Asana, l'un des meilleurs outils de gestion de projet sur le marché.

Qu'est-ce qu'Asana ?

Voyons un peu plus en détail ce programme. Il est relativement nouveau et n'est utilisé que par 30 000 personnes environ. Mais cela ne veut pas dire qu'ils ne savent pas ce qu'ils font. En fait, ils semblent en savoir assez long sur ce qu'ils font et ils offrent sans aucun doute de nombreuses fonctionnalités. En fait, Asana a été créé par certains des grands pontes qui faisaient partie de deux autres grandes entreprises technologiques, Facebook et Google. Donc, si tu n'étais pas sûr de vouloir faire confiance à ce logiciel relativement nouveau, cela devrait te donner plus de confiance.
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Il offre la planification, le partage et l'organisation de ta liste de tâches et permet à toute ton équipe de faire partie du processus . Ce qui est encore mieux, c'est que ce système est simple à utiliser, ce qui signifie qu'à peu près tout le monde peut l'utiliser sans problème. Tu pourras même apprendre aux membres de ton équipe les plus réfractaires à la technologie à utiliser ce logiciel. Cela le rendra inestimable pour les équipes dont les membres appartiennent à des générations différentes et qui n'ont pas le même niveau de confort avec la technologie.

Comment cela fonctionne-t-il ?

En général, tu vas créer ton compte et commencer à y affecter des personnes. Tu peux créer différentes équipes au sein de ton compte pour que les différentes personnes soient au bon endroit. Ainsi, si tu as une équipe qui travaille sur le projet A, elle sera dans une équipe différente de celle qui travaille sur le projet B. Non seulement cela, mais au sein des équipes, tu peux créer différents projets et dans ces projets, tu peux créer des sections et des tâches. Toutes ces choses vont te permettre de suivre beaucoup plus facilement les choses que ton équipe doit faire.
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Maintenant, chacune des tâches spécifiques que tu crées reçoit un nom, une date d'échéance et des membres de l'équipe qui lui sont assignés. Tu peux mettre en place des balises, des sous-tâches et d'autres textes qui t'aideront à délimiter ce qui se passe dans cette tâche. De plus, tu peux définir le statut d'une tâche. Cela signifie que tu peux la définir comme étant en cours de révision, en feedback ou tout autre type de statut que tu souhaites. Tu peux également décider de la façon dont ces statuts seront configurés. Il y a même une boîte de réception qui permet à toute ton équipe de communiquer entre eux facilement.
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Pour ceux qui veulent commencer, cela fonctionne avec des équipes de toute taille. La différence va se faire au niveau du prix. La version gratuite d'Asana te donne accès aux recherches, aux archives, aux listes de tâches de base et aux tâches générales ainsi qu'à un total de 15 membres d'équipe. Si tu n'es pas sûr à 100 % de la façon dont tout cela va fonctionner ou si cela va te convenir, ou si tu as une petite équipe, cela pourrait te suffire. Tu pourras peut-être faire fonctionner la version gratuite, au moins pendant un certain temps.
En revanche, si tu as une équipe plus importante ou si tu as besoin de fonctions plus avancées, tu voudras la version payante du service. Celle-ci coûte 7,50 $ par utilisateur chaque mois où tu veux utiliser le service. Cela signifie que tu devras assumer un certain nombre de coûts. Tu as donc intérêt à être bien sûr que c'est le service que tu veux et qui te conviendra si tu décides de le payer. Tu ne veux pas dépenser autant d'argent pour quelque chose qui ne fonctionne pas.

