Les diagrammes de Gantt sont un type de diagramme à barres qui présente tout ce qui doit être fait dans le cadre d'un projet particulier. Tu peux créer autant de ces diagrammes que tu le souhaites pour les associer aux différents projets dont tu es responsable. À partir de là, tu peux créer des listes de tâches et différentes affectations pour chaque personne qui participe au projet. Les barres représentent les tâches individuelles qui doivent être accomplies et elles indiquent exactement quand la mission ou la tâche est censée commencer et quand elle doit être terminée.
Ce qui est encore plus unique avec ces graphiques, c'est qu'ils peuvent te montrer les interconnexions entre les différentes tâches. Mais ces tableaux ont bien plus à offrir que cela. Ils sont parfaits pour tous ceux qui ont besoin de savoir ce qui se passe dans le projet ou les différentes missions et ils afficheront tout ce dont tu as besoin, y compris les différentes tâches, qui est responsable de chaque tâche lorsqu'il doit l'accomplir, qui dépend de lui pour accomplir une tâche et même lorsqu'il doit commencer une tâche ou lorsque le projet complet doit être achevé.
Qui a besoin de voir les diagrammes de Gantt ?
Qui a besoin de voir le tableau du projet sur lequel tu travailles ? Eh bien, il y a pas mal de personnes sur cette liste, en fonction de la taille du projet, bien sûr. Tout d'abord, toute personne qui travaille sur le projet doit pouvoir voir ce tableau. Cela leur permet de voir ce dont ils sont responsables et quand ils doivent le faire. Cela permet de les responsabiliser davantage vis-à-vis du reste de l'équipe car chacun sait ce qu'il est censé faire et quand il le termine (ou pas).
Toute personne responsable de ces personnes doit également pouvoir voir le tableau. Toi, en tant que responsable du projet, tu dois pouvoir voir le tableau. Tous les autres responsables et dirigeants de ton équipe qui ont des membres dans l'équipe du projet devraient pouvoir le voir vérifier avec les membres de leur équipe. Du moins, s'ils sont responsables de cette partie de leur équipe, ils devraient pouvoir le faire. Si tu fais travailler quelqu'un du service de comptabilité sur un projet, mais que son responsable n'est en rien impliqué, il n'aura peut-être pas besoin d'accéder au tableau. En revanche, s'il représente un travail effectué par l'ensemble du service, tu devrais inclure le responsable.
Toute personne située au-dessus de toi en tant que responsable du projet devrait également consulter ce tableau périodiquement. Tu veux t'assurer que tes patrons, jusqu'à celui qui est réellement en charge de ce projet avec le client, peuvent vérifier et voir comment se passe l'avancement du projet. De plus, toute personne considérée comme partie prenante du projet doit pouvoir le consulter. Cela inclut également le client avec lequel tu travailles sur le projet. Cela leur permet de rester mieux informés.
Préparation à la création d'un diagramme de Gantt
Avant de créer un tableau, tu dois préparer quelques informations importantes. C'est là que tu vas tout rassembler pour t'assurer que lorsque tu t'assiéras pour commencer à mettre les choses en place, tu n'auras pas à te relever. Après tout, tu ne veux pas t'asseoir pour travailler et te rendre compte qu'il te manque certains des éléments les plus cruciaux. Ce sont les éléments dont tu as besoin pour créer le système, et tu ne devrais passer à l'étape suivante qu'une fois que tu as fait cela.
Connais tes produits livrables : Tu devras rencontrer le client peut-être plus d'une fois pour savoir ce qu'il attend de toi. Tu devras peut-être aussi rencontrer des responsables de niveau supérieur et des leaders de ton équipe. Cela t'aidera à déterminer ce qui doit être livré au final.
Connaître la date limite : Tu dois également connaître la date limite ferme pour l'ensemble du projet ainsi que toutes les autres dates limites liées aux étapes que tu vas franchir en cours de route. Toutes ces échéances et ce qui doit être fourni à chacune d'entre elles doivent être notés.
Connais tes tâches : Sache quelles sont les différentes tâches qui doivent être accomplies. Cela signifie qu'il faut prendre les produits livrables et les décomposer en sous-tâches et décomposer celles-ci en sous-tâches et ainsi de suite jusqu'à ce que tu aies tout cartographié.
Connais tes dépendances : S'il y a des tâches spécifiques qui doivent être accomplies avant que d'autres tâches puissent l'être, tu dois t'en occuper également. Sache où se situent ces dépendances et note-les afin d'être prêt lorsque tu créeras le tableau.
Connais ton équipe : Qui va travailler avec toi sur ce projet ? Quelles sont les personnes auxquelles tu vas faire appel et comment vas-tu les utiliser ? Tu veux être prêt avec chaque personne qui va t'aider et tu dois savoir qu'elle est disponible pour t'aider.
Connaître ses devoirs : Tu dois examiner de près chaque personne que tu as dans ton équipe et chaque tâche dont ton équipe est responsable. Ensuite, commence à réfléchir à la façon dont tu vas organiser les choses et à qui sera responsable de chacune de ces différentes tâches.
Création d'un diagramme de Gantt
Es-tu prêt à créer l'un de ces tableaux ? Sache que cela n'a pas besoin d'être compliqué. Certaines personnes créent ce type de graphiques dans Microsoft Project, Microsoft Excel ou Google Sheets. Ces types de graphiques sont toutefois des conceptions relativement simples. D'autre part, même s'ils contiennent des informations très basiques, ils sont plus difficiles à exécuter et peuvent nécessiter beaucoup de compétences dans ces programmes. C'est là qu'un programme comme InstaGantt pourrait être exactement ce que tu cherches.
