Essentialisme pour les chefs de projet qui utilisent les diagrammes de Gantt

Quand être occupé et faire beaucoup de choses est la norme, Essentialism : The Disciplined Pursuit of Less aide les lecteurs à apprendre à se concentrer. Le livre nous conseille de nous concentrer uniquement sur ce qui nous aide à contribuer et d'éviter les choses qui nous gênent. Cette approche est importante pour la productivité des personnes et pour l'organisation des projets au sein des équipes et des entreprises.

L'utilisation d'outils tels que les diagrammes de Gantt et le travail dans un environnement de projet signifient qu'il est utile de se concentrer sur les actions clés, et non pas sur toutes les actions mineures. Nous examinons ici les qualités essentielles de l'essentialisme et expliquons comment elles peuvent considérablement améliorer les résultats, les calendriers et les procédures de gestion de projet.

La philosophie de base : Faire moins, mais mieux

La principale croyance derrière l'essentialisme est d'en faire moins et de le faire bien. Essayer de tout faire n'est pas aussi utile que d'essayer de réaliser les bons projets. Il faut que tu sois clair, concentré et capable de dire non aux gens.

Par conséquent, les chefs de projet doivent être :

• Prêter une attention particulière à ce qui permet le mieux d'atteindre les principaux objectifs du projet.
• Se débarrasser des fonctionnalités, des discussions ou des tâches qui n'aident pas le produit.
• Limite-toi à utiliser les diagrammes de Gantt pour les étapes les plus importantes.

En utilisant une approche essentialiste, les équipes de projet s'abstiennent de réaliser des tâches inutiles. Chaque tâche commencée dans le tableau devient importante, au lieu d'être un gaspillage.

Choisir les problèmes à négliger

McKeown souligne que le fait d'avoir à choisir entre plusieurs options aide une entreprise à devenir plus stratégique, et non moins. Faire tout en même temps ne te donnera pas les meilleurs résultats. Pour réussir vraiment, il faut être capable de s'écarter des tâches mineures pour travailler sur ce qui est le plus important.

Ainsi, lors de la planification d'un projet, il est important de rejeter les idées, les tâches ou les demandes qui ne feront pas une réelle différence). Si tu veux que ton diagramme de Gantt reflète la clarté, tu dois exclure les petites tâches ou les tâches répétitives. Souvent, dans un projet de logiciel typique, les gens peuvent se concentrer d'abord sur les parties principales et garder les intégrations ajoutées pour plus tard. En procédant ainsi, on réduit les risques d'ajout de tâches supplémentaires et on s'assure que la qualité reste stable.

Clarté de l'objectif : commencer par la question essentielle

Pour commencer, l'essentialisme veut que tu te poses la question : De toutes les choses que je peux faire, qu'est-ce qui compte le plus à ce moment précis ? Avec ce principe directeur, les équipes ont un seul but pour centrer leurs activités. Chaque activité et chaque connexion entre les tâches et les dates importantes doivent correspondre à l'objectif principal choisi au début.

En pratique, cela signifie qu'il faut créer une vision claire du projet dès le début et l'utiliser pour sélectionner les tâches lors de la création du diagramme de Gantt. Tous les membres de l'équipe doivent se mettre d'accord sur la signification du mot "succès". Pour cette raison, une équipe de marketing pourrait cesser d'utiliser des canaux publicitaires improductifs et se concentrer sur les quelques-uns qui atteignent le mieux leur public principal, de sorte que chaque activité les aide à atteindre leur objectif principal.

Le pouvoir de dire non : éliminer ce qui n'est pas essentiel

L'une des idées principales de l'Essentialisme est de décliner régulièrement et soigneusement les demandes. En tant que chef de projet, tu dois résister à l'envie de te laisser entraîner de trop nombreuses façons par des demandes ou des idées. Les demandes urgentes des parties prenantes, les fonctionnalités supplémentaires de dernière minute ou les réunions improductives peuvent toutes perturber les objectifs principaux d'un projet. Les chefs de projet doivent construire des diagrammes de Gantt qui décrivent les tâches principales, clarifier ce que le projet couvrira et ne couvrira pas, et s'appuyer sur des cadres qui disent "non" aux décisions à moins qu'un résultat positif clair et mesurable ne soit trouvé. Ce faisant, ils économisent du temps, de l'énergie et des ressources pour ce qui mène au succès.

Programme moins de réunions et concentre-toi mieux sur ton travail.

Le temps passé en réunion est généralement supérieur au temps productif. McKeown souligne qu'il est très important d'éliminer les communications et les interruptions inutiles.

Lorsqu'il s'agit de gestion de projet :

• Au lieu d'organiser les mêmes réunions d'état, tu devrais utiliser les résultats des tableaux de bord et examiner l'avancement de tes tâches sur des diagrammes de Gantt.
• Mets à part des blocs dans ton emploi du temps spécifiquement pour le travail qui nécessite une réflexion approfondie, y compris l'établissement d'un budget, la planification ou l'analyse des risques.

Permets aux travailleurs de collaborer lorsqu'ils ont des horaires différents, chaque fois que c'est nécessaire. Se débarrasser des réunions non pertinentes permet à ton équipe d'accorder plus d'attention aux tâches principales.

Planification essentielle avec les diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est plus qu'une ligne du temps ; il indique quelles sont les tâches les plus importantes. Si tu utilises l'essentialisme, tes systèmes ne montrent que ce qui est vraiment important. Tu devrais commencer par faire des diagrammes de Gantt essentialistes.

