Cuando se trata de dirigir un proyecto, sabes que tienes algunas personas que están más implicadas y son más responsables que otras. Sabes que tienes algunas personas que realmente tienen un interés en lo que ocurre con el proyecto. Y ésas son las partes interesadas del proyecto.
Veamos un poco más de cerca quiénes son y qué hacen. Y por qué necesitas contar con ellos en tu proyecto para garantizar el éxito. Al fin y al cabo, quieres asegurarte de que estás haciendo todo lo posible por tu empresa.
La parte interesada en el proyecto
En primer lugar, las partes interesadas del proyecto son personas que han invertido en el proyecto de alguna manera. Puede que pienses que una parte interesada es alguien que tiene una inversión financiera en algo. Pero en realidad no es así cuando se trata de la gestión de proyectos. En cambio, tus partes interesadas son personas como los departamentos de tu empresa, tu cliente, el equipo que te ayuda a ejecutar el proyecto, etc. Son las personas responsables de ayudarte a llegar desde donde estás ahora hasta que tu proyecto esté terminado.
Si te fijas en la definición real de parte interesada, es alguien que participa activamente en el proyecto. Puede ser un individuo o una organización completa. Y significa que la persona u organización en cuestión se verá afectada por la forma en que se complete el proyecto y si se completa o no. Así pues, no tienen un interés financiero (normalmente), pero sí tienen algo que perder si algo sale mal. Y tienen algo que ganar si las cosas salen bien. Tienen un interés en el proyecto en su conjunto.
Ahora bien, ten en cuenta que algunas de tus partes interesadas van a ser extremadamente obvias. Y otras serán un poco menos obvias. No sólo eso, sino que algunos de ellos tienen un mayor interés en el proyecto que otros. Algunos pueden tener un papel importante en el proyecto, pero un papel menor en la toma de decisiones. O puede que alguien tenga un papel menor en el proyecto pero un papel importante en la toma de decisiones. Debes saber quién es cada una de estas personas y cuáles son sus responsabilidades reales para el equipo en su conjunto. Así podrás mantener a todo el mundo en la tarea y donde debe estar.
Tipos de partes interesadas
En realidad, podemos considerar dos tipos diferentes de partes interesadas en cualquier proyecto en el que estés trabajando. Las primeras son las partes interesadas internas, y las otras son tus partes interesadas externas. Ten en cuenta que se trata de personas muy importantes. Independientemente del tipo de parte interesada de que se trate, tienes que prestar atención a cada una de ellas y comprender lo que necesitan y cómo conseguirlo. También tienes que pensar en cómo se relacionan con el resto del equipo para que todo vaya sobre ruedas.
Las partes interesadas internas son las que están dentro de tu empresa. Son los miembros del equipo que trabajan contigo en el proyecto. También son las personas encargadas de garantizar que el proyecto se lleve a cabo. Eso significa jefes de proyecto, jefes y líderes de organización, ejecutivos, etc. Básicamente, cualquiera que esté dentro de la empresa y que tenga algún tipo de interés en el proyecto global va a ser considerado una parte interesada interna. Éstas son las personas con las que te resultará más fácil trabajar y asegurarte de que obtienen los beneficios que necesitan de este proceso.
Las partes interesadas externas son las personas que están fuera de tu organización pero que tienen interés en lo que ocurre. Pueden ser clientes o inversores. También podrían ser proveedores que esperan pagos o personas que utilizan tu producto o servicio. Son personas que se verán influidas por las partes interesadas internas y lo que hacen. También son las personas que te permiten seguir haciendo crecer tu negocio, porque necesitas personas que compren o utilicen tus productos y servicios y necesitas personas que estén dispuestas a invertir en ti y en lo que quieres ofrecer.
Lo que tienes que hacer
Si eres el director del proyecto, tu trabajo consiste en asegurarte de que las cosas se hacen bien en tu proyecto. Eso incluye asegurarte de que todas las partes interesadas sepan lo que está pasando a lo largo de todo el proceso. Deben estar bien informados e implicados (en la medida en que se suponga que deben estarlo) en el proyecto en el que estás trabajando. Deben estar al tanto de todo lo que ocurre y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero también deben estar contentos, así que asegúrate de que te esfuerzas por mantener contentos a los interesados a lo largo del proceso.
Realizar un análisis de las partes interesadas
Una vez que sepas quiénes son tus partes interesadas, puedes pasar al proceso de análisis de las partes interesadas. Aquí es donde vas a comprender mejor quién está implicado y cómo lo está. Sin duda, será un paso importante para asegurarte de que todo tu equipo está de acuerdo en todo momento. Entonces, ¿cómo se lleva a cabo un análisis completo de las partes interesadas? Vamos a examinarlo más detenidamente ahora mismo.
1. Conoce a tus interlocutores
Lo primero que tienes que hacer es redactar una lista de todas las personas que se consideran partes interesadas en tu empresa. Recuerda que vas a tener partes interesadas internas y externas. Además, recuerda que tienes partes interesadas en todo el proceso. Si alguien no va a aportar nada hasta el final del proyecto, se le sigue considerando parte interesada y es importante que lo incluyas en tu lista. No querrás pasar por alto a alguien o no comprender el impacto que puede tener en el proyecto, porque eso puede despistarte más adelante.
