Comment classer les projets par ordre de priorité. Guide ultime

Tu dois avoir une bonne communication avec les clients ou les organisations avec lesquels tu travailles. Deuxièmement, tu dois savoir quel type de projet tu vas traiter, avoir tous les détails et le style de travail précédent de l'organisation qu'il avait l'habitude de suivre.

Étapes à suivre pour mieux hiérarchiser les projets :

Tu dois suivre les étapes ci-dessous.

1. Identifier les objectifs de l'entreprise

Pour décider comment prioriser les projets, tu dois passer en revue les objectifs de l'entreprise et les stratégies suivies par l'entreprise pour atteindre leur but.

En te tenant au courant des objectifs de l'entreprise, tu pourras mieux fixer les objectifs du projet et travailler dans les règles de l'art. Si tu as un objectif commercial clair, tu peux décider quelle tâche figurera en haut de la liste des priorités de ton projet commercial.

Sans étudier les stratégies passées et présentes de l'organisation avec laquelle tu travailles, il est presque impossible de connaître ses objectifs et sa déclaration de mission.

Importance des objectifs :

• Les objectifs d'une entreprise doivent être très clairs et spécifiques afin qu'ils puissent mesurer les progrès réalisés pour atteindre le succès et définir leurs visions spécifiques.
• Les objectifs définissent la mission d'une organisation et permettent d'analyser les performances des employés afin de déterminer si elles correspondent ou non à leur mission.
  Types d'objectifs/de mission :

Il existe deux types d'objectifs pour une entreprise :

• Objectifs officiels

Ce sont les énoncés de mission d'une entreprise ou d'une organisation. Il s'agit d'objectifs à long terme qui visent à créer la réputation et l'image publique d'une organisation.

• Objectifs opérationnels

Il s'agit d'objectifs temporaires qui sont généralement élaborés au cours d'un projet d'entreprise uniquement.

2. fais une liste de choses à faire

Avant de commencer un projet, tu dois élaborer une liste de tâches qui comprend toutes les tâches possibles nécessaires à la réalisation d'un projet. C'est la base de ton travail qui te donne la bonne direction pour battre à temps ton travail empilé.

Généralement, les listes de choses à faire sont élaborées avant de commencer un projet. Les listes de tâches t'aident à trouver le moyen Comment classer les projets par ordre de priorité. Deux types de listes de tâches peuvent être élaborés :

• Liste des tâches de l'équipe

Cette liste est élaborée au début d'un projet et acceptée par toute l'équipe.

• Liste de tâches personnelles

Chaque membre de l'équipe élabore sa liste de tâches pour atteindre l'objectif.

Importance des listes de choses à faire :

Les listes de choses à faire sont importantes pour les raisons suivantes :

• Les listes de choses à faire t'aident à gérer une pile de travail et à savoir comment prioriser les projets.
• Les listes de tâches t'aident à décider, en tant que chef d'équipe, quelle tâche tu vas confier à quel membre avec une date limite.
• Ces listes te rendent également indépendant, tu n'as pas besoin de demander à d'autres personnes ce qu'il faut faire ensuite. Tu as bien tes propres projets pour être le chef de toi-même.

3. catégorise tes objectifs (Big Rocks)

La catégorisation t'aide à savoir comment classer les projets par ordre de priorité. En classant le travail par catégorie, tu peux faire passer les choses en premier. Dans une pile de travail surchargée, tu dois séparer les gros cailloux qui représentent les objectifs les plus importants que tu dois atteindre sans perdre une seule minute.

En organisant les tâches ou les événements que nous allons relooker les uns après les autres, tu peux classer tes tâches par ordre de priorité en quatre grandes catégories :

• Wok important et urgent

Ces tâches constituent la première priorité de la liste. Ces tâches sont les plus importantes et doivent être accomplies, réfléchir de manière critique peut conduire à une stratégie de développement du stress, mais tu dois être proactif en trouvant les moyens de résoudre les problèmes auxquels tu es confronté au cours de l'accomplissement de ces tâches.

Tu peux facilement atteindre ces objectifs en sortant des sentiers battus et en élargissant tes pensées dans un esprit paisible.

• Travail important mais pas urgent

Ce type de travail est important mais pas urgent. Tu n'as donc pas besoin de suivre le calendrier. Pour consacrer ton temps à ce travail, il suffit d'inclure ta vision, ta mission et tu te concentres sur les choses que tu peux contrôler sans être limité par le temps.

• Pas important mais travail urgent

Cette catégorie comprend les travaux urgents mais pas importants comme les réunions urgentes avec les clients juste pour couvrir le déficit de communication ou avoir une discussion. On peut dire que cette catégorie appartient à la gestion de crise.

