¿Qué es un PNT?

Un PNT es un conjunto de instrucciones escritas para explicar cómo realizar una tarea específica paso a paso. El procedimiento suele incluir todos los pasos necesarios para realizar correctamente una tarea determinada. Es importante seguir los PNT exactamente igual cada vez para asegurarse de que la organización mantiene la coherencia y sigue las reglas del sector y las normas empresariales.

El Procedimiento Normalizado de Trabajo suele tener como objetivo conseguir la uniformidad en la ejecución de los procesos. El proceso no sólo ayuda a la organización a seguir las normas reglamentarias, sino que también disminuye la falta de comunicación. 

Un PNT es algo más que un documento de procedimiento detallado. También ofrece una guía de referencia para resolver problemas al tiempo que garantiza la seguridad. El PNT también sirve como normalizador del rendimiento en toda la organización. 

Los PNT dan las reglas, pasos y normas que la organización necesita para hacerlo bien. Pueden ayudar a una empresa reduciendo los errores, haciendo las cosas más eficientes y rentables y manteniendo seguro el lugar de trabajo. También orientarán sobre cómo resolver problemas y superar retos. 

Importancia del procedimiento operativo normalizado 

He aquí las razones que hacen que los PNT sean importantes para casi todas las organizaciones:

1. Mayor cumplimiento 

Cuando una empresa tiene unos PNT bien definidos, a los empleados les resulta más fácil seguir las directrices y cumplir las normas. Los PNT describen los pasos y las normas para llevar a cabo tareas específicas. A su vez, ayuda a aumentar el cumplimiento de las normas del sector y los requisitos legales.

2. Facilitar la incorporación

A veces resulta difícil navegar por los entresijos de las operaciones de la empresa, especialmente para los nuevos empleados. Los PNT proporcionan una hoja de ruta clara para la incorporación. Esto facilita a los nuevos empleados la comprensión de sus funciones y responsabilidades. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza que todo el mundo empiece con buen pie.

3. Normalizar los procesos

La coherencia es clave para el éxito de cualquier empresa. Los procedimientos operativos normalizados ayudan a estandarizar los procesos. Ayudan a garantizar que las tareas se hagan siempre de la misma manera. Esta coherencia conduce a una mejor calidad del trabajo, a una mayor eficacia y, en última instancia, a clientes más satisfechos.

4. Preservar el conocimiento 

En toda organización el conocimiento es un poder. Los PNT sirven como repositorio del conocimiento institucional, capturando las mejores prácticas y los conocimientos adquiridos a lo largo del tiempo. Las empresas pueden preservar conocimientos valiosos documentando estos procesos. En última instancia, ayudará a evitar que se pierda cuando los empleados se marchen o cambien de funciones.

5. Asistencia en la formación de los empleados 

Formar a nuevos empleados o actualizar a los existentes es mucho más fácil si existen PNT. Estos documentos actúan como material de formación, proporcionando una guía clara y estructurada a la que los empleados pueden remitirse a medida que aprenden y desarrollan sus habilidades.

6. Certificación del procedimiento 

Los PNT también pueden desempeñar un papel crucial a la hora de garantizar que los procedimientos seguidos en una empresa están certificados. Significa que los procedimientos de la organización están reconocidos por las autoridades competentes. Las empresas pueden demostrar su compromiso de seguir los protocolos establecidos y las mejores prácticas del sector teniendo PNT documentados.

7. Mejora de la comunicación

Una comunicación clara es la clave del buen funcionamiento de una organización. Los PNT facilitan una mejor comunicación al proporcionar un punto de referencia común que los empleados pueden consultar. Esto minimiza los malentendidos y garantiza que todos estén de acuerdo a la hora de ejecutar las tareas.

¿Cómo crear un documento PNT?

Aquí exploraremos los pasos clave para crear un documento PNT:

1. Entiende el objetivo de tu PNT

Antes de entrar en los detalles de la redacción de un PNT, es importante comprender el objetivo de tu PNT. Comprende qué quieres conseguir con este documento. Ya sea mejorar la comunicación o normalizar un procedimiento. 

Esta práctica te ayudará a comprender cómo puedes gestionar mejor un proceso o tarea concretos que deban documentarse. En palabras sencillas, comprender el objetivo de tu PNT te guiará en la creación de un documento que sirva a su propósito.

2. Enumerar los procesos empresariales que requieren PNT 

Ahora es el momento de hacer una lista de los procesos para los que quieres crear un PNT. Haz una lista de los procesos que forman parte de tus operaciones normales. Esto te ayudará a elegir cuáles de ellos son los mejores para crear un documento PNT. Puedes hacer una selección adecuada teniendo en cuenta tus objetivos y beneficios. 

3. Selecciona una plantilla y un formato de PNT adecuados 

La selección de una plantilla o formato de PNT debe basarse en los requisitos específicos de tu organización. No existe una plantilla única que puedas considerar para crear un PNT. 

Deberías pensar si necesitas una:

• Documento formal con información detallada como referencias y firmas de aprobación 
• Con una simple lista de comprobación bastará. 

