Si tu es en affaires depuis un certain temps, il ne fait aucun doute que cela t'est déjà arrivé. Surtout si tu travailles avec des clients en dehors de ton entreprise. Et si tu ne l'as pas vécu au travail, tu l'as certainement vécu à la maison, dans ta vie privée, n'est-ce pas ? Alors, qu'est-ce que tu fais ? Qu'est-ce que tu peux faire ? C'est pourquoi nous allons parler de la gestion du changement et de ce que tu peux faire pour t'assurer que tu t'y prends bien.
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
Lorsque nous commençons à parler de gestion du changement, il se peut que tu ne saches pas vraiment de quoi il s'agit. Prenons donc le temps de revenir en arrière et d'examiner ce que cela signifie et ce que tu dois savoir.
La gestion du changement est un processus que tu utilises lorsque tu modifies ton projet, que ce soit en changeant la portée, le budget, les ressources, le calendrier ou les exigences, ou toute combinaison de ce qui précède. Ce terme désigne également l'ensemble du processus, c'est-à-dire l'identification d'un besoin de changement, la documentation du changement et l'exécution réelle de ce changement.
Tu peux faire un changement majeur ou mineur dans un projet. Tu peux changer beaucoup de choses différentes ou seulement une ou deux choses plus petites. Il y a beaucoup de façons différentes de procéder et tu devras le faire tout au long de la vie de ton entreprise. Mais tu dois t'assurer que tu le fais de la bonne façon.
Les demandes de changement vont aider ton entreprise et tes projets à rester en phase avec les besoins d'un marché en constante évolution. Si tu crées des plans de projet et que tu t'en tiens uniquement au plan initialement prévu, tu ne seras pas en mesure de t'adapter aux besoins du client ou du marché dans son ensemble. Et cela ne t'aidera certainement pas à maintenir ton entreprise en bonne santé.
Comment s'occuper d'une demande de changement
Alors, que fais-tu si ton patron ou ton client demande un changement ? As-tu mis en place une politique ? Sais-tu ce qu'il faut faire pour t'assurer que tout se passe comme il faut ? Si ce n'est pas le cas, tu vas vouloir continuer à lire car nous allons passer en revue certains des changements les plus importants que tu pourrais et devrais faire et la façon dont tu devrais les faire.
Si un changement est demandé, la première chose à faire est de s'assurer qu'il est vraiment nécessaire. Examine le projet lui-même, puis le changement demandé. Le changement permettra-t-il d'atteindre le résultat souhaité ? Quel impact aura-t-il sur le reste du projet ou sur les autres aspects du projet ? Tu voudras savoir tout cela et bien plus encore.
Tu dois parler aux parties prenantes et à toute ton équipe de la nature du changement, de la raison pour laquelle il est demandé, du fait qu'il t'aidera ou non à atteindre tes objectifs (ou même qu'il te permettra d'atteindre tes objectifs), et des défis qui se présenteront à toi à la suite de ce changement. À partir de là, tu peux décider de ce que cela va signifier pour toi, en particulier en ce qui concerne les coûts et le temps, qui sont deux facteurs principaux de la gestion de projet.
Tu dois t'assurer de rédiger un plan sur la façon dont tu vas exécuter le changement et sur ce qu'il faudrait changer (en dehors du changement demandé) pour que cela se produise. Le fait de tout expliquer et d'obtenir autant de commentaires que possible t'aidera à avoir une idée cohérente de ce que tu devras faire pour que cela fonctionne. Et tu pourras également le faire savoir à ton patron ou à ton client.
Faire une demande de changement de projet
Si un changement est nécessaire ou si tu penses qu'il améliorerait les choses au sein de ton projet, tu dois faire une demande officielle pour changer ce qui doit l'être. Ne te contente pas de parler à quelques personnes et de leur dire de faire le changement. Écris tout ce que ton équipe devra savoir pour qu'elle (et toi) puisse évaluer le changement de fond en comble.
Ta demande officielle doit comprendre
Nom du projet - Écris le nom du projet spécifique auquel tu fais référence. Il est ainsi plus facile de sortir toute la documentation actuelle et de réunir la bonne équipe pour examiner la demande.
Demandé par - Qui es-tu ? Ou qui demande à ce que le projet soit modifié d'une manière ou d'une autre ? Tu veux mettre un nom ici parce que la personne qui a demandé le changement peut être importante (par exemple, une demande d'un client est presque toujours un changement obligatoire).
Nom de la demande - Nomme la demande qui a été faite afin qu'elle soit plus facile à différencier des autres demandes que tu pourrais avoir au cours du projet.
Numéro de la demande - Dans le même ordre d'idées, tu auras besoin d'un numéro associé à la demande de changement, car tu auras probablement plusieurs demandes différentes de modification du projet tout au long de sa réalisation.
Description du changement - Qu'est-ce qui est réellement demandé ? Quel est le changement que la partie requérante souhaite réellement ? Cette partie ne concerne pas les autres éléments qui devraient être modifiés pour répondre à la demande, mais seulement le changement initial demandé.
Raison du changement - Pourquoi le demandeur veut-il faire ce changement ? Il peut s'agir d'une simple question d'esthétique ou de préférence personnelle, ou bien d'une question plus sérieuse ou plus importante. Connaître la raison aura également un impact sur le fait que le changement soit accordé ou non.
