Qu'est-ce qu'un plan de projet ?
Avant d'aller trop loin, regardons d'un peu plus près ce qu'est un plan de projet. Le plan de ton projet est le processus étape par étape que tu prévois de suivre pour aller de l'endroit où tu te trouves actuellement jusqu'à un objectif final et une date limite (que ton client te donnera). Ton plan t'aide à déterminer tout ce que tu dois faire pour atteindre cet objectif et il aide les autres membres de ton équipe (parce que tu ne peux certainement pas le faire seul) à déterminer ce qu'ils doivent faire eux aussi. Plus tu travailleras avec eux pour créer ton plan, mieux ce sera.
Lorsque tu commences un plan de projet, tu vas présenter les différentes tâches et sous-tâches qui doivent être accomplies pour que ton équipe arrive à ses fins. Le plan est un processus. C'est comme lorsque tu prépares un voyage et que tu imprimes les indications (ou que tu les télécharges sur ton téléphone). Ces indications te donnent tout ce que tu dois savoir pour aller du point A (où tu es maintenant) au point B (où tu veux arriver). C'est la même chose lorsque tu essaies de réaliser une tâche au sein de ton entreprise.
Pourquoi as-tu besoin d'un plan de projet ?
Mais même si tu sais ce qu'est un plan de projet, pourquoi est-il important ? Qu'est-ce que tu vas retirer de l'élaboration d'un plan de projet ? En réalité, tu vas obtenir beaucoup de choses. La plus importante est que tu auras plus de chances de réussir. En écrivant ce que tu veux réaliser et en définissant les étapes nécessaires pour y parvenir, tu ancres davantage le processus dans ton cerveau et tu augmentes les chances que tu franchisses chacune de ces étapes pour aller du point A au point B. C'est l'aspect le plus important.
Tu vas aussi te faciliter la tâche. Lorsque tu écris chacune des étapes dont toi et le reste de l'équipe êtes responsables, il est plus facile pour tout le monde de vérifier et de voir ce qu'il reste à faire, ce qui a déjà été fait, et plus encore. Tu peux voir tes progrès ou les domaines dans lesquels tu as pris du retard. Tu peux aussi t'assurer que tu respectes le bon calendrier ou ce que tu dois faire pour l'améliorer. Le plan de projet permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde, ce qui est un élément crucial du processus.
Enfin, un plan de projet permet de s'assurer que ton client obtient ce qu'il attend. Avec un plan, tu gardes le contrôle des tâches et des affectations. Tu parviens à franchir les étapes à temps et à fournir à ton client les produits livrables qu'il a demandés. Tout cela va te permettre de rendre tes clients plus heureux et cela va permettre à ton entreprise de rester en activité et de continuer à fournir un excellent service à tous tes clients. Mieux tu planifies, mieux tu seras et c'est ce que tes clients et tous les clients potentiels recherchent.
Les étapes de ton plan de projet
Il y a plusieurs étapes importantes que tu dois suivre pour t'assurer que ton plan de projet est sur la bonne voie. Nous allons examiner les dix étapes les plus importantes et ce qui permet de s'assurer que ton plan est sur la bonne voie. Ainsi, tu pourras t'assurer que ton équipe exécute tous tes projets correctement et que tes clients seront satisfaits des résultats. Et dix étapes pour créer ce plan, cela ne semble pas beaucoup, n'est-ce pas ? Tu pourrais avoir terminé en un rien de temps.
Jetons un coup d'œil aux étapes pour créer un plan de projet génial.
1. Connaître la portée de ton plan
La portée de ton plan est exactement ce que tu espères accomplir. Quel est l'objectif final que tu dois atteindre ? Il y a de fortes chances que cela soit défini pour toi par ton patron, ton chef d'équipe ou ton client. Mais si tu ne sais pas ce que tu essaies de faire, tu n'y arriveras pas. Et ton plan doit pouvoir expliquer à tout le monde exactement ce que tu espères obtenir et comment tu vas y arriver. Commence donc par un objectif. À partir de là, tu pourras commencer à créer chacune des étapes nécessaires pour atteindre cet objectif.
