Comprender la teoría de las restricciones triples
El componente principal de la teoría de la triple restricción es que el alcance, el plazo y el coste son aspectos interrelacionados de cualquier proyecto en el que se esté trabajando. Cuando uno de ellos cambia, los otros dos también deben hacerlo. Esto significa que si el presupuesto del proyecto cambia, el calendario y el alcance también deben cambiar inmediatamente. Si cambia el calendario, deben cambiar el alcance y el coste, y si cambia el alcance, deben cambiar el coste y el calendario. Es imposible cambiar cualquiera de los factores sin afectar a los demás. Como gestor del proyecto, tienes que gestionar cada uno de estos aspectos y las concesiones o cambios que se produzcan en cada uno de ellos.
Triple restricción o triángulo de la gestión de proyectos
Dado que está presente en todos los proyectos, las triples limitaciones también se conocen como el triángulo de la gestión de proyectos , en el que cada uno de los tres aspectos diferentes hace referencia a un ángulo o línea del triángulo. En conjunto, representan los factores más importantes para llevar a buen término el proyecto, ya que todo lo demás entra dentro de estas tres grandes categorías. Pero hay algo más en cada uno de ellos de lo que se podría pensar, así que veamos un poco más de cerca en qué nos estamos metiendo.
Alcance
El primer aspecto de este triángulo es el alcance. Ahora bien, el alcance de un proyecto es lo que hay que completar dentro del proyecto para llegar desde el principio hasta el final. El alcance es lo que usted y el cliente acuerdan cuando empiezan a trabajar en el proyecto y debe seguir siendo el mismo de principio a fin. Si se produce algún cambio en el alcance, invariablemente se producirán cambios en el calendario y el coste, o al menos se debería mantener un equilibrio justo para el cliente y el equipo del proyecto.
El alcance se suele esbozar en un documento en el que se exponen todos los objetivos y requisitos del proyecto. Esto garantiza que todos los implicados en el proyecto sepan lo que se espera de ellos y puedan ejecutarlo. Ayuda al cliente a ver lo que se va a hacer y lo que no dentro del proyecto y garantiza que el equipo conoce todo lo necesario para ejecutar el proyecto correctamente para el cliente. También garantiza que no caigas en el hábito de la ampliación del alcance, que puede ser perjudicial para todos los aspectos del proyecto.
La ampliación del alcance se produce cuando empiezas a añadir extras u otras tareas al proyecto que no se acordaron al principio. Quizá añadas extras porque parecen formar parte del proyecto aunque no era necesario. O puede que el cliente te pida trabajo adicional durante el proceso. Cualquiera de estas cosas puede empezar a contribuir a la ampliación del alcance, y lo malo de esto es que podrías acabar con un proyecto mucho mayor al final y ni siquiera darte cuenta. Eso significa que puede que tampoco te compensen adecuadamente por ello.
Tiempo
Otro aspecto importante que hay que tener en cuenta es el calendario que se va a seguir para completar el proyecto. Hay que tener en cuenta el tiempo que se tardará en completar el proyecto tal y como espera el cliente. Tienes que analizar todas las cosas que quiere el cliente (el alcance del proyecto) y luego consultar con los miembros de tu equipo que serán responsables de completar el proyecto para saber cuánto tiempo llevará.
Terminar un proyecto más rápidamente será más caro que un proyecto con un calendario largo y prolongado. Al menos, si se trata del mismo tipo de trabajo. Un proyecto más extenso que tenga un plazo igual pero mucho trabajo por completar también tendrá un coste más elevado. Todo esto hay que evaluarlo y prestar mucha atención a cómo funciona y a qué tipo de plazo puedes ajustarte con el alcance del proyecto y el coste.
Ten en cuenta que no se trata solo de la cantidad de tiempo que lleva el proyecto en sí. También se trata del tiempo que se tarda en completar otras partes del proyecto. Quieres saber cuánto tiempo te va a llevar hacer la investigación o cuánto tiempo vas a pasar en reuniones con el cliente o con cualquier otra persona. Todo esto te permitirá presupuestar y programar tu tiempo de forma más eficaz y asegurarte de que tú y tu equipo podéis hacer lo que decís.
Coste
El coste del proyecto es el presupuesto que presentas a tu cliente. Es lo que vas a cobrarles por completar el proyecto y tiene que representar con exactitud lo que vas a hacer y a todos los implicados. Es necesario que el coste equilibre la cantidad de tiempo que tiene para completar el proyecto con el alcance del proyecto a realizar. Todos estos factores te ayudarán a determinar cuál es la tarifa justa para todo tu equipo.
Tendrás que tener en cuenta cuántas horas te llevará completar el proyecto directamente, así como las horas adicionales de investigación y reuniones o de contacto con el cliente u otros miembros del equipo. Hay que tener en cuenta las horas que dedica cada miembro del equipo. También hay que tener en cuenta el coste de los materiales necesarios para llevar a cabo el proyecto de principio a fin, que pueden ser tan simples como el espacio en los ordenadores o tan grandes como la madera, el acero u otros elementos físicos. También querrás fijarte en el equipo que necesitas utilizar, que podría sufrir desgaste como resultado de tu proyecto.