Impact du changement - Si tu fais ce changement, qu'est-ce que cela va signifier pour l'équipe, le reste du projet ou quoi que ce soit d'autre ? Qu'est-ce qui devra changer pour que tu puisses faire ce changement ? Tu dois savoir quels autres éléments seront touchés afin de pouvoir établir un plan précis.
Action proposée - Que proposes-tu de faire pour mettre en oeuvre le changement qui a été demandé ou comme compromis au changement qui a été demandé ? N'hésite pas à entrer dans les détails en décrivant chacune des étapes qui devront être franchies pour réussir.
Coûts associés - Combien cela va-t-il coûter pour initier et exécuter ce changement ? Ces coûts s'ajoutent aux coûts du projet avant le changement. Cette section peut t'aider, toi et toute autre personne responsable du projet, à présenter les choses aux parties prenantes et aux clients afin qu'ils sachent ce qu'il en coûtera en argent pour faire ce qui est demandé.
Temps associé - Un autre facteur important est le temps qui sera nécessaire pour exécuter ce changement. Combien de temps faudra-t-il pour créer un nouveau plan et obtenir du nouveau matériel ou des membres supplémentaires de l'équipe ? Quel est le temps nécessaire pour effectuer le travail supplémentaire ? Il faudra également le montrer aux parties prenantes et aux clients qui font ces demandes.
Approuvé par - Qui approuve toutes ces informations ? Une fois que tu l'as présenté aux intervenants et/ou au client, tu as besoin de quelqu'un qui autorise le changement à effectuer malgré tout ce qui est présenté dans ce document. Obtiens au moins une signature d'une personne autorisée à prendre ces décisions ainsi qu'une date d'approbation.
Pourquoi as-tu besoin d'un formulaire officiel ?
As-tu vraiment besoin d'un formulaire officiel de gestion du changement ? Nous pensons que oui, absolument. Après tout, apporter un changement est déjà assez difficile, mais ne pas avoir de documentation appropriée sur ce que cela signifie pour ton équipe ou sur qui l'a autorisé ? Cela ne fera que te causer encore plus de problèmes au bout du compte. Tu te retrouveras à te débattre en essayant de tout faire ou même de te souvenir de ce qui doit être fait.
Un formulaire de demande de changement permet à chacun de présenter ses demandes de la même façon. Personne n'a besoin de se démener pour savoir ce qu'il faut écrire ou quelles informations sont nécessaires. Personne n'a besoin de se demander où le formulaire a été mis ou s'il a été autorisé ou non. Et tu n'as certainement pas à t'inquiéter lorsque quelqu'un te demande plus tard si cela a été approuvé.
Un formulaire officiel facilite grandement les choses pour toutes les personnes concernées. Il précise qui fait la demande, ce qui doit être changé et pourquoi, comment ce changement sera mis en œuvre, ce qui sera modifié en conséquence et, ce qui est peut-être le plus important, qui a donné l'autorisation. De cette façon, personne n'aura d'ennuis pour avoir mis en œuvre le changement de la façon dont on lui a dit de le faire.
Comment faciliter les choses
Tout cela ressemble à beaucoup de travail et va être compliqué, mais cela peut être encore plus compliqué si tu n'as pas de système de gestion de projet en place pour t'aider à tout organiser. Avec Instagantt, tu n'as pas à t'inquiéter de quoi que ce soit, car tu peux configurer ton projet comme tu le souhaites et tu peux le modifier de mille et une façons sans perdre de temps, sans faire d'efforts et sans confusion.
Les diagrammes de Gantt te permet de faire glisser et de déposer toutes tes tâches, de sorte que tu peux facilement déplacer les choses en fonction des changements. Si tu as besoin d'éliminer des tâches spécifiques, tu peux le faire facilement. Si de nouvelles tâches sont prioritaires ou si les délais changent, elles peuvent également être déplacées. En général, tu pourras personnaliser et re-personnaliser l'ensemble de ton projet, autant de fois que tu en auras besoin.
Tu pourras également jeter un coup d'œil à tous tes calendriers afin de voir combien de temps ton plan actuel va prendre et ce qui va changer si tu mets en œuvre quelque chose de nouveau dans le plan. De cette façon, tu pourras t'assurer que tu es en train de créer un plan précis pour ce qui va changer et ce qui va se passer lorsque tu mettras en œuvre quelque chose de nouveau.
Ce qui est encore mieux, c'est que tous les membres de l'équipe et même les parties prenantes et les clients peuvent voir exactement ce qui se passe avec ton projet. Ils peuvent voir à quoi il ressemble maintenant et tu peux aussi leur montrer à quoi il ressemblera si tu changes les choses pour mettre en œuvre le changement qui a été demandé. Cela leur permet de prendre des décisions plus éclairées et de participer à tous les changements mineurs qui doivent être apportés.
Enfin, tu peux faire le point avec toute ton équipe et obtenir des commentaires au fur et à mesure que tu procèdes à ces différents changements. Tout le monde pourra collaborer et donner son avis. Chacun pourra modifier ses propres délais et échéances pour mieux refléter ce qui doit être fait et comment cela va être fait. De plus, tu peux même envoyer des messages et joindre des documents et d'autres éléments directement dans le système.
Lorsque tu introduis un changement quelconque dans tes projets, tu veux t'assurer que tout le monde est au courant de ce qui se passe et que tout le monde prend les bonnes décisions qui reflètent les besoins de l'équipe. Alors, comment t'assurer que c'est exactement ce que tu fais ? Tu auras besoin d'un formulaire de demande de changement et tu auras certainement besoin d'un système de gestion de projet qui fonctionne pour toi.