Caractéristiques générales

Maintenant, jetons un coup d'œil rapide à certaines des fonctionnalités les plus importantes qui vont accompagner ton système Asana. Bien sûr, tu vas avoir une liste de tâches, qui te permet de créer tes tâches et de décider juste ce qui est important pour toi pour la journée (ou plus longtemps). En fait, ta liste de tâches peut contenir à peu près tout ce que tu veux et elle peut ne concerner que toi ou toute une équipe que tu as créée. Ce sera l'un des moyens de créer une expérience personnalisée, notamment en ajoutant des tâches et en attribuant des échéances et plus encore à chacune d'entre elles.
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Avec la version premium, tu auras accès à des fonctionnalités comme les rapports, qui te permettent de voir comment ton équipe se débrouille en ce qui concerne tes résultats et tes tâches. Elle te permet aussi de fixer les dates de début des projets plutôt que les seules dates de fin, ce qui va t'aider à garder les gens sur la bonne voie avec les choses qui doivent être faites plus urgemment et celles qui pourraient attendre un peu plus longtemps avant que tu ne t'y engouffres. Cela va permettre à toute l'équipe de faire les choses qu'elle est censée faire, quand elle est censée les faire.
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Parmi les autres fonctionnalités, il y a une boîte de réception avec des notifications. Celle-ci est fournie à toutes les personnes de ton équipe et te permet de leur envoyer des notifications lorsque tu leur attribues de nouvelles tâches ou lorsque tu leur envoies un message. Tu t'assures ainsi qu'ils ne manquent rien et toi non plus. Si quelqu'un a une question, tu la verras rapidement et tu pourras t'en occuper tout de suite. Tout ce que tu as à faire, c'est de garder un œil sur tes notifications et Asana va s'assurer que tu puisses le faire rapidement et facilement. Tu seras donc prêt en un rien de temps.
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De plus, tu bénéficieras de fonctionnalités telles que l'assistance prioritaire, la sécurité des données et l'archivage de tes tâches et de tes listes de contrôle. Tu pourras utiliser toutes ces fonctions comme tu le souhaites et tu pourras essentiellement personnaliser le système pour t'assurer que tu auras un système que tu pourras utiliser. Tu veux quelque chose de facile, après tout, et avec ce système, que tu aies la version payante ou gratuite, c'est exactement ce que tu auras. Tout ce que tu dois faire, c'est t'assurer que tu évalues la version du système dont tu as besoin.

Où il gagne

D'accord, plongeons dans les meilleures caractéristiques d'Asana. Après tout, Asana propose des services et des fonctionnalités de qualité, et c'est pourquoi il continue à bien se porter dans l'ensemble. Nous allons donc examiner de plus près les domaines dans lesquels il prospère et la façon dont il va continuer à te fournir les services et les fonctionnalités que tu cherches. Une fois que tu sauras cela, tu seras mieux préparé à prendre une décision (bien que nous te recommandions également de regarder les échecs dans la section ci-dessous).
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L'interface est l'une des principales raisons pour lesquelles Asana réussit si bien , et c'est parce qu'elle a une interface très belle et très simple à utiliser. Il est vraiment facile pour n'importe qui de comprendre comment le système fonctionne et comment accéder aux différentes parties dont tu pourrais avoir besoin. Il n'y a pas vraiment de courbe d'apprentissage, ce qui le rend idéal pour n'importe quel utilisateur.
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Ensuite, si tu cherches un moyen de créer une bonne liste de choses à faire, tu es certainement au bon endroit. C'est exactement ce que propose ce système. Il va t'aider à créer une liste de choses à faire de façon très simple. Tout ce que tu as à faire, c'est de créer ta tâche et ensuite tu peux la glisser-déposer où tu veux. Tu n'auras donc aucun problème à ajouter de nouvelles tâches, à les déplacer et à faire tout ce dont tu as besoin.
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Si tu n'as que quelques personnes qui travaillent dans ton équipe ou dans ton entreprise, tu vas bien t'amuser avec ce logiciel, il va te donner, à toi et à eux, un endroit idéal pour interagir et un excellent moyen de voir sur quoi tout le monde travaille. Si ton équipe compte moins de cinq personnes, tu vas bien t'amuser avec ce logiciel.
Pour ceux qui ont besoin de définir un certain niveau de priorité pour certaines choses, tu peux le faire avec Asana. Bien qu'il soit plus facile de définir un seul élément comme étant ta plus haute priorité, puis de définir le reste des éléments à un niveau inférieur, tu peux ajuster les niveaux un peu différemment. Cela va t'aider à mettre en place ce qui doit être fait et juste qui doit s'assurer que cela soit fait.
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L'aspect calendrier est l'une des meilleures choses de ce système. Il te permet de voir ton calendrier en une seule fois et permet à tous les membres de l'équipe de voir ce qui doit être fait ou les tâches sur lesquelles on travaille. Il te montre même un calendrier et te permet de voir comment les différentes tâches dépendent les unes des autres. Tout cela te permettra de t'assurer que tes tâches sont accomplies dans les délais et dans le respect du budget, beaucoup plus rapidement et facilement.

