Hoy en día, estar ocupado se confunde a menudo con ser productivo. Gary Keller y Jay Papasan sugieren, en su bestseller La ÚNICA COSA, que si nos planteamos esta pregunta, todo lo demás se volverá más sencillo o innecesario. El libro analiza cómo dedicar todo tu esfuerzo a un objetivo central puede ayudarte a conseguir excelentes resultados.
Además de ayudar a las personas a tener éxito, esta forma de planificar desempeña un gran papel en la gestión, especialmente con los diagramas de Gantt y los proyectos en grupo. Repasaremos las ideas principales de The ONE Thing y cómo pueden influir en tu planificación, gestión y ejecución de proyectos.
La Pregunta de Enfoque: Encontrar la ÚNICA Cosa de tu Proyecto
Keller dedicó el libro La Cosa ÚNICA a responder a la pregunta central. ¿Qué acción puedo emprender que, al hacerla, haga que todo lo demás sea más sencillo o innecesario? Te ayuda a centrarte en lo que importa para tu objetivo. En los proyectos de gestión, la clave está en reconocer, en cada fase, qué tarea o logro es el más importante.
Como ejemplo, al hacer un diagrama de Gantt, considera:
¿Cuál es la dependencia que sustenta e impulsa todo lo demás?
¿Qué elemento de trabajo, si se retrasara, bloquearía el progreso de toda la línea de tiempo?
Plantearse regularmente esta pregunta permite a los directores de proyecto asignar sus recursos de la mejor manera. Ayuda a dar sentido a la apretada agenda de trabajo, uniendo al equipo en la realización de las tareas más importantes.
Alinear las acciones diarias con el propósito: la fijación de objetivos y el hábito del éxito
Aplicando la idea de Keller, puedes tomar tus objetivos a largo plazo y convertirlos en proyectos en los que puedas trabajar hoy. Empieza por saber exactamente cuál es tu objetivo "algún día" y, a continuación, examina tus objetivos para este año, este mes, esta semana y hoy. Este enfoque hace que la planificación estratégica sea mejor cuando se plasma en herramientas de gestión de proyectos como los diagramas de Gantt.
Los directores de proyecto pueden determinar cuál es el objetivo final, trocearlo en secciones significativas, utilizar cada sección como un hito y luego crear tareas para cumplir cada hito. Todas las tareas pasan a formar parte del objetivo principal, por lo que no se añade nada que no sea útil.
La multitarea no debe gobernar la gestión de proyectos
The ONE Thing se opone a la idea de que dividir nuestra atención puede aumentar nuestra productividad. Keller cree que intentar hacer cosas diferentes al mismo tiempo conduce a un trabajo menos concentrado. La verdad es que saltar entre distintas tareas de trabajo conlleva un periodo de recuperación, provoca errores y alarga el tiempo necesario para un proyecto.
Desaconseja dar a los equipos varios proyectos al mismo tiempo. Como los trabajadores utilizan un diagrama de Gantt para las asignaciones, cada paso debe permitirles ocuparse de su función principal.
La aplicación de este principio ayuda a resolver los siguientes problemas:
Reducir el burnout.
Elevar el nivel de lo que se ofrece.
Realiza las tareas importantes más rápidamente.
Muchas veces, la multitarea se produce porque la planificación no se hizo bien. En lugar de eso, confía en tu diagrama de Gantt para repartir las tareas y ayudar a que todos se mantengan en sus objetivos.
Cómo organizar el trabajo de tus proyectos en un calendario
El bloqueo del tiempo es un poderoso método que se explica en The ONE Thing. Keller aconseja reservar un tiempo en el que no te interrumpan para trabajar en lo que es más importante para ti. Puedes trazar estos pasos directamente en el diagrama de Gantt de tu proyecto.
Da a tus jefes de proyecto tiempo suficiente para concentrarse en la planificación estratégica.
Proporciona a los desarrolladores horas fijas para trabajar en funciones importantes.
Crea ventanas de pruebas ininterrumpidas para los equipos de control de calidad.
Al bloquear el tiempo, te concentras mejor y organizas mejor el calendario de tu proyecto. Las partes interesadas entenderán que el tiempo bloqueado en el diagrama de Gantt significa que no deben interrumpirte.
Pequeñas razones por las que la gente tiene éxito
El Efecto Dominó es una de las metáforas importantes que emplea Keller. Concentrarse en una sola cosa crucial inicia un proceso que alivia en muchos casos la necesidad de realizar las tareas siguientes. En la gestión, la forma en que funciona el Efecto Dominó puede influir en la creación de diagramas de Gantt.
Determina la tarea vital en cada fase principal del proyecto.
Tenlo presente en todo lo que hagas.
No pases a tareas secundarias hasta que la primera ficha de dominó haya sido derribada.
Gracias a este principio, el trabajo se compagina para que se desarrolle con eficacia. En lugar de empezar el marketing antes de conocer todos los detalles del producto, haz del producto la parte principal de la estrategia. Cada tarea es más fácil una vez terminada la anterior.