• Travail peu important et peu urgent

Cette catégorie comprend les tâches et les responsabilités qui n'ont pas de valeurs mais que nous devons faire pour atteindre nos objectifs importants comme la navigation sur Internet et l'utilisation des médias sociaux juste pour vérifier la tendance ou la façon dont les autres adoptent pour leurs projets.

Ce sera bon pour nos compétences en matière de gestion d'équipe. Nous pourrons apprendre de nouvelles choses et améliorer nos compétences. Il est évident que nous ne devons pas ignorer les petites choses liées à nos responsabilités professionnelles, car cette attitude nous aidera à relever les défis les plus grands et les plus importants, quelles que soient les circonstances.

4. élaborer un diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt définit bien comment prioriser les projets car il contient la liste des tâches importantes que tu dois répéter plusieurs fois jusqu'à l'achèvement d'un projet. Par exemple, si tu es ingénieur civil et que tu réalises un projet au cours duquel tu dois te rendre sur le site plusieurs fois par mois, tu dois le répéter.

Ainsi, en utilisant le diagramme de Gantt, tu peux programmer la date de ta visite et le nombre de fois où tu te rendras dans une semaine ou un mois.

Le diagramme de Gantt est une barre horizontale qui te montre la chronologie et l'état d'avancement. Il est utile pour analyser la durée d'un projet et le type d'outils nécessaires à sa réalisation.

• Comment créer un diagramme de Gantt

        Il peut être créé à l'aide de Google sheets ou d'excel ou construit à l'aide d'un " logiciel de gestion de projetcollaboratif", mais cela dépend des besoins de chacun pour choisir les meilleures fonctionnalités.

• Manifestation dans la gestion de projet

Le diagramme de Gantt aide à planifier les projets. Pour développer des projets réussis, il faut collaborer et communiquer, ce qui est possible avec l'aide d'une communication rationalisée qui centralise ton plan de projet.

• Comment purifier tes projets

Inviter toute ton équipe au projet permet à chacun de filtrer le tableau pour la tâche à laquelle il est affecté, ce qui lui permet de hiérarchiser facilement son temps.

   En le partageant avec tes clients, cela peut minimiser la nécessité d'un retour d'information constant et te permet de travailler en continu sans problèmes logistiques.

5. apprendre à dire non à de nouveaux projets

Lorsque tu travailles sur un projet important avec une énorme pile de travail et que ton client ou ton patron te confie un autre projet qu'il n'est pas possible de réaliser efficacement, il vaut mieux dire non au nouveau projet.

C'est une question de carrière, si tu fournis un travail incomplet ou de mauvaise qualité, cela peut conduire à assombrir ta future carrière. Si tu ne veux pas dire non très clairement, prends le temps de faire un brainstorming avec les nouvelles idées apportées par le client.

Après avoir écouté le client au sujet du nouveau projet, sois poli et utilise des mots appropriés pour refuser de commencer un nouveau travail en raison de ton emploi du temps chargé. Tu dois convaincre le nouveau client que son nouveau projet a besoin d'un temps approprié pour être réalisé et que tu ne pourras pas le faire en raison de ton emploi du temps chargé.

6. respecter les délais

Les échéances sont fixées pour te rappeler que tu dois travailler sur un projet et à quel moment. Les échéances sont essentielles pour te prendre en charge afin de réaliser le travail en temps limité avec précision.

Gestion des délais :

En général, les gens sous-estiment le temps nécessaire à la réalisation d'un projet et l'acceptent sans en tenir compte. Tu peux gérer les délais de la façon suivante :

• Tout d'abord, tu dois comprendre pour quel type de projet tu es engagé et quelles sont les exigences pour le mener à bien. Si ton délai est pour une tâche compliquée, fais-le savoir à la personne qui t'a confié la tâche.
• Deuxièmement, tu dois obtenir les bonnes sources comme l'équipe, les outils, la formation, le matériel et suffisamment de temps.
• Bien que tu aies travaillé dur et terminé ton projet après la date limite, ne panique pas et fais tout ton possible pour limiter les dégâts.Dans une telle situation, il vaut mieux communiquer avec le client, demander la nouvelle date limite, et réparer la prochaine fois en respectant cette date limite.

Conclusion

En gardant à l'esprit toutes les étapes ci-dessus, tu peux sûrement apprendre à hiérarchiser les projets. Pour un chef de projet, ces données seront utiles pour faire passer les choses en premier, organiser les données, respecter les délais et programmer les tâches importantes de façon répétitive chaque semaine et chaque mois.

Il faut que tu sois cohérent pour suivre toutes les étapes ci-dessus car si tu n'es pas toujours branché, tu peux tout gâcher.