Là où il échoue

D'accord, nous n'aimons pas parler d'échec, mais c'est quelque chose que nous devons examiner de plus près. Tu veux t'assurer que tu obtiens un système qui va fonctionner pour toi et pour toute ton équipe et cela signifie que tu dois t'assurer de connaître les aspects moins bons d'Asana. De cette façon, tu sauras comment les contrer ou ce que tu devrais chercher ailleurs. Après tout, tu voudras quelque chose que tu pourras utiliser pour t'occuper de toutes les tâches importantes de ton entreprise, n'est-ce pas ?
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La communication entre les différentes équipes n'est pas un processus simple. Au lieu de cela, tu es vraiment relégué à ne communiquer que dans ton équipe spécifique et à seulement d'autres personnes au sein de cette équipe. Cela peut rendre un peu difficile l'utilisation du logiciel à son plein potentiel. Après tout, il y aura toujours des moments où tu devras communiquer avec quelqu'un qui ne fait pas partie de la même équipe parce que quelque chose que tu fais se chevauche ou parce que tu as besoin de son aide. Si tu dois sortir cette communication de ton système de gestion des tâches, il ne te sera d'aucune aide.
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Ensuite, si tu as une grande équipe, tu devras payer pour le système d'entreprise. Cela peut coûter cher, surtout que tu dois payer pour chaque membre qui aura besoin d'utiliser le système et que tu paies tous les mois. Donc, si tu as beaucoup de gens qui l'utilisent, tu dois faire une mise à niveau et tu dois peser le pour et le contre du coût que tu engages dans le processus. Malgré tout, tu vas avoir des moyens d'équilibrer le coût parce que tu peux le reporter sur les coûts de tes clients.
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Malheureusement, certains des logiciels qu'Asana commence à présenter et les différentes façons dont ils commencent à parler des améliorations sont un peu dépassés. Beaucoup d'autres entreprises proposent déjà certaines de ces fonctionnalités, mais Asana ne fait que se lancer dans l'arène. Cela peut être un peu un inconvénient, bien que si tu regardes de plus près, tu verras que certaines de ces fonctionnalités spéciales ne sont pas aussi nécessaires que tu le penses. C'est pourquoi Asana n'y a pas consacré autant de temps au début, choisissant plutôt de se concentrer sur d'autres domaines plus importants.
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Il n'y a pas vraiment de bonne étude de ce qui va se passer ensuite avec le système. Personne ne sait quels produits ils vont déployer ou quelles fonctionnalités et quels services. Personne ne sait même quand les corrections de bugs seront déployées, ce qui peut être un peu déconcertant pour certains et agaçant pour d'autres. C'est quelque chose que tu voudras regarder de près et que tu trouveras peut-être ennuyeux. Heureusement, il y a beaucoup d'excellents déploiements qui se produisent et qui démarrent relativement rapidement, donc tu n'as pas à t'inquiéter d'attendre trop longtemps, même si tu ne sais pas quand cela arrivera.
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Parfois, Asana semble juste un peu trop ludique aussi. Certaines des fonctionnalités et des aspects de fond du système semblent très amateurs et on dirait qu'ils sont plus enclins à la récréation qu'à un système sérieux dont tu as besoin pour ton entreprise. Mais c'est peut-être ce dont tu as besoin, quelque chose d'un peu plus ludique et amusant pour rompre la monotonie de ta journée de travail, n'est-ce pas ? Eh bien, si c'est le cas, tu es au bon endroit lorsqu'il s'agit de travailler avec Asana. Il contient un peu de tout ce dont tu pourrais avoir besoin.

Principales nouveautés

Alors, qu'est-ce qui est arrivé à Asana ces derniers temps ? Avec tout ce que nous avons dit, tu pourrais penser que ce système ne fait pas grand-chose ou qu'il a tendance à se laisser complètement distancer. Eh bien, il y a quelques bons aspects d'Asana et quelques aspects importants que tu voudras examiner. Ils apportent des logiciels plus récents que tu ne trouveras pas nécessairement ailleurs, comme de nouvelles méthodes d'automatisation et même de reporting. Alors, si ces fonctionnalités t'intéressent, jette un coup d'œil à ce qui est disponible ici.
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Tout d'abord, l'automatisation. Si tu as des tâches fixes qui doivent être répétées plusieurs fois ou sur chacun de tes différents projets, tu peux les configurer pour qu'elles soient automatiquement prises en charge. Tu pourras personnaliser certaines de ces fonctionnalités et t'assurer que tout ce qui doit être fait l'est. Non seulement cela, mais tu n'auras aucun mal à réduire certaines des erreurs que tu pourrais commettre autrement. De plus, cela te permet de réduire le temps que tu dois passer à faire les choses. Tout cela va finir par être gagnant pour toi.
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En ce qui concerne les rapports, Asana collabore avec ce que l'on appelle les rapports Forrester Wave. Tu pourras obtenir des informations sur les différentes collaborations et découvrir les différents types de gestion du travail. Tu vas avoir tout un tas d'informations ici et tu vas pouvoir les utiliser à tes fins. Au final, tu seras bien mieux préparé à ce qui doit être fait dans ton système Asana. Garde à l'esprit que tu recevras ce rapport mis à jour avec ton service, afin que tu puisses commencer à appliquer les informations immédiatement.

