Hay distintos tipos de proyectos en cada campo. Algunos son pequeños y fáciles de gestionar, mientras que otros son enormes y muy difíciles de gestionar. Por eso, la mayoría de los proyectos de gran envergadura suelen dividirse en equipos y departamentos, en los que cada departamento debe ocuparse de una parte específica del proyecto.
Para gestionar las cosas en un proyecto de modo que se cumplan los requisitos y los plazos, se requiere una planificación adecuada que ayude no sólo a las autoridades superiores, sino también a los empleados de nivel inferior. la hoja de ruta en el proyecto es algo que informa a todos sobre los objetivos y muchas otras cosas sobre el proyecto.
Aquí hablaremos de qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos y de todos los factores relacionados con ella.
¿Qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos?
Para la mayoría de la gente y los nuevos empleados, la hoja de ruta en la gestión de proyectos es algo nuevo. La mayoría de ellos tienen preguntas como Qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos y otras relacionadas con esto. Así pues, una hoja de ruta en el diagrama de Gantt también es una descripción visual del proyecto que representará un proyecto en muchos términos diferentes. Algunos de ellos se enumeran a continuación.
- El calendario del proyecto.
- Alcance del proyecto a distintos niveles.
- Los pequeños objetivos que deben alcanzarse en el proyecto.
- La visión general final del proyecto que hay que conseguir.
Cada una de estas cosas de una hoja de ruta en la gestión de proyectos aclara diferentes cosas sobre el proyecto para cada parte interesada en el mismo.
¿Qué te dirá la Hoja de ruta en la gestión de proyectos?
Al ser una representación visual del proyecto, hay algunas cosas que quedarán claras en la hoja de ruta de la gestión de proyectos. Para que sea más fácil de entender para todos, intentaremos seguir con un ejemplo de un proyecto de desarrollo de una aplicación móvil.
Alcance del proyecto.
El alcance del proyecto significa el producto final que necesita el cliente. La hoja de ruta en la gestión de proyectos te informa sobre el alcance del proyecto. Si tomamos el ejemplo del desarrollo de aplicaciones móviles, la hoja de ruta en la gestión de proyectos iluminará cada aspecto y parte de la aplicación.
Así, echando un buen vistazo a la hoja de ruta en el proyecto de esta aplicación, todo el mundo conocerá la funcionalidad de la aplicación y sus diferentes partes.
Resultados.
Mientras que el alcance del proyecto te habla del producto final, los entregables son los productos finales. Puede ser cualquier cosa que requiera el cliente. Puede ser un documento, cualquier producto físico, o cualquier software o aplicación, como en nuestro ejemplo.
El calendario del proyecto en niveles superiores.
El proyecto complejo que requiere planificación se divide en problemas más pequeños y luego estos problemas se asignan a distintos departamentos o equipos. Como el proyecto se divide en diferentes partes, cada parte debe tener un plazo.
La hoja de ruta en la gestión de proyectos para cada proyecto tiene un conjunto de plazos y calendarios para cada parte. Si tomamos un ejemplo, diferentes cosas como el backend y el frontend tendrán diferentes plazos y calendarios. Luego, los jefes de equipo asignarán sus plazos para las tareas más pequeñas a los empleados o desarrolladores.
Hitos del proyecto.
En la hoja de ruta de cada proyecto hay varios hitos. Éstos se utilizan para mostrar el progreso que el equipo ha logrado en el proceso del proyecto. Por ejemplo, si la aplicación móvil debe tener 6 paneles totalmente funcionales, cada panel puede dividirse en un hito.
Así, cuando se ha realizado con éxito un panel, se puede decir que se ha alcanzado el primer hito. Los hitos se utilizan sobre todo para mostrar el progreso a las autoridades superiores y a los clientes, ya que es más fácil de explicar que explicar tareas o partes del proyecto más pequeñas.
Riesgos.
Cuando se diseña una hoja de ruta para un proyecto o se planifica un proyecto de cualquier otra forma, la mayoría de las partes y cosas como las siguientes se deciden en función de las expectativas.
- Actividades del proyecto.
- Miembros del equipo.
- Recursos.
- Horario.
- Presupuesto.
Como cada uno de ellos se decide sobre la base de expectativas o experiencias pasadas, puede haber muchos retos relacionados con las cosas mencionadas. Además de estos retos, puede haber otros factores externos que afecten a los proyectos. Todos estos retos o factores externos que pueden cambiar la planificación del proyecto se conocen como riesgos en la hoja de ruta de la gestión de proyectos.
¿Por qué es necesaria la Hoja de Ruta en la gestión de proyectos?
Si estabas pensando qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos y cómo puede ser útil, aquí te damos algunas razones y métodos para que funcione en cualquier proyecto.