Por qué ayuda usar la fuerza de voluntad y planificar según un calendario
Según Keller, tu fuerza de voluntad se agota lentamente cuanto más la utilizas. Por tanto, debes intentar realizar tareas de alta concentración durante el tiempo en que tus habilidades mentales sean más fuertes. Realizar esto en la gestión de proyectos podría incluir:
Fija una hora por la mañana para celebrar sesiones de brainstorming o estratégicas.
Celebrar este tipo de reuniones a última hora del día.
Programar tus tareas de trabajo profundo en las primeras horas de tu diagrama de Gantt.
Hacer más cuando tienes energía y menos cuando estás cansado te hace más productivo y más feliz en el trabajo. Ahora, los equipos son más conscientes de cómo organizan su tiempo, y los jefes de proyecto pueden identificar las tareas que necesitan energía, además de ser puntuales.
Utilizar diagramas de Gantt y el método ONE Thing puede facilitar aún más la forma de tu proyecto
Con un propósito, los diagramas de Gantt pueden mostrar los plazos, así como añadir fuerza a la misión. Basado en La Cosa ÚNICA, un diagrama de Gantt útil muestra el enfoque de cada fase de un proyecto. En este estilo, debes dar prioridad al trabajo clave, reducir las actividades sin importancia y reservar tiempo para realizar tareas concentradas.
Hay dos formas de hacerlo: En primer lugar, resalta las tareas importantes con colores distintivos; en segundo lugar, coloca todas las tareas sin importancia juntas; y por último, haz que cualquier conexión importante entre tareas sea obvia marcándola en el diagrama. Siguiendo este método, un diagrama de Gantt pasa de ser una simple herramienta de cronometraje a convertirse en una útil herramienta de alineación.
El Hábito del Éxito consiste en hacer UNA sola cosa cada día.
Junto con el método de planificación, Keller sugiere El Hábito del Éxito, que significa que necesitamos hacer cada día UNA Tarea que importe. Ser constante, cree, te ayuda a alcanzar tus objetivos.
Para los equipos de proyecto, podría significar sesiones diarias de contacto concentrándose en la misma prioridad, revisiones semanales para reevaluar y afinar la lista, y preguntarse con frecuencia: ¿Cuál es nuestra ÚNICA Cosa en este momento? Si los líderes hacen que este hábito forme parte de las actividades diarias y los comportamientos de grupo, es más probable que los equipos eviten sentirse ocupados y trabajen en cambio para alcanzar los objetivos fijados.
Al hacer que el propósito y las acciones coincidan en cada paso, el proyecto desarrolla un enfoque disciplinado para lograr resultados. Como resultado de este cambio cultural, el enfoque del equipo pasa de hacer muchas cosas a hacer verdaderos progresos.
Cuando los jefes de proyecto ajustan los hábitos de trabajo del equipo para que reflejen objetivos a largo plazo, todos los miembros del equipo sentirán que trabajan por un objetivo alineado con el resultado global.
Aplicar The ONE Thing a proyectos ágiles e híbridos
Este enfoque se aplica tanto a los entornos Ágiles como a los de proyectos mixtos. Aunque La Cosa ÚNICA es compatible con la planificación lineal, su premisa principal, priorizar una sola cosa, combina a la perfección con la forma de trabajar Ágil en el tiempo.
Cada sprint puede tener un solo objetivo principal y los diagramas de Gantt con capas añadidas hacen un seguimiento de las dependencias entre sprints. Durante la planificación del sprint y las retrospectivas, es importante centrarse profundamente para mantener a todos en el mismo camino. En los híbridos, en los que se utiliza Agile y Waterfall, asignar UNA Cosa a cada parte garantiza tanto la claridad como la coherencia, independientemente del enfoque adoptado.
Superar la distracción: Permanecer Fiel a la ÚNICA Cosa
Estar centrado en un entorno de proyecto sin descanso significa que debes hacer frente a las distracciones cuando se produzcan. Las herramientas de The ONE Thing son útiles: Anota lo que no debes hacer, utiliza tarjetas o notas adhesivas para referirte a tus objetivos y determina qué peticiones no son responsabilidad tuya.
El desvío del alcance y el cambio de prioridades suelen deberse a las distracciones; dejar claro a cada equipo el objetivo principal de sus esfuerzos les ayuda a evitar la dilución. Además, los diagramas de Gantt pueden utilizarse para planificar y mantener todo encauzado.
Conclusión
En UNA Cosa descubrimos que no se trata de hacer más, sino de hacer lo que importa. Gracias a ello, los equipos pueden alcanzar sus objetivos con menos posibilidades de error. Cuando se utilizan con esta intención, los diagramas de Gantt ayudan a garantizar el progreso, en lugar de limitarse a gestionar las tareas.
Si te centras en tu ÚNICA Cosa sobre la marcha, relacionas todo el trabajo con tu objetivo principal y gestionas el trabajo en profundidad, sigues siendo productivo y consigues grandes avances. Ahora que la multitarea se ha convertido en la norma, La Cosa ÚNICA nos ayuda a darnos cuenta de que estar centrados es la verdadera clave para hacer las cosas. El proceso de gestión de proyectos comienza cuando te preguntas a ti mismo: ¿Cuál es la Cosa ÚNICA?
