Créer ton plan de projet
Ton projet a-t-il un plan ? Il y a de fortes chances que tu penses avoir un plan de projet, ou un semblant de plan en tout cas. Tu penses peut-être que tu as tout prévu et que tu sais exactement ce que tu vas faire, mais ce n'est pas nécessairement le cas. Il se peut plutôt que tu sois en train de prendre ton projet et de le faire avancer sans jamais créer le plan dont tu as besoin pour y arriver. C'est là que tu auras besoin d'un peu d'aide. Nous allons t'expliquer ce que signifie avoir un vrai plan et comment le créer et l'utiliser.
Qu'est-ce qu'un plan de projet ?
Commençons par ce qu'est un plan de gestion de projet . C'est très simple car c'est un système qui définit précisément et complètement les objectifs, les étapes et la portée du projet sur lequel tu vas travailler. Donc, si tu as déjà un projet, tu es déjà à mi-chemin de la création du type de plan dont tu as besoin pour que ce projet soit une réussite. Et c'est à toi de décider ce qui doit figurer dans ce plan.
Rédiger ton plan
L'étape suivante consiste à rédiger le plan. Bien sûr, c'est une bonne idée d'en créer un, mais si tu ne l'écris pas, il y a de fortes chances que tu oublies quelque chose ou que quelqu'un d'autre ne sache pas ce qu'il doit faire pour accomplir ses tâches. C'est là qu'il est utile de tout mettre par écrit. Cela rend tout clair sans que tu aies à l'expliquer plusieurs fois. Ce sera un bon début, tu ne crois pas ? Et cela vous aidera tous à mieux réussir.
Première étape
La première étape consiste à savoir quelle sera la portée du plan. Que dois-tu faire pour que ton projet soit une réussite ? Quel est ton objectif ? S'agit-il de créer une campagne publicitaire pour le nouveau compte que tu viens de décrocher ? Il s'agit peut-être de créer un nouveau produit qui répond à un besoin spécifique. Quel que soit l'objectif, la portée de ton plan doit définir ce que sera ton "produit" final et quand il devra être réalisé. Tu dois connaître la fin avant de mettre en place le milieu.
Deuxième étape
La deuxième étape consiste à faire beaucoup de recherches. Nous savons que tu n'aimes pas faire beaucoup de recherches, mais cela va être une partie importante du processus parce que tu dois connaître non seulement l'objectif du projet lui-même, mais aussi ce que ton client recherche. Qu'est-ce qu'il attend de toi ? De plus, tu dois savoir avec qui tu vas travailler et comment ils fonctionnent le mieux lorsqu'ils travaillent en équipe. Toutes ces informations permettent de s'assurer que tu es prêt pour l'exécution du plan avant de le mettre en œuvre.
Troisième étape
La troisième étape consiste à poser des questions. Tu veux savoir comment les choses doivent être faites, qui va les faire et quels sont les risques et les avantages. Tu vas poser autant de questions que possible pour bien comprendre le projet afin de pouvoir créer un plan qui répondra avec précision à toutes les questions du client ainsi qu'aux tiennes. Assure-toi de ne rien laisser de côté dans cette partie. Tu devras interroger ton client ainsi que tous ceux qui feront partie de ton équipe pour t'assurer que tout se passera bien.
C'est à la quatrième étape qu'on en vient aux grandes lignes de ton plan. C'est ici que tu vas créer une idée très approximative de ce à quoi les choses vont ressembler. Assure-toi de ne pas te précipiter, mais ne réfléchis pas trop non plus, car tu feras probablement beaucoup de changements avant d'arriver au plan final. Dans cette partie, tu vas écrire quel est l'objectif final et chaque tâche qui doit être accomplie pour y parvenir. Écris les délais dont tu as besoin pour ces tâches, les ressources qui seront nécessaires pour les exécuter et tout ce dont tu as besoin concernant le budget ou autre.
C'est à la cinquième étape que tu vas commencer à impliquer davantage ton équipe. C'est là que tu vas discuter avec eux des objectifs de ton projet et de ce qu'il te faudra faire pour les atteindre. Tu devras travailler avec eux pour passer en revue certaines des idées que tu as trouvées pour ton plan et leur soumettre des idées pour savoir ce qu'ils en pensent. Pour être un bon chef de projet ou même simplement un bon leader dans le cadre de ce projet, tu devras tenir compte de leurs pensées et de leurs idées. En leur en parlant, tu encourages la communication dès le départ.
