How to Document Project Requirements

Tanto si te estás preparando para gestionar un proyecto como si estás a punto de desarrollar un plan de proyecto, primero tienes que saber exactamente lo que implica, para crear el mejor plan de acción posible y garantizar un buen resultado. Documentar los requisitos de un proyecto puede ayudarle a comprender su finalidad y a recopilar eficazmente todos los recursos y datos importantes que necesitará a lo largo del proceso. 


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¿Qué son los requisitos de un proyecto?


Los requisitos de un proyecto pueden definirse como las condiciones o tareas que deben cumplirse para garantizar el cierre o la finalización de un proyecto. Su objetivo es alinear los recursos del proyecto con los objetivos definidos por la empresa o la organización. 


Los requisitos del proyecto también pueden considerarse conjuntos mensurables de necesidades del cliente, y ayudan a desarrollar un sentido claro del trabajo que hay que hacer, lo que al mismo tiempo puede beneficiar a los directores de proyecto para planificar adecuadamente. Documentar los requisitos puede conducir al desarrollo de un proyecto realmente exitoso.


Reunir los requisitos del proyecto


La recopilación de requisitos puede marcar la diferencia en el resultado de un proyecto. Dedicar tiempo a recopilar y documentar los requisitos permite anticiparse a las expectativas de las partes interesadas al final del proyecto y garantizar así el cumplimiento de los objetivos. 


Antes de empezar, debe plantearse un par de preguntas clave: ¿Cuál es el objetivo de su proyecto? ¿Qué se necesita? Estas dos respuestas le ayudarán a poner en marcha su plan de proyecto. Y aquí es donde entra en juego un documento de requisitos del proyecto, que se refiere a una lista de comprobación prediseñada para asegurarse de que está supervisando todos los aspectos, satisfaciendo las necesidades del cliente y documentando la información relevante del proyecto. En otras palabras, al documentar los requisitos del proyecto, se asegurará de que usted y su equipo disponen de la información necesaria para ejecutar el proyecto con éxito.

¿Cuáles son las ventajas de documentar los requisitos de un proyecto?


Entre las ventajas de recopilar y documentar los requisitos del proyecto se incluyen las siguientes:

  • Reducción de costes
  • Mayores tasas de éxito de los proyectos
  • Gestión eficaz
  • Mejora de la comunicación entre los colaboradores del proyecto y las partes interesadas


¿Qué implica la recopilación de requisitos para un proyecto?


La recopilación de requisitos implica definir y documentar las tareas, características y funciones del producto o servicio que se está creando o desarrollando. Este proceso suele implicar una serie de pasos, que pueden identificarse como sigue:


1. Identificar las necesidades de las partes interesadas.

2. Documentar las necesidades y los requisitos.

3. Gestionar las necesidades y requisitos a lo largo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo.


Identificar los objetivos, necesidades y requisitos de la empresa


Este es el momento de reunir los requisitos empresariales de alto nivel manteniendo una conversación con las partes interesadas. También es una buena oportunidad para comprender los objetivos empresariales y las necesidades específicas del proyecto. Puede identificar estos objetivos y recopilar datos realizando entrevistas, celebrando sesiones de intercambio de ideas, enviando un cuestionario o simplemente manteniendo una conversación. 

Documentar necesidades y requisitos


Documentar y hacer un seguimiento de los requisitos garantiza el éxito del proyecto. Estos son algunos de los requisitos esenciales que deberá documentar:


- Necesidades empresariales. Lleve un registro de todas las necesidades empresariales que haya identificado.

- Objetivos del proyecto. Para garantizar que los objetivos del proyecto se cumplen al final del mismo, primero hay que documentarlos.

- Alcance del proyecto. Lleve un registro del alcance del proyecto, así como de sus entregables.

- Desarrollo del producto. Supervise de cerca el desarrollo de su producto o servicio para asegurarse de que el proyecto ha alcanzado el alcance deseado en cada fase del ciclo de vida del proyecto.

- Requisitos de alto nivel. Tenga en cuenta todos los requisitos para asignar eficazmente sus recursos.


Utilice las herramientas adecuadas para documentar los requisitos de su proyecto


Los proyectos no pueden llevarse a cabo sin unos requisitos adecuados. Los requisitos son aspectos clave y fundamentales que deben documentarse y aplicarse de forma mensurable, trazable y coherente. 

Pero documentar la información de tu proyecto requiere las herramientas adecuadas. Si buscas una forma de poner en marcha un proceso de recopilación de requisitos del proyecto, existen herramientas que pueden ayudarte a ti y a tu equipo a recopilar la información adecuada y a hacer un seguimiento de los datos importantes, para que puedas asegurarte de que se cumplen los objetivos empresariales.

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Documentación de los requisitos del proyecto

Plantilla de requisitos del proyecto


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