement ce que tu cherches à accomplir avec ce projet. Es-tu pleinement informé de ce que ce projet impliquera exactement ? Cela signifie que tu dois connaître tous les détails de ce que ton patron, ton client ou n'importe qui d'autre attend de toi afin que tu puisses budgétiser avec précision le projet et déterminer s'il vaudra vraiment l'investissement que tu vas faire. Si tu ne sais pas tout, tu risques de mal calculer ton analyse et cela pourrait te conduire à prendre la mauvaise décision sur un projet.
2. Connaître les alternatives.
Que pourrais-tu faire si tu ne réalisais pas ce projet ? Existe-t-il une manière différente d'effectuer le même processus ou d'obtenir le même résultat ? À quoi cela ressemble-t-il ? Si tu ne réalisais pas ce projet avec ce client, serais-tu capable de réaliser un autre projet avec un autre client ? À quoi cela ressemblerait-il ? Assure-toi de bien comprendre ce à quoi tu renonces ou ce contre quoi tu te décides en choisissant ce projet plutôt que quelque chose de différent ou une autre méthode.
3. Connaître les parties prenantes.
Tu dois savoir qui a réellement un intérêt ou un rôle dans ce projet. Tu ne veux pas prendre une décision basée sur de mauvaises informations. Pour qui fais-tu ce projet ? Qui en a besoin ? Pourquoi est-ce important pour eux ? Assure-toi de connaître toutes les personnes qui seront impliquées dans le résultat ou qui seront potentiellement affectées par le résultat. Tu te sentiras beaucoup mieux et tu comprendras mieux le projet en général. Assure-toi de dresser une liste de toutes ces personnes et de vérifier auprès de chacun qu'elle est complète.
4. Sache comment tu mesures.
Comment vas-tu mesurer chacune des différentes parties du processus ? Comment vas-tu surveiller des éléments comme le coût des matériaux ou de la main d'œuvre ? Tu dois savoir exactement comment surveiller et tenir à jour les rapports de ton projet et tu dois absolument t'assurer que tu vas les rapporter correctement. Si tu mets les choses en place dès le début, tu peux tout mesurer comme tu le souhaites, mais cela doit être bien exposé et compris dès le départ, afin qu'il n'y ait pas de malentendu sur les résultats.
5. Connais le résultat.
Jette un coup d'œil aux coûts qui vont être associés au projet et assure-toi que tout est pris en compte. Tu dois t'assurer que même les plus petites choses sont ajoutées aux coûts totaux. Ensuite, tu dois examiner tous les avantages associés au projet. Encore une fois, peu importe l'importance de ces avantages. Tu dois tenir compte de chacun d'entre eux pour avoir une idée plus précise de ce dans quoi tu t'engages.
6. Connais la monnaie commune.
Ensuite, tu dois mettre en page les coûts et les avantages d'une manière qui aura du sens lorsque tu les compareras les uns aux autres. Cela signifie que tu dois les mettre dans un format qui permet de montrer facilement les similitudes. Le coût sera-t-il de 10 heures de ton temps ? Tu devras probablement convertir ce coût en valeur monétaire afin de voir comment il se compare à la valeur monétaire que tu obtiendras en retour. Si tu compares 10 heures de temps à 10 000 $, il est difficile d'avoir une représentation exacte.
7. Connais ton taux d'actualisation.
Tu dois jeter un coup d'œil au taux d'actualisation du projet, qui sera un pourcentage du solde dont tu disposes pendant que tu fais tes calculs. Si tu ne connais pas le taux d'actualisation, tu pourrais représenter de façon inexacte certains de tes chiffres et cela pourrait affecter le résultat que tu obtiendras avec ton analyse coûts-bénéfices. C'est ce qui va t'intéresser, alors tu veux savoir à quoi cela correspond quand tu fais le bilan de tout ce dont tu as besoin.
8. Connais ta valeur actuelle nette des options du projet.
Lorsque tu calcules ce nombre, tu vas soustraire tes sorties d'argent actuelles des entrées d'argent actuelles sur une période de temps donnée. Ta valeur actuelle nette sera le chiffre qui restera. Cela t'aidera à déterminer si tu as pris une bonne décision sur le plan financier. Tu peux voir ce qui entre et ce qui sort, puis calculer ce qu'il te reste en général, et le comparer sur une période donnée. Cela t'aidera à créer une base.
9. Connais ton analyse de sensibilité.
À quel point le résultat que tu vas obtenir de ce projet ou de ce processus est-il certain ou incertain ? Tu vas examiner l'incertitude du résultat en fonction de l'incertitude de l'entrée grâce à cette figure. Cela va t'aider à mieux comprendre si tu as la garantie d'un certain résultat ou d'un certain bénéfice si tu réalises le projet ou la tâche ou s'il y a encore un niveau d'incertitude quant aux résultats que tu obtiendras. Cela peut avoir une incidence sur le fait de savoir si quelque chose vaut la peine d'être risqué ou si tu veux l'ignorer en fin de compte.
10. Connais ta décision.
Une fois que tu auras examiné tous ces éléments, tu devras prendre une décision sur ce que tu veux faire. Après tout, tu veux être sûr de prendre la bonne décision et cela va te demander un peu de recherche et de temps. Examine tout. Fais tous tes calculs. Puis prends la décision qui te semble la meilleure pour toi et ton entreprise. Elle n'aura peut-être pas de sens pour les autres. Mais si elle a du sens pour toi, alors ce sera la bonne option. Quelle que soit ta décision.
Une évaluation encore plus poussée
Lorsque tu procèdes à une évaluation plus poussée, tu peux également examiner des faits tels que les effets sur les utilisateurs, les non-utilisateurs, ceux qui sont impliqués dans le projet, etc. Examine les avantages sociaux, émotionnels, monétaires et autres. Examine le temps passé et la façon dont tu pourras récupérer à l'avenir. Si le projet ne présente pas d'avantages immédiats, tu devras également réfléchir au temps qu'il te faudra pour récolter les bénéfices associés au projet.
Est-ce que ça marche ?
Dans l'ensemble, le processus d'analyse coûts-avantages présente de nombreux avantages. Et si tu le fais correctement, tu peux obtenir une représentation très précise de tout ce qui concerne ton projet. Assure-toi simplement que tu suis bien le processus et que tu introduis bien toutes les informations dont tu as besoin. Si tu ne mets pas de chiffres inexacts ou si tu n'ajoutes pas tous les chiffres, tu pourrais avoir du mal à prendre la bonne décision et avoir encore plus de mal à te faire une idée précise de la situation. Cela pourrait conduire à de mauvaises décisions.
Si tu envisages d'utiliser l'analyse coûts-avantages, assure-toi de le faire correctement. Et assure-toi d'utiliser des diagrammes de Gantt, comme ceux disponibles sur Instagantt, pour t'aider à le faire. Tu pourras ainsi enregistrer toutes les différentes parties de tes projets d'une manière beaucoup plus facile à comprendre et qui t'aidera, ainsi que toute ton équipe, à ne pas perdre de vue les détails.