La sixième étape est celle où tu vas créer une version plus formelle et finale du plan de projet. Ne te sens pas trop accablé parce que tu pourras encore faire des changements plus tard, mais cette version doit être aussi proche de la version finale que possible. Fais toutes tes recherches pour que, si tout va bien, ce plan puisse être suivi, et sois indulgent avec toi-même sur ce qui pourrait ne pas se dérouler comme prévu. Le bon logiciel de diagramme de Gantt peut faire une énorme différence ici parce que tu peux assigner différentes tâches, configurer des travaux qui doivent être faits et même travailler avec des dépendances et plus encore. Consulte InstaGantt pour en savoir plus sur la façon dont tu peux obtenir l'aide dont tu as besoin pour créer ton plan ultime.
La septième étape est celle où tu vas commencer à exécuter ton plan. À cette étape, tu vas simplement envoyer le plan de projet que tu as créé par le biais d'InstaGantt(créateur de diagrammes de Gantt)à toutes les personnes qui font partie de l'équipe et à toute autre personne qui doit être tenue au courant (comme ton patron, par exemple). Tu veux t'assurer que tout le monde est au courant de ses tâches et de ses affectations et aussi qu'il va commencer à travailler là où il le faut immédiatement. Tu ne veux pas d'un plan génial qui reste en place et prend la poussière parce que personne ne fait rien.
La huitième étape consiste à demander à une dernière personne d'examiner de près ton plan de projet. Demande-lui de passer en revue les détails et de tout lire au peigne fin. Tu veux t'assurer que tu n'as pas accidentellement confié à ton financier Sally une tâche qui devrait être confiée à ton juriste Suzy, que tu n'as pas inscrit le mauvais nom pour le client ou la mauvaise date limite. Cette autre personne doit avoir une idée de ce qui se passe avec le projet et doit pouvoir signaler tout problème (y compris le fait que Matt part en vacances pendant une semaine alors que tu l'as inscrit pour une partie cruciale du projet, par exemple).
La neuvième étape consiste à expliquer le plan à toute l'équipe et à toutes les personnes responsables du travail. Tu vas le leur envoyer et tu veux t'assurer qu'ils le lisent et qu'ils comprennent chacun de leurs rôles. Encourage-les à poser des questions entre eux ou à te poser des questions s'ils ont besoin d'aide ou s'ils ne comprennent pas quelque chose. Tu veux que tout le monde comprenne et qu'ils commencent immédiatement à travailler à l'exécution de ton plan de projet. C'est ainsi que le résultat sera atteint. C'est aussi à ce moment-là que tu dois revoir les choses avec ton client pour t'assurer que les délais et les résultats attendus sont bien respectés avant de commencer.
La dixième étape est la fin et c'est là que tu vas être ouvert aux changements et que tu vas faire preuve de souplesse pour les choses qui pourraient ne pas se dérouler comme prévu. Tu dois avoir l'esprit un peu ouvert sur ce qui doit être fait et quand. Tu dois être prêt à ajuster les choses et à travailler avec ton équipe si nécessaire, par exemple lorsqu'une urgence survient et que quelqu'un ne peut pas livrer une tâche à temps ou lorsqu'une tâche prend plus de temps que prévu pour être parfaite, ou même lorsque le client est un peu difficile à contacter et que tu ne peux pas obtenir l'approbation finale. Sois prêt à modifier le plan si nécessaire.
Que contient ton plan final ?
Revenons un peu en arrière pour nous assurer que ton plan final correspond bien à ce que tu souhaites, d'accord ? Lorsque tu travailleras avec le diagramme de Gantt , tu pourras tout créer directement dans le logiciel de gestion de projet et tu commenceras par des choses comme le nom du client et le projet spécifique, ainsi que la date à laquelle il doit être livré. Il s'agit d'informations de base qui t'aideront à distinguer ce projet de tous les autres projets sur lesquels toi ou quelqu'un d'autre dans ton bureau travaille. Assure-toi d'utiliser les codes ou les étiquettes interdépartementaux que tu pourrais avoir.
Ensuite, crée des étapes et des éléments spécifiques qui doivent être livrés. Pour chacun d'entre eux, crée des en-têtes et des sous-tâches qui doivent être accomplies. N'hésite pas à en faire plusieurs couches différentes pour être sûr de tout couvrir. Ensuite, assure-toi que chaque personne de ton équipe sait qui est responsable des tâches. Tu peux même les attribuer à quelqu'un et nommer cette personne directement dans le système. Ainsi, tous les membres de l'équipe savent que Sara est chargée du livrable financier avant que Mark puisse commencer à travailler sur le concept artistique.
Tu voudras ajouter toutes les ressources nécessaires à chacune des tâches, ce qui signifie que chaque personne saura ce dont elle a besoin avant de pouvoir commencer, y compris qui est responsable de ces différentes ressources. Tu dois également clarifier tout ce qui peut sembler confus, que ce soit dans le système ou en personne, et tu dois ajouter les dates auxquelles la personne doit travailler sur cette tâche. Fixe une date de début et une date de fin pour qu'elle ne prenne pas trop d'avance sur le reste de l'équipe et qu'elle ne vous ralentisse pas tous.
