Lorsqu'il s'agit de gérer un projet, tu sais que certaines personnes sont encore plus impliquées et plus responsables que d'autres. Tu sais qu'il y a des personnes qui ont un intérêt dans ce qui se passe avec le projet. Ce sont les parties prenantes du projet .
Examinons de plus près qui ils sont et ce qu'ils font. Et pourquoi tu as besoin de les associer à ton projet pour en assurer la réussite. Après tout, tu veux être sûr de faire tout ce qui est possible pour ton entreprise.
La partie prenante du projet
Tout d'abord, les parties prenantes du projet sont des personnes qui sont investies dans le projet d'une manière ou d'une autre. Tu peux penser qu'une partie prenante est quelqu'un qui a un investissement financier dans quelque chose. Mais ce n'est pas vraiment le cas lorsqu'il s'agit de gestion de projet. Les parties prenantes sont plutôt des personnes comme les services de ton entreprise, ton client, ton équipe qui t'aide à exécuter le projet, etc. Ce sont ces personnes qui sont chargées de t'aider à passer de la situation actuelle à l'achèvement de ton projet.
Si tu regardes la définition réelle d'une partie prenante, c'est quelqu'un qui est activement impliqué dans le projet. Il peut s'agir d'une personne ou d'une organisation à part entière. Et cela signifie que la personne ou l'organisation en question sera affectée par la façon dont le projet est mené à bien et par le fait qu'il soit mené à bien ou non. Ils n'ont donc pas d'intérêt financier (en général), mais ils ont quelque chose à perdre si les choses tournent mal. Et ils ont quelque chose à gagner si les choses se passent bien. Ils ont un intérêt dans le projet dans son ensemble.
Maintenant, garde à l'esprit que certaines de tes parties prenantes seront extrêmement évidentes. D'autres le sont un peu moins. De plus, certains d'entre eux ont plus d'importance que d'autres dans le projet. Certains peuvent jouer un rôle important dans le projet mais n'ont qu'un rôle mineur dans la prise de décision. Ou quelqu'un peut avoir un rôle mineur dans le projet mais un rôle majeur dans la prise de décisions. Tu dois savoir qui sont ces personnes et quelles sont leurs responsabilités vis-à-vis de l'ensemble de l'équipe. De cette façon, tu pourras veiller à ce que tout le monde reste concentré sur sa tâche et à ce qu'il soit à sa place.
Types de parties prenantes
Nous pouvons en fait considérer deux types différents de parties prenantes dans n'importe quel projet sur lequel tu travailles. Les premières sont les parties prenantes internes, ce qui signifie que les autres sont tes parties prenantes externes. Garde à l'esprit qu'il s'agit de personnes très importantes. Quel que soit le type de partie prenante dont tu parles, tu dois prêter attention à chacune d'entre elles et comprendre ce dont elles ont besoin et comment y parvenir. Tu dois aussi penser à leurs relations avec le reste de l'équipe pour que tout se passe bien.
Les parties prenantes internes sont celles qui se trouvent à l'intérieur de ton entreprise. Ce sont les membres de l'équipe qui travaillent avec toi sur le projet. Ce sont aussi les personnes qui sont chargées de veiller à ce que le projet soit mené à bien. Il s'agit donc des chefs de projet, des responsables d'organisation et des dirigeants, des cadres et ainsi de suite. En fait, toute personne qui fait partie de l'entreprise et qui a un intérêt quelconque dans le projet global sera considérée comme une partie prenante interne. Ce sont les personnes avec lesquelles tu devrais avoir le plus de facilité à travailler et à t'assurer qu'elles tirent les avantages dont elles ont besoin de ce processus.
Les parties prenantes externes sont les personnes qui ne font pas partie de ton organisation mais qui ont un intérêt dans ce qui se passe. Il peut s'agir de clients ou d'investisseurs. Il peut aussi s'agir de fournisseurs qui attendent des paiements ou de personnes qui utilisent ton produit ou ton service. Ce sont des personnes qui seront influencées par les parties prenantes internes et ce qu'elles font. Ce sont aussi les personnes qui te permettent de continuer à développer ton entreprise parce que tu as besoin de gens qui achètent ou utilisent tes produits et services et tu as besoin de personnes qui sont prêtes à investir en toi et dans ce que tu veux offrir.
Ce que tu dois faire
Si tu es chef de projet, ton travail consiste à veiller à ce que les choses se passent bien pour ton projet. Tu dois notamment veiller à ce que toutes les parties prenantes sachent ce qui se passe tout au long du processus. Ils doivent être bien informés et participer (dans la mesure où ils sont censés le faire) au projet sur lequel tu travailles. Ils doivent être au courant de tout ce qui se passe et savoir ce qui doit être fait et quand. Mais ils doivent aussi être heureux, alors assure-toi que tu veilles à ce que les parties prenantes soient satisfaites tout au long du projet.
Effectuer une analyse des parties prenantes
Une fois que tu sais qui sont tes parties prenantes, tu peux procéder à une analyse des parties prenantes. C'est là que tu pourras mieux comprendre qui est impliqué et comment il l'est. Il s'agit d'une étape importante qui te permettra de t'assurer que toute ton équipe est sur la bonne longueur d'onde à chaque étape du processus. Alors, comment réaliser une analyse complète des parties prenantes ? Nous allons y regarder de plus près maintenant.
1. Connaître les parties prenantes
La première chose à faire est de dresser une liste de toutes les personnes qui sont considérées comme des parties prenantes dans ton entreprise. N'oublie pas que tu auras des parties prenantes internes et externes. N'oublie pas non plus qu'il y a des intervenants tout au long du processus. Si quelqu'un n'apporte pas de fournitures jusqu'à la fin du projet, il est toujours considéré comme une partie prenante et il est important de l'inscrire sur ta liste. Tu ne veux pas passer à côté de quelqu'un ou ne pas comprendre l'impact qu'il pourrait avoir sur le projet, car cela pourrait te déstabiliser plus tard.
