¿Qué es un Diagrama de Pareto? ¿Cómo funciona y cómo crearlo?

Las empresas pueden sufrir graves pérdidas si toman decisiones equivocadas y por eso tomar decisiones con conocimiento de causa es muy crucial. Hoy en día, disponemos de múltiples herramientas y técnicas que pueden ayudar a recopilar y organizar datos para una toma de decisiones eficaz, y una de ellas es el diagrama de Pareto. Es un tipo único de gráfico que se centra en la regla 80-20.

En este artículo, hablaremos con más detalle de sus objetivos, aplicaciones, cómo crearlo, etc.

Visión rápida del diagrama de Pareto

Un diagrama de Pareto es un tipo único de diagrama que se centra tanto en los gráficos de barras como en los gráficos de líneas. Cada barra de este gráfico se utiliza para representar distintas categorías de datos. Están diseñadas para presentarse en orden descendente de frecuencia en el eje vertical izquierdo del gráfico.

El eje vertical derecho contiene datos sobre el porcentaje acumulado. Utilizamos este gráfico para identificar las "pocas categorías vitales" que son cruciales para el problema en el que nos estamos centrando. De este modo, podemos dirigir nuestros esfuerzos y recursos hacia la resolución del problema de forma más eficaz.

Este gráfico se basa en la idea del principio de Pareto, que sugiere que alrededor del 80% de los problemas a los que nos enfrentamos se deben sólo al 20% de las cuestiones.

¿Cuál es el objetivo y la importancia del diagrama de Pareto y del análisis de Pareto?

Tanto si consideramos su importancia para la gestión de proyectos como para otros campos empresariales, siempre se centra en la resolución eficaz de problemas mediante la priorización. Este gráfico nos ayuda a identificar las causas más cruciales que subyacen a los problemas, que son las pocas vitales, y cuando nos centramos en ellas, los problemas mayores pueden resolverse fácilmente trabajando en las causas más pequeñas que subyacen a ellos.

¿Cuáles son las aplicaciones de un Diagrama de Pareto?

Como ya se ha mencionado, el diagrama de Pareto es aplicable en diversos ámbitos de la vida. A continuación se comentan algunas de sus aplicaciones y cómo funciona en ellas:

1. Fabricación y control de calidad

Los diagramas de Pareto sirven a los fabricantes para señalar las razones más comunes de los defectos de los productos o los factores que más influyen en los problemas de producción. Las empresas pueden conseguir mucho si tienen en cuenta que sólo unas pocas causas pueden provocar casi todos los problemas (la regla del 80/20).

2. Gestión empresarial

Las empresas aplican diversas decisiones de gestión empleando diagramas de Pareto, como determinar los principales ingresos de los productos, los gastos clave que hay que controlar o las principales causas de satisfacción de los clientes. Esto significa que todos los recursos y esfuerzos pueden dirigirse hacia donde se espera que generen más beneficios.

3. Sanidad

El análisis de Pareto en sanidad es muy útil para averiguar las razones más importantes que provocan errores médicos, quejas de los pacientes o tipos de enfermedades más comunes entre un determinado grupo de personas. No son meras percepciones, sino que ayudan a los médicos a centrarse en las áreas fundamentales de la atención al paciente y la eficacia operativa.

4. Informática y desarrollo de software

Los desarrolladores de software utilizan diagramas de Pareto para clasificar los errores o problemas en función de su aparición/frecuencia y su efecto en el sistema. El tratamiento prioritario de los errores más importantes permite a los desarrolladores pasar más rápidamente a los problemas que afectan a la estabilidad y el rendimiento del software.

5. Gestión de la cadena de suministro

En la Gestión de la Cadena de Suministro, el diagrama de Pareto es una herramienta estándar que se aplica para la identificación de los elementos principales que afectan a las interrupciones, el aumento de costes o la ineficacia de la cadena de suministro. Puede aportar claridad a las cantidades de inventario, los plazos de entrega y los procesos de reducción de costes, centrándose en los aspectos más importantes.

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¿Cómo hacer el análisis de Pareto y dibujar el diagrama de Pareto?

El Análisis de Pareto es un proceso que implica múltiples pasos teniendo en cuenta a todas las partes interesadas en un problema. De esta forma, el análisis puede ayudar en la toma de decisiones para priorizar tus esfuerzos y resolver tus problemas. A continuación se indican todos los pasos que debes seguir para realizar el análisis de Pareto y crear tu diagrama de Pareto.

1. Identificación del problema

Define claramente el problema por el que quieres optar. Es de suma importancia que el problema se señale de forma relevante para que tu análisis sea contundente y eficaz.

2. Elegir las categorías de medición

Decide si vas a dividir el análisis en función de las categorías o no. Pueden ser los tipos de defectos, los motivos de los retrasos, los motivos de las quejas de los clientes, etc., pero las clases pueden depender de la naturaleza del problema que estés tratando.

3. Establecer tus normas de medición

Determina qué factores consideras en cada categoría. La unidad básica de medida se da acceso a la frecuencia (que ocurre tras un intervalo), el coste (cuyo efecto es sobre el negocio) o el tiempo (mantiene, cuánto tiempo lleva algo).

