Redactar un resumen ejecutivo convincente puede ser la diferencia entre la vida o la muerte de la propuesta de su proyecto. ¿Por qué? Porque es la primera parte de la documentación que leerán los interesados antes de que se aprueben tus planes. Como tal, los resúmenes ejecutivos deben proporcionar una visión general que pueda resumir eficazmente su visión del proyecto.
Un resumen ejecutivo puede definirse como un breve informe que destaca los puntos más importantes del plan de un proyecto. Debe proporcionar información suficientemente detallada para que los lectores puedan familiarizarse rápida y eficazmente con la visión y los objetivos del proyecto, resumiendo los puntos principales. ¡
Los resúmenes ejecutivos son una importante herramienta de comunicación para sus proyectos porque, al proporcionar la información adecuada a sus destinatarios, pueden ser responsables de que los proyectos se aprueben y se pongan en marcha.
La finalidad de un resumen ejecutivo es captar positivamente la atención de clientes y partes interesadas, sobre todo porque al presentar un proyecto puede que solo tengas una buena oportunidad de convencerles de por qué tu proyecto debe recibir luz verde.
Qué tener en cuenta al redactar un resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo debe parecer una hoja de ruta para el plan de acción de su proyecto. Debe ser capaz de proporcionar la cantidad adecuada de información sin dejar de ser conciso y atractivo.
Piense que es la primera interacción que sus ideas tendrán con los responsables de la toma de decisiones y, como tal, la información que proporcione debe ser lo suficientemente potente, significativa e interesante como para merecer su tiempo y su inversión económica.
Pero usted ya ha investigado y ha documentado sus esfuerzos y hallazgos. Estás seguro de que tu proyecto tiene un impacto profundo y particular, así que ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de resumir tu plan?
Una introducción sólida, que asegure que su público se siente conectado y que explique cómo repercute este proyecto concreto en el conjunto de la organización.
Un índice en forma de lista con viñetas.
Las funciones están claras y los puntos fuertes pueden identificarse fácilmente.
La razón que te ha traído aquí. Explique la necesidad y su importancia.
Una solución al problema y por qué la has elegido.
Una conclusión contundente, capaz de resumir la importancia del proyecto y explicar una vez más por qué debe aprobarse.
Qué incluir en un resumen ejecutivo
Hay varias secciones clave que deben incluirse en su resumen ejecutivo. Siga los siguientes pasos para elaborar un resumen conciso, bien escrito y atractivo.
Autoría. Utilice esta sección para incluir información relacionada con su empresa, el nombre del proyecto que se propone, quién escribió el resumen ejecutivo y la información de contacto de dicha persona.
Declaración de la visión. Esta sección es fundamental para su trabajo, ya que es aquí donde debe captar la atención de sus lectores para que continúen leyendo hasta la página siguiente, que es donde encontrarán información más detallada relacionada con su propuesta. Incluya su visión y sus objetivos para este proyecto.
Introducción. Explique cómo afecta su proyecto a su empresa. Déles una razón para invertir en su proyecto. Sea específico y explique por qué se trata de una oportunidad de inversión, y de la que se verá un retorno.
Papel de la empresa. Mencione las competencias específicas de su empresa para asumir este proyecto. Explique por qué sería beneficioso para todos.
Problema y solución. ¿Qué problema o cuestión concreta estás resolviendo? Explica cómo resuelves el problema y especifica cómo beneficiará a la empresa.
Documentación. Esta sección debe incluir pruebas de cómo vas a abordar el problema. Incluye documentos justificativos y las investigaciones que hayas realizado, pero sé conciso. Demuestra diligencia.
Recursos. Enumere todos los recursos que necesitará para llevar a cabo este proyecto. Incluye software, hardware, equipos y miembros del equipo.
Retorno de la inversión. Esta sección debe especificar cómo se beneficiará la empresa de la realización de su proyecto. Explique por qué merece la pena el tiempo, el esfuerzo y la inversión financiera.
Estrategia y marketing. ¿Su proyecto requerirá una estrategia de ventas o marketing? En caso afirmativo, incluya esta información aquí.
Presupuesto. Utilice esta sección para desglosar cuánto dinero necesitará para completar su proyecto. Sé minucioso.
Calendario. Especifique cuánto tiempo necesitará para completar su proyecto. Incluye hitos.
Conclusión. Hasta aquí has enumerado la información más relevante. Utiliza esta última sección para resumir la importancia de tu proyecto y por qué eres el más indicado para el puesto.
Cómo utilizar la plantilla de resumen ejecutivo de Instagantt
Los resúmenes ejecutivos ayudan a comunicar los aspectos más importantes de un plan de proyecto y a demostrar por qué deben aprobarse y seguir adelante.
Software de gestión de proyectos, como Instaganttse puede utilizar para preparar y esquematizar resúmenes ejecutivos, sobre todo porque ofrece espacio para enumerar tareas, plazos, hitos y adjuntar información relevante encontrada durante el periodo de investigación.
Plantilla de resumen ejecutivo
Con Instagantt, podrá crear y gestionar proyectos en cuestión de minutos. Y lo que es más importante, podrás llevar un seguimiento de todas las diferentes actividades, así como del progreso general de tu plan. Gracias a su diseño de diagrama de Gantt , no sólo añadirá tareas y asignará responsabilidades, sino que también gestionará un calendario claro para su trabajo.
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