2. Establece tus prioridades
¿Cuál de las partes interesadas que has identificado va a ser la más importante? Ponlas en algún tipo de orden, desde las personas más importantes para el resultado del proyecto hasta las menos importantes. Los responsables de la toma de decisiones más importantes o valorados deben estar al principio de la lista. Los que tienen una responsabilidad en el proyecto pero no son realmente grandes decisores irán más al final de la lista. No van a desempeñar un papel tan importante en el proyecto, pero siguen siendo importantes y debes incluirlos.
3. Saber lo que necesitan
Debes asegurarte de que entiendes perfectamente no sólo quiénes son las partes interesadas, sino también qué esperan de este proyecto. ¿Están estableciendo objetivos y normas sobre el proyecto? ¿Son similares a los tuyos o son diferentes? ¿Qué tipo de preguntas, preocupaciones o expectativas tienen? ¿Cómo puedes asegurarte de que tú y cada una de las partes interesadas estáis de acuerdo en lo que queréis y lo que necesitáis en relación con esta inversión?
Lo primero que vas a querer hacer es hablar con cada una de las partes interesadas. Quieres saber todas estas cosas y más para asegurarte de que tu proyecto va a salir bien. Recuerda que no todas las partes interesadas van a tener los mismos intereses o las mismas expectativas para tu proyecto. Tu trabajo, como director del proyecto, consiste en gestionar las expectativas y asegurarte de que todos trabajan por el mismo objetivo. Debes asegurarte de que entienden qué tipo de resultado intentas obtener y de que van a trabajar para conseguirlo.
4. Gestiona tu equipo
Una vez que hayas hecho todas estas cosas, seguirás necesitando saber cómo dirigir a tu equipo. Necesitas comprender qué es lo que hay que hacer en cada momento del negocio o del proyecto. Y aunque quieras mantener contentas a las partes interesadas y tener en cuenta sus opiniones, también querrás asegurarte de que estás tomando las decisiones correctas en general. A veces eso significará ignorar al resto del equipo o tomar una decisión que no sea popular entre todos. Como director de proyecto, tienes que asegurarte de que tomas las decisiones correctas aunque sean impopulares.
5. Anota las responsabilidades
Para gestionar realmente tu equipo como deberías, es buena idea anotar las responsabilidades de cada uno. Esto te ayudará a saber quién tiene que hacer qué y cuándo. También permite que tu equipo y todos los demás implicados sepan que te tomas las cosas en serio y que quieres a alguien que pueda hacer el trabajo. Por no mencionar que esto permitirá que cada uno sepa cuál es su responsabilidad, de modo que no haya confusiones entre la gente sobre quién era responsable de qué.
Es muy fácil dejarse llevar por la rutina y pasar por alto algo que se supone que es tu trabajo. Si escribes todas las responsabilidades que tiene cada persona, también les resultará más fácil llevar la cuenta de las tareas que se les han encomendado. Incluso podrías priorizar la lista para que sepan qué tareas hay que hacer más rápido o necesitan más cuidado y atención al detalle. A partir de ahí, podrías enumerar el resto de las tareas menores de las que son responsables para que puedas estar al tanto de todo.
6. Mantener la comunicación
Cuando se trata de trabajar con tus interlocutores, no puedes adoptar un enfoque de una vez por todas. Eso significa que no puedes reunirte con ellos una sola vez y luego irte en otra dirección y asumir que las cosas van a ir bien. En lugar de eso, asegúrate de trabajar con ellos y programar momentos regulares en los que puedas interactuar con esas personas y asegurarte de que les mantienes al día (y de que ellos también te mantienen al día a ti). Interactuando con tu equipo regularmente podrás encontrar el problema antes de que se convierta en algo importante.
Es fácil que la falta de comunicación se convierta en un gran problema para cualquier tipo de proyecto en el que estés trabajando, ya sea grande o pequeño. Si no hablas con las personas en las que confías para que hagan el trabajo contigo, ¿cómo vas a conseguirlo? En lugar de eso, asegúrate de que hablas con esas personas regularmente y de que todos estáis de acuerdo. Eso te ayudará a hacer el trabajo más rápido y a asegurarte de que también sigues tu sistema de gestión de proyectos.
Cuando se trata de prepararte para iniciar cualquier tipo de sistema de gestión de proyectos, necesitas un programa que te ayude. Instagantt ofrece diagramas de Gantt que te ayudarán a ti y a todo tu equipo a no desviarse de la tarea. Este servicio te proporciona todos los gráficos y líneas de tiempo que necesitas para establecer calendarios, tareas, plazos y mucho más. Eso será importante cuando se trate de conseguir lo mejor para tus grupos de interés, que es algo de lo que tienes que preocuparte.
Si no tienes partes interesadas, irás por libre y eso nunca es buena idea, especialmente para una startup. Así que busca a alguien (o a unos cuantos) que puedan estar interesados en probar un método totalmente nuevo de gestión de proyectos.