Utilizar un diagrama de flujo de trabajo puede ser una buena forma de mostrar los pasos de un proceso. Dibujar bocetos rápidos del flujo de trabajo también puede ayudarte a reunir información sobre los procesos que necesitas documentar. Si es necesario, elabora una plantilla antes de empezar a escribir.

4. Consulta a expertos que realicen procesos de forma rutinaria 

Cuando te pidan que redactes un PNT, es posible que no conozcas todos los detalles y pasos de cada proceso. En lugar de intentar averiguarlo todo por tu cuenta, sería mejor que hablaras con las personas que realmente hacen el trabajo cada día. 

Es posible que ya existan algunos documentos que puedan ayudarte a empezar. Sin embargo, la mejor información suele proceder de los expertos y los trabajadores de primera línea. No sólo obtendrás mejores contenidos, sino que también les capacitarás para contribuir a los procesos y documentos de la organización haciéndoles partícipes. 

También deberías considerar la posibilidad de que tu propio equipo redacte los PNT en lugar de contratar a consultores externos. Algunos expertos afirman que los PNT redactados por tu propio equipo son más respetados y pueden unir más al equipo.

5. Identifica cómo publicar tu PNT

Siempre es una buena idea documentar tus procesos, pero también es importante asegurarse de que estos documentos sean fácilmente accesibles. He aquí cómo puedes asegurarte de que las personas que necesitan estos documentos puedan encontrarlos y utilizarlos fácilmente:

• Considera la posibilidad de guardar las hojas impresas en carpetas para facilitar el acceso.
• También puedes utilizar un sistema digital de gestión de documentos que permita a todo el mundo acceder a ellos y leerlos. Esto hará que tus PNT sean más accesibles para todos, tanto si están en el lugar de trabajo como si trabajan a distancia.

6. Prueba el PNT con el proceso 

Comprobar tu PNT con los procesos es importante. Debes asegurarte de que todas las personas implicadas en estos procesos siguen tu redacción. 

Las pruebas que hagas dependerán de:

• ¿De cuánto tiempo dispones?
• El número de personas que tienes disponibles. 
• ¿Qué importancia tiene el proceso?

Además de todo esto, debes asegurarte de que tus instrucciones sean precisas y fáciles de entender para todos. 

Siempre es mejor que tu documento SOP sea revisado por expertos una vez que hayas completado las pruebas para obtener una perspectiva en tercera persona. Sin duda te ayudará a detectar errores, si los hubiera. 

Diferentes enfoques estructurales para la SOP

Aquí tienes diferentes enfoques estructurales para la SOP:

• Listas de control sencillas 

Las listas de comprobación son una herramienta muy utilizada por los equipos de mantenimiento para estandarizar los procesos. Son especialmente útiles para órdenes de trabajo con instrucciones breves.

El mantenimiento preventivo suele basarse en listas de comprobación, que pueden utilizarse en dos formatos:

• Formato "Libre": en el que el orden de las tareas no importa siempre que se completen todos los elementos.
• El formato "paso a paso " es con un orden específico para las tareas. Si necesitas proporcionar instrucciones detalladas para cada paso (por ejemplo, "sustituir el filtro" con una explicación), considera la posibilidad de crear en su lugar un PNT (Procedimiento Operativo Estándar) jerárquico.

• Listas jerárquicas

Cuando hay muchas instrucciones para cada paso, es mejor organizar la información de tus procesos en diferentes secciones y subsecciones.

En los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) jerárquicos, el texto se divide en varios puntos (1., 1.a, 1.b). Son ideales para procesos complejos o con riesgos para la seguridad, como instalaciones y montajes.

Los procedimientos jerárquicos también son útiles para formar y orientar al nuevo personal, sobre todo en sectores con mucha rotación. Además, se pueden incluir decisiones limitadas del tipo "qué pasaría si/cuándo". Para procesos con muchas variables, es más adecuado un esquema diagramático.

• Diagrama de flujo 

Los diagramas de flujo son la mejor forma de mostrar una secuencia de pasos que cambian en función de los resultados de cada paso. Son útiles para el mantenimiento reactivo y la resolución de problemas. 

Si algo va mal, el diagrama de flujo puede indicar a la persona que se ocupa del problema que lo arregle ella misma o que pida ayuda técnica. Los equipos de mantenimiento también utilizan diagramas de flujo para decidir la urgencia de un problema, planificar la reparación y decidir dónde debe realizarse (in situ o en un taller). Esto ayuda a garantizar un nivel de servicio coherente.

Reflexiones finales 

Los PNT son una herramienta poderosa para cualquier organización que desee racionalizar sus operaciones. Ayuda a garantizar un rendimiento coherente y de alta calidad en todos los procesos de cualquier organización. Los PNT, cuando se crean correctamente, pueden contribuir a la eficacia, la fiabilidad y el éxito generales de una empresa. Puedes seguir las instrucciones detalladas aquí para beneficiarte de la creación de documentos PNT.