Tableaux d'analyse : Tout ce que tu dois savoir à ce sujet

Qu'est-ce qu'un tableau d'analyse ?

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Un burndown chart est un peu moins expansif qu'un diagramme de Gantt ou un tableau Kanban. Au lieu d'être très spécifique et de détailler chaque tâche et chaque personne impliquée, un burndown chart se concentre simplement sur le temps qu'il reste sur un projet spécifique. Pour ce faire, il examine deux facteurs différents, à savoir la quantité de travail qu'il reste à accomplir pour mener à bien le projet et le temps qu'il reste pour achever le travail. Le graphique te permet ensuite de voir les réponses à ces questions de façon simple et directe.

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Ces graphiques examinent également les informations de deux manières légèrement différentes. Par exemple, tu peux regarder un graphique de burndown de sprint pour déterminer juste la quantité de travail restant dans la tâche qui doit être accomplie ou que tu veux mesurer. Cela te permet, ainsi qu'au reste de l'équipe, d'avoir une bonne idée de tes performances sur des sprints courts. Cela peut être une partie extrêmement importante du processus et permet de s'assurer que toute l'équipe travaille aussi dur que possible sur ce sprint. Si tu as tendance à te fixer des objectifs pour des projets plus importants qui doivent être terminés dans un délai plus court, c'est peut-être une bonne façon de procéder.

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Tu peux aussi créer un tableau d'épuisement des produits, qui te permettra de suivre précisément la quantité de travail pour l'ensemble du projet sur lequel tu travailles. Il peut s'agir d'un grand ou d'un petit projet, mais toi et ton équipe voulez toujours savoir où vous en êtes et combien il vous reste à faire pour le terminer. Avec le produit burndown, tu peux le faire et tu peux comparer ce que tu as déjà accompli pendant que tu es en train de le faire. Cela t'aide à accomplir une plus grande partie du travail rapidement.

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Pourquoi utiliser un tableau d'épuisement ?

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Nous avons légèrement abordé ce sujet dans la dernière section, mais c'est un point sur lequel nous devrions également nous pencher à nouveau. En général, le graphique Burndown va être un excellent accompagnement pour certains des autres types de graphiques de productivité que tu peux créer, comme un tableau Kanban ou un diagramme de Gantt. Bien qu'il ne te donne pas d'informations aussi détaillées que ces types de diagrammes, il peut te donner une quantité décente d'informations sur la façon dont tu progresses et si tu dois accélérer ou continuer où tu en es.

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Tu sauras si ton projet est en bonne voie pour être terminé à temps grâce à l'utilisation de ce type de tableau. Là où un tableau Kanban peut te montrer où se trouve une tâche sur ton planning ou un diagramme de Gantt peut te dire combien de temps il te reste avant d'arriver à la date limite et même quel pourcentage est terminé, il peut toujours être difficile de comprendre ce qui se passe au sein du projet. Avec le tableau d'avancement, tu peux voir une représentation picturale de ce qui devait être fait au début, de ce que tu as fait jusqu'à présent et de ce qu'il te reste à faire pour terminer dans les temps.

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Ce type de graphique te permet d'examiner facilement le rythme du travail que tu as effectué et le rythme dont tu auras besoin pour terminer le travail à temps. Cela peut te faciliter grandement la tâche. Tu peux examiner le rythme de plus près et le partager avec le reste de ton équipe, ce qui leur permettra de voir ce qu'il leur reste à faire pour aider tout le monde à arriver à la fin de la tâche ou du projet.

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Parce qu'ils sont très simples dans leur conception et leur réalisation, ils sont faciles à vérifier pour n'importe qui. Tu peux y jeter un coup d'œil en peu de temps et obtenir un retour immédiat sur ce qu'il te reste à faire et sur ta progression. Tu voudras le consulter au moins une fois par jour pour voir où tu en es, soit au début de la journée, soit à la fin (ou les deux). Cela t'aidera, toi et ton équipe, à déterminer ce qu'il faut faire ensuite pour te mettre sur la bonne voie ou rester sur la bonne voie.

Ce que tu verras

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Lorsque tu créeras ton graphique d'avancement pour un projet spécifique, tu verras que deux lignes différentes sont représentées. Sur l'axe des ordonnées de ton graphique se trouve la quantité de travail qui reste. Sur l'axe des abscisses, tu verras la quantité de temps dont tu disposes pour terminer le travail. Ces deux éléments t'aideront à créer le graphique et le rendront plus facile à lire. Ils peuvent aussi être représentés de différentes façons, de sorte que la ligne du temps soit plus ou moins longue selon ce que tu suis, mais la quantité de travail peut être détaillée de 100 % à 0 %.

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Une fois que tu as le graphique lui-même, il y a deux lignes présentes sur celui-ci. La première est une ligne de travail idéal. C'est la ligne qui relie le travail de 100 % à 0 %. Il s'agit donc de savoir comment tu dois te comporter pour passer du début à la fin du projet avec le moins d'obstacles possible. Si tu devais travailler à un niveau optimal, c'est le rythme que tu utiliserais et la façon dont tout serait terminé. Mais ce n'est pas toujours ainsi que les choses se passent. C'est très rarement comme ça que les choses se passent.

