Aprende a realizar revisiones semanales eficaces con tu equipo

¿Qué es una revisión semanal?

Una revisión semanal es un espacio dedicado que te permite prepararte para la semana que tienes por delante. Suele llevar unos 30 minutos y te ayuda a organizar tu flujo de trabajo, alinearte con tus objetivos y asegurarte de que el trabajo que estáis haciendo tú y tu equipo va por buen camino. 

Mediante la realización de revisiones semanales periódicas, usted y su equipo pueden dedicar un tiempo valioso a ordenar el calendario de la semana siguiente, revisar lo que se logró durante la semana anterior y priorizar las tareas que deberán completarse durante la semana siguiente. Las revisiones semanales también pueden ayudar a los miembros del equipo a priorizar mejor su tiempo y sus recursos, analizando su propio rendimiento.

Ventajas de una revisión semanal

Planificar y delegar. Realizar revisiones semanales beneficiará a tus habilidades de planificación, pero también puede ayudarte a organizar los distintos requisitos y a delegar tareas específicas en los miembros de tu equipo. Las reuniones individuales pueden ayudarte a identificar habilidades concretas y a analizar cómo abordan los miembros de tu equipo las distintas tareas y problemas.

Mejora de la comunicación. Cuando se gestionan varios proyectos y hay varias personas implicadas, es esencial poder comunicarse con eficacia. Si realizas revisiones semanales podrás asegurarte de que todo el mundo entiende exactamente lo que está haciendo, y también será una oportunidad para hablar del proyecto con los miembros de tu equipo y revisar los avances, el rendimiento y las nuevas ideas. 

Metas y objetivos. Los objetivos del proyecto son mucho más fáciles de revisar y debatir cuando se realizan revisiones semanales periódicas. En cada revisión, puede comprobar los avances y asegurarse de que las metas y los objetivos van por buen camino, lo que en última instancia mejora sus posibilidades de éxito. Esto también beneficia a su equipo porque le permite discutir nuevas metas y abordar cualquier problema que pueda obstaculizar el progreso de su proyecto.

Cómo realizar una revisión semanal

En primer lugar, es importante realizar las revisiones semanales sin interrupciones, esto demostrará a tu equipo que estás comprometido con estas sesiones y que las valoras. Así que intenta programarlas el mismo día y a la misma hora cada semana. 

Durante las revisiones, conviene hablar de lo mucho que se ha hecho y planificar lo que se hará durante la semana siguiente. También es una buena práctica desglosar las tareas específicas y complejas y discutir los hitos del proyecto. Veamos algunos de los pasos más importantes que hay que tener en cuenta al planificar las revisiones semanales con el equipo:

1. Resumen de la semana pasada. Comience sus revisiones semanales comentando la semana pasada de los miembros de su equipo: lo que funcionó y lo que no. Dedique tiempo a repasar lo que podría haberse mejorado y a comentar lo que se ha conseguido. También puede ser una oportunidad para hablar de las cosas que hay que mejorar y para felicitar a los miembros del equipo por sus logros. 

2. Revisar los objetivos. Tómese su tiempo para profundizar en el plan del proyecto y repasar los objetivos a corto y largo plazo. Pídeles detalles sobre sus progresos en cada tarea y repasa plazos e hitos, y asegúrate de repasar su plan de trabajo para la semana siguiente.

3. Revisión de los KPI. El seguimiento de la marcha de sus indicadores es esencial, sobre todo cuando se trata de proyectos largos. Durante la revisión semanal de tu equipo, asegúrate de repasar los KPI más relevantes para medir el progreso y el rendimiento de tu proyecto. 

4. Planes semanales. Estas instancias también son una gran oportunidad para repasar los planes de su equipo para la semana siguiente. ¿Cuáles son las tareas más cruciales? ¿Hay asuntos pendientes que deban resolverse? Tómese el tiempo necesario para profundizar en sus hitos de cara al futuro. 

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Lleve sus revisiones semanales a un nuevo nivel con Instagantt

Gestionar y dirigir un equipo no es tarea fácil. Tienes que lidiar con plazos, problemas, reuniones y cientos de peticiones diferentes a la vez. Pero, por suerte, una revisión semanal con cada uno de los miembros del equipo puede ser una forma estupenda de no perder de vista el progreso del equipo. Estas breves reuniones pueden ayudarte a mantenerte al día de las tareas que se van completando y a garantizar el flujo de trabajo adecuado para las próximas semanas, hasta que el proyecto haya concluido con éxito. 

Pero, ¿no sería más fácil si pudiera celebrar reuniones semanales y actualizar el progreso de su proyecto, todo al mismo tiempo? Aquí es donde entra en juego la tecnología. Software de gestión de proyectos como Instagantt puede marcar realmente la diferencia, ya que te ayuda a realizar un seguimiento de toda la información relacionada con el equipo y con el proyecto en un único lugar. Con Instagantt, llevarás tus revisiones semanales a otro nivel. Nuestro software de diagramas de Gantt le permite gestionar sus proyectos, crear tareas y plazos, y realizar fácilmente el seguimiento del trabajo semanal completado de su equipo.

Las actualizaciones semanales brindan a los miembros de su equipo la oportunidad de reunirse con usted y revisar sus progresos. Pero también le dan a usted la oportunidad de motivar a su equipo y recibir comentarios sobre su propio trabajo, lo que le permite mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Aproveche al máximo estas instancias utilizando un software que le permita crear y gestionar fácilmente diagramas de gantty colaborar con los miembros del equipo, todo en un único lugar. 

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Ejemplo de revisión semanal