Lorsqu'il s'agit de définir la portée du plan et de te préparer à tout exposer, tu dois t'assurer d'avoir une bonne idée de ce qui se passe dans ton projet. Tu devrais connaître certains détails de ce qui doit être fait et ce qu'impliquent chacun des différents aspects du projet. Mais tu en sauras encore plus à mesure que tu avanceras dans les prochaines étapes de ce processus. Après tout, nous allons parler de tout ce qu'il faut faire pour que ce plan soit une réussite.
2. Fais tes recherches
Ensuite, il faut que tu fasses des recherches. Ne pars pas du principe que l'on va te dire tout ce que tu dois savoir dès le départ. Ne pars pas du principe que ton patron, ton chef d'équipe ou ton client sait même tout dès le départ. Mais tu dois t'assurer que tu as tous les faits avant d'aller trop loin dans le processus de planification. Cela va commencer par ce que nous appelons l'étape deux ainsi que l'étape trois. Pour l'instant, concentre-toi sur tes recherches et sur tout ce que tu peux trouver à partir des informations déjà fournies.
Garde à l'esprit qu'une grande partie des informations dont tu as besoin se trouve dans les documents et la documentation qui te sont remis par la personne qui te confie ce projet. Cela ne veut pas dire que cette personne a lu toute la documentation, mais les documents t'aideront à créer une base un peu plus solide pour construire le projet et te permettre de passer à la troisième étape (que nous aborderons dans un instant). En parcourant les informations dont tu disposes, tu vas trouver des choses comme les buts à atteindre, les objectifs ou les attentes, et même qui va faire partie de ton équipe. Ou du moins, tu devrais trouver certaines de ces informations.
3. Pose des questions difficiles
N'aie pas peur de poser des questions. Et n'aie pas peur de te plonger dans le bain et de poser des questions vraiment difficiles. Toute information dont tu as besoin pour mener à bien le projet doit être fournie dès le départ. Si ce n'est pas le cas, demande à tout le monde jusqu'à ce que tu trouves les réponses. Après tout, tu ne pourras pas mener à bien le projet si tu ne sais pas tout ce qu'il y a à savoir sur ce projet.
Demande qui sera responsable de chaque aspect du projet. Découvre qui doit être au courant des différentes étapes que tu franchis. Demande à ton patron qui doit approuver les différentes parties du processus. Découvre comment tu vas obtenir un retour d'information ou comment tu vas gérer les problèmes. Assure-toi de savoir quand le projet doit être terminé et qui doit le recevoir. Sache quand tu ne pourras pas contacter quelqu'un ou quels types de problèmes pourraient survenir tout au long du processus. Tu dois en savoir le plus possible avant de te lancer dans ce projet, car cela te permettra de mieux réussir dans l'ensemble.
4. Commence par un plan
Ensuite, commence à créer un plan. Tu ne veux pas plonger trop rapidement dans ce projet et cela signifie qu'il ne faut pas créer un plan trop détaillé trop tôt. Au lieu de cela, crée un plan qui présentera des éléments tels que l'échéance finale et les étapes importantes du projet (si celles-ci ont déjà été fixées par ton client ou ton patron). Tu dois t'assurer d'avoir un cadre que tu pourras présenter à l'équipe et avec lequel tu pourras continuer à travailler au fur et à mesure.
Tes grandes lignes vont présenter le processus à suivre pour obtenir l'approbation (de toute personne qui doit l'accorder). Il doit également montrer ce qui doit être complété et quand pour atteindre les différents jalons, les échéances, et plus encore. Tu peux aussi esquisser un peu les informations que tu connais déjà sur les ressources et les produits à livrer, ainsi que tout ce sur quoi tu fondes tes décisions et ta présentation. Il n'est pas nécessaire d'étoffer le tout, mais tu dois inclure toutes les informations dont tu es déjà certain. Tu n'as pas besoin d'être trop précis sur l'ordre des tâches, mais tu peux dresser une liste des tâches que tu sais déjà devoir être effectuées, par exemple.