Asegúrate de ser abierto y sincero con el cliente sobre el presupuesto desde el principio. Asegúrate de decirle todo lo que le vas a cobrar y por qué cada cosa cuesta una cantidad diferente. Todo esto les facilitará la comprensión de lo que les estás cobrando o de lo que son responsables. También os dejará claro a ti y a tu equipo lo que ya habéis presupuestado y lo que no, en caso de que necesitéis materiales adicionales o el alcance cambie y requiera costes añadidos.
Cómo gestionar mejor con una mejor comprensión de la triple restricción
Puede que ni siquiera reconozcas que en tus proyectos se está produciendo una triple restricción, pero si estás más abierto a la idea y empiezas a prestar un poco más de atención puedes cambiar la forma en que todo tu equipo reacciona ante esto y ante el resto del proyecto que estás intentando completar. Te resultará mucho más fácil completar tus proyectos cuando tengas una mejor comprensión de lo que puedes esperar en el camino.
Conocer el ámbito de aplicación
Habla con tu equipo sobre lo que implica el proyecto. Es muy fácil quedar atrapado en la expansión del alcance y si no detallas a cada miembro de tu equipo cuáles son los diferentes aspectos del proyecto es muy probable que puedan ir más allá de lo que se espera de ellos porque creen que algo está incluido y no lo está. Cuanto más clara sea la comunicación sobre el alcance real y lo que se está pagando, mejor estará todo el equipo y menos se producirá el desvío del alcance.
Conozca los plazos
Otra pieza importante del rompecabezas es saber cuándo debe estar todo terminado o cuándo debe empezar, lo que le ayudará a usted y a su equipo a mantener al mínimo estos tres aspectos. Si puedes cumplir el plazo acordado, te costará menos. Y si puedes mantener el rumbo, será mejor para el aspecto temporal de tu triple restricción. Hacer un seguimiento de todo mediante un diagrama de Gantt, como los disponibles a través de Instagantt, le ayudará a mantener el calendario que necesita y a no salirse del camino.
Conocer el presupuesto
Siempre debes saber no sólo cuál es el presupuesto, sino hasta qué punto te estás ciñendo a él. Cuando entregues un presupuesto a tu cliente, podrás detallar todo lo que se está cobrando y eso te ayudará a saber cuándo corres el riesgo de pasarte del presupuesto. Debes asegurarte de que el equipo está al tanto del presupuesto y de cómo lo llevas, para que puedas averiguar dónde recortar o ajustar para asegurarte de que te ciñes lo máximo posible al presupuesto y los costes originales.
Cómo utilizar un diagrama de Gantt
Si desea realizar un seguimiento de todo lo que ocurre en su empresa y en los proyectos que está creando, le recomendamos que utilice los diagramas de Gantt. Estos diagramas te permiten hacer un seguimiento de todas las tareas y partes de tu proyecto para que siempre sepas lo que está en curso, lo que queda por hacer y lo que aún no se ha hecho. No sólo eso, sino que sabrás cuándo hay que empezar o terminar.
Tus diagramas de Gantt pueden utilizarse para hacer un seguimiento de todo, desde las diferentes personas responsables de las tareas hasta las dependencias entre las diferentes tareas, pasando por el tiempo que lleva un proyecto en comparación con el tiempo que esperabas que durara. Incluso puedes consultar a los miembros de tu equipo y conversar sobre distintos aspectos del proyecto para conseguir que cada tarea se complete como deseas. Tu diagrama de Gantt te permitirá estar al tanto de todo lo que ocurre en la empresa, incluidas múltiples tareas y múltiples proyectos al mismo tiempo.
Lo que es aún mejor es que estos diagramas son súper sencillos de configurar y fáciles de usar, sin importar lo familiarizado que estés con ellos o con cualquiera de los programas de tu ordenador. Todo lo que tienes que hacer es echar un vistazo y verás lo fácil que es el proceso, con funciones de arrastrar y soltar, así como opciones personalizables. Eso te permitirá crear el gráfico exacto que deseas y el mejor método posible para hacer un seguimiento de lo que tu equipo necesita y de lo que tus clientes esperan.
Todo sobre la triple restricción
Cuando se gestiona un proyecto, es importante controlar el alcance, el tiempo y los costes asociados. Y ten siempre presente que incluso un pequeño cambio en una de estas áreas va a provocar un cambio en cada una de las demás. Si haces un seguimiento de todas ellas y te esfuerzas por mantener los estándares que fijaste al principio del proyecto y estableces el proceso con el cliente, podrás mantener la triple restricción. Así que trabaja con tu equipo para asegurarte de que haces que todos los aspectos de tu proyecto funcionen a tu favor.
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