2. Définis tes priorités
Parmi les parties prenantes que tu as identifiées, laquelle sera la plus importante ? Classe-les dans un certain ordre, en commençant par les personnes qui sont les plus importantes pour le résultat du projet et celles qui le sont moins. Les décideurs les plus importants ou les plus appréciés devraient se trouver en haut de la liste. Les personnes qui ont une responsabilité dans le projet mais qui ne sont pas vraiment des décideurs importants seront placées plus près du bas de la liste. Ils ne joueront pas un rôle aussi important dans le projet, mais ils sont tout de même importants et tu dois les inclure.
3. Savoir ce dont ils ont besoin
Tu dois t'assurer de bien comprendre non seulement qui sont tes partenaires, mais aussi ce qu'ils attendent de ce projet. Fixent-ils des objectifs et des normes pour le projet ? Ces objectifs sont-ils semblables aux tiens ou différents ? Quels types de questions, de préoccupations ou d'attentes ont-ils ? Comment peux-tu t'assurer que chacun de tes partenaires et toi êtes sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ce que tu veux et ce dont tu as besoin en ce qui concerne cet investissement ?
La première chose à faire est de parler avec chacun de tes partenaires. Tu veux savoir tout cela et bien plus encore pour t'assurer que ton projet se déroulera bien. N'oublie pas que toutes les parties prenantes n'auront pas les mêmes intérêts ou les mêmes attentes à l'égard de ton projet. Ton travail, en tant que chef de projet, est de gérer les attentes et de t'assurer que tout le monde travaille dans le même sens. Tu dois t'assurer qu'ils comprennent le type de résultat que tu essaies d'obtenir et qu'ils vont travailler pour atteindre ce résultat.
4. Gère ton équipe
Une fois que tu auras fait toutes ces choses, tu devras encore savoir comment gérer ton équipe. Tu dois comprendre ce qui doit être fait à chaque étape de l'entreprise ou du projet. Et bien que tu veuilles satisfaire tes partenaires et tenir compte de leurs opinions, tu dois aussi t'assurer que tu prends les bonnes décisions dans l'ensemble. Parfois, cela signifie ignorer le reste de l'équipe ou prendre une décision qui n'est pas populaire auprès de tout le monde. En tant que chef de projet, tu dois t'assurer de prendre les bonnes décisions, même si elles sont impopulaires.
5. Écrire les responsabilités
Pour vraiment gérer ton équipe comme il se doit, il est bon de mettre par écrit les responsabilités de chacun. Cela t'aidera à savoir qui doit faire quoi et quand. Cela permet aussi à ton équipe et à toutes les personnes concernées de savoir que tu prends les choses au sérieux et que tu veux quelqu'un qui puisse faire le travail. Sans oublier que cela permettra à chaque personne de savoir quelles sont ses responsabilités, de sorte qu'il n'y aura pas de confusion entre les personnes pour savoir qui était responsable de quoi.
Il est très facile de se laisser entraîner dans une routine et de passer à côté de quelque chose qui est censé être ton travail. En écrivant toutes les responsabilités qui incombent à chaque personne, il est plus facile pour eux de suivre les missions qui leur ont été confiées. Tu peux même classer la liste par ordre de priorité pour qu'ils sachent quelles tâches doivent être accomplies le plus rapidement ou nécessitent le plus de soin et d'attention aux détails. À partir de là, tu peux dresser la liste des autres petites tâches qu'ils sont chargés d'accomplir pour que tu puisses rester au courant.
6. Maintenir la communication
Lorsqu'il s'agit de travailler avec tes partenaires, tu ne peux pas adopter une approche unique. Cela signifie que tu ne peux pas les rencontrer une fois, puis partir dans une autre direction et supposer que tout va bien se passer. Au lieu de cela, assure-toi de travailler avec eux et de prévoir des moments réguliers où tu pourras interagir avec eux et t'assurer que tu les gardes à l'esprit (et qu'ils te gardent à l'esprit également). En interagissant régulièrement avec ton équipe, tu pourras trouver le problème avant qu'il ne devienne majeur.
Le manque de communication peut facilement devenir un gros problème pour tout type de projet sur lequel tu travailles, qu'il s'agisse d'un grand ou d'un petit projet. Si tu ne parles pas aux personnes à qui tu fais confiance pour faire le travail avec toi, comment pourras-tu réellement accomplir les choses ? Au lieu de cela, assure-toi que tu parles régulièrement avec ces personnes et que vous êtes tous sur la même longueur d'onde. Cela t'aidera à faire le travail plus rapidement et à t'assurer que tu suis ton système de gestion de projet.
Lorsqu'il s'agit de se préparer à lancer tout type de système de gestion de projet, tu as besoin d'un programme qui va t'aider. Instagantt propose des diagrammes de Gantt qui t'aideront, toi et toute ton équipe, à rester sur la bonne voie. Ce service te donne tous les diagrammes et les calendriers dont tu as besoin pour établir des horaires, des tâches, des échéances et bien plus encore. Cela sera important lorsqu'il s'agira d'obtenir le meilleur pour tes parties prenantes, ce dont tu dois absolument te préoccuper.
Si tu n'as pas de parties prenantes, tu te lanceras seul et ce n'est jamais une bonne idée, surtout pour une startup. Cherche donc quelqu'un (ou quelques personnes) qui pourrait être intéressé par l'essai d'une toute nouvelle méthode de gestion de projet.