Avec ce programme, tu commences par créer un projet au sein de la plateforme. À partir de là, tu peux affecter différentes personnes au projet dans son ensemble ou commencer à créer des tâches individuelles tout de suite. Tu as la liberté de créer autant de tâches que tu veux et de les assigner à différentes personnes. Tu peux créer des tâches globales et les décomposer en sous-tâches. Tu peux créer certaines tâches qui dépendent d'autres tâches et tu peux créer les délais et les dates de début que tu veux.
À partir de là, tu peux rendre l'ensemble du tableau accessible à tous ceux qui en ont besoin et ils pourront vérifier leurs tâches. Ils peuvent même parler à d'autres personnes de questions, de commentaires et de préoccupations directement dans le projet pour que tout le monde puisse voir ce qui se passe. Ils peuvent également marquer les tâches comme terminées et envoyer des informations qui pourraient être nécessaires pour commencer la tâche suivante. Tout cela te permet, ainsi qu'à toutes les personnes impliquées dans le projet, de suivre plus facilement ce qui se passe et ce qu'il reste à faire pour atteindre l'objectif final.
Il y a de nombreux avantages à utiliser les diagrammes de Gantt dans ton entreprise et pour l'exécution de tes projets. La clé est de s'assurer que tu trouves un système qui fonctionne pour ton équipe. À partir de là, tu verras tous ces avantages et peut-être même d'autres encore pendant que tu y es.
1. Tout est bien organisé : Tu vas savoir exactement ce qui doit être fait et ce qui a été fait. Tu vas connaître chacune des différentes tâches du projet et tu seras mieux informé en cours de route. Tout est organisé et explicité de façon plus facile pour tout le monde.
2. Fais en sorte que tout le monde soit responsable : Tout le monde va connaître les tâches qu'il doit accomplir et le reste de l'équipe aussi. Il y a donc plus de chances qu'ils fassent ce qu'ils sont censés faire et qu'ils le fassent à temps. Après tout, tous les autres attendent et regardent.
3. Tiens tout le monde au courant : Tout le monde sait ce qui se passe et quand, ce qui permet de savoir plus facilement quand il est temps pour toi de commencer ton projet si tu dépends de quelqu'un d'autre. Il est aussi beaucoup plus simple pour chacun de montrer ce qu'il fait.
4. Facile de partager des informations : Tu peux partager des commentaires, des réactions et même des fichiers directement dans le système. Cela permet à chacun de partager plus facilement les informations nécessaires et de créer des dossiers et des fichiers auxquels tout le monde peut accéder si nécessaire pour faire sa part du travail.
5. Obtiens des réponses à tes questions : Si tu as des questions ou des préoccupations, tu peux facilement les poser au groupe et obtenir une réponse rapidement. Il existe également des moyens d'envoyer des communications plus privées et d'obtenir des réponses individuellement de la part de membres spécifiques de l'équipe.
6. Tiens le client informé : Le client aura un moyen de savoir ce qui se passe et si le projet est en bonne voie à tout moment plutôt que d'essayer de communiquer dans les deux sens avec l'équipe ou d'essayer d'entrer en contact avec quelqu'un de l'entreprise.
7. Possibilité de personnalisation : Ces types de tableaux te donnent toute la liberté dont tu as besoin pour que tu puisses personnaliser chaque aspect du projet et le contrôle sur le projet en fonction de tes besoins. C'est toi qui décides de l'organisation et de l'affichage du graphique.
8. Projets en double : Si tu dois réaliser le même projet plusieurs fois ou si tu as un projet dont les tâches sont très similaires, tu peux dupliquer des tâches, enregistrer des projets comme modèles et même copier des projets entiers pour en créer de nouveaux afin de pouvoir démarrer plus rapidement.
9.Planifie les choses - Tu peux voir ce que ton équipe est en train de faire à tout moment et tu peux t'assurer qu'elle reçoit suffisamment de tâches pour être occupée, mais pas trop pour ne pas être débordée. Cela permettra à tous les membres de ton équipe de faire ce qui doit être fait pour l'entreprise.
Les avantages des diagrammes de Gantt
Tu peux créer un diagramme de Gantt à l'aide d'Excel ou d'autres programmes, mais tu n'auras pas la même liberté et la même personnalisation qu'avec un diagramme InstaGantt. Ici, tu auras les avantages que nous avons mentionnés ci-dessus et tu auras aussi des fonctions de personnalisation supplémentaires qui t'aideront à transformer ton diagramme en quelque chose de spécifique pour toi. Tu vas avoir un système qui t'aidera à suivre ton équipe, tes missions et tout le reste en cours de route.
Si tu es prêt à commencer à utiliser les diagrammes de Gantt pour ton entreprise ou même si tu veux juste l'essayer, assure-toi de nous consulter pour en savoir plus. Tu pourras faire un essai gratuit qui te permettra de créer des diagrammes de base et d'essayer le processus. De cette façon, tu seras sûr de savoir ce que tu obtiendras et comment cela fonctionnera pour toi. Tu peux améliorer l'expérience de ton équipe et de ta gestion de projet si tu prêtes attention aux outils qui sont conçus pour t'aider. Instagantt et les diagrammes de Gantt, en général, sont conçus pour t'aider à faire exactement cela. Il suffit de savoir comment les optimiser.