5. Fais participer l'équipe
Ensuite, commence à parler à l'équipe qui sera responsable de ce projet. Qui fait partie de l'équipe ou a été désigné pour t'aider à accomplir l'une ou l'autre des tâches ? Travaille avec eux et avec les grandes lignes que tu as déjà créées pour trouver des tâches supplémentaires à accomplir ou pour déterminer les ressources et les fournitures dont tu auras besoin ou la durée de chacune des tâches. C'est à ce moment-là que tu vas chercher à obtenir encore plus d'informations et à poser encore plus de questions difficiles.
C'est aussi à ce moment-là que tu vas commencer à étoffer le plan que tu viens de créer. À côté de chacune de tes tâches, tu peux commencer à prendre des notes sur le calendrier, les ressources et les responsables. Tu peux ajouter le reste des tâches dont on t'a parlé au fur et à mesure. En procédant ainsi, tu obtiendras plus de soutien et de commentaires sur tes idées. Ton équipe pourra t'aider à créer tes grandes lignes et à passer à l'étape suivante, lorsque vous commencerez à tout rédiger ensemble.
6. Rédige un brouillon
Ensuite, il s'agit de rédiger un brouillon de l'ensemble de ton projet. C'est ici que tu prends les grandes lignes que tu as créées à l'étape quatre ainsi que les commentaires et les informations supplémentaires que tu as obtenus à l'étape cinq et que tu les utilises pour créer un brouillon plus détaillé. Mets tout sur papier en classant chaque tâche dans l'ordre et en notant chaque devoir. Inscris autant d'informations que possible et assure-toi que le projet que tu as créé est exact ou du moins aussi exact qu'il peut l'être sans l'apport final et le soutien de ton équipe.
Cette partie du processus peut prendre un certain temps, mais assure-toi de faire tout ce qui est en ton pouvoir pour la mener à bien. Tu dois t'assurer que le projet que tu as est présenté d'une manière que tu peux comprendre et qui t'aidera à mieux te concentrer sur ce qui doit être accompli. Si tu as tout mis en page, il sera plus facile de l'intégrer dans le système de gestion de projet que tu as choisi (dont nous parlerons à la septième étape). Tu pourras tout voir et comme c'est déjà organisé, c'est un jeu d'enfant de le mettre en place.
C'est ici que tu vas utiliser ton outil de gestion de projet. Instagantt te permet de mettre toutes les différentes tâches et sous-tâches que tu veux. Tu peux créer des échéances, des jalons, des dépendances et bien d'autres choses encore. Tu peux aussi attribuer chacune de tes tâches à différentes personnes de ton équipe. Tout cela est facile à réaliser et tu peux ensuite partager ces informations avec le reste de l'équipe pour qu'ils puissent donner leur avis, surveiller leurs tâches et suivre tout ce qui se passe en matière de respect des délais ou même de communication avec le reste de l'équipe.
Tu as également la possibilité de visualiser toutes tes tâches à l'aide d'un diagramme de Gantt ou d'un diagramme de Kanban. D'une manière ou d'une autre, tu disposeras d'une méthode simple pour tout suivre et rester au top de ton projet. De plus, tu peux relier ce système à plusieurs de tes autres systèmes et programmes, de sorte que tu n'aies à entrer les informations qu'une seule fois pour les voir sur chacune de tes plateformes. Il te sera ainsi beaucoup plus facile de rester au courant de tout et d'informer tous ceux qui ont besoin de l'être.