Muy útil para poner en marcha el proyecto.
Para iniciar un proyecto, es muy difícil que los equipos y los miembros sepan por dónde empezar. Con una hoja de ruta, a los miembros del equipo y a los jefes de equipo les resulta muy fácil empezar el proyecto. Esto se debe a que los jefes de equipo saben exactamente qué tienen que conseguir en qué plazo de tiempo. Así, asignan diferentes tareas a cada miembro del equipo.
Para los miembros del equipo, cada tarea tiene un plazo que deben cumplir, por lo que se convierte en algo definitivo para todos. Como todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, resulta muy fácil empezar a trabajar en el proyecto.
Mantener definido el seguimiento del proyecto.
Sin una planificación eficaz, es muy difícil cumplir los requisitos de un proyecto. Esto se debe a que no existen directrices adecuadas sobre cómo realizar el proyecto. En este caso, los equipos para cumplir los plazos completan el proyecto, y la mayoría de los requisitos de los clientes no se cumplen. Con una hoja de ruta para un proyecto, no se puede pasar por alto ni un solo detalle.
Esto se debe a que la hoja de ruta te ayuda a controlar hasta el más mínimo detalle. Cuando trabajas según la hoja de ruta, no sólo puedes cumplir los plazos, sino también todos los requisitos del proyecto.
Satisfacer las expectativas de las partes interesadas.
Como ya se ha dicho, los equipos se apresuran a completar el proyecto para cumplir el plazo, lo que les hace pasar por alto algunas características o requisitos del proyecto. Con una hoja de ruta para el proyecto, se cumplirán las expectativas de todas las partes interesadas en el proyecto. Esto se debe a que nada se retrasará ni se perderá en el proyecto si se sigue la hoja de ruta.
Mantener separados a los miembros del equipo y a las partes interesadas.
A algunas partes interesadas de un proyecto, sobre todo los clientes, les gusta interferir en el trabajo de los equipos para controlar el trabajo realizado en el proyecto. Esto resulta muy molesto para los miembros del equipo. En este caso, la hoja de ruta es muy eficaz porque ayuda a mostrar el éxito en términos de hitos alcanzados. De este modo, no sólo se satisface a los clientes, sino que tampoco se molesta a los empleados.
Proporcionando una gran base para iniciar el plan.
Aunque hay muchas formas de planificar un proyecto. Una hoja de ruta es una de las formas más eficaces. Esto se debe a que proporciona entregas del proyecto más alineadas con las expectativas de las partes interesadas en el proyecto.
Aparte de esto, la hoja de ruta también ayuda a los jefes de equipo a planificar su parte del proyecto, proporcionándoles una gran base para iniciar el plan. Esta base suele incluir los plazos, el calendario y los hitos que su equipo debe alcanzar.
¿Cómo puedes hacer una hoja de ruta en la gestión de proyectos?
La mayoría de las personas que preguntan Qué es una Hoja de Ruta en la Gestión de Proyectos también necesitan saber cómo pueden elaborar una. Así que aquí vamos a hablar de algunos pasos que hay que seguir cuando se elabora una hoja de ruta para realizar una gestión de proyectos eficaz.
Celebra una reunión al inicio de un proyecto.
Cuando pienses hacer una hoja de ruta para gestionar el proyecto, lo primero es celebrar una reunión. Esta reunión incluirá a todas las partes interesadas que trabajarán en el proyecto. Cuando se celebre esta reunión, todos expondrán sus ideas, y esto será muy útil para definir una gran hoja de ruta para el proyecto.
Lo mejor es que la hoja de ruta sólo se finalizará cuando la hayan aprobado todas las partes interesadas.
Recoge toda la información relacionada con el proyecto y sus requisitos.
Otra cosa muy importante que hay que hacer al elaborar la hoja de ruta para gestionar un proyecto es que lleves un registro de la información relativa a los distintos aspectos del proyecto. He aquí algunas cosas que deben tenerse en cuenta.
- El alcance y los resultados del proyecto.
- Hitos previstos del proyecto.
- Recursos para el proyecto.
- Riesgos.
Después de tenerlos todos en cuenta, será más fácil y eficaz hacer la hoja de ruta.
Crea una hoja de ruta para la gestión de proyectos.
Ahora, puedes crear la hoja de ruta de cualquier proyecto específico como un plan visual del proyecto.
Conclusión.
La planificación es muy importante para cumplir los requisitos de todo proyecto. Una hoja de ruta en la gestión de proyectos es una forma excelente de planificar el progreso de cualquier proyecto. Si tienes alguna pregunta como Qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos o cualquier otra pregunta relacionada, leer detenidamente este artículo puede darte las respuestas a todas tus preguntas.
