Estructura de desglose del trabajo
Cuando se trata de ejecutar un proyecto, uno de los aspectos más importantes es la estructura de desglose del trabajo. Se trata de un proceso mediante el cual el proyecto puede desglosarse y comprenderse mejor, además de ejecutarse mejor. Pero, ¿comprende bien qué es este tipo de estructura y cómo funciona? Vamos a hablar de todos los pasos y del proceso que los acompaña. Si sabe cómo sacar el máximo partido del proceso de desglose del trabajo, le resultará mucho más fácil llevar a cabo proyectos en su empresa.
¿Qué es la estructura del proyecto?
En primer lugar, vamos a profundizar un poco más en lo que es realmente la estructura de desglose del trabajo. Este tipo de estructura implica echar un vistazo más de cerca a tu proyecto y trabajar a partir de ahí. Una vez que sepas cuál es el proyecto en sí, tendrás que entender lo que se necesita para considerar que ese proyecto es un éxito. Ahí es donde entra en juego el desglose. Hay que dividir el proyecto en pasos más pequeños. Saber qué hay que completar, en qué momento y cómo hay que hacerlo. Por lo tanto, vas a crear tareas dentro de tu proyecto y luego, si es necesario, vas a crear subtareas.
Dentro de esta estructura también vas a necesitar saber exactamente cuándo debe estar todo realizado, ahí es donde entra la parte de la estructura. También estás creando un calendario. Además, debes saber cuánto va a costar cada uno de los diferentes pasos, tareas y entregables que acompañan al proyecto. Cuando termines de crear esta estructura, tendrás una idea clara de todo lo que hará falta para que el proyecto cumpla las especificaciones necesarias.
¿Quién necesita un plan de la estructura del proyecto?
La respuesta es que cualquiera que quiera agilizar su proceso de ejecución de proyectos necesita una estructura de desglose del trabajo. Este tipo de sistema va a facilitar las cosas a casi cualquier persona que necesite crear un proyecto y no es necesario que sólo lo utilicen las personas que están a cargo de todo el sistema. Mientras que los gerentes, jefes, líderes de equipo y otras personas de alto poder pueden utilizar esta estructura para ayudar a delegar tareas e interactuar con un equipo, los individuos también pueden utilizar estos procesos.
Los líderes de equipo, en cualquier nivel de la organización, pueden utilizar esta estructura para determinar cada una de las tareas y subtareas en un proyecto. A partir de ahí, pueden utilizar esta estructura para delegar cada una de las tareas y determinar quién será responsable de ellas. Esta es una parte importante del proceso de presentación de un proyecto a un cliente o a una persona de mayor nivel dentro de la organización. Pero, ¿qué ocurre con las personas que trabajan en la empresa? ¿Cómo puede funcionar para ellos?
La estructura de desglose del trabajo puede utilizarse para desglosar absolutamente cualquier cosa en la que estés trabajando. Si te encargan una tarea, lo más probable es que tengas que realizar varias tareas más pequeñas para llegar a la tarea final. Si tiene que diseñar un cuarto de baño para el proyecto de remodelación, lo primero que tiene que hacer es investigar y conocer el tamaño del espacio y la disposición de la fontanería y la electricidad. Usted necesita saber el presupuesto disponible y usted necesitará estimar los costes para los materiales de construcción y los pedazos que necesitarán ir en la estructura. También puede resultarte útil desglosar los distintos pasos para no perderte ninguno.
Cualquier persona puede utilizar este tipo de estructura para crear un sistema más cohesionado y asegurarse de que no se le escapa ningún paso al trabajar en un proyecto. Incluso los autónomos pueden trabajar con esta estructura para asegurarse de que están presupuestando su tiempo adecuadamente. Puedes crear un gráfico de lo que te llevará crear el contenido o el producto en el que estás trabajando. A partir de ahí, puedes presupuestar el valor de cada tarea y crear ofertas por tu tiempo y esfuerzo.
Por qué funciona
Entonces, ¿por qué es un paso importante en su proceso? Bueno, hay algunas cosas que debe saber y algunas razones importantes por las que debe utilizar este proceso. La primera es asegurarte de que sabes exactamente lo que hay que hacer. Cuando se crea una estructura de desglose del trabajo, se empieza por la parte superior, el producto final, y se va desglosando en productos más pequeños hasta llegar a las tareas y subtareas individuales que hay que completar. Esto significa que, cuando utilices este sistema, no podrás olvidar ninguno de los pasos que hay que dar.
A continuación, comprenderás mejor el calendario que vas a necesitar. Al desglosar todos y cada uno de los pasos, sabrás cuánto tiempo deben durar y qué tareas pueden completarse simultáneamente y dónde va a tener que esperar el equipo. Esto te permite entender mejor lo que está pasando y te asegura que no te vas a sentir abrumado por un plazo que creías realista hasta que te adentraste en el proyecto.
También vas a entender mucho mejor el presupuesto específico que necesitas porque, de nuevo, vas a entender mejor las tareas necesarias. Como puedes examinar cada tarea y evaluar los suministros y el equipo necesarios, así como el tamaño del equipo que estás creando, vas a tener muchas más posibilidades de crear un presupuesto realista. Esto hará más feliz a tu empresa y más feliz al cliente.
Al fin y al cabo, no va a defraudar a nadie si tiene una idea más clara de lo que va a cobrar.