8. Finaliser ta conception
C'est ici que tu vas finaliser la mise en page et la conception de tes graphiques ou tableaux. Quel que soit le système que tu as décidé d'utiliser pour organiser ton projet et toutes les tâches qui y sont associées, tu veux être sûr de le parcourir soigneusement et complètement. Tu dois vérifier deux fois tout ce que tu as mis dans le système et veiller à ce que tout le monde puisse lire et comprendre ce qui est censé se passer à cet endroit. Cela te permettra d'atteindre plus facilement le résultat que tu souhaites.
Maintenant, note que ce n'est pas la dernière fois que tu ajustes ton tableau ou ton plan de projet. Il te reste encore quelques étapes à franchir. Cependant, à ce stade, tu devrais avoir une assez bonne idée de ce que le plan va prendre et de la façon dont tu vas l'accomplir. Le plan que tu regardes sur ton profil Instagantt devrait être assez proche de ce que tu attends et il devrait ressembler à une version finalisée de ton plan. Tu devrais avoir l'impression de pouvoir atteindre ton objectif en te basant sur cette version du plan.
9. Demande à l'équipe de te faire part de ses commentaires
Une fois que tu penses avoir terminé et que tu peux passer à l'exécution du plan, il est temps de demander des commentaires une dernière fois. Maintenant, cela ne veut pas dire que c'est la dernière fois que tu vas demander à ton équipe de t'aider à améliorer ton plan. Mais c'est la dernière fois avant de commencer à travailler sur le plan. Alors, contacte l'équipe et assure-toi qu'elle a accès au tableau d'Instagantt que tu as créé. Ensuite, demande-leur de l'examiner et de voir ce qu'ils pensent de la portée générale, des étapes et de leurs tâches.
Tu veux savoir s'ils pensent que ce plan est réaliste et s'il est représentatif de ce qu'ils peuvent faire. Si c'est le cas, tu peux passer à l'étape suivante. Si ce n'est pas le cas, tu dois travailler avec les membres de l'équipe et tenir compte des commentaires qu'ils peuvent te donner pour déterminer ce qui doit être modifié. De cette façon, tu pourras faire avancer ton projet et t'assurer qu'il sera une réussite. Demander des commentaires est une étape cruciale dans le processus d'adhésion de ton équipe et de réalisation de tes objectifs.
10. N'arrête pas de planifier
La dernière étape de ton plan de projet est en cours. Tu n'auras jamais terminé. Ton plan de projet peut avoir l'air génial et toutes les personnes impliquées peuvent penser que ce sera un succès retentissant. Tu as peut-être fait toutes les recherches, posé toutes les questions, utilisé tous les commentaires et créé un plan qui semble parfait pour toi, ton équipe, ton patron, le client et tous ceux à qui tu le montres. Mais c'est la vraie vie. Et rien n'est jamais parfait.
Cela signifie que ton plan devra être modifié. Qu'il s'agisse de petites ou de grandes choses, il y aura toujours des éléments du plan du projet qui ne seront pas corrects ou qui dévieront de leur trajectoire d'une manière ou d'une autre. Quelqu'un va tomber malade et ne pourra pas terminer sa tâche ou l'une des fournitures que tu comptais utiliser sera soudainement retirée du marché et tu devras la remplacer. Il se peut qu'un événement inattendu interrompe la production pendant un certain temps ou qu'un client ne réponde pas pendant un certain temps. Quoi qu'il en soit, il y aura toujours des difficultés à surmonter. Alors, sois toujours prêt à faire des changements et à continuer à t'améliorer en cours de route.
En fin de compte, tu dois t'assurer que ton plan de projet est rédigé de manière à ce que tous les membres de ton équipe puissent le comprendre et l'exécuter. Plus important encore, tu dois t'assurer qu'il est conçu pour que le travail soit fait aussi rapidement et efficacement que possible sans sacrifier la précision dans le processus. Comment y parvenir ? Eh bien, tu vas devoir suivre les étapes que nous avons décrites ci-dessus et t'assurer que tu as Instagantt à ta disposition pour te lancer. La planification de projet peut être un jeu d'enfant si tu as le bon système pour t'aider.