• Assure-toi de choisir le chemin critique de ton projet dès le départ.
• Fais le tri dans tes tâches afin de travailler sur les choses les plus importantes.
• Toutes les dépendances doivent correspondre aux étapes clés du projet.

Dans les grands projets, de nombreux chefs de projet essaient trop de couvrir tous les problèmes potentiels. Il vaut mieux que ta stratégie soit axée sur les grands résultats et qu'elle permette quelques ajustements sur des points mineurs. Ce type de planification permet de réduire les choix et d'accélérer les choses.

Les principes de l'essentialisme appliqués au travail d'équipe

La première étape d'une collaboration efficace est d'être clair. Si tous les membres de l'équipe comprennent ce qu'ils font et pourquoi, le processus se déroule plus facilement et sans heurts et il y a moins de tensions. Selon McKeown, le fait d'exposer clairement ce que chacun fait évite que les gens travaillent sur le même travail et permet aux choses de se dérouler plus facilement.

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Une façon d'utiliser cette pratique consiste pour le chef de projet à désigner une personne principale pour chaque élément ou étape principale figurant sur un diagramme de Gantt, afin d'éviter les chevauchements. Le fait de laisser les membres de l'équipe s'en tenir à ce qu'ils considèrent comme leurs compétences principales augmente la qualité du travail et permet à chaque phase de se connecter facilement aux autres. Lorsque les rôles sont assortis de cette façon, les projets se déroulent plus facilement et avec une meilleure concentration.

Arrêter l'épuisement de l'équipe : Les étapes pour protéger l'actif

L'idée de préserver l'énergie et les capacités de ton équipe vient de McKeown et c'est pourquoi son message est crucial. La principale cause de l'épuisement professionnel est un emploi du temps trop chargé, un stress déraisonnable et des tâches qui ne permettent pas nécessairement d'obtenir des résultats.

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Comme solution, les chefs de projet peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour voir et manipuler le plan de partage des tâches entre leur équipe. Utiliser de courtes pauses pour se reposer, obtenir des commentaires et réfléchir à de nouvelles idées aide tout le monde à être performant et à se sentir moins inquiet. En outre, le fait de réserver des sessions ininterrompues pour des tâches sérieuses permet de garder l'esprit éveillé et attentif.  

Concentre-toi sur l'essentiel et fais-le bien

Être essentialiste, c'est faire ce que l'on doit faire, aussi longtemps que l'on doit le faire. Rester engagé signifie qu'il est nécessaire de vérifier et d'éliminer régulièrement tout ce qui ne correspond pas aux objectifs du projet. Pendant que le projet est en cours, rester fidèle à ce plan peut se faire en regardant le diagramme de Gantt chaque semaine, en supprimant les activités inutiles et en utilisant le feedback continu pour localiser et supprimer les distractions.

Lorsque tu célèbres les succès importants qui mettent à jour le travail supplémentaire, cela aide à convaincre les gens de continuer à se concentrer sur ce qui est important.

L'essentialisme et l'agilité partagent tous deux un point de vue compatible.

À première vue, l'essentialisme pourrait sembler convenir à des environnements très structurés. Malgré cela, ses concepts centraux - rester concentré, être clair et supprimer le travail inutile - conviennent bien aux techniques de gestion de projet Agile et mixte. Les deux modèles soulignent qu'il faut se concentrer sur les choses essentielles et éliminer tout ce qui n'est pas utile.

Utiliser l'essentialisme dans le travail de projet agile

L'essentialisme peut t'aider à te concentrer pendant les itérations chargées dans les environnements Agile. Un seul objectif par sprint permet de s'assurer que l'équipe se concentre sur l'obtention des plus grands résultats. Tu peux supprimer les étapes inutiles, mettre à jour ton flux de travail et confirmer tes objectifs importants au cours d'une rétrospective. Les diagrammes de Gantt peuvent être modifiés en cours de route avec Agile, ce qui permet à l'équipe de se concentrer uniquement sur les tâches qui comptent.

Améliorer le fonctionnement de la gestion des projets hybrides

Avec les modèles hybrides, la flexibilité des équipes Agile s'intègre à la nature organisée de Waterfall que l'Essentialisme soutient. Chaque partie du projet étant liée à un objectif clair, les chefs de projet peuvent surmonter les incohérences et éviter tout changement incontrôlé.

Peu importe que la planification soit minutieuse ou réalisée rapidement, l'essentialisme amène toujours les équipes à concentrer leur travail sur les tâches clés et à travailler plus efficacement, et pas seulement plus rapidement. En s'accordant sur cette philosophie, les équipes peuvent mieux se concentrer, mieux travailler ensemble et obtenir des résultats qui durent.

Conclusion

Le but de l'essentialisme n'est pas seulement de nous rendre plus efficaces ; il crée aussi de nouvelles idées sur la façon dont nous abordons le travail, les réalisations et nos définitions de la réussite. Puisque la gestion de projet cache parfois une inefficacité due à la complexité, la pensée essentialiste offre une solution solide.

Lorsque tu complètes ton diagramme de Gantt avec seulement les tâches vitales sans en ajouter d'autres, il devient un outil stratégique efficace. Les choses se passent plus rapidement dans les projets. De nettes différences sont constatées au sein des équipes. Lorsque les chefs de projet cherchent à en faire moins, ils finissent par faire la différence.