Est-ce que c'est pour toi ?

So, is Asana going to be the software for you? Well, that’s going to be a relatively personal choice. You’re the one who has to decide whether you like this system or you don’t. You have to take a closer look at each of the benefits and features that it does offer and compare them to the features that you’re not going to get. You might be able to get some different features by going with a different system. You might be able to get the most important ones with this or another system. Remember, you may have to make some sacrifices.
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When it comes to getting the best system for your business the most important thing you can do is balance out your top needs and the sacrifices that you’re willing to make to get those things. If you’re willing to give up a little bit of money to get the other features that you can access through Asana then this is great for you. Other features and shortcomings might balance out different ways for you too. And keep in mind that this is all about what’s going to work for you, not someone else.
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Now, if you have a small business you’re going to see the benefits when it comes to Asana. You’re going to be able to work with your team more easily and to balance out the different tasks that need to be done. You’re going to have a free system that gives you a whole lot of features and combines great with your Gantt Chart Software (Instagantt). It’s all going to make for a cohesive system that you can use for any area of business. Your entire office is going to be more than happy to be able to collaborate this way.
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If you have a large business you’re going to see even more benefits from this system because you’re going to have an array of different benefits with the paid version. You’ll be getting all of the same benefits that come with the standard, but you’re also going to be upgrading those features and getting a whole lot more. What could be better than that? If you’re going to pay for the service you want to make sure that you’re getting something that’s going to be worth the investment, right?

So, are you going to get good features out of Asana? In short, absolutely. And when you combine Asana with Instagantt you’re going to be even better off. You’ll be able to utilize all of the top features that we already mentioned when it comes to Asana and you’ll also be able to make sure that you’re shoring up the areas where Asana may not be doing as well as you had hoped. Instagantt can take care of it too.
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But in all fairness, we’ve explained what Asana can do for you, and some of its unique features. However, we haven’t really gotten into what Instagantt has to offer, and all the benefits your team will be introduced to by using it. So let’s dive a little bit into this software.


What is Instagantt?

Instagantt is a web app developed for as a Gantt chart maker that help you visually plan project schedules with your team.
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It's honestly the perfect Gantt chart ally you were hoping for. This tool makes project planning easy, as it allows you to create a Gantt chart, schedule tasks, and set start and due dates.
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What’s even better is that this system is simple to use. It's so intuitive, that you and your team will be able to start using it right away.  
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Gantt Chart Software for Asana
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By creating an Instagantt account linked to Asana, you'll be able to manage and create Gantt Charts for your Asana Projects. So, how do you start using Instagantt for Asana? During your first Instagantt session, you will be prompted to browse your Asana projects and connect those that you'd like to visualize in Gantt format, given that you may only want to connect one or a few of your projects, versus your entire list of projects.
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Two-way Communication Between Asana and Instagantt
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And once you choose which projects to connect, just like that, your tasks (and all your information related to your tasks) will be transformed into Gantt chart mode. This means that descriptions, the names of your tasks and subtasks, assignees, and start and due dates you had previously assigned to your projects in Asana, will be immediately synchronized to Instagantt. Why does this happen? Because there is two-way communication between Asana and Instagantt, meaning that changes made in Asana reflect in Instagantt straight away, and vice versa.
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Your Favorite Asana Features Sync to Instagantt
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We’ve mentioned your top Asana features also work in Instagantt. But it’s more than that. We’re talking full-on synchronization between the way you manage your projects. What does this mean? It means that features such as Milestones, which are incredibly useful and make for check-points that mark a critical decision factor within your project, also sync from Asana to Instagantt.
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As you probably know by now, making communication between teams a simple process is one of our main goals. So it makes sense that we would make a point to deliver a great tool that allows for comments to quickly synchronize between the two systems. This way, when you add comments to tasks, they will also automatically show up on your Gantt chart. Also, when you create new comments on Instagantt, the information will sync to your project in Asana.
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The same goes for great features such as dependencies and tags. We’ve made the best and most useful project management features available and fully connected between the two software so that any progress you make in one, automatically reflects on the other one. When we say your team won’t miss anything anymore, we really mean it. Asana and Instagantt can make your team reach a new level in no time.

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