Por último, va a saber cómo crear el equipo que necesita para ejecutar las tareas. Si conoces todas las tareas y asignaciones que hay que llevar a cabo para tu proyecto, sabrás quién de tu organización debe responsabilizarse de ellas. Así podrás asignar cada tarea a la persona adecuada y asegurarte de que se hace como esperas. El resultado será mucho mejor para todos los implicados, ya que se les informará del proyecto desde el principio, aunque su tarea no sea necesaria hasta dentro de un tiempo.
Cómo ejecutar el plan de la estructura del proyecto
Vale, ya sabemos que es importante y que hay varias áreas en las que te va a facilitar la vida, pero ¿cómo vas a empezar? Por suerte, es un proceso fácil de empezar y antes de que te des cuenta puedes estar haciéndolo mientras duermes. Después de todo, ese es el objetivo de optimizar tu estructura de trabajo, ¿verdad? Quieres asegurarte de que no tendrás problemas para seguir el mismo proceso en el futuro, sin importar en qué estés trabajando ahora.
1. Conocer el objetivo final
El primer paso será saber cuál es el objetivo final de tu proyecto. Habla con tu cliente o con tu jefe (si son ellos quienes interactúan contigo) y definid cuál es el alcance del proyecto y cómo vais a conseguirlo. A continuación, empieza a hablar con tu equipo y averigua qué cosas tiene que aportar tu equipo para llegar a ese objetivo final. ¿Qué elementos o servicios se necesitan para llegar a ese punto?
2. Conocer las tareas requeridas
A continuación, hablará con su equipo sobre las distintas tareas necesarias para garantizar que se proporcionan todos los elementos o servicios necesarios para alcanzar el objetivo final. Aquí es donde hay que desglosar aún más las cosas y crear tareas y subtareas. Tu equipo y tú debéis ser capaces de averiguar cuáles son las tareas, cómo hacerlas correctamente y qué es lo que va a hacer que todo el proceso sea lo más sencillo posible. Trata de ser lo más realista posible con los plazos, así que asegúrate de incluir todo lo que puedas para hacerte una idea precisa.
3. Saber ejecutar tareas
A partir de ahí, vas a desglosar aún más las cosas. Deberías tener al menos tres niveles de puntos en toda la lista. El objetivo final debe estar en la parte superior. Debajo, los resultados que hay que obtener para llegar al objetivo final. Debajo de cada uno de esos entregables deben figurar las tareas que hay que realizar para alcanzarlo. Y debajo de ellas, las subtareas, que es donde entra en juego este paso. Debe tener subtareas que realmente lleguen a la base de lo que su proyecto necesita para tener éxito.
4. Póngalo en marcha
Ahora quieres asegurarte de que todo es fácil de leer y entender por todo tu equipo. Si lo deja en su primer formulario puede que no lo sea. Aquí es donde InstaGantt puede ayudarte. Cuando estés listo para diseñar todas las tareas que necesita tu proyecto puedes hacerlo con estos gráficos que no sólo te permitirán crear tantas tareas y subtareas como quieras sino que también te ayudarán a asignar las tareas y plazos que necesitas para que cada persona consiga el objetivo final.
5. Discutir con el cliente
Una vez que lo tengas todo planeado y sepas cuánto tiempo va a llevar, cuánto va a costar y qué hay que hacer, es un buen momento para hablar con el cliente. Presente el plan, incluido el presupuesto y el calendario, para conseguir todo lo que quiere lograr. A partir de ahí, podrás ver si todo encaja con lo que quieren. Puedes asegurarte de que entiendes el objetivo final y de que el presupuesto y el calendario se ajustan a lo que necesitan. Si no es así, pasa al paso 6. Si es así, pasa al paso 7.
6. Modificar el plan
Si el cliente necesita un presupuesto menor o un plazo más corto, tendrás que recortar algunas áreas de tu plan. Si está dispuesto a ampliar el presupuesto o el plazo para conseguir más o recibir más, tendrás que añadir algunas áreas al plan. Este es el paso en el que vas a empezar a hacer algunos ajustes y tendrás que ir un poco más allá con el cliente. Usted quiere asegurarse de que tiene todo lo establecido de una manera que funcione para ellos y para usted.
7. Detalles
Si todo es aceptable para el cliente, aquí es donde vas a sumergirte en el establecimiento de calendarios y plazos. También hay que fijar presupuestos para cada una de las tareas. Asegúrate también de asignar cada tarea a una persona para que todo el mundo sepa de qué es responsable. A continuación, habla con cada persona por separado y hazles saber de qué tareas son responsables y cuánto tiempo tienen para realizarlas. Enséñales el gráfico y asegúrate de que sepan cómo manejarlo para que puedan ir comprobando a medida que completan las distintas tareas.
Conclusión
Al final, una estructura de desglose del trabajo marca una gran diferencia en cualquier organización y marca una gran diferencia en cualquier sistema de trabajo. Ejecutando el proceso correctamente, es posible crear un sistema de diagrama de Gantt ideal que realmente ayude a hacer bien el trabajo. No tendrás que preocuparte por subestimar el plazo o el presupuesto de esta manera, y eso hace que el equipo y el cliente estén más contentos. Al fin y al cabo, nadie quiere que le digan que su proyecto supera el presupuesto o que no hay forma de cumplir el plazo. Y eso es lo que esta estructura te ayudará a evitar.