4. Recogida de datos

Recoge datos sobre cada categoría dentro de un plazo fechado. Asegúrate de que tus técnicas de recogida de datos se siguen religiosamente y son precisas para garantizar la fiabilidad de tu análisis.

5. Clasificación de datos

Reordena estas categorías de la más importante a la menos importante, una por una, según las normas de medición que hayas establecido. En la mayoría de los casos, se trata de contarlas por frecuencia, coste o tiempo como igualmente importantes pero más frecuentes.

6. Cálculo porcentual

Averigua qué proporción ocupa una categoría entre todo. Éste es otro factor para determinar el punto de ruptura.

7. Trazar el diagrama de Pareto

Traza tus datos en un gráfico. El eje vertical izquierdo debe contener tu patrón de medida (por ejemplo, frecuencia, coste, tiempo), mientras que el derecho debe representar el porcentaje acumulado y los comportamientos horizontales deben enumerarse por categorías. Las barras serán los medios para medir las categorías y se utilizará un gráfico lineal como representación de los porcentajes.

8. Análisis del diagrama de Pareto

Separa las "pocas vitales" categorías que conforman la mayor parte del problema (aproximadamente el 80% del problema está formado por el primer 20% de las categorías). En estas áreas de enfoque es donde te situarás para resolver el problema.

9. Diseñar y aplicar estrategias adecuadas

Define y establece las estrategias necesarias para abordar las cuestiones clave. Esto puede hacerse simplificando el proceso, dando prioridad a la mejora de la calidad o redistribuyendo los recursos.

10. Seguimiento y actualizaciones

Controla continuamente el impacto de tus esfuerzos en los problemas que aún no se han identificado. Mientras tanto, prepárate para ajustar tus estrategias de gestión de proyectos en función de la dinámica y las reacciones futuras.

¿Cuáles son las ventajas de un Diagrama de Pareto?

Utilizar el diagrama de Pareto tiene múltiples ventajas, entre las que se incluyen las siguientes:

1. Fácil de interpretar

Los diagramas de Pareto presentan los datos en un formato relativamente sencillo, lo que significa que, incluso sin cálculos ni estadísticas, resulta evidente al mirarlos cuál es el mayor problema de un proceso o sistema. Esta simplicidad permite realizar análisis más rápidos y profundos, por lo que los diagramas de Pareto se convierten en dispositivos muy útiles en caso de que necesitemos mostrar los recursos que exigen una atención especial.

2.Fácil de actualizar y mejorar

Actualizar los diagramas de Pareto con la información más reciente es fácil, lo que da lugar a un par de diagramas en los que se pueden seguir los cambios a lo largo del tiempo. Por tanto, satisface las necesidades tanto de la mejora continua del proceso como de la supervisión de la eficacia de los cambios aplicados.

3. Perfeccionar la toma de decisiones con conocimiento de causa

Los diagramas de Pareto facilitan la identificación de los principales contribuyentes a un problema y, por tanto, los recursos pueden asignarse de forma más eficiente y abordarse para aportar soluciones que tengan el mayor impacto. Este proceso permite a las personas hacer lo correcto, especialmente con la inclusión de diagramas de Gantt que ayudan a programar y planificar.

¿Cuáles son las desventajas de un Diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto es estupendo para determinar soluciones adecuadas a los problemas, pero también tiene ciertos deméritos. Aquí tienes algunos deméritos que debes conocer:

1. Simplificación excesiva de los problemas

Los diagramas de Pareto ayudan a reconocer los grandes problemas a los que hay que dedicar más tiempo y esfuerzo, pero no definen claramente las causas subyacentes ni las relaciones entre los problemas más pequeños. Debido a este problema, es posible que sólo se obtengan conocimientos básicos sobre ellos.

2. Dependencia del análisis estático de datos

Los gráficos de Pareto están diseñados para el análisis en profundidad de bases de datos unidimensionales, por lo que sólo presentan una visión estacionaria de los cambios cuantitativos, en lugar de dinámica.

Sin embargo, debido a su naturaleza estática, los diagramas de Pareto son más adecuados para presentar el progreso de un proyecto, así como los problemas continuos a los que se enfrenta el proyecto, que para captar la naturaleza dinámica del problema, a diferencia de los diagramas de Gantt, que pueden realizar un seguimiento dinámico del progreso.

Conclusión

Cuando tenemos muchas opciones entre las que elegir, siempre acaba habiendo confusión. Ése es uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas y los departamentos de gestión de proyectos. Hay tantos factores implicados detrás de cada elemento empresarial que encontrar la solución óptima para empezar se hace difícil y la toma de decisiones informada se convierte en algo vital.

Un diagrama de Pareto es un tipo de diagrama único que se puede hacer con el análisis de Pareto y el principio de Pareto del 80-20. Este gráfico puede ayudar a identificar qué problemas tienen el mayor peso y cuáles son las causas que los originan. De este modo, la resolución de problemas mejora con una mejor asignación de recursos.