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La deuxième ligne est celle du travail réel restant. Celle-ci va examiner la quantité de travail qui est due chaque jour et créer un graphique qui te montre combien tu as fait et combien il te reste à faire. Il est fréquemment mis à jour pour s'assurer qu'il est exact et que tu sais si tu progresses (ou non). Si la ligne de travail réel est supérieure à la ligne idéale, cela signifie que tu dois travailler un peu plus pour revenir dans les temps. Si la ligne est en dessous de la ligne idéale, cela signifie que tu es en avance sur ton planning.

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Garde à l'esprit que ta ligne de travail réelle fluctuera au fur et à mesure que toi et ton équipe continuerez à travailler sur le projet et qu'elle équilibrera le travail restant. Ainsi, s'il te reste du temps pour terminer le projet, il prendra l'endroit où tu te trouves actuellement et te montrera un chemin idéal pour arriver à la fin. Si tu ne suis pas ce chemin, il continuera à changer et à se mettre à jour au fur et à mesure que tu termineras le travail pour t'indiquer la meilleure façon d'avancer. La clé est de s'assurer que tu le consultes fréquemment.

Les avantages associés aux tableaux d'analyse

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Tu trouveras plusieurs avantages différents si tu décides de travailler avec des burndown charts. La clé est de s'assurer que tu les utilises correctement et que tu les inities pour tes sprints ou tes projets dès le début. Il te sera ainsi plus facile de rester sur tes gardes dès le début plutôt que d'avoir à te précipiter à la fin du calendrier. De plus, avec ces avantages, tu auras envie de vérifier les options qui s'offrent à toi.

Voir les progrès - L'une des premières choses que tu remarqueras avec ce type de tableau, c'est que les informations sont disponibles immédiatement. Tu n'as pas besoin de chercher quoi que ce soit et tu n'as pas besoin de regarder le tableau pendant une longue période pour voir ce que tu as besoin de savoir. Tu peux immédiatement regarder et voir comment tu te débrouilles par rapport à ce que tu devrais faire. Cela te donnera un retour d'information immédiat et la possibilité de contacter immédiatement le reste de ton équipe pour lui donner des informations et des conseils supplémentaires.

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Voir les problèmes - Si toi et ton équipe prenez du retard ou risquez d'en prendre, ton burndown chart va te le faire savoir en très peu de temps. Cela signifie que tu peux voir que tu es en train de prendre du retard rapidement et prendre des mesures immédiatement. Si la ligne de travail réelle descend ne serait-ce que légèrement en dessous de ta ligne de travail idéale, tu pourras le voir et accélérer immédiatement les choses pour te remettre sur la bonne voie. Si tu ne t'aperçois du problème que bien plus tard, tu devras accélérer encore plus pour revenir sur la bonne voie.

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Voir ce dont tu as besoin - Si certains membres de ton équipe ne sont pas très doués pour lire les graphiques ou les systèmes plus complexes que tu as, c'est un excellent moyen de les tenir informés. Il est simple et direct à apprendre et tu peux le lire d'un seul coup d'œil. Tout ce dont tu as besoin, c'est de regarder les deux lignes et de comparer où elles se situent l'une par rapport à l'autre. À partir de là, tu auras toutes les informations dont tu as besoin. C'est un excellent tableau à utiliser lorsque tu travailles sur des projets à court terme en particulier.

L'inconvénient des tableaux d'évaluation

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Les burndown charts offrent de grandes possibilités, mais il y a aussi certains éléments auxquels tu devras prêter plus d'attention. Ces éléments t'aideront à déterminer si un burndown chart est une bonne solution pour ton équipe et la gestion de ton projet. Après tout, il y a des limites à ce que tu peux faire.

1. Une planification précise est nécessaire

Tu dois planifier ton sprint avec précision pour avoir une idée exacte du temps et de la quantité de travail qu'il te reste. Si tu évalues mal le sprint, tu auras du mal à rester sur la bonne voie.

2. Ignore le carnet de commandes

C'est toi qui es responsable de tout mettre dans le tableau et de t'assurer que tout fonctionne correctement. Si tu ne complètes pas l'arriéré des tâches ou si tu ne l'inscris pas, tu risques de te retrouver avec un tableau inexact.

Paramétrage de tes graphiques

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Lorsqu'il s'agit de mener un sprint de projet, tu veux t'assurer que tu es sur la bonne voie et que tu enregistres tout correctement. Tant que tu sais ce que tu fais et que tu t'assures d'établir toutes les règles de base de la bonne façon, ton équipe et toi serez bien mieux lotis avec ce tableau en jeu. Assure-toi simplement que tout le monde sait comment le mettre en place et comment le surveiller. Et assure-toi que toutes les tâches sont signalées correctement pour que le tableau reste à jour.
Lorsque tu seras prêt à examiner différents types de tableaux et différentes façons de suivre tout le travail que tu dois accomplir, assure-toi d'examiner les tableaux d'épuisement (burndown charts). Tu seras peut-être même surpris de voir à quel point ce type de tableau peut changer la façon dont toi et ton équipe envisagez le travail que vous devez accomplir. Et lorsque tu cherches à mettre en place des systèmes et un suivi rapides, il n'y a certainement pas de meilleure façon de le faire qu'avec un tableau d'avancement